財(cái)務(wù)電算化會(huì)計(jì)檔案工作管理探討

金美花

（延邊朝鮮族自治州疾病預(yù)防控制中心，吉林 延邊朝鮮族自治州 133001）

當(dāng)前隨著科技的不斷發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)也越來越成熟，被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)當(dāng)中，會(huì)計(jì)行業(yè)也不例外，利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行賬務(wù)計(jì)算和檔案管理已經(jīng)是非常常見的事情。疾控中心作為特殊性質(zhì)的單位，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作有著更高的要求，將電算化會(huì)計(jì)檔案普及到其檔案管理工作中，對(duì)提高疾控中心檔案管理水平和效率而言，有著非常重要的幫助作用。特別是疾控中心檔案管理工作關(guān)系到醫(yī)療系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，就其財(cái)務(wù)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作而言，必須要按照相關(guān)要求進(jìn)行妥善的管理，才能更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用。

1 電算化會(huì)計(jì)檔案的含義及內(nèi)容分析

會(huì)計(jì)電算化是在會(huì)計(jì)工作中對(duì)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，也就是利用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)信息和數(shù)據(jù)的處理，而電算化會(huì)計(jì)檔案則是指會(huì)計(jì)信息與數(shù)據(jù)的另一種形式，其主要以電子計(jì)算機(jī)作為載體，主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容，分別是機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案、機(jī)制會(huì)計(jì)檔案和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案，其中機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案主要是指存儲(chǔ)與計(jì)算機(jī)硬盤等介質(zhì)中的會(huì)計(jì)信息與數(shù)據(jù)，例如會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等；機(jī)制會(huì)計(jì)檔案指的是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)通過打印等方式制成的會(huì)計(jì)憑證報(bào)表等信息與數(shù)據(jù)；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案則主要是用以記錄計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)的參數(shù)，諸如電算化軟件版本、計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)等均屬于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案的記錄范疇。

2 電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

2.1 內(nèi)涵更為廣泛

從電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容分析上我們可以得知，相對(duì)于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案形式，電算化會(huì)計(jì)檔案有著更為廣泛的內(nèi)涵，其不僅包括傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等信息數(shù)據(jù)，同時(shí)包含了電算化系統(tǒng)軟件及程序等相關(guān)參數(shù)信息，此外還能夠借助電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及相關(guān)媒介，對(duì)會(huì)計(jì)信息與數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，這使得會(huì)計(jì)檔案的管理范圍得到了進(jìn)一步的擴(kuò)大。

2.2 對(duì)環(huán)境要求高

電算化會(huì)計(jì)檔案在管理方式上與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有很大的區(qū)別，其主要是通過實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化的管理，雖然在管理的便捷性上有一定的改善，但是其管理活動(dòng)也更為復(fù)雜，管理難度較大。特別是電算化會(huì)計(jì)檔案主要存儲(chǔ)于硬盤等介質(zhì)中，不具備直觀可視性，只有借助相關(guān)系統(tǒng)和程序的支持，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的查閱和調(diào)動(dòng)。

2.3 管理更為便捷

電算化會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理方式，使得其不像傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一樣無法修正和拷貝，基于相關(guān)管理軟件，電算化會(huì)計(jì)檔案能夠輕易實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的修正、拷貝，同時(shí)還能夠借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或者存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行更為便捷的信息分享和傳遞，實(shí)現(xiàn)了無紙化的檔案管理，避免了傳統(tǒng)管理模式下查找困難、容易丟失等情況的出現(xiàn)，使得電算化會(huì)計(jì)檔案的管理效率得到了極大地提升。

3 財(cái)務(wù)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作展開策略

3.1 做好檔案收集工作

電算化會(huì)計(jì)檔案的收集指的是將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)信息和數(shù)據(jù)以備份形式存儲(chǔ)到硬盤等介質(zhì)中，以確保其能夠脫離計(jì)算機(jī)系統(tǒng)而存在。對(duì)于備份文件，財(cái)務(wù)部門必須要進(jìn)行良好的保存，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障而造成信息數(shù)據(jù)丟失的情況下，通過備份文件能夠快速進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的恢復(fù)。此外，計(jì)算機(jī)硬件相關(guān)參數(shù)、配套設(shè)備類型、計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)信息、財(cái)務(wù)程序信息以及各種使用手冊(cè)也屬于電算化會(huì)計(jì)檔案收集的范疇，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)程序?qū)@些信息進(jìn)行收集和整理。

3.2 做好檔案存儲(chǔ)工作

電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在信息介質(zhì)中的，在進(jìn)行檔案存儲(chǔ)工作的時(shí)候，為避免介質(zhì)損壞而造成檔案丟失，必須要對(duì)檔案進(jìn)行備份，并分別進(jìn)行保存。電算化會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，避免對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)形成干擾，同時(shí)要主要防潮、防火、防塵，并定期展開檢查工作，若是發(fā)現(xiàn)有損壞情況，應(yīng)當(dāng)再次進(jìn)行復(fù)制并保存，確保電算化會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)安全，避免造成數(shù)據(jù)丟失。另外，不同的軟件版本可能會(huì)導(dǎo)致電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)出現(xiàn)一定的問題，因此在對(duì)檔案進(jìn)行利用的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)確保會(huì)計(jì)電算化軟件版本與檔案之間的一致性，避免意料之外情況的出現(xiàn)。

3.3 優(yōu)化會(huì)計(jì)人員配置

會(huì)計(jì)從業(yè)人員是進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作的主體，當(dāng)前電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作也對(duì)管理人員提出了更高的要求，要想實(shí)現(xiàn)有效的電算化會(huì)計(jì)檔案管理，就必須要對(duì)會(huì)計(jì)人員配置進(jìn)行優(yōu)化，構(gòu)建系統(tǒng)性的會(huì)計(jì)檔案管理體系，以更好地適應(yīng)當(dāng)下電算化會(huì)計(jì)檔案管理需求。一方面根據(jù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的核算要求，將財(cái)務(wù)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行劃分，明確崗位的具體任務(wù)和責(zé)任，以確保管理工作的有效展開。另一方面則要做好會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)，提高其電算化水平，促使其能夠更好地掌握電算化軟件的操作，在會(huì)計(jì)檔案管理中能夠得心應(yīng)手，減少操作失誤等情況的出現(xiàn)，提升會(huì)計(jì)檔案管理的水平。

4 結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在財(cái)務(wù)管理工作中，電算化會(huì)計(jì)檔案正在逐漸替代傳統(tǒng)的檔案形式，但同時(shí)會(huì)計(jì)檔案管理工作也出現(xiàn)了極大地改變，在管理方面也提出了新的要求，在實(shí)際的財(cái)務(wù)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作中，必須要從電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)入手，做好基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)信息收集和存儲(chǔ)工作，以充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)檔案管理的作用，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的進(jìn)步。