新形勢(shì)下地質(zhì)實(shí)驗(yàn)技術(shù)檔案管理問題與對(duì)策

熊 靜

(云南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局中心實(shí)驗(yàn)室，云南昆明 650217)

地質(zhì)實(shí)驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)是開展地質(zhì)科學(xué)研究、地質(zhì)找礦的關(guān)鍵技術(shù)支撐，地質(zhì)實(shí)驗(yàn)技術(shù)檔案包括巖礦鑒定、巖礦測(cè)試、選冶試驗(yàn)、巖土性能試驗(yàn)、科學(xué)研究、地質(zhì)調(diào)查、環(huán)境評(píng)價(jià)、司法鑒定等類別，是國(guó)家地質(zhì)資料檔案管理的重要組成部分，目前地質(zhì)實(shí)驗(yàn)技術(shù)檔案的管理主要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、中華人民共和國(guó)地質(zhì)礦產(chǎn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)土資源部發(fā)布的地質(zhì)礦產(chǎn)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理規(guī)范DZ/T 013-2006的管理要求進(jìn)行管理，傳統(tǒng)的管理方式和技術(shù)方法，隨著行業(yè)的發(fā)展和深化改革的需要，特別是2018年國(guó)務(wù)院機(jī)構(gòu)改革后將土地、礦產(chǎn)、海域、水、森林、草原等主要自然資源歸口到自然資源部門統(tǒng)一管理，自然資源合理利用，生態(tài)環(huán)境保護(hù)受到黨和國(guó)家的高度重視，地質(zhì)實(shí)驗(yàn)室面臨更加廣闊的檢測(cè)領(lǐng)域，同時(shí)也對(duì)實(shí)驗(yàn)室技術(shù)檔案的保存和管理如何深度融入發(fā)展新格局，提出了更高、更新的要求，地質(zhì)實(shí)驗(yàn)室技術(shù)檔案管理工作面臨新的形勢(shì)和任務(wù)。

1 地質(zhì)實(shí)驗(yàn)室技術(shù)檔案管理面臨的新形勢(shì)

1952年全國(guó)逐步建立起了中央、各大區(qū)、省級(jí)實(shí)驗(yàn)室為主體的地質(zhì)分析實(shí)驗(yàn)室格局。二十世紀(jì)60年代，地質(zhì)分析實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行了有針對(duì)性的調(diào)整，各地質(zhì)隊(duì)建立了相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室。二十世紀(jì)70年代至80年代中期，地質(zhì)實(shí)驗(yàn)室的分析技術(shù)、管理有了較大發(fā)展，70年代實(shí)驗(yàn)室致力于痕量元素分析技術(shù)發(fā)展；80年代主要圍繞全國(guó)區(qū)域化探掃面開展組織建設(shè)和業(yè)務(wù)建設(shè)；80年代末期至90年代，地質(zhì)實(shí)驗(yàn)室遇到前所未有的困難，測(cè)試任務(wù)大幅下降；1999年《地質(zhì)大調(diào)查綱要》和《地質(zhì)大調(diào)查實(shí)施方案》正式啟動(dòng)，2003年國(guó)務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)地質(zhì)工作的若干意見》的出臺(tái)，以及國(guó)家西部大開發(fā)戰(zhàn)略的實(shí)施，全國(guó)地質(zhì)行業(yè)迎來了發(fā)展的又一個(gè)春天，地質(zhì)實(shí)驗(yàn)測(cè)試技術(shù)也從當(dāng)初主要以重量法、容量法和光度法為主的檢測(cè)手段，發(fā)展到今天集光譜與質(zhì)譜、物理與化學(xué)、有機(jī)與無機(jī)檢測(cè)為一體的現(xiàn)代檢測(cè)技術(shù)體系，檢測(cè)與服務(wù)領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，豐富了技術(shù)檔案館藏內(nèi)容，為發(fā)揮檔案資料存史資政的作用，為歷史參考、經(jīng)驗(yàn)借鑒、檢測(cè)過程風(fēng)險(xiǎn)管控提供了保障。

實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)領(lǐng)域、服務(wù)領(lǐng)域的不斷擴(kuò)大，海量地質(zhì)實(shí)驗(yàn)技術(shù)檔案不斷產(chǎn)生，致使地質(zhì)實(shí)驗(yàn)測(cè)試技術(shù)檔案管理工作的多樣化、復(fù)雜化問題更加凸顯，檔案的分類、收集、整理、移交、入庫、管理等工作難度不斷增大，對(duì)檔案管理工作提出的要求更高、更新、更嚴(yán)，實(shí)驗(yàn)室技術(shù)檔案管理工作也將面臨更加復(fù)雜多變的管理形勢(shì)。

1.1 檢測(cè)范圍的多樣化

隨著生態(tài)文明建設(shè)和地勘單位分類改革的深入推進(jìn)，地質(zhì)實(shí)驗(yàn)室迎來了新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)，在改革大潮中抓住機(jī)遇轉(zhuǎn)型升級(jí)，主動(dòng)對(duì)接政府和社會(huì)需求，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，加強(qiáng)科技成果轉(zhuǎn)化落地，為國(guó)家自然資源管理工作提供技術(shù)支撐，挖掘地質(zhì)大數(shù)據(jù)資源，開拓地質(zhì)實(shí)驗(yàn)測(cè)試工作新領(lǐng)域是實(shí)驗(yàn)室生存和發(fā)展的需要，隨著市場(chǎng)形勢(shì)的變化，傳統(tǒng)的地質(zhì)實(shí)驗(yàn)室根據(jù)市場(chǎng)和行業(yè)的變化及時(shí)調(diào)整其目標(biāo)和任務(wù)，更好的適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)發(fā)展的需要，探索開展分析測(cè)試技術(shù)創(chuàng)新，在繼續(xù)保持傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，地質(zhì)實(shí)驗(yàn)測(cè)試工作也從當(dāng)初單純服務(wù)于地質(zhì)勘查、地質(zhì)找礦轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)于基礎(chǔ)地質(zhì)、礦產(chǎn)資源調(diào)查、礦業(yè)開發(fā)及綜合利用、水文地質(zhì)、環(huán)境地質(zhì)、農(nóng)業(yè)地質(zhì)、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)評(píng)價(jià)、農(nóng)村農(nóng)業(yè)、司法鑒定等方方面面。

隨之而來的是不同行業(yè)、不同領(lǐng)域的技術(shù)報(bào)告檔案不斷增多，歸檔范圍不斷擴(kuò)大，其技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)要求及技術(shù)資料的分類歸檔也各不相同，形成了地質(zhì)實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)技術(shù)檔案多樣化的格局，給傳統(tǒng)的地質(zhì)實(shí)驗(yàn)檔案資料管理工作帶來了前所未有的嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

1.2 檢測(cè)檔案管理的規(guī)范化

地質(zhì)實(shí)驗(yàn)測(cè)試檔案是地質(zhì)工作的重要成果之一，屬專業(yè)科技檔案，檢測(cè)活動(dòng)中產(chǎn)生的原始記錄、圖件、附表、檢測(cè)報(bào)告、質(zhì)量總結(jié)等是實(shí)驗(yàn)測(cè)試技術(shù)檔案的重要組成部分，隨著其技術(shù)檔案類型多樣化、歸檔內(nèi)容更加豐富，要求越來越高、專業(yè)性越來越強(qiáng)，傳統(tǒng)的檔案管理明顯不適應(yīng)現(xiàn)在檔案科學(xué)管理的要求，加之單位內(nèi)部檔案管理制度不健全、不完善，檔案收集不完整、不系統(tǒng)、不規(guī)范給技術(shù)檔案的收集整理、移交、保管、查詢、利用、處置、保密等工作帶來了諸多困難。因此，加強(qiáng)檢測(cè)技術(shù)檔案管理工作的規(guī)范性管理形成制度保障。加大對(duì)技術(shù)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和整理監(jiān)管力度，從實(shí)際出發(fā)，嚴(yán)格按規(guī)章制度、正確履行職責(zé)，盡快適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)技術(shù)檔案管理工作的新要求。

1.3 實(shí)驗(yàn)室技術(shù)檔案管理的信息化

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，給地質(zhì)技術(shù)檔案管理工作帶來了更多的機(jī)遇，利用大數(shù)據(jù)帶來的效應(yīng)，使技術(shù)檔案管理手段更加先進(jìn)，更加方便和開放。以信息技術(shù)為核心的現(xiàn)代化給檔案管理帶來了顛覆性的改變，也給檔案保管工作提供了全新的工作環(huán)境和思維方式，提升檔案治理能力，地質(zhì)實(shí)驗(yàn)室技術(shù)檔案信息化，電子查檔已成為絕對(duì)的主流，數(shù)字目錄檢索檔案已連接，實(shí)現(xiàn)全文識(shí)別檢索，大數(shù)據(jù)分析等方法被逐步引入，查找檔案準(zhǔn)確、迅速、已成為現(xiàn)代檔案保管的基本特征，極大的方便了科技工作者的需求，因此，檔案管理工作要融入大數(shù)據(jù)，堅(jiān)持信息化的發(fā)展道路，進(jìn)一步規(guī)范和完善單位檔案資料的管理，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和規(guī)范化管理，是加強(qiáng)單位經(jīng)營(yíng)和管理、維護(hù)權(quán)利和利益、保持發(fā)展和穩(wěn)定的有力保障和必要支撐，也是實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。

2 技術(shù)檔案管理面臨的主要問題

2.1 技術(shù)檔案管理意識(shí)薄弱

對(duì)技術(shù)檔案的管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不夠，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄、對(duì)檔案的日常收集整理工作不重視，普遍存在“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”、檔案管理工作流于形式、對(duì)專(兼)職管理人員配備不到位、兼職過多，缺乏歸宿感，檔案多為各二級(jí)部門自行管理，職責(zé)不清，管理意識(shí)薄弱，管理制度不健全、單位檔案長(zhǎng)期不收集、不整理、不裝訂、不匯交、管理方式落后、缺乏及時(shí)歸檔的意識(shí)，檔案收集渠道不暢、分類不清、對(duì)檔案管理工作的重要性、長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性、完整性、風(fēng)險(xiǎn)性認(rèn)識(shí)不足，檔案查找難、推諉扯皮，丟失的問題時(shí)有發(fā)生，對(duì)檔案管理水平的提升帶來了較大的影響，也不利于全面提升地質(zhì)檔案信息的開發(fā)和利用效率。

2.2 檔案管理技術(shù)及制度建設(shè)相對(duì)滯后

一是，目前普遍使用的實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)(LIMS)對(duì)提升實(shí)驗(yàn)室日常質(zhì)量技術(shù)管理和檢測(cè)過程信息化起到了積極的推動(dòng)作用，但是由于受傳統(tǒng)檔案管理工作的制約與影響，地質(zhì)實(shí)驗(yàn)室技術(shù)檔案的管理工作沒有跟上時(shí)代前進(jìn)步伐，技術(shù)檔案管理的技術(shù)手段與其他行業(yè)相比沒有得到有效提升，LIMS系統(tǒng)也未將技術(shù)檔案的管理內(nèi)容納入該系統(tǒng)的軟件開發(fā)與實(shí)際運(yùn)用中，導(dǎo)致LIMS系統(tǒng)缺少必備的檔案資料檢索工具，信息平臺(tái)檔案格式不統(tǒng)一，以檔案信息系統(tǒng)的銜接存在技術(shù)開發(fā)難度大、實(shí)施成本高，數(shù)據(jù)接口不規(guī)范，實(shí)驗(yàn)技術(shù)檔案電子文檔移交、歸集管理難度大等問題。

二是，采用傳統(tǒng)的電話、文件收發(fā)、告示等對(duì)檔案資料信息進(jìn)行管理的方式，容易造成信息傳播、溝通的不順暢、不對(duì)稱，也不利于檔案信息得到準(zhǔn)確、及時(shí)、有效地傳播及溝通和交流，也會(huì)對(duì)技術(shù)檔案的信息化管理工作帶來技術(shù)阻礙，讓檔案服務(wù)系統(tǒng)和檔案管理工作呈現(xiàn)出單向性和被動(dòng)性的問題。

三是，對(duì)技術(shù)檔案管理工作重視不夠的問題普遍存在，未形成系統(tǒng)完善且嚴(yán)格的制度約束機(jī)制，現(xiàn)行制度對(duì)檔案信息采集、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)審核相關(guān)管理人員約束作用不夠，檔案管理人員兼職過多，職責(zé)不清問題，也未形成有效的監(jiān)督落實(shí)機(jī)制，檔案管理工作的主責(zé)主業(yè)無法落實(shí)，檔案資料保管、使用不規(guī)范，查閱難度大問題仍然沒有得到有效解決。

2.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

一是，實(shí)驗(yàn)室技術(shù)檔案管理水平與檔案管理人員的素質(zhì)、能力和責(zé)任心密切相關(guān)，檔案管理人員的水平、信息化處置能力決定著一個(gè)單位檔案管理的水平，由于實(shí)驗(yàn)室工作性質(zhì)的特殊性決定了實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作所具有的系統(tǒng)性、連續(xù)性、完整性、可溯源性等特征，但由于基層管理人員多為兼職，更換頻繁，隊(duì)伍不穩(wěn)定，缺乏對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和后續(xù)教育培訓(xùn)，人員素質(zhì)參差不齊，檔案管理工作中的管理層管理意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、擔(dān)當(dāng)意識(shí)、大局意識(shí)、學(xué)歷水平相對(duì)較高，但缺乏必要的支持和理解，對(duì)檔案管理工作中信息化建設(shè)、技術(shù)運(yùn)用重視不夠，存在安于現(xiàn)狀，墨守成規(guī)的思想。

二是，由于部門工作人員忙于日常事務(wù)，對(duì)檔案開發(fā)及再利用投入精力不足，導(dǎo)致當(dāng)前技術(shù)檔案的開發(fā)利用意識(shí)不強(qiáng)，水平不高，被動(dòng)開展的情況，因此必須上下聯(lián)動(dòng)，下大力氣，培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)高、責(zé)任感強(qiáng)的檔案工作人員隊(duì)伍，加快檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)和人才培養(yǎng)。

3 有關(guān)地質(zhì)實(shí)驗(yàn)技術(shù)檔案管理的建議及對(duì)策

3.1 加快檔案信息化建設(shè)步伐

近年來，我國(guó)數(shù)字化檔案建設(shè)大步推進(jìn)，電子檔案，決定了其在利用方面的顯著優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)檔案資料信息化建設(shè)、提升管理水平升級(jí)達(dá)標(biāo)，創(chuàng)新服務(wù)新模式，充分開發(fā)檔案信息的利用，實(shí)現(xiàn)資源的科學(xué)保存與共享。信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案管理工作的客觀需求，是服務(wù)工作創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的重要標(biāo)志，加大資金投入，推進(jìn)科技檔案紙質(zhì)檔案管理向信息數(shù)字化管理的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案檢索自動(dòng)化，推動(dòng)手工檢索向自動(dòng)化檢索的轉(zhuǎn)變，通過對(duì)實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)(LIMS)的升級(jí)改造，建立準(zhǔn)確、完備的信息數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化系統(tǒng)、為科技人員提供方便快捷的檔案信息服務(wù)。

進(jìn)入信息化時(shí)代，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開信息技術(shù)，利用現(xiàn)代科技手段，加強(qiáng)檔案管理工作的建設(shè)，積極探索檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案記錄信息傳播載體運(yùn)用，構(gòu)建檔案信息化管理模式是時(shí)代的要求，要盡快構(gòu)建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，調(diào)整現(xiàn)有的技術(shù)檔案管理模式，完善管理制度，規(guī)范管理流程。

3.2 加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，創(chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制

新形勢(shì)下，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)與培養(yǎng)，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平，服務(wù)于中國(guó)特色社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，各級(jí)各部門要以上率下，在認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)精神實(shí)質(zhì)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)真抓好、貫徹落實(shí)好檔案管理的相關(guān)工作，注重檔案管理軟硬件環(huán)境的建設(shè)，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，進(jìn)一步明確部門和人員的相互職責(zé)職能關(guān)系，充分理解“人才是第一生產(chǎn)力”的深刻含義，加大對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)力度，檔案專業(yè)人才培養(yǎng)應(yīng)站在時(shí)代前沿，用社會(huì)發(fā)展的視角，培養(yǎng)高層次、綜合能力強(qiáng)的高素質(zhì)人才，要?jiǎng)?chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制，鼓勵(lì)人才筑牢專業(yè)基礎(chǔ)，掌握正確的學(xué)習(xí)方法；培養(yǎng)檔案專業(yè)性人才的創(chuàng)新型思維和獨(dú)立思考能力，熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)資源的整合和使用。在檔案管理人員的學(xué)歷提升，職稱晉升等方面給予關(guān)心、支持和鼓勵(lì)，積極落實(shí)檔案管理人員的待遇，確保隊(duì)伍穩(wěn)定和工作的持續(xù)性和完整性；不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有計(jì)劃、分階段、分層次、有步驟的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，持證上崗，不斷提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，對(duì)從事檔案管理工作的同志多一份關(guān)心、多一份支持，多一份理解，多一份鼓勵(lì)，疏通職稱晉升渠道，把想干事、能干事、干成事的同志及時(shí)使用起來，為新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化、專業(yè)化、信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)打牢堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

3.3 加強(qiáng)過程監(jiān)督，規(guī)范技術(shù)檔案管理

檔案材料是否完整和規(guī)范是衡量檔案管理工作質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案的收集、整理和歸檔工作是提高技術(shù)檔案管理水平的重要前提，嚴(yán)把收集關(guān)，明確收集范圍，及時(shí)全面的收集各類材料充實(shí)檔案，確保檔案的完整性；嚴(yán)把鑒別關(guān)，對(duì)收集的歸檔材料，進(jìn)行認(rèn)真的鑒別，審核，做到歸檔材料準(zhǔn)確、安全、全面，對(duì)需要銷毀的材料嚴(yán)格按照檔案管理辦法銷毀。嚴(yán)把整理關(guān)，收集來的歸檔材料，在整理的過程中，要嚴(yán)格按照《科技檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷，做到分類準(zhǔn)確，目錄清楚，裝訂整齊，有條理的反映出各類檔案情況。