教育管理信息化在民辦高校的應(yīng)用路徑

甄 程

（青島黃海學(xué)院,山東 青島 266427）

教育治理能力和治理能力的現(xiàn)代化成為實(shí)現(xiàn)我國(guó)高等教育現(xiàn)代化的重要組成部分。教育管理信息化逐漸成為民辦高等教育一個(gè)全新的課題，在帶來(lái)挑戰(zhàn)的同時(shí)，也為民辦高等教育帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇。2018年4月，教育部出臺(tái)《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》（教技[2018]6號(hào)）八項(xiàng)行動(dòng)中“教育治理能力優(yōu)化行動(dòng)”具有舉足輕重的地位，行動(dòng)計(jì)劃中明確提出，要完善教育管理信息化頂層設(shè)計(jì)，提高教育管理信息化水平，優(yōu)化教育業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)，“全面提高利用大數(shù)據(jù)支撐保障教育管理、決策和公共服務(wù)的能力，構(gòu)建全方位、全過(guò)程、全天候的支撐體系，助力教育教學(xué)、管理和服務(wù)的改革發(fā)展。”

教育管理信息化的目的在于加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)外信息資源的整合、開發(fā)與利用，促進(jìn)教育教學(xué)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化、重組，以提升民辦高校教育教學(xué)的管理能力，提高教學(xué)運(yùn)作效率和服務(wù)水平，提升民辦高校的綜合實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)力，最終實(shí)現(xiàn)民辦高校的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)和可持續(xù)發(fā)展。

1 學(xué)校信息化建設(shè)的基本原則

學(xué)校教育管理信息化建設(shè)應(yīng)遵循“統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施；互聯(lián)互通，資源共享”的方針。信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及教育、教學(xué)、科研、管理等各個(gè)領(lǐng)域。民辦高校教育管理信息化建設(shè)應(yīng)從學(xué)校辦學(xué)宗旨和長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略目標(biāo)出發(fā)，融合民辦高校管理理念和個(gè)性化辦學(xué)模式，以業(yè)務(wù)部門為主、信息技術(shù)部門為輔，充分發(fā)揮已有資源的作用，逐步實(shí)現(xiàn)信息互通、資源共享，打破學(xué)校教育信息“孤島”的局面，最大程度上實(shí)現(xiàn)信息的集成，在提高學(xué)校管理效率的同時(shí)，進(jìn)一步優(yōu)化民辦高校的管理模式。

2 管理理論在教育管理信息化建設(shè)中的應(yīng)用

2.1 成本管理理論在民辦高校教育管理信息化建設(shè)中的應(yīng)用

“成本管理”的概念伴隨著高等教育體制改革和現(xiàn)代管理理念引入，不再是企業(yè)的專屬名詞，也被各大高校廣泛運(yùn)用。民辦高校受辦學(xué)經(jīng)費(fèi)短缺、經(jīng)費(fèi)來(lái)源單一等影響，成本管理在民辦高校的財(cái)務(wù)管理實(shí)踐應(yīng)用中顯得尤為重要。當(dāng)前，民辦高校由于其內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的不盡完善，在教育管理，尤其是成本管控方面仍存在著較大的空缺，民辦高校雖為非營(yíng)利性組織，但它的經(jīng)費(fèi)來(lái)源在一定程度上也決定了民辦高校的辦學(xué)性質(zhì)更偏向于自給自足的市場(chǎng)化運(yùn)營(yíng)模式。此外，民辦高校在成本控制方面，也存在過(guò)多地強(qiáng)調(diào)教育成本的管理、對(duì)機(jī)會(huì)成本等隱性成本過(guò)于忽視，現(xiàn)代成本控制管理體系相對(duì)不完善?！皩?duì)教育過(guò)程需要耗費(fèi)的資源進(jìn)行規(guī)劃、控制、修正和考核，以實(shí)現(xiàn)教育成本的預(yù)算目標(biāo)，是提高高校管理水平和實(shí)現(xiàn)辦學(xué)效益的必要措施，也是實(shí)現(xiàn)高校持續(xù)發(fā)展的有力保障”[1]。教育管理信息化建設(shè)是依托大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能等對(duì)學(xué)校管理體系的梳理重塑，在實(shí)現(xiàn)信息互通的同時(shí)，對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作流程進(jìn)行不斷完善，為學(xué)校頂層設(shè)計(jì)和戰(zhàn)略布局起到良好的支撐。雖前期投入巨大，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，其成本控制效果和隱性收益將遠(yuǎn)大于前期投入。

2.2 客戶關(guān)系管理理論在民辦高校教育管理信息化建設(shè)中的應(yīng)用

客戶關(guān)系管理，簡(jiǎn)稱CRM，是以最大程度實(shí)現(xiàn)客戶滿意和客戶忠誠(chéng)為目的的客戶服務(wù)理念，并通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段全面提升對(duì)客戶的個(gè)性化服務(wù)，其理論核心是以客戶為中心。隨著高等教育改革，圍繞全面提高人才培養(yǎng)能力核心，以學(xué)生為中心、堅(jiān)持服務(wù)需求成為高校人才培養(yǎng)的基本原則?，F(xiàn)階段，民辦高校由于其規(guī)模和影響的不斷擴(kuò)大，導(dǎo)致民辦高校擁有越來(lái)越多的利益相關(guān)者。企事業(yè)單位、就業(yè)用人單位、校企合作單位、教學(xué)實(shí)驗(yàn)設(shè)備外部供應(yīng)商、圖書教材出版社、基建承包商等與高校有著密切的合作，從而高等教育行業(yè)衍生出了“高校營(yíng)銷”這一全新的營(yíng)銷模式。在民辦高校管理中引入營(yíng)銷管理的理念，已經(jīng)成為一種歷史的必然。“目前，我國(guó)高校已轉(zhuǎn)為‘買方市場(chǎng)’，并且高校營(yíng)銷屬于‘雙向’營(yíng)銷，即在面對(duì)招生市場(chǎng)的同時(shí)又要兼顧就業(yè)市場(chǎng)”[2]。學(xué)生是貫穿于整個(gè)民辦高校系統(tǒng)最中心的客戶，以客戶為中心的CRM理論，實(shí)際上就是以學(xué)生為中心，在管理模式中引入人性化管理理念，以實(shí)現(xiàn)高校產(chǎn)能最大化。

3 民辦高校教育管理信息化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題

3.1 重視程度不夠

當(dāng)前，大部分民辦高校教職員工普遍存在對(duì)信息技術(shù)沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)信息的利用、研究等方面沒(méi)有緊迫感，接受信息化建設(shè)的意識(shí)不強(qiáng)烈。此外，領(lǐng)導(dǎo)層面也沒(méi)有完全建立起信息化建設(shè)“一把手工程”的理念，對(duì)學(xué)校信息化建設(shè)重視程度不足。

3.2 信息化建設(shè)資金缺乏

民辦高校的經(jīng)費(fèi)來(lái)源主要是學(xué)費(fèi)，靠學(xué)費(fèi)支撐辦學(xué)。由于大部分民辦高校辦學(xué)時(shí)間相對(duì)不長(zhǎng)，為擴(kuò)大生源、提高教學(xué)質(zhì)量，在校舍改造、校園面積擴(kuò)大、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面占用了絕大部分的收入資金。教育管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工程，需要一個(gè)長(zhǎng)期的積累，所以離不開大量資金的投入。比如，一般規(guī)模的校園網(wǎng)建設(shè)動(dòng)輒幾百萬(wàn)乃至幾千萬(wàn)投入，這對(duì)很多民辦高校來(lái)說(shuō)是個(gè)沉重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。所以，資金短缺成為民辦高校信息化建設(shè)的“瓶頸”。

3.3 教師信息化素質(zhì)偏低

傳統(tǒng)的教育模式限制了大多數(shù)教師對(duì)現(xiàn)代化教學(xué)技術(shù)的接受程度，很多教師利用現(xiàn)代化教學(xué)技術(shù)也僅局限于利用計(jì)算機(jī)制作教學(xué)課件和學(xué)生信息錄入。以山東某高校學(xué)生工作為例，年輕管理人員居多，雖然人生閱歷和管理經(jīng)驗(yàn)豐富，但對(duì)信息化建設(shè)這個(gè)新領(lǐng)域接觸不多，且大多數(shù)都沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)。輔導(dǎo)員能普遍意識(shí)到自動(dòng)化軟件給教育管理帶來(lái)的便利，也能通過(guò)釘釘?shù)華PP進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，但功能也僅用于學(xué)生考勤、請(qǐng)銷假、活動(dòng)審批等日常事務(wù)，且適用范圍帶有一定的局限性，沒(méi)有大范圍的推廣，不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的整體集成。

3.4 缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和專業(yè)的后期維護(hù)

目前，大部分民辦高校信息化管理仍存在諸多管理系統(tǒng)各自為政的局面，即學(xué)校的很多部門都有辦公系統(tǒng)軟件，但數(shù)據(jù)卻做不到互通和共享。以學(xué)生工作為例，相關(guān)數(shù)據(jù)多以人工統(tǒng)計(jì)為主，往往出現(xiàn)多個(gè)部門征集同樣的數(shù)據(jù)，但每個(gè)數(shù)據(jù)都不同的情況。此外，全校數(shù)據(jù)串聯(lián)度低、更新速度不及時(shí)，常出現(xiàn)學(xué)生工作部門、教學(xué)部門、財(cái)務(wù)部門、二級(jí)學(xué)院“各自為政”的現(xiàn)象，沒(méi)有較權(quán)威的數(shù)據(jù)庫(kù)作依據(jù)，在準(zhǔn)確度上大打折扣。學(xué)校頂層設(shè)計(jì)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃管理，對(duì)信息資源進(jìn)行重復(fù)性建設(shè)，由此造成極大的浪費(fèi)。此外，由于資金匱乏，大多數(shù)民辦高校都很難建立起一支專業(yè)的信息化隊(duì)伍，很多信息化建設(shè)項(xiàng)目建成投入使用后，后期的維護(hù)和數(shù)據(jù)更新無(wú)從談起。這就導(dǎo)致系統(tǒng)在使用過(guò)程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)與實(shí)際信息有出入，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)更新速度成為信息化發(fā)揮效能的巨大掣肘。

4 民辦高校教育管理信息化建設(shè)思路

針對(duì)民辦高校目前普遍的管理現(xiàn)狀，教育管理信息化建設(shè)應(yīng)以提高教育教學(xué)質(zhì)量為核心，抓好各項(xiàng)管理基礎(chǔ)工作，充分利用管理信息為學(xué)校辦學(xué)思路和決策服務(wù)。

4.1 完善流程，規(guī)范業(yè)務(wù)

完善規(guī)范基本業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)流程，就是全校對(duì)學(xué)生教育教學(xué)管理進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，使各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行串聯(lián)，此為學(xué)校教育管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，是信息化建設(shè)成功的基石。以迎新工作為例，以往常規(guī)的工作都是由人工統(tǒng)計(jì)學(xué)生錄取信息，匯總學(xué)生報(bào)到數(shù)據(jù)、制作數(shù)據(jù)表格、催交學(xué)費(fèi)等工作，這項(xiàng)工作需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，且數(shù)據(jù)存在較大誤差。規(guī)范業(yè)務(wù)流程后，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)信息比對(duì)，學(xué)校可將數(shù)據(jù)采集、床位分配、學(xué)費(fèi)收繳、入學(xué)教育等工作進(jìn)行前置，即新生在入校前，可通過(guò)線上完成迎新報(bào)到流程，實(shí)現(xiàn)“拎包入住”，既可為學(xué)生提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，又能完善學(xué)生工作的有關(guān)流程，使學(xué)生管理和教育進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化。

4.2 組建團(tuán)隊(duì)，項(xiàng)目導(dǎo)向

提升教職員工對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，尤其是提升中高層領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識(shí)，積極推進(jìn)學(xué)校信息化建設(shè)?！靶畔⒒ㄔO(shè)是一項(xiàng)涉及從學(xué)校辦學(xué)理念到目標(biāo)定位、從高精尖技術(shù)到基本建設(shè)、從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到全體教職員工，融合管理與技術(shù)，涉及人、財(cái)、物多方面的管理系統(tǒng)工程。這一工程的建設(shè)必須在學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)班子和信息化領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，按照有關(guān)技術(shù)專家的建議，各有關(guān)部門積極參與、通力合作、積極有序地推進(jìn)[3]?！眴慰恳粋€(gè)部門或幾個(gè)部門，甚至是一小部分人的參與和努力，很難實(shí)現(xiàn)學(xué)校教育教學(xué)管理的信息化，所以組建一支專業(yè)化的信息建設(shè)隊(duì)伍尤為重要。民辦高?？山梃b聯(lián)想集團(tuán)的組建模式，組建一支以業(yè)務(wù)部門為主、技術(shù)部門為輔的項(xiàng)目組，由一名校級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)主抓，各業(yè)務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)為項(xiàng)目組成員，同時(shí)吸收各單位的骨干成員加入項(xiàng)目組，以此確保項(xiàng)目的順利開展。

4.3 整合資源，加大投入

當(dāng)前民辦高校教育管理信息化建設(shè)最主要的是如何實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門的信息互通，將各個(gè)單位現(xiàn)有的信息資源進(jìn)行有效整合。各個(gè)部門基本都有一套信息管理系統(tǒng)，但因沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)劃，各個(gè)單位的信息還是處于“孤島”狀態(tài)，學(xué)校整體沒(méi)有很好地對(duì)信息資源進(jìn)行整合。每次學(xué)校在開展信息化建設(shè)時(shí)，前期的準(zhǔn)備工作如工作流程設(shè)計(jì)，都是重復(fù)性工作。技術(shù)部門可以對(duì)原有的系統(tǒng)、信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理，加以利用，這樣可以有效地節(jié)省人力、物力，提高工作效率。利用現(xiàn)有資源的另外一個(gè)好處就是可以最大程度控制建設(shè)成本，避免重復(fù)性建設(shè)造成的浪費(fèi)。教育管理信息化建設(shè)是項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要有大規(guī)模的投入，學(xué)?？梢栽O(shè)立專項(xiàng)基金用于項(xiàng)目建設(shè)。此外，學(xué)校還可以充分利用專業(yè)優(yōu)勢(shì)和師資力量，自主研發(fā)適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的管理系統(tǒng)。后期的系統(tǒng)維護(hù)也可充分發(fā)揮學(xué)生的自主學(xué)習(xí)實(shí)踐效能，實(shí)現(xiàn)共贏。

4.4 加強(qiáng)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變觀念

教育管理信息化建設(shè)關(guān)鍵的三要素是人、信息資源和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，而教職工作為信息系統(tǒng)的使用者，就成為關(guān)鍵因素中的關(guān)鍵。民辦高校教育管理信息化建設(shè)要想成功，就應(yīng)該從教職工入手。首先，要轉(zhuǎn)變教職工對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，不能認(rèn)為學(xué)校教育管理信息化建設(shè)是信息管理部門的工作，也不能抱有“做成什么樣就什么樣子用”的觀念。信息化建設(shè)的主要目標(biāo)是優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高管理水平和部門工作效率，通過(guò)信息集成影響學(xué)校決策，一成不變的老思想很難使學(xué)校實(shí)現(xiàn)教育教學(xué)的現(xiàn)代化。其次，學(xué)校還應(yīng)加大對(duì)教職工信息化技能的培訓(xùn)，可通過(guò)“外出取經(jīng)、引入培訓(xùn)”等方式提升教職員工運(yùn)用現(xiàn)代化信息手段輔助教育教學(xué)的能力。

4.5 建立配套的績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)體系

教育管理信息化建設(shè)不是一朝一夕、一步到位的工程，建設(shè)過(guò)程中需要投入大量的人、財(cái)、物。要取得成功，績(jī)效管理可以說(shuō)是動(dòng)力的源泉。學(xué)校應(yīng)完善激勵(lì)與約束機(jī)制，對(duì)外，加強(qiáng)與校外合作單位的溝通和聯(lián)系，利用校企合作、產(chǎn)教融合等優(yōu)勢(shì)，爭(zhēng)取更多的社會(huì)資金和投資；對(duì)內(nèi)，發(fā)揮校內(nèi)人力產(chǎn)業(yè)資源，拓寬開源渠道，以此加大信息化建設(shè)投入，提高教職員工參與教育管理信息化建設(shè)的積極性，提高管理信息決策與控制系統(tǒng)的效率。

5 結(jié)語(yǔ)

教育管理信息化建設(shè)是民辦高校適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)需求，可持續(xù)發(fā)展的重中之重，更是實(shí)現(xiàn)教育現(xiàn)代化重要的一步。民辦高校應(yīng)充分借助“互聯(lián)網(wǎng)+”、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等高科技手段，提升教育教學(xué)管理質(zhì)量和提高管理水平，以適應(yīng)國(guó)家人才培養(yǎng)要求。