“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高職院校檔案信息化建設(shè)路徑探析

王 琴

（甘肅林業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，甘肅 天水 741020）

1 概述

2015 年7 月4 日，國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》，為此，“互聯(lián)網(wǎng)+”成為一種國家發(fā)展戰(zhàn)略，代表著一種新的社會形態(tài)。近幾年，互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果深度融合于經(jīng)濟、社會各領(lǐng)域，從而提供更精準(zhǔn)、個性化、人性化的服務(wù)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”締造了一個又一個行業(yè)的新機遇、新生命，在這種大環(huán)境下，檔案事業(yè)也應(yīng)該緊隨時代發(fā)展風(fēng)向標(biāo)，抓住機遇。但是當(dāng)前的高職院校檔案管理存在諸多的問題，如檔案存放空間嚴(yán)重不足，檔案管理制度不健全，信息化水平低，缺乏有效的檔案管理與監(jiān)管平臺，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞費時費力，查詢和獲取檔案信息困難等?；ヂ?lián)網(wǎng)時代節(jié)約了成本，帶來了機遇。檔案管理急需改造升級，主動適應(yīng)大趨勢，不斷探索創(chuàng)新，推進學(xué)生檔案電子化、數(shù)字化工作的同時，建立一個龐大的檔案信息數(shù)據(jù)庫，信息中心構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)高職數(shù)字檔案館，進行檔案信息的共享與融合，使學(xué)生對檔案信息的獲取更便捷。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高職院校學(xué)生檔案信息化建設(shè)的意義

2.1 “互聯(lián)網(wǎng)+”視域下的高職院校檔案管理

“互聯(lián)網(wǎng)+”的誕生來源于計算機技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高度普及。起先，高職院校檔案管理進程中,憑借“互聯(lián)網(wǎng)+”不但能提升檔案管理的效率而且還能顯著地服務(wù)于其他行業(yè)。再者因為“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)帶動了許多行業(yè)的飛速發(fā)展,通過互聯(lián)網(wǎng)平臺上可以讓諸多行業(yè)實現(xiàn)信息交流從而達到資源共享。檔案信息化可以讓人們非常方便的查詢與查閱。從而讓學(xué)生對檔案信息的獲取更為便捷，最終，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺，可以實施資源、信息的共享,這樣不僅能使高職院校的學(xué)生檔案資源得到合理配置。而且可以將這些資源借助于信息化的技術(shù)實現(xiàn)資源的整合,使檔案信息化管理通過互聯(lián)網(wǎng)平臺展現(xiàn)前所未有的亮點。

2.2 高職院校檔案信息化建設(shè)的意義

“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下，給高職院校的學(xué)生檔案管理帶來了全新的挑戰(zhàn)。檔案信息化已迫在眉睫。信息化就是指將紙質(zhì)文件都通過其他介質(zhì)轉(zhuǎn)換成數(shù)字的形式進行保存。針對高職院校檔案來說，信息化就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字的形式進行長期保存,來節(jié)省材質(zhì)及空間。因此,高職院校學(xué)生檔案信息化建設(shè)主要有以下特點：一是提高工作效率，節(jié)省資源；二是人才匹配，發(fā)揮優(yōu)勢；三是提升服務(wù)質(zhì)量。

（1）節(jié)省資源,提高工作效率。目前高職院校的檔案管理都是運用傳統(tǒng)的人工進行整理紙質(zhì)檔案的方式,如此費時也費力，工作效率也不高，一旦出現(xiàn)差錯。將有可能前功盡棄，要想通過便捷方式進行檔案管理，檔案信息化應(yīng)是不二之選。它不僅能節(jié)省時間，還可以將檔案進行規(guī)范歸整，防止出現(xiàn)遺漏。因此，檔案信息化不但省時省力，而且提高了高職院線檔案管理的效率。

（2）人才分類培養(yǎng)，發(fā)揮個體優(yōu)勢。高職院校是為國家和社會培養(yǎng)高質(zhì)量的技能型人才。為了避免人才培養(yǎng)的盲目性,要求高職院校在人才培養(yǎng)的進程中要有的放矢。也就是要取長補短，充分發(fā)揚學(xué)生的優(yōu)點,揚長避短，使其成為某些行業(yè)的能工巧匠，技術(shù)能手。但是,目前在諸多高職院校中,這一點都被忽略。教育活動也沒有推崇學(xué)生的發(fā)展差異。而經(jīng)過對高職院校檔案進行信息化管理,運用信息化技術(shù)手段就可以進行篩選,選出具有不同差異類型的學(xué)生，針對各自的優(yōu)勢特點來進行分類培養(yǎng)。以此來實現(xiàn)人才的分類培養(yǎng)，充分展現(xiàn)各自亮點,從而實現(xiàn)人才資源的有效整合。

（3）使用方便快捷，提升服務(wù)質(zhì)量。紙質(zhì)檔案的保存不僅浪費時間，也浪費空間，對存儲空間的環(huán)境條件有一定的要求，紙質(zhì)檔案的保存,時間越久，越容易失去檔案的價值和作用。所以紙質(zhì)檔案的保存盡管浪費大量的人力和物力，但是保存效果往往不理想。因此,與信息化檔案管理相比,紙質(zhì)檔案有很多不足之處。檔案信息化創(chuàng)建之后,所有紙質(zhì)檔案均以數(shù)字的形式進行長久的存儲。這樣，不僅有利于長久保存，而且查詢檢索也很快捷方便，省事省力，從而為學(xué)生提供更加優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3 目前高職院校檔案管理中擬解決的問題

3.1 檔案管理制度不健全

目前高職院校缺乏有效適應(yīng)學(xué)校自身發(fā)展的學(xué)生檔案管理制度，使檔案在收集、整理、歸檔、督查、專遞等環(huán)節(jié)無法可依、無章可循，因此會出現(xiàn)高職院校有些職能部門的學(xué)生檔案管理存在著各自為政的現(xiàn)象。

3.2 廣大師生對檔案嚴(yán)肅性認(rèn)識不足

廣大師生對檔案的重要性，嚴(yán)肅性認(rèn)識不夠、因此會出現(xiàn)檔案丟失、檔案任意拆封的現(xiàn)象，填寫個人檔案時不夠準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，字跡潦草、建檔工作人員缺乏應(yīng)有的責(zé)任心。所以，應(yīng)從思想教育入手，提高學(xué)生對自身檔案重要性的認(rèn)識，讓他們能夠規(guī)范、準(zhǔn)確、完整地填寫個人檔案，同時也要加強檔案管理人員對檔案重要性認(rèn)識。

3.3 缺乏必要財政支持

檔案信息化所需的現(xiàn)代化設(shè)備需要一定量的資金，然而，在高職院校建設(shè)中將大量的資金運用到學(xué)科建設(shè)，或者實訓(xùn)室建設(shè)中，在檔案室建設(shè)或者管理方面投入資金甚少，信息化的建設(shè)需要必要的設(shè)備支持，因此，在資金不到位的情況下，無法建立信息化的學(xué)生檔案室，也就無從談起高效率的檔案管理。

4 “互聯(lián)網(wǎng)+”視域下,高職院校檔案信息化建設(shè)的路徑

4.1 更新管理理念,創(chuàng)新管理方式

要實現(xiàn)檔案信息化管理，不僅要求檔案管理人員要轉(zhuǎn)變管理理念，而且要求檔案管理人員要順應(yīng)信息化時代發(fā)展的要求，接受“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下對各行各業(yè)的挑戰(zhàn)，足夠認(rèn)識新視域下“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)對檔案管理的推動作用。具體的實施中要充分展現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢,讓“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)與檔案管理服務(wù)完美融合。當(dāng)然檔案管理人員除了更新管理理念,創(chuàng)新管理方式外，還要不斷地學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)知識，這樣加快檔案管理信息化進程，最終形成檔案信息化管理系統(tǒng)。

4.2 加大財政支持,配套信息化的相關(guān)設(shè)備

高職院校學(xué)生檔案信息化建設(shè)進程中資金是不可或缺的。首先一定要有檔案信息化所需的相應(yīng)設(shè)備，這樣才能更好地促進高職院校檔案信息化建設(shè)。當(dāng)然，信息化設(shè)備是檔案信息化建設(shè)的前提，是必要的硬件設(shè)施，比如:數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器、數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)器，光纖交換機，備份一體機等硬件設(shè)備，除了必要的硬件設(shè)備以外，還需一些軟件系統(tǒng)，如防火墻、檔案管理系統(tǒng)軟件、人臉識別系統(tǒng)及指紋識別系統(tǒng)等，防火墻主要給系統(tǒng)建立起天然屏障，防止非法用戶的侵入，起到控制訪問的作用，人臉識別系統(tǒng)主要是對人臉的捕獲與跟蹤功能，防止他人利用非法手段頂替用戶進入系統(tǒng)，因此，不管是硬件設(shè)備，還是軟件系統(tǒng)，二者不可缺一。其次，還需建立信息安全保障系統(tǒng)，目的是保護信息網(wǎng)絡(luò)的硬件、軟件及其系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，不會受到偶然的或者惡意的緣由而遭到破壞、更改、泄露，系統(tǒng)持續(xù)可靠正常地運行，信息服務(wù)不會中斷。檔案信息區(qū)別與其他信息，是真實的歷史記錄，具有一定的保密性和限制性，所以在檔案信息化建設(shè)過程中,保障數(shù)據(jù)的安全是不容忽視的關(guān)鍵問題。

4.3 組建專業(yè)的檔案信息化建設(shè)團隊

高職院校檔案信息化建設(shè)需要人的參與,所以要建立起具有專業(yè)的信息化知識和技術(shù)復(fù)合型團隊，這在檔案信息化建設(shè)中是毋庸置疑的。團隊的組建要求人員具有管理型、技能型、知識性和研究型這四種類型，并且團隊人員能夠與時俱進，責(zé)任心強，適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景，具備基本的檔案信息化系統(tǒng)運用能力。團隊在建立的過程中還要考慮優(yōu)勢互補,對團隊人員要合理配置。爭取建設(shè)成為一支管理型，技能型、知識性和研究型的技能型團隊。當(dāng)然還要考慮團隊人員要有把握時代特征，開拓進取，勇于創(chuàng)新的奉獻精神。

4.4 檔案信息化、法規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)

檔案信息化、法規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化是促使檔案信息化發(fā)展，規(guī)范檔案信息化的重要依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，也是檔案信息化建設(shè)與管理的重要手段，是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源的標(biāo)識、描述、存儲查詢交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并指導(dǎo)實施的過程。它相當(dāng)于信息高速公路上的交通規(guī)則，對于確保檔案信息化的建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)運行的安全具有重要的意義。

4.5 確保存儲空間的安全

信息化檔案建設(shè)中必然會用到大量的信息化設(shè)備,對于設(shè)備存放的環(huán)境條件也是有要求的,如溫度和濕度的管理。所以，在建設(shè)檔案信息化的過程中要注意防水防潮，選擇適當(dāng)干燥、通風(fēng)的環(huán)境來確保信息化設(shè)備的正常運行。

4.6 在互聯(lián)網(wǎng)下，確保檔案信息的安全

不管是傳統(tǒng)檔案管理還是還聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下，檔案信息的安全是至關(guān)重要的，在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的模式下，檔案運用的快捷便利也會給檔案信息不安全造成一定的影響，因此，在該模式下，檔案用戶身份認(rèn)證及權(quán)限設(shè)置顯得尤為重要，必須對用戶身份核實并將使用權(quán)限準(zhǔn)確歸類，如此才能確保檔案信息的安全。在互聯(lián)網(wǎng)視域下，主要實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通和共享，避免信息出現(xiàn)孤島現(xiàn)象，同時也加速了多元信息平臺的有效重組，防止數(shù)據(jù)的重復(fù)建設(shè)。