信息管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)施

謝文娟

摘要：隨著時代的進(jìn)步，我國經(jīng)濟(jì)發(fā) 展迅速，人們對生活質(zhì)量要求越來越高。醫(yī)院檔案管理是一個復(fù)雜繁瑣而龐大的工程。為了提高醫(yī)療水平和保障人民生命健康安全等方面起著重要作用的是建立完善科學(xué)合理且可持續(xù)利用資源管理系統(tǒng)來滿足社會需求、為患者提供高質(zhì)量服務(wù)及提升其工作效率。本文主要通過研究信息管理系統(tǒng)在醫(yī)院中具體實(shí)施情況，分析系統(tǒng)存在問題及其原因，并提出相應(yīng)對策建議以幫助管理者對該體系進(jìn)行優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：信息管理;醫(yī)療;醫(yī)院檔案

前言：隨著信息化的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)也在不斷完善，但是目前大部分醫(yī)院還是以傳統(tǒng)手工管理為主。因此要想提高信息管理工作質(zhì)量和效率就必須加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)。首先要從思想意識上改變?nèi)藗儗εf事物、新方法等方面不重視現(xiàn)狀，其次還要建立一套完整且科學(xué)合理的系統(tǒng)來提升工作人員工作態(tài)度及能力水平以及專業(yè)技能水平與素質(zhì)，最后還需要將信息化應(yīng)用到檔案管理系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

1、醫(yī)院檔案管理信息管理系統(tǒng)需求分析

1.1系統(tǒng)功能需求分析

在醫(yī)院的檔案管理中，系統(tǒng)功能是實(shí)現(xiàn)信息收集、分類和分析。首先對所有文件進(jìn)行分類：包括各類紙質(zhì)材料;各種電子類的文件以及打印出來供管理人員使用;其次根據(jù)不同類別進(jìn)行分門別類地存儲。例如將紙質(zhì)書籍分為封面版與封底版等等，這些都是為了方便以后查找而設(shè)置成一個個獨(dú)立的檔案庫中存放著大量數(shù)據(jù)以供查詢，這樣就可以提高了工作效率和管理水平。醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過程中，不僅要對原有信息內(nèi)容和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，還要將相關(guān)功能與軟件設(shè)計(jì)相結(jié)合。這樣就可以使工作效率得以提高。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。需要考慮的是系統(tǒng)的整體架構(gòu)以及各個模塊之間能夠相互協(xié)調(diào)性、一致性等問題，系統(tǒng)內(nèi)部的邏輯模型是否合理化，數(shù)據(jù)庫之間建立關(guān)系是否良好等等這些都是必須要解決的重要內(nèi)容和條件，只有通過一系列處理才能有效地將信息管理技術(shù)進(jìn)行完善與提升。

1.2系統(tǒng)數(shù)據(jù)功能分析

首先，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是由各科室工作人員根據(jù)業(yè)務(wù)需求所提供，并需要通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來完成。其次在進(jìn)行管理時由于管理人員不是特別熟悉相關(guān)工作內(nèi)容和操作過程中出現(xiàn)問題會導(dǎo)致信息不能及時準(zhǔn)確地錄入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中去;同時也因?yàn)槿藛T數(shù)量過多或操作失誤等原因造成了部分?jǐn)?shù)據(jù)無法有效實(shí)現(xiàn)共享利用或者重復(fù)使用而產(chǎn)生浪費(fèi)的情況發(fā)生，這就要求醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中對這些現(xiàn)象采取一定的措施加以解決。患者入院后，通過電話或視頻等形式向相關(guān)工作人員進(jìn)行登記。在這個過程中，可以對每個科室的人員信息、藥品種類和數(shù)量以及相應(yīng)的收費(fèi)情況都能及時地了解到;同時也能夠根據(jù)不同用戶類型提供個性化服務(wù);還可根據(jù)醫(yī)院檔案管理要求設(shè)置檔案管理員賬號密碼或者其他功能來方便查詢用戶資料信息和查閱自己所需要查找到并保存好所有有關(guān)材料。

2、醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)存在的問題

目前，我國的檔案管理制度已經(jīng)逐步完善，但是仍然需要進(jìn)一步加強(qiáng)。首先在醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行有效的改革和創(chuàng)新。由于傳統(tǒng)模式存在著許多弊端以及不足之處導(dǎo)致很多問題沒有得到解決;其次對計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展還不夠充分、不成熟等原因也會影響到信息管理系統(tǒng)應(yīng)用中所帶來了諸多不便與隱患：

2.1缺乏專業(yè)人才

目前我國大部分檔案管理工作人員都是由其他部門人員兼任，所以他們并不是真正意義上的“復(fù)合型”人才。醫(yī)院檔案管理部門的人員對信息管理系統(tǒng)建設(shè)方面有了新認(rèn)識，他們認(rèn)為，在一個大系統(tǒng)中需要多個人才能完成。因此就出現(xiàn)了許多問題。如：工作人員不清楚自己工作崗位;沒有充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源等信息來進(jìn)行管理工作，缺乏有效、合理地運(yùn)用信息化手段進(jìn)行管理等，對于一些系統(tǒng)而言，由于醫(yī)院檔案管理人員并不是專業(yè)的技術(shù)人員或者是其他相關(guān)人員對軟件操作比較熟悉的人才，他們在使用時也會遇到很多困難與阻礙。

2.2檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)缺乏科學(xué)性

在醫(yī)院中，很多管理部門，都把計(jì)算機(jī)作為最核心、最具價值和最有可能可以實(shí)現(xiàn)的工具。但是由于我國傳統(tǒng)觀念以及相關(guān)制度等原因?qū)τ?jì)算機(jī)應(yīng)用不夠重視。所以導(dǎo)致了許多單位對于信息化系統(tǒng)不了解或者是沒有認(rèn)識到它所帶來巨大作用而忽視這一功能;也有一些單位雖然建立起檔案管理系統(tǒng)但仍然存在著一定問題。

2.3醫(yī)院檔案管理的信息化程度低

在傳統(tǒng)模式下，各科室都有一套自己系統(tǒng)。但是隨著時代發(fā)展和科技進(jìn)步。信息管理系統(tǒng)逐漸被應(yīng)用到各個不同領(lǐng)域中去了起來了;比如：醫(yī)療、預(yù)防等方面的工作也會用到此系統(tǒng)來完成。而目前大部分醫(yī)院還沒有完全建立起完善且行之有效的信息系統(tǒng)來進(jìn)行檔案管理與查詢以及分析等操作，這樣就不能實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)資源的共享利用，從而影響整個管理工作效率與效果。

3、醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

信息管理系統(tǒng)是由醫(yī)院的檔案管理部門和管理人員組成，在進(jìn)行檔案管理工作時，需要根據(jù)不同情況、具體問題采取相應(yīng)措施。首先對各科室人員進(jìn)行相關(guān)知識培訓(xùn)。然后再通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。最后將各個系統(tǒng)結(jié)合起來形成一個完整的信息系統(tǒng)平臺來完成這個工作流程。

3.1建立一個完善且安全可靠的數(shù)據(jù)庫信息庫

在設(shè)計(jì)時要考慮到用戶需求和管理要求等因素;還要保證檔案信息是動態(tài)更新，要有一定的空間范圍。在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中，主要是對整個系統(tǒng)的功能進(jìn)行了設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，同時也要保證各個模塊之間能夠相互協(xié)調(diào)和配合。為了使信息管理更加有效地實(shí)施以及提高其效率。根據(jù)上述情況來說：首先在對患者、醫(yī)生等不同部門進(jìn)行信息錄入時必須將相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)一到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中;其次就是對于患者、醫(yī)療機(jī)構(gòu)以及其他方面等不同角色的檔案管理系統(tǒng)中都需要設(shè)置用戶名或者密碼才能登錄系統(tǒng)，這樣才可以更好地為用戶提供服務(wù)。建立起完善的信息管理系統(tǒng)，我們需要有一個良好的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)和開發(fā)平臺，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)分析與挖掘技術(shù)研究力度以及提高對數(shù)據(jù)存儲空間容量要求等相關(guān)問題，就是要注重人才培養(yǎng)及引進(jìn)專業(yè)性強(qiáng)、操作能力高的技術(shù)人員來完成醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，從而為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)療服務(wù)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.2加強(qiáng)醫(yī)療工作人員培訓(xùn)工作

為了提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，必須加強(qiáng)對醫(yī)療工作人員的培訓(xùn)工作，使他們能夠更好地掌握和熟練計(jì)算機(jī)操作。在實(shí)際中可以通過以下幾個方面來進(jìn)行：首先是要建立完善醫(yī)院內(nèi)部規(guī)章制度體系建設(shè);其次就是對于員工崗位職責(zé)劃分明確化。最后是要加強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員之間相互學(xué)習(xí)能力以及溝通交流等綜合素質(zhì)培養(yǎng)與訓(xùn)練等等一系列措施來提高檔案管理工作者的專業(yè)水平，進(jìn)而提升整個工作人員隊(duì)伍的整體工作質(zhì)量，更好地開展醫(yī)療管理工作。信息管理系統(tǒng)的建立和完善將直接影響著整個工作效率。需要提高他們對于計(jì)算機(jī)技術(shù)方面知識以及操作能力，要求他們掌握一定專業(yè)技能并且熟練使用電腦來制作各種文件資料，要求員工在日常進(jìn)行學(xué)習(xí)過程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和實(shí)踐體會，讓工作人員能夠從理論到實(shí)際應(yīng)用都要有一個全面地了解和認(rèn)識。

3.3采用先進(jìn)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備為基礎(chǔ)

醫(yī)院的檔案管理是一個綜合系統(tǒng)，涉及多個方面，比如：計(jì)算機(jī)硬件、軟件設(shè)施以及網(wǎng)絡(luò)等。因此在對其進(jìn)行建設(shè)時必須要考慮到各個方面對因素。首先從技術(shù)上來說就是采用先進(jìn)的設(shè)備和工具來提高信息管理系統(tǒng)中存儲數(shù)據(jù)資源的質(zhì)量，其次在使用過程當(dāng)中也應(yīng)該注意維護(hù)好檔案管理信息系統(tǒng)中存在著大量重復(fù)性工作內(nèi)容時可以通過適當(dāng)增加一些輔助功能或者是設(shè)置一個專門用于系統(tǒng)軟件操作人員，以便于系統(tǒng)能夠更好地完成這些任務(wù)。在醫(yī)院檔案管理中，計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的使用是非常重要的。要對計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期的維護(hù)和保養(yǎng)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)工作力度，利用互聯(lián)網(wǎng)建立信息管理系統(tǒng)網(wǎng)站來實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化操作，同時還可以通過遠(yuǎn)程控制技術(shù)將數(shù)據(jù)庫與系統(tǒng)軟件相結(jié)合起來，還要提高軟件開發(fā)水平以適用于不同需求者使用不同功能模塊。此外在醫(yī)院信息化中應(yīng)充分重視檔案管理的硬件設(shè)備問題，并根據(jù)實(shí)際需要對其進(jìn)行定期更換或改造等工作。

3.4要有良好的軟件開發(fā)技術(shù)作為保障

醫(yī)院檔案管理的信息化，是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對各種信息進(jìn)行收集、整理和存儲，從而達(dá)到為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)的目的。在這個過程中需要使用一些軟件技術(shù)手段。例如：可以采用網(wǎng)絡(luò)平臺、電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)或EDI等手段構(gòu)建一個信息管理系統(tǒng)平臺;還可以將數(shù)據(jù)庫與其他信息系統(tǒng)結(jié)合起來形成一種新型管理模式，通過對這些新方法的實(shí)施使檔案管理工作更具有效率性以及科學(xué)性;也能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院各部門之間溝通協(xié)作和相互協(xié)調(diào)。在醫(yī)院的檔案管理中，軟件技術(shù)是保證信息管理系統(tǒng)正常運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)有效利用和開發(fā)。因此要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)硬件資源的維護(hù)。對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行定期檢查，在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)問題及時解決;對于一些比較小故障可以通過人工手動調(diào)整或者借助第三方軟件來處理;如果出現(xiàn)大數(shù)據(jù)量、文件類型復(fù)雜等情況則需要使用專門的數(shù)據(jù)庫管理工具，這樣才能使檔案管理工作更加高效地完成任務(wù)，提高信息管理系統(tǒng)運(yùn)行效率和質(zhì)量。

4、總結(jié)

在當(dāng)前的社會環(huán)境下，人們對信息化管理有了更高要求，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展需求進(jìn)行改革。通過信息管理系統(tǒng)來提高整個醫(yī)院內(nèi)部管理水平。首先是要建立一個完善、科學(xué)合理以及可操作性強(qiáng)的系統(tǒng)。其次就是加強(qiáng)工作人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)培養(yǎng)工作力度;再者還要注重檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)工作力度不斷加大;最后還需要注意的是在實(shí)際實(shí)施過程中對計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的重視程度，只有這樣才能使信息化管理工作更好地開展下去。

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