網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀與對策

南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校 王 川

在當(dāng)前社會(huì)下，數(shù)字資源是各行各業(yè)利用最廣泛的資源。本文通過分析在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案資源建設(shè)的情況，有針對性提出優(yōu)化改進(jìn)的對策，以期提高數(shù)字檔案資源的利用率。

在當(dāng)前社會(huì)下，網(wǎng)絡(luò)幾乎存在于每一個(gè)地方，與人們的生活密切相關(guān)，極大的改變了人們對信息的獲取方式。因此，這也給檔案資源的建設(shè)帶來了巨大挑戰(zhàn)和機(jī)遇。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字檔案資源的建設(shè)將加大發(fā)展，以期適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和人們?nèi)找嬖龆嗟男畔⑿枨蟆?/p>

1 數(shù)字檔案資源建設(shè)的必要性

1.1 社會(huì)發(fā)展大勢所趨

隨著社會(huì)網(wǎng)絡(luò)的普及，各行業(yè)信息化進(jìn)程迅速，因此作為人類歷史發(fā)展見證者的檔案資源更是要緊跟時(shí)代潮流，不斷加大數(shù)字檔案資源的建設(shè)進(jìn)程。據(jù)有關(guān)經(jīng)濟(jì)日報(bào)報(bào)道，目前全國數(shù)字檔案資源已達(dá)2243萬GB，但這些數(shù)字檔案資源與已有的紙質(zhì)檔案資源仍有很大差距，數(shù)字檔案資源的建設(shè)仍需繼續(xù)加強(qiáng)。

1.2 用戶的需求

相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源，數(shù)字檔案資源具有查找方便、保存便利、使用不受空間限制等優(yōu)點(diǎn)，因此在利用過程中，用戶更偏好于使用數(shù)字檔案資源。這也就數(shù)字檔案資源建設(shè)提出了更高的要求，要求各級(jí)檔案管理部門要加大數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，以期適用于用戶們的多樣化需求，提高檔案的利用率。

1.3 檔案數(shù)字化的各項(xiàng)技術(shù)日趨成熟

在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要運(yùn)用到字符識(shí)別技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)、計(jì)算機(jī)語言處理和存儲(chǔ)技術(shù)等等各項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)的支撐。而隨著社會(huì)的發(fā)展，這些技術(shù)日益成熟，為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)力量，有助于數(shù)字檔案資源的快速發(fā)展。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對數(shù)字檔案資源建設(shè)的影響

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，計(jì)算機(jī)技術(shù)更新?lián)Q代加速，信息資源載體豐富多樣，有音頻、視頻、光盤等多種數(shù)字資源形式，因此檔案館在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，還需要重視這些數(shù)字資源的搜集、歸檔等工作，而這些數(shù)字資源也將成為檔案館信息資源建設(shè)的重要內(nèi)容和形式。

同時(shí)，由于網(wǎng)絡(luò)的使用打破了人們之間的交流的空間、時(shí)間，檔案館信息資源的存貯一方面是實(shí)體檔案館，另一方面就是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)館藏資源庫等。基于此，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)足不出戶就可以使用檔案館信息資源的愿望，極大方便了用戶的學(xué)習(xí)和工作，提高了館藏檔案資源的利用率。

在方便用戶的同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)也給數(shù)字檔案資源建設(shè)提出了更高要求。由于數(shù)字檔案資源建設(shè)的主要目的之一是利用，利用的主要方式是利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)使用，因此網(wǎng)絡(luò)安全是數(shù)字檔案資源建設(shè)的一個(gè)重要難點(diǎn)和重點(diǎn)關(guān)注對象。一旦網(wǎng)絡(luò)安全失手，則有可能使整個(gè)數(shù)字檔案資源庫癱瘓，甚至嚴(yán)重時(shí)將使數(shù)字檔案資源丟失。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀

目前，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案館的館藏資源一方面是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源，另一方面是數(shù)字檔案資源。經(jīng)過近幾十年的發(fā)展和建設(shè)，目前數(shù)字檔案資源建設(shè)取得了一些成就，但也存在一些不足之處。

3.1 檔案資源開放率大幅度提高

在計(jì)算機(jī)誕生以前，檔案信息資源只有用戶使用時(shí)才會(huì)呈現(xiàn)于用戶的眼前，其他時(shí)間、其他場合是無法看到的，大部分檔案信息資源處于封閉狀態(tài)，保存多而利用少。網(wǎng)絡(luò)的使用后，檔案館在加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)上，基于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)了數(shù)字檔案資源，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)獲取數(shù)字檔案信息，既便于用戶使用，又可以利用網(wǎng)絡(luò)宣傳檔案資源，便于用戶了解檔案信息資源，擴(kuò)大檔案信息資源的利用率。

3.2 有相對明確的數(shù)字檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

在當(dāng)前所使用的檔案法中，隨著數(shù)字檔案資源的日益增多，對舊檔案法進(jìn)行了修訂，新增了檔案信息化建設(shè)的相關(guān)要求和準(zhǔn)則，如電子檔案應(yīng)當(dāng)符合來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的要求，不得僅因?yàn)殡娮訖n案采用電子形式而否認(rèn)其法律效力。具有法律效力的電子檔案可以以電子形式作為憑證使用……這也為數(shù)字檔案資源建設(shè)提供了標(biāo)準(zhǔn)，更有利于數(shù)字檔案資源的建設(shè)。

3.3 數(shù)字檔案資源共享

網(wǎng)絡(luò)的普遍使用，不僅打破了檔案資源使用的時(shí)間、空間，同時(shí)也為實(shí)現(xiàn)各館之間檔案資源共享提供了有力的技術(shù)保障。目前，數(shù)字檔案資源在建設(shè)過程中，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了部分檔案館藏資源的共建共享，這在一定程度上極大促進(jìn)了檔案的利用，也極大便利了用戶。

3.4 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案資源建設(shè)存在的問題

從當(dāng)前數(shù)字檔案資源建設(shè)內(nèi)容上來看，主要是對紙質(zhì)檔案資源的電子化，如紙質(zhì)檔案的掃描件或利用利用OCR識(shí)別系統(tǒng)將紙質(zhì)檔案資源文字轉(zhuǎn)化為數(shù)字化，因此數(shù)字檔案資源建設(shè)目前是注重?cái)?shù)量的增長，對檔案資源的數(shù)字挖掘深度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足的，數(shù)字檔案資源建設(shè)的質(zhì)量有待加強(qiáng)，形式有待豐富。另外，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，各檔案館之間雖有共建，但涉及珍藏的館藏檔案資源共建卻比較少，不利于數(shù)字檔案資源的共建共享。

4 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案資源建設(shè)的策略

網(wǎng)絡(luò)的普及使用，數(shù)字檔案資源的出現(xiàn)，促使檔案館檔案資源建設(shè)由單一的紙質(zhì)館藏檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)、數(shù)字檔案資源同存共建的情況。因此，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案資源建設(shè)要根據(jù)館藏資源特點(diǎn)和用戶需求，進(jìn)行合理建設(shè)。

4.1 繼續(xù)加大紙質(zhì)檔案資源的數(shù)字化范圍

各檔案館歷經(jīng)歷史洗禮，擁有眾多的紙質(zhì)檔案資源，當(dāng)前說數(shù)字化的檔案資源只占有紙質(zhì)檔案資源的很小一部分，因此在數(shù)字檔案資源建設(shè)中，首要的是繼續(xù)進(jìn)行紙質(zhì)檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，盡可能利用現(xiàn)代各項(xiàng)科技技術(shù)，將紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，這將為數(shù)字檔案建設(shè)提供豐富的資源和素材。

4.2 檔案收集是基礎(chǔ)，全面做好做好檔案收集工作

數(shù)字檔案資源建設(shè)，最重要的是要有檔案素材。因此數(shù)字檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一則是要做好檔案的歸檔工作，歸檔是資源建設(shè)和利用的基石，沒有歸檔，則建設(shè)和利用都是空談。首先要注意檔案歸檔的渠道，由于檔案是在歷史發(fā)展中逐漸沉淀下來的，它存在于不同的載體、不同的地方，要想深入挖掘歸檔珍貴的檔案資源，則需要擴(kuò)寬歸檔渠道。二是檔案涉及類別較多，在歸檔過程中，要分類分專題進(jìn)行歸檔，避免工作重復(fù)、資金浪費(fèi)等問題。三是借助多種平臺(tái)整理歸檔有關(guān)的檔案信息。當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)使用廣泛，新媒體層出不窮，可以在傳統(tǒng)收集方式之外，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和新媒體，多角度征集民間的特色檔案資源歸檔，豐富檔案內(nèi)容。

4.3 調(diào)研用戶使用需求，有針對性開展數(shù)字檔案資源的建設(shè)

數(shù)字檔案資源的建設(shè)一方面是保存檔案資源，另一重要方面則是提高檔案的利用率。因此，在進(jìn)行數(shù)字檔案資源建設(shè)時(shí)，要注意通過各種方式、各種渠道調(diào)研用戶利用檔案的偏好，優(yōu)先建設(shè)用戶偏好的數(shù)字檔案資源，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等先進(jìn)數(shù)字技術(shù)，建設(shè)用戶利用便利的數(shù)據(jù)平臺(tái)，從而便于用戶的使用，提高檔案的利用率。

4.4 加強(qiáng)館際合作，共享數(shù)字檔案資源

目前在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響下，各地政府逐步重視數(shù)字檔案資源建設(shè)，但是因時(shí)代和社會(huì)發(fā)展等原因，很多地方的數(shù)字檔案資源保存不同地方，甚至作為館藏鎮(zhèn)館之物，如圖書館、檔案館、博物館等，因此要想建設(shè)并完善數(shù)字檔案資源庫，需進(jìn)一步加強(qiáng)各館際間的相互交流合作，充分利用各館的特色檔案共建共享數(shù)字檔案資源庫，實(shí)現(xiàn)特色檔案資源的效益最大化，更好的服務(wù)于用戶，回報(bào)于社會(huì)。

4.5 建立數(shù)字檔案資源建設(shè)人才隊(duì)伍，提高數(shù)字檔案建設(shè)水平

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，各級(jí)政府也越來越重視數(shù)字檔案資源建設(shè)工作。而數(shù)字檔案資源的建設(shè)出了一定的技術(shù)支持外，更需要一定的專業(yè)人員來開展工作。因此一是要引進(jìn)人才，要根據(jù)工作需要制定人才引進(jìn)計(jì)劃，并通過豐厚的薪酬和待遇吸引高水準(zhǔn)的專業(yè)人才加入數(shù)字檔案資源建設(shè)工作；二是建立系統(tǒng)完善的人才培養(yǎng)機(jī)制，在注重引進(jìn)所需人才的同時(shí)，要基于當(dāng)前從業(yè)人員的素質(zhì)，合理安排有關(guān)培訓(xùn)課程，提升當(dāng)前從業(yè)人員的技術(shù)技能，更好的開展工作。三是從公益角度，建立志愿服務(wù)隊(duì)，充分利用當(dāng)?shù)孛耖g力量完善收集檔案資源的有關(guān)基礎(chǔ)性工作等。