探析數(shù)字化時代的高校檔案管理信息化建設(shè)

朱麗紅

（河南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院，河南 鄭州 451464）

一、前言

現(xiàn)階段，部分高校的檔案管理信息化體系建設(shè)已經(jīng)初具雛形，但是，下一步為了解決實際問題，規(guī)避安全風(fēng)險，明確持續(xù)推進檔案管理工作細(xì)化落實的方法和良好促進檔案管理工作規(guī)范成熟的途徑方面，仍然道阻且艱。這既是時代發(fā)展的必由之路，也是工作創(chuàng)新的有效方法，更是建設(shè)智慧城市的重要組成部分。

二、數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)概述

檔案管理的數(shù)字化探索起源于十九世紀(jì)初期計算機的發(fā)展和興起階段。后期，隨著政府、企業(yè)和高校等部門的實踐，相關(guān)的工作規(guī)章、制度和管理辦法相繼出臺，并逐步完善。至此，高校檔案管理的信息化建設(shè)工作開始受到廣泛的關(guān)注和重視，并日益發(fā)展。

為了更好的發(fā)展和貫徹國家關(guān)于檔案信息化建設(shè)的工作精神，落實相關(guān)的工作要求，高校在全社會發(fā)展信息化的大背景下，開始對檔案管理信息化建設(shè)工作進行不斷的創(chuàng)先和優(yōu)化，并充分挖掘和發(fā)揮其潛在價值。一方面，檔案管理信息化建設(shè)，能夠方便管理者進行信息數(shù)據(jù)的優(yōu)化集成，匯集多元素、多形式的數(shù)據(jù)種類，連接多方位、多種類的數(shù)據(jù)資源，全面展示數(shù)據(jù)集成價值，并發(fā)揮數(shù)據(jù)對于其他工作的基礎(chǔ)性和關(guān)鍵性作用。另一方面，檔案信息化建設(shè)能夠方便使用者，包括高校教師和學(xué)生在內(nèi)的各類工作者進行信息數(shù)據(jù)的檢索使用，查找大范圍、大體量的數(shù)據(jù)信息，篩選有價值、有用途的數(shù)據(jù)類型，全力提供數(shù)據(jù)流動價值，并方便數(shù)據(jù)儲存和數(shù)據(jù)共享，提高學(xué)習(xí)和工作效能①。

三、數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的方向

（一）完善檔案管理的數(shù)字化歸檔及價值綜合測評

在高校檔案管理信息化建設(shè)的工作中，數(shù)字化歸檔是前提和基礎(chǔ)，直接關(guān)乎檔案有效使用和健康發(fā)展的長遠(yuǎn)性戰(zhàn)略目標(biāo)。檔案管理本身具有大基數(shù)，大體量的特點。受信息化發(fā)展的影響和數(shù)字化檔案儲存的便利性的影響，對比紙質(zhì)化檔案，數(shù)字化檔案的基數(shù)或體量預(yù)計將呈現(xiàn)出若干數(shù)量級的飛躍。因此，需要嚴(yán)格把關(guān)檔案管理的數(shù)字化歸檔，適時進行檔案管理信息化工作的綜合測評和價值鑒定，保證檔案管理持續(xù)向著創(chuàng)新優(yōu)化的方向發(fā)展。

結(jié)合高校檔案管理信息化的主要問題，優(yōu)化相關(guān)工作是比較有效的方式。

第一，數(shù)字化歸檔管理不嚴(yán)格。數(shù)字化歸檔管理應(yīng)該從眼觀收錄把關(guān)入手，對于數(shù)據(jù)的格式，內(nèi)容，質(zhì)量進行高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的控制，精細(xì)篩選，細(xì)致把控，杜絕不符合要求的數(shù)據(jù)歸檔，避免由此產(chǎn)生數(shù)據(jù)檢索和使用的問題，進而影響檔案管理信息化建設(shè)工作質(zhì)量的提升。特別是要保證數(shù)字化歸檔的數(shù)據(jù)甄別經(jīng)驗化主義引發(fā)的數(shù)據(jù)不規(guī)范問題，尤其是對于部分偏僻地區(qū)，對一些精細(xì)問題進行個人化視角信息篩選。為此，應(yīng)該制定客觀的，量化的數(shù)據(jù)篩選標(biāo)準(zhǔn)，老老實實的按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，既要認(rèn)真仔細(xì)，又要客觀正確。

第二，數(shù)據(jù)審核機制不完善。檔案管理的信息化建設(shè)從根本上來講是屬于基礎(chǔ)性建設(shè)工作，其根本意義是為檔案查閱或其他工作提供基礎(chǔ)信息資料。因此，合理平衡檔案管理的建設(shè)和使用問題，在實現(xiàn)二者的相互滿足要求的前提下盡量精簡轉(zhuǎn)化，去劣留優(yōu)是檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)秀模式。然而，多數(shù)高校對于檔案管理工作的數(shù)據(jù)盛和工作存在機制不完善的問題，人工處理信息化問題操作繁瑣，步驟復(fù)雜，效率低下，相關(guān)工作仍然沒有建立有效的反饋評價機制。比如高校的某些檔案錄入，需要歷經(jīng)檔案鑒定部門，審計部門和裁決部門等多方層層數(shù)據(jù)審核篩選，且均為人工審核篩選，難以平衡檔案價值和效率的平衡。為此，應(yīng)該在數(shù)字化歸檔嚴(yán)格管理的基礎(chǔ)之上，縊縮人工數(shù)據(jù)篩選的范圍，將標(biāo)準(zhǔn)化、固定化的數(shù)據(jù)輸送向信息化篩選，并同時為開發(fā)化，不固定化的數(shù)據(jù)提供多重對比字段的參考，幫助減輕數(shù)據(jù)審核負(fù)擔(dān)②。

（二）保障檔案管理的數(shù)據(jù)信息安全

長期以來，檔案管理的安全工作從來都是至關(guān)重要的，是推動檔案可持續(xù)發(fā)展，保護檔案價值的基礎(chǔ)性措施。相比于紙質(zhì)化檔案管理，數(shù)字化檔案的安全優(yōu)勢是能夠避免火燒、雨淋等意外災(zāi)害因素所帶來的的安全隱患，但隨之而來的則是信息化領(lǐng)域的非法占用等網(wǎng)絡(luò)人為因素所帶來的安全隱患。為此，應(yīng)該建立專門的檔案管理信息化的安全負(fù)責(zé)部門，持續(xù)完善和監(jiān)督檔案管理信息化的程序安全系統(tǒng)和防火墻設(shè)置，全面保障數(shù)字時代的信息化檔案安全。如果有條件，最好在提升防御能力的同時提升檔案管理系統(tǒng)的主動溯源和主動攻擊能力，對于訪問檔案的訪客IP 能夠最終路徑的追根溯源。

另外，還建議及時完善數(shù)據(jù)保密實施方案，推行數(shù)據(jù)保密工作；完善數(shù)據(jù)泄露應(yīng)急預(yù)案，明確數(shù)據(jù)泄露的處理方法和處理措施，以及如何將風(fēng)險損失降到可控范圍內(nèi)。數(shù)字化時代的檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的重點難題和突出困境即是如何保障數(shù)據(jù)信息安全，解決好這項難題將使該工作實現(xiàn)突破性進展③。

（三）強化檔案管理的相關(guān)工作制度

當(dāng)高校檔案管理邁向信息化建設(shè)發(fā)展的道路，相關(guān)的工作，機構(gòu)設(shè)置和工作人員配置均應(yīng)該實現(xiàn)配套增值。比如，《高等學(xué)校檔案管理辦法》中對于檔案管理工作人員提出“組織管理能力”的要求，指出參與高校檔案信息化建設(shè)工作的工作人員應(yīng)該具備開拓創(chuàng)新精神，不僅需要掌握檔案管理的基礎(chǔ)理論知識，具備突出的組織管理能力，同時還應(yīng)該擁有扎實的計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以便積極應(yīng)對檔案管理中出現(xiàn)的各類問題。為了能夠推動檔案管理工作的推陳出新，不斷進步，相關(guān)工作可以根據(jù)實際情況適當(dāng)安排獎懲制度，以鼓勵工作人員實現(xiàn)創(chuàng)新突破，避免形成傳統(tǒng)觀念上的檔案管理工作消極怠慢的情緒和固執(zhí)保守的作風(fēng)④。事實上，參照部分高校的檔案管理工作制度，均已將創(chuàng)新性指標(biāo)列入工作人員的考核內(nèi)容，力圖在該領(lǐng)域創(chuàng)造新的局面，譜寫新的篇章。

四、數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新的建議

（一）社會化服務(wù)——學(xué)校、企業(yè)、政府三方監(jiān)察審核

經(jīng)過對機關(guān)、事業(yè)單位的部分工作開展實際情況的觀察，引入社會化服務(wù)是合理的、有效的提升工作服務(wù)的方式。一方面，能夠通過社會化競爭，促進相關(guān)領(lǐng)域的良性競爭發(fā)展，提高服務(wù)水平和專業(yè)水平。另一方面，能夠通過第三方合作，督促服務(wù)質(zhì)量落實到位，明確工作責(zé)任落實到位?！罢l管理誰負(fù)責(zé)”的檔案管理機制徹底激活了該工作的運作模式，幾乎掙脫了現(xiàn)有的所有限制性發(fā)展因素，從資金、設(shè)備、人員和保障等多方面實現(xiàn)推動。

此外，為了能夠在社會化服務(wù)的落實過程中出現(xiàn)檔案管理的安全問題，高校方面應(yīng)該嚴(yán)格落實公開招投標(biāo)制度，認(rèn)真篩選服務(wù)企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)，合理協(xié)調(diào)與的企業(yè)之間的關(guān)系，并完善第三方監(jiān)察審核制度。通過政府第三方及時對企業(yè)的工作進行綜合測評，并依照測評結(jié)果支付相關(guān)費用的方式實現(xiàn)全程監(jiān)督監(jiān)管，實現(xiàn)良性健康的發(fā)展。

（二）智能AI 建設(shè)——專業(yè)水平和人力資源的發(fā)展創(chuàng)新

在檔案管理信息化建設(shè)的工作中，如何將被動地位轉(zhuǎn)化為主動地位，實現(xiàn)攻守轉(zhuǎn)化是徹底盤活發(fā)展模式的根本切入點。結(jié)合數(shù)字時代熱度持續(xù)升溫的智能AI 建設(shè)和檔案管理信息化建設(shè)工作的特點謀求新的突破和亮點是值得探索的方向。智能AI不僅能夠緩解人力資源的緊張化程度，同時還能夠提升檔案管理工作的專業(yè)化程度⑤。

（1）數(shù)據(jù)甄別篩選方面，對存檔數(shù)據(jù)信息進行篩選；

（2）細(xì)化檔案分類方面，對檔案分類體系進行優(yōu)化；

（3）檔案檢索方面，對檔案信息進行智能化高效檢索，并替代人力資源回答普遍存在的用戶使用問題；

（4）檔案安全方面，對檔案系統(tǒng)進行24 小說全天候巡查，自動完善系統(tǒng)安全配置；

（5）在檔案修復(fù)方面，根據(jù)“邁斯奈爾年齡鑒定論”修復(fù)超出適齡的檔案，保證檔案的價值不變。

（6）在檔案共享方面，根據(jù)大數(shù)據(jù)發(fā)展原理和“布姆斯的社會分析與職能鑒定論”共享權(quán)限允許的信息，最大化檔案的信息化價值⑥。

當(dāng)然，智能AI 現(xiàn)階段的發(fā)展水平仍然不能完全替代真人，發(fā)展雖先進，但有限。為了能夠提高檔案信息化建設(shè)工作的質(zhì)量和水平，合理平衡智能AI 和真人之間的工作關(guān)系，以及高效性和精準(zhǔn)性之間的相對關(guān)系，高校應(yīng)該盡力在實踐探索中完善工作分工，采取“AI+真人”的合作型檔案管理模式處理問題。

五、結(jié)語

總而言之，隨著數(shù)字化時代的到來，高校檔案管理工作在信息化建設(shè)過程中，應(yīng)不斷探索嶄新的發(fā)展方向，尋找創(chuàng)新發(fā)展的突破口。以檔案管理信息化安全問題為重點，保障發(fā)展基礎(chǔ)；以智能AI 建設(shè)工作為重點，促進發(fā)展創(chuàng)新。認(rèn)真貫徹黨和國家關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)精神和要求，融合多元化發(fā)展模式，邊探索邊實踐，邊創(chuàng)新邊優(yōu)化，實現(xiàn)高校檔案管理工作的可持續(xù)健康發(fā)展。

注釋：

①秦周旋,劉辛.互聯(lián)網(wǎng)+高校檔案新業(yè)態(tài)的服務(wù)方式創(chuàng)新[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊,2020(29):156-157.

②趙躍.大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)據(jù)化的前景展望：意義與困境[J].檔案學(xué)研究,2019(05):52-60.

③陳雪燕,于英香.從檔案管理走向檔案數(shù)據(jù)管理：大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理范式轉(zhuǎn)型[J].山西檔案,2019(05):24-32.

④繆文桂. 大數(shù)據(jù)時代地方高校檔案信息化管理的現(xiàn)實問題與推進策略[J].辦公自動化,2018(17):53-55+61.

⑤何慶.數(shù)字化時代推動高校檔案管理信息化建設(shè)的路徑[J].電子技術(shù)與軟件工程,2018(06):232.

⑥韋衛(wèi).加強檔案管理建設(shè) 促進學(xué)校持續(xù)發(fā)展——淺談新形勢下技師學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀及規(guī)范化、信息化建設(shè)[J].檔案學(xué)研究,2017(S2):116-122.