大數(shù)據(jù)背景下高校檔案數(shù)字化安全管理探討

韓 英

（運(yùn)城職業(yè)技術(shù)大學(xué) 山西 運(yùn)城 044000）

1 引言

檔案數(shù)字化建設(shè)與管理是當(dāng)前高校管理的重要內(nèi)容。在數(shù)字化建設(shè)與管理中也存在不少問題，特別是安全建設(shè)與管理問題，需要引起足夠的重視。檔案數(shù)字化管理作為重要的工作，其關(guān)系到學(xué)生的檔案信息、學(xué)校的機(jī)密材料等，如果數(shù)字化安全管理不到位，可能會出現(xiàn)檔案信息的泄露或者網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的癱瘓等，因此安全管理與部署必須落到實(shí)處，取得實(shí)效。當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程加快，檔案數(shù)字化安全管理的要求不斷提升，只有做好安全管理工作，才能更好推動高校的檔案建設(shè)，推動高校的穩(wěn)定發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案數(shù)字化管理特點(diǎn)

在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案數(shù)字化管理也具有自身特殊性，檔案的數(shù)字化管理帶來檔案管理實(shí)效的提升，也節(jié)省了檔案管理的人力和物力等，使得檔案的價(jià)值更為凸顯，提升檔案的利用率。高校檔案是體現(xiàn)高校歷史沿革和師生教學(xué)活動的寶貴資料，也關(guān)系到學(xué)生的個(gè)人信息等，所以在檔案管理中必須追求隱私保護(hù)和高專業(yè)度。對于高校來說，其人員流動性大，每屆畢業(yè)生的檔案信息保護(hù)都是不小的壓力，學(xué)生的人數(shù)是動態(tài)平衡的，但檔案又存在鮮明的個(gè)體差異，反映學(xué)生不同的學(xué)習(xí)、生活狀態(tài)。在檔案管理中既要宏觀統(tǒng)籌，又要關(guān)注細(xì)節(jié)。檔案管理并不是無規(guī)律可循，也遵循既定的規(guī)律[1]，所以必須制定出有利于學(xué)生發(fā)展的檔案管理方案，使得檔案管理具有較高的應(yīng)用價(jià)值。綜合來說，高校的檔案管理是復(fù)雜性的工作，也是動態(tài)變化的，需要在檔案管理中做好新技術(shù)的運(yùn)用、新思路的滲透，多管齊下和多措并舉，才能取得理想的檔案管理實(shí)效。

3 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案數(shù)字化管理中存在的問題

3.1 缺乏安全意識

在高校檔案數(shù)字化管理中，必須要求檔案管理人員、高校管理人員等樹立檔案安全管理意識，自覺做好檔案的數(shù)字化管理工作。雖然當(dāng)前高校檔案數(shù)字化建設(shè)取得了預(yù)期成果，但其在具體的管理實(shí)踐中也受到各種風(fēng)險(xiǎn)的威脅，而如果高校檔案數(shù)字化管理安全意識普遍較弱，其很難確保檔案數(shù)字化安全建設(shè)工作落實(shí)到位[2]，決策層對檔案管理的理解局限于對文件的淺層次管理，將檔案管理等同于文件保存。而檔案管理人員數(shù)字化管理中較為被動，缺乏主動的風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注意識，只是照本宣科地進(jìn)行檔案的存儲整理，卻沒有相應(yīng)的安全防范準(zhǔn)備。高校檔案數(shù)字化建設(shè)中遇到了重重阻力，高校檔案管理工作根本無法享受到大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來的管理便利性。

3.2 計(jì)算機(jī)病毒及外部風(fēng)險(xiǎn)較多

在當(dāng)前的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，信息安全建設(shè)是共同話題，也是社會性共同關(guān)注的課題。高校檔案的數(shù)字化管理中很容易受到外部風(fēng)險(xiǎn)的威脅，特別是計(jì)算機(jī)病毒、木馬程序等肆意攻擊，黑客非法入侵等，使得高校檔案信息安全沒有足夠的保障。計(jì)算機(jī)病毒攻擊頻繁，計(jì)算機(jī)病毒的出現(xiàn)頻率高，影響范圍廣，由此產(chǎn)生的損失是無法估算的，特別是病毒植入導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，影響網(wǎng)絡(luò)通信，使得檔案文件信息被損毀，而這種破壞往往是不可逆的，文件信息難以恢復(fù)。而外部的管理風(fēng)險(xiǎn)，除了木馬病毒，還有很多[3]，如當(dāng)前沒有建立安全管理的相關(guān)制度、高校檔案安全防御體系不健全等，使得高校的檔案管理系統(tǒng)頻頻遭受網(wǎng)絡(luò)的攻擊，也不乏內(nèi)部員工非法操作帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)，其造成的損失也是不容小覷的。

4 高校檔案數(shù)字化管理中安全風(fēng)險(xiǎn)的有效應(yīng)對措施

4.1 及時(shí)更新軟硬件，修復(fù)漏洞，提高安全防護(hù)水平

要做好高校檔案數(shù)字化安全管理工作，應(yīng)對軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)更新和漏洞的及時(shí)修復(fù)，以技術(shù)的加持帶來高校檔案數(shù)字化安全管理水平的提升。計(jì)算機(jī)的迅速發(fā)展為非法入侵者帶來了可乘之機(jī)，所以必須加大安全防護(hù)，提升防護(hù)技術(shù)水平，以減少其對檔案信息安全的威脅，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)研究，將其與實(shí)際工作情況結(jié)合起來，制定合理的高校檔案數(shù)字化安全管理方案，建立更高等級的安全防御體系，做到防患于未然。在軟硬件維護(hù)與管理方面，要考慮到硬件系統(tǒng)可能受到電磁波的輻射影響，可以選用專業(yè)的電磁波接收器，接受主機(jī)和電子設(shè)備的電磁波輻射，提升檔案信息的安全性。檔案信息存儲在計(jì)算機(jī)設(shè)備中，如果計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)出現(xiàn)問題會導(dǎo)致重要信息的泄露，且計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)具有開放屬性，可能會遭到惡性攻擊，使得其安全等級系數(shù)較小。為了保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，必須及時(shí)更新軟硬件，加強(qiáng)檔案信息的處理，使其免受病毒的侵害，一旦出現(xiàn)檔案信息泄露，可以從安全管理的角度，啟動備用系統(tǒng)，及時(shí)修復(fù)漏洞，加強(qiáng)安全抵御。高校也要根據(jù)實(shí)際情況完善數(shù)字化管理漏洞。每所高校其檔案數(shù)字化建設(shè)情況不同，其面臨的情況和產(chǎn)生的問題也是不盡相同的，因此在檔案管理時(shí)必須結(jié)合高校的實(shí)際情況進(jìn)行合理考察，認(rèn)真總結(jié)問題，找到有效的解決辦法，真正做到以不變應(yīng)萬變[4]。學(xué)校也應(yīng)該加強(qiáng)安全宣講，讓師生都具備較高的安全關(guān)注意識，自覺配合學(xué)校做好檔案數(shù)字化安全管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理漏洞，及時(shí)通報(bào)處理，更好地完善檔案管理工作。

4.2 加強(qiáng)保密建設(shè)，創(chuàng)設(shè)高校檔案數(shù)字化管理安全屏障

在高校檔案的數(shù)字化管理中也應(yīng)注重保密建設(shè)，積極構(gòu)建高校檔案數(shù)字化管理的安全屏障。首先，防火墻技術(shù)。這也是常見的計(jì)算機(jī)安全防護(hù)技術(shù)，其能起到安全阻擋的作用，將惡意軟件和病毒阻擋在系統(tǒng)之外，使計(jì)算機(jī)安全運(yùn)行。防火墻的安全防護(hù)價(jià)值體現(xiàn)在多個(gè)方面，既可以是分組過濾技術(shù)也可以是代理防護(hù)技術(shù)，無論是哪種防護(hù)技術(shù)都有助于帶來學(xué)校檔案數(shù)字化安全管理環(huán)境的建構(gòu)。其次，數(shù)字簽名技術(shù)。數(shù)字簽名技術(shù)可以通過對數(shù)據(jù)信息的加密處理以提高數(shù)據(jù)運(yùn)輸?shù)陌踩?，使得?shù)據(jù)材料在傳輸與共享的過程中，有足夠的安全防護(hù)，避免信息材料在傳輸?shù)倪^程中，或者在不同的端口接收節(jié)點(diǎn)中，出現(xiàn)被篡改或者被攔截的風(fēng)險(xiǎn)。最后，電子文件認(rèn)證技術(shù)。這也是當(dāng)前高校檔案數(shù)字化安全管理中應(yīng)該引入的新技術(shù)，這項(xiàng)技術(shù)與數(shù)字加密技術(shù)本質(zhì)相同，都是通過計(jì)算和運(yùn)算來完成。電子文件認(rèn)證技術(shù)是通過比較運(yùn)算來獲得驗(yàn)證碼，以摘要的形式鑒別電子文件的真實(shí)性。就當(dāng)前的電子文件認(rèn)證技術(shù)應(yīng)用來說，其也存在一定的弊端，主要是文件在發(fā)送過程中缺乏足夠的安全保障。而這項(xiàng)技術(shù)上的缺陷，隨著研究的深入也將迎刃而解，在技術(shù)的創(chuàng)新研究中也將不斷涌現(xiàn)出新的安全管理與防護(hù)技術(shù)，在高校檔案的數(shù)字化安全管理中發(fā)揮實(shí)效。

4.3 抓住檔案數(shù)字化管理契機(jī)，以提升管理的智能化水平

在高校檔案的數(shù)字化管理中，必須抓住檔案數(shù)字化管理的契機(jī)，盡可能地提升檔案管理的智能化水平，以智能化水平的提升，加大檔案的安全防護(hù)。當(dāng)前各大高校用于檔案數(shù)字化建設(shè)的資金較為有限，支持不足，使得高校檔案數(shù)字化建設(shè)并不理想，而因?yàn)榻ㄔO(shè)投入不足，高校的檔案數(shù)字化安全威脅問題也更為突出。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，必須著手高校檔案的數(shù)字化改革，特別是打造安全的高校檔案數(shù)據(jù)庫，建立安全的管理系統(tǒng)，使得高校檔案的數(shù)字化安全管理更持久，效果更理想。必須以改革為契機(jī)，讓高校檔案數(shù)字化建設(shè)落地。以現(xiàn)代化信息技術(shù)的引入，帶來高校檔案數(shù)字化管理工作的轉(zhuǎn)型升級。如硬件系統(tǒng)方面，掃描儀、打印機(jī)、刻錄機(jī)等配備齊全，實(shí)現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的電子化轉(zhuǎn)化，奠定高校檔案數(shù)字化資料共享利用的基礎(chǔ)。如環(huán)境硬件建設(shè)到位，去濕器、溫度計(jì)、除塵器等配備到位，使得高校檔案數(shù)字化管理處于健康穩(wěn)定的環(huán)境，確保資料安全。再如推行高校檔案智能化管理程序，引入電子檔案管理信息系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等融合，使得技術(shù)內(nèi)容建設(shè)更富成效。信息化建設(shè)過程中，更要做好基礎(chǔ)的檔案管理工作，如檔案分類、信息篩選、科學(xué)歸檔等，逐漸使高校檔案數(shù)字化管理與數(shù)據(jù)庫建設(shè)相結(jié)合，以提升檔案管理的高效性、科技性等，這是新時(shí)期檔案管理改革的必然要求。

4.4 加強(qiáng)檔案安全教育宣導(dǎo)，提升檔案管理人員能力素養(yǎng)

高校檔案的數(shù)字化建設(shè)與安全管理也對檔案管理人員的認(rèn)知態(tài)度和能力素養(yǎng)提出較高要求，樹立科學(xué)認(rèn)知，在教育培訓(xùn)中提升管理能力，打造高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，才能做好檔案安全管理工作[5]。需要檔案管理人員時(shí)刻樹立安全管理意識，以大局安全管理思維統(tǒng)籌高校檔案管理，從基礎(chǔ)的檔案整理入手，繼而不斷豐富管理內(nèi)容，創(chuàng)新模式。基于方法論的角度，跳出以往檔案管理的狹小范疇，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)用、管理空間的擴(kuò)大，依托完善標(biāo)準(zhǔn)的制度強(qiáng)化各部門的協(xié)同配合，高效開展檔案管理工作。如在具體的管理實(shí)踐中，制定新的管理制度，強(qiáng)化部門人員的溝通，使得管理滲透到高校各部門、各院系中，使得檔案信息采集到整理加工、使用一體化與高效化，構(gòu)建高效的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，配合責(zé)任到人制，使得高校內(nèi)部建立安全管理的科學(xué)認(rèn)知梯度，自上而下地宣傳貫徹執(zhí)行。檔案管理人員也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，接受專題培訓(xùn)，保持工作熱情，并且自覺地用先進(jìn)的理論知識武裝自己，在培訓(xùn)交流的過程中實(shí)現(xiàn)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的分享，讓檔案管理變革更富實(shí)效，檔案數(shù)字化管理中安全也更有保障。

5 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案的數(shù)字化管理改革是必然趨勢，而在檔案數(shù)字化管理改革中也不能忽視安全問題。安全有保障基礎(chǔ)上的檔案數(shù)字化改革與創(chuàng)新才能帶動高校檔案的科學(xué)管理和充分利用。