“5W”模式下檔案網(wǎng)站檔案信息傳播研究

仲曉瑩

（蘇州大學(xué) 江蘇 蘇州 215000）

1 引言

檔案信息化建設(shè)是我國檔案事業(yè)發(fā)展中的重要內(nèi)容，檔案信息的開發(fā)與傳播工作是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，而異于傳統(tǒng)實(shí)體檔案館建設(shè)的檔案網(wǎng)站是檔案信息傳播的重要媒介。檔案網(wǎng)站通過網(wǎng)絡(luò)的形式對相關(guān)業(yè)務(wù)信息、工作動態(tài)以及館藏資源等信息進(jìn)行整合，在統(tǒng)一的服務(wù)平臺進(jìn)行展示，使得檔案宣傳的陣地和方法有了新的突破?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代下，隨著微媒體等新興的傳播媒介興起，檔案網(wǎng)站需不斷完善其傳播方法與策略以迎合新的發(fā)展需求。

拉斯韋爾的“5W”模式是研究檔案信息傳播活動的重要理論，該理論指出信息傳播者（Who）、傳播內(nèi)容（Say What）、傳播媒介（In Which）、傳播受眾（To Whom）、傳播效果（With what Effect）是信息傳播過程中的要素[1]。本文擬以“5W”模式為理論支點(diǎn)，以我國省級綜合檔案館網(wǎng)站為研究對象，分析其檔案信息傳播現(xiàn)狀及發(fā)展對策。

2 檔案網(wǎng)站檔案信息傳播現(xiàn)狀

我國共有31個省級綜合檔案館網(wǎng)站，可將其一級欄目劃分為業(yè)務(wù)工作類（如“檔案業(yè)務(wù)”“檔案查詢”）、宣傳展示類（如“新聞動態(tài)”“館藏介紹”）以及休閑附加類（如“檔案故事”“公眾參與”）?；跈n案網(wǎng)站的欄目設(shè)置，傳播的檔案信息主要有如下類型：一為檔案局（館）業(yè)務(wù)工作類檔案信息，這部分常傳播最具實(shí)用性的信息，最能滿足檔案工作人員的需求；二為檔案局（館）宣傳展示類檔案信息，對外宣傳各地檔案及檔案工作，傳播檔案信息與文化；三為公眾休閑附加類檔案信息，此類信息趣味性與互動性相對較強(qiáng)，其中“檔案故事”“學(xué)生課堂”等欄目信息最具特色，對用戶的吸引力強(qiáng)，“公眾參與”“網(wǎng)上參與”等欄目信息能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息傳播中的交流與反饋。

檔案網(wǎng)站作為檔案信息傳播的傳統(tǒng)媒介，具有其優(yōu)勢。首先，檔案信息來自檔案本體，多為原創(chuàng)，真實(shí)性較強(qiáng)、精準(zhǔn)度高。其次，網(wǎng)站信息來源多為省級檔案機(jī)構(gòu)或相關(guān)政府部門，對網(wǎng)站實(shí)行規(guī)范管理，檔案信息權(quán)威性較強(qiáng)，更易獲得公眾信任；第三，檔案信息文化性較強(qiáng)，能夠突出地方特色，發(fā)揮檔案網(wǎng)站的文化宣傳作用。但當(dāng)下我國檔案網(wǎng)站在檔案信息傳播方面也存在若干問題，一為部分檔案網(wǎng)站信息質(zhì)量有待提高，部分檔案信息內(nèi)容生澀、專業(yè)程度高，難以使用戶產(chǎn)生共鳴等問題；二為不善于運(yùn)用多媒體技術(shù)，大部分信息僅以文字或圖片形式展現(xiàn)；三為服務(wù)功能薄弱，缺乏個性化與定制服務(wù)。

3 “5W”模式下檔案網(wǎng)站檔案信息傳播要素分析

檔案信息傳播是在多要素影響下動態(tài)發(fā)展的過程，各要素隨著社會的進(jìn)步而呈現(xiàn)出新的需求與特點(diǎn)，要素間彼此連接、相互影響，最終表現(xiàn)為檔案信息傳播效果。下文將結(jié)合我國省級檔案網(wǎng)站案例，分別從5個傳播要素展開分析，為檔案網(wǎng)站的建設(shè)提供建議。

3.1 傳播主體——檔案信息傳播的開端

傳播主體是檔案信息的產(chǎn)生者，處于整個檔案信息傳播過程的開端。檔案網(wǎng)站是以檔案局（館）為主辦單位，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案局（館）檔案行政服務(wù)與信息共享的途徑。檔案局（館）是檔案網(wǎng)站信息傳播的主體，其權(quán)威性在一定程度上保證了傳播信息的可靠性，極大地避免了有害信息及虛假信息的傳播，在維護(hù)信息安全方面更有保障力。在“互聯(lián)網(wǎng)+”信息時代，檔案網(wǎng)站由傳播者傳統(tǒng)的工作方式，向網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化轉(zhuǎn)變，更多網(wǎng)站逐步推進(jìn)信息公開與檔案業(yè)務(wù)線上辦理，傳播主體需要增強(qiáng)主動服務(wù)的意識，使線上服務(wù)功能真正為用戶所用，進(jìn)而提高受眾對檔案網(wǎng)站的忠誠度。

如今，傳播主體呈多元化趨勢，政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)、地方主辦的檔案雜志、檔案教育中心等機(jī)構(gòu)借助檔案網(wǎng)站來傳播信息，如在四川檔案網(wǎng)站能夠直接獲取四川省檔案科研所、四川檔案雜志、四川省檔案學(xué)校的信息，但傳播主體需要控制檔案信息資源質(zhì)量，對相關(guān)信息進(jìn)行篩選與監(jiān)控。此外，檔案網(wǎng)站還可以積極實(shí)現(xiàn)跨界協(xié)作，如與博物館、圖書館等文化機(jī)構(gòu)合作，豐富檔案信息傳播的主體，進(jìn)一步開發(fā)檔案信息資源。

3.2 傳播內(nèi)容——檔案信息傳播的中心內(nèi)容

傳播內(nèi)容是檔案信息傳播的前提，傳播內(nèi)容的優(yōu)劣決定了傳播的質(zhì)量與效果。檔案網(wǎng)站需擴(kuò)大開放檔案目錄，及時上傳政務(wù)信息、綜合信息等，加大信息共享力度。此外，還應(yīng)深入挖掘檔案資源，找準(zhǔn)新媒體時代用戶的興趣點(diǎn)，結(jié)合重大時政熱點(diǎn)、社會重要事件等進(jìn)行信息傳播活動。如江蘇檔案信息網(wǎng)設(shè)置了“蘭臺戰(zhàn)‘疫’”“為英雄建檔、讓英雄留名”專欄，以檔案的形式記錄全中國共同經(jīng)歷的戰(zhàn)“疫”歲月，幫助群眾了解戰(zhàn)“疫”背后的故事，傳播社會正能量。安徽省檔案館網(wǎng)站設(shè)置了“我在安徽用檔案”微視頻展播，展示了民眾利用檔案、發(fā)揮檔案作用的故事，使檔案信息更加貼近民眾生活。

除了把關(guān)傳播內(nèi)容的質(zhì)量，也需要選擇先進(jìn)的展現(xiàn)形式來講好內(nèi)容。天津檔案方志網(wǎng)設(shè)有“三維展廳”“網(wǎng)上展廳”欄目，綜合運(yùn)用VR技術(shù)、音視頻技術(shù)等，能夠讓用戶收獲真切的線上參觀體驗(yàn)，增加了傳播信息的生動性與趣味性。這啟示檔案網(wǎng)站能夠通過引入超媒體技術(shù)等現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)展示技術(shù)，以更加生動的展現(xiàn)形式讓檔案內(nèi)容“活”起來，提高用戶對檔案網(wǎng)站的喜愛程度。

3.3 傳播媒介——檔案信息傳播的媒介支撐

媒介是檔案信息傳播的渠道，在整個傳播過程中起到了支撐作用。當(dāng)下，傳統(tǒng)媒介與新型媒介并存，且有融合發(fā)展的趨勢。檔案網(wǎng)站作為傳統(tǒng)信息媒介，具有可信度高的優(yōu)勢，并不會立即被取代，可與其他傳統(tǒng)媒介及新型媒介（如“兩微一端”）協(xié)作進(jìn)行信息傳播，拓寬傳播途徑以增強(qiáng)信息傳播的效果。一方面，檔案網(wǎng)站可以與電視臺、報紙等傳統(tǒng)媒介合作。檔案網(wǎng)站借助受眾龐大的主流媒體，能夠加強(qiáng)檔案的社會話語權(quán)。另一方面，可以加大開發(fā)“兩微一端”的力度。在我國31個省級網(wǎng)站中，除6省檔案網(wǎng)站無法訪問外，有21個省級檔案網(wǎng)站在網(wǎng)頁首頁展示了微信公眾號、微博等二維碼及相關(guān)信息，以主動的姿態(tài)拓展傳播媒介。此外，各省級檔案機(jī)構(gòu)還可以通過各類社交媒體，開展檔案信息的收集工作，為檔案信息傳播提供內(nèi)容支撐。

通過構(gòu)建一網(wǎng)通辦平臺，與其他政府機(jī)關(guān)共享信息資源，將檔案公共服務(wù)與政務(wù)服務(wù)相結(jié)合，也是傳播檔案信息的有效方式之一。上海檔案信息網(wǎng)首頁設(shè)置有醒目的“一網(wǎng)通辦”欄目，點(diǎn)擊后即進(jìn)入了全球一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺，能夠直接在該頁面辦理檔案政務(wù)。這種方式順應(yīng)了“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下互聯(lián)互通的趨勢，擴(kuò)大了檔案信息傳播的范圍，推動了信息資源的共建共享。

3.4 受眾——檔案信息傳播核心要素

受眾是接收檔案信息的對象，是傳播的終點(diǎn)[2]。在傳統(tǒng)的檔案信息傳播的過程中，受眾處于被動接受的一方，但當(dāng)今時代，受眾對檔案信息的需求呈現(xiàn)多元化等特征。為提高信息傳播效果，檔案網(wǎng)站需準(zhǔn)確定位、預(yù)測并滿足受眾需求。美國國家檔案局（NARA）網(wǎng)站依據(jù)公民檔案管理員、聯(lián)邦雇員、新聞記者等不同類型的用戶，提供了針對性的信息服務(wù)，提高了檔案信息傳播的效率。我國檔案網(wǎng)站可以利用檔案用戶需求感知引擎對受眾需求做出預(yù)測[3]，學(xué)習(xí)借鑒NARA網(wǎng)站的分眾傳播模式，讓檔案信息傳播走向智能化與個性化。此外，我國大部分檔案網(wǎng)站僅提供站內(nèi)一框式檢索，為滿足部分用戶的高級檢索需求，應(yīng)提供多元化的檢索工具，并在網(wǎng)站上設(shè)置檢索及使用指南。

加強(qiáng)與用戶的互動交流也是提高受眾滿意度的關(guān)鍵，檔案網(wǎng)站與受眾可以通過“公眾留言”“我要咨詢”等欄目保持有效溝通。我國檔案網(wǎng)站已逐漸加強(qiáng)互動交流欄目的建設(shè)。浙江檔案網(wǎng)在公眾服務(wù)的建設(shè)方面別具特色，它設(shè)有專家答疑欄目，用戶能夠根據(jù)專家列表選擇專家咨詢，網(wǎng)站內(nèi)的專家及時且高質(zhì)量地解決用戶的各類信息服務(wù)需求，且將答復(fù)列表公開，方便所有用戶瀏覽。但還需要重點(diǎn)解決部分網(wǎng)站互動交流欄目用戶使用率低、回復(fù)速度慢等問題。

3.5 傳播效果——檔案信息價值的實(shí)現(xiàn)

檔案信息傳播效果能夠幫助檔案管理者了解檔案信息傳播的實(shí)際情況，依據(jù)傳播效果調(diào)整網(wǎng)站建設(shè)。實(shí)證研究是評價檔案網(wǎng)站的信息傳播效果的途徑之一。卞昭玲等學(xué)者以8個省級檔案網(wǎng)站為樣本，構(gòu)建評價指標(biāo)體系，對傳播效果進(jìn)行實(shí)證研究，指出了信息傳播中存在的問題。國家檔案局技術(shù)部與中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院曾多次合作開展全國副省級市以上檔案網(wǎng)站績效評估工作，這也為檔案網(wǎng)站完善檔案信息傳播提供了建設(shè)方向。

此外，建立反饋機(jī)制能夠構(gòu)建網(wǎng)站與用戶雙向互動的橋梁。為此，檔案網(wǎng)站需注重“人本”，主動向用戶收集反饋信息。但不能僅停留在收集信息這一環(huán)節(jié)，如遼寧省檔案館網(wǎng)站設(shè)置了接受用戶反饋的問卷調(diào)查專業(yè)，但只有39名用戶參與且網(wǎng)站未對不滿意的用戶進(jìn)行進(jìn)一步的了解或回訪。檔案網(wǎng)站需鼓勵用戶積極提交反饋信息，并在信息收集完成后，具體了解用戶的使用問題，以便及時實(shí)施實(shí)質(zhì)性舉措，優(yōu)化相關(guān)信息內(nèi)容及傳播手段，最終實(shí)現(xiàn)傳播過程的良性循環(huán)。

4 結(jié)語

我國檔案網(wǎng)站建設(shè)逐步推進(jìn)，檔案網(wǎng)站檔案信息傳播也處在不斷發(fā)展完善的過程中。本文對檔案網(wǎng)站檔案信息傳播的分析，對于其他類型的檔案信息傳播活動也有一定的借鑒作用。檔案信息傳播活動需結(jié)合時代背景，把控好檔案信息傳播的開端，充分開發(fā)檔案資源，保證傳播內(nèi)容的質(zhì)量，選擇適合的媒介，以滿足受眾需求為出發(fā)點(diǎn)，不斷尋求新突破，傳播有益于社會及人民的檔案信息，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息價值，實(shí)現(xiàn)更大的社會效益。