醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)新模式探究

趙洪偉

（佳木斯向陽區(qū)人民醫(yī)院 黑龍江 佳木斯 154002）

1 引言

現(xiàn)代醫(yī)院的管理工作，需要逐漸健全信息化管理制度，推動醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)。檔案管理作為醫(yī)院信息管理的重要組成部分，其對于醫(yī)院管理工作的信息化建設(shè)具有十分重要的現(xiàn)實意義。只有對醫(yī)院當(dāng)前檔案管理工作的實際情況進(jìn)行系統(tǒng)全面的分析，探索出適合醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的新模式，將先進(jìn)的信息技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，進(jìn)而為醫(yī)院檔案資料價值的充分發(fā)揮提供可靠保障，以此推動醫(yī)院各項工作質(zhì)量的不斷提高，從而促進(jìn)醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展[1]。

2 醫(yī)院檔案信息化管理的范疇

檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人等在社會實踐過程中所形成的具有一定價值的各種記錄資料，其對于后續(xù)各種活動的順利開展具有一定的指導(dǎo)意義。對于醫(yī)院而言，檔案主要是指在醫(yī)院的發(fā)展過程中，對具有一定價值的資料進(jìn)行收集、分類以及載錄等，其也是醫(yī)院最基礎(chǔ)的信息資源，同時，對醫(yī)院的未來發(fā)展具有非常重要的作用，為了充分發(fā)揮醫(yī)院檔案資料的價值，就需要對其進(jìn)行信息化建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化水平的不斷提高。通常來說，醫(yī)院檔案主要包括：醫(yī)療、教學(xué)、科研、基本建設(shè)以及行政管理等活動過程中所形成的各種資料，其存在形式主要可以分為：紙質(zhì)文檔、電子信息、音頻以及視頻等方式。由于醫(yī)院的檔案數(shù)量繁多，為了對醫(yī)院的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)全面的有效管理，這就需要結(jié)合醫(yī)院的檔案管理特點，對其進(jìn)行科學(xué)合理的信息化管理，進(jìn)而提高檔案管理的工作效率[2]。

3 醫(yī)院檔案管理信息化的意義

檔案資料作為在醫(yī)院發(fā)展過程中所形成的基礎(chǔ)資料，其能夠?qū)︶t(yī)院的各項活動進(jìn)行原始、客觀以及真實的反映，通過開展檔案資料的管理工作，進(jìn)而有助于充分發(fā)揮其所具有的查證、查考以及科學(xué)管理功能，為醫(yī)院未來的長遠(yuǎn)發(fā)展起到一定積極作用。但是由于醫(yī)院的檔案資料繁多，這就需要耗費大量的人力物力進(jìn)行管理，通過對其進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠借助信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理工作的全面進(jìn)行。作為醫(yī)院的管理者，通過對檔案資料進(jìn)行深入的分析研究，進(jìn)而能夠為各項管理措施的制定提供相應(yīng)的依據(jù)，確保其能夠滿足醫(yī)院的管理需求。

4 醫(yī)院檔案管理信息化新模式的建設(shè)策略

4.1 建立檔案管理信息化三級制度

4.1.1 創(chuàng)建檔案管理三級制度的必要性

創(chuàng)建檔案管理三級制度對于檔案資料而言，為了能夠最大限度發(fā)揮其使用價值，就要確保檔案資料的完整性，這就需要結(jié)合醫(yī)院的檔案管理工作特點，創(chuàng)建有一定針對性的檔案管理信息化三級制度，即部門負(fù)責(zé)、檔案室統(tǒng)一管理以及分管檔案工作的負(fù)責(zé)人統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，并將信息技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，通過信息技術(shù)進(jìn)一步提高檔案管理工作水平。同時，還需要采取有效的監(jiān)督措施，對整個檔案管理工作的開展情況進(jìn)行有效的監(jiān)督，確保所制定的各項制度能夠得以順利的實施。通過構(gòu)建檔案管理信息化三級制度，能夠通過信息技術(shù)對醫(yī)院的檔案管理活動進(jìn)行規(guī)范化的管理，確保其能夠與醫(yī)院的發(fā)展相匹配。

三級制度作為檔案管理規(guī)范化的重要保證，其能夠為各項檔案管理工作提供科學(xué)合理的指導(dǎo)，并對檔案管理工作責(zé)任進(jìn)行有效的劃分，將其落實到具體的個人，對責(zé)任范圍進(jìn)行明確的規(guī)定。

4.1.2 檔案管理信息化三級制度具體創(chuàng)建方法

在檔案管理信息化三級制度的創(chuàng)建過程中，作為醫(yī)院的檔案管理人員，需要嚴(yán)格按照國家檔案管理的相關(guān)辦法，并結(jié)合醫(yī)院自身的實際情況，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，編制切合實際、可操作性強的檔案管理辦法。同時，還要針對不同部門在檔案管理過程中職責(zé)的不同，設(shè)置符合各部門業(yè)務(wù)方面檔案管理的制度，進(jìn)而為醫(yī)院檔案管理工作的順利開展提供相應(yīng)的依據(jù)。

4.2 通過信息技術(shù)建立醫(yī)院檔案管理人才梯隊

對于醫(yī)院的檔案管理人員而言，其作為檔案資料管理的第一責(zé)任人，就需要對其各項檔案管理工作進(jìn)行更進(jìn)一步的規(guī)范化，通過信息技術(shù)建立醫(yī)院檔案管理人才梯隊，為醫(yī)院檔案管理工作水平的不斷提高提供可靠保障。

4.2.1 重視檔案管理人員的信息技術(shù)與專業(yè)培訓(xùn)工作

為了對檔案管理人員的整體情況進(jìn)行全面的掌握，這就需要對整個管理隊伍進(jìn)行系統(tǒng)全面的調(diào)查，并針對其中的薄弱部分開展相應(yīng)的信息技術(shù)與專業(yè)培訓(xùn)。為了確保檔案培訓(xùn)工作的順利實施，這就需要制定科學(xué)合理的檔案培訓(xùn)規(guī)劃和培訓(xùn)目標(biāo)和采用先進(jìn)的信息管理技術(shù)，并對檔案管理方面的相關(guān)知識進(jìn)行及時的更新，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理隊伍整體專業(yè)水平的不斷提高。此外，在檔案管理過程中，不僅需要具有專業(yè)的檔案管理知識儲備，還要對檔案信息類型進(jìn)行充分的掌握，進(jìn)而為各種檔案信息的進(jìn)一步整合建立良好的基礎(chǔ)。

4.2.2 制定檔案管理考評體系

為了對檔案管理工作的開展情況進(jìn)行科學(xué)合理的評價，這就需要結(jié)合醫(yī)院的檔案管理工作特點，通過信息技術(shù)制定相應(yīng)的考評體制，將檔案管理與醫(yī)療工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，進(jìn)而推動檔案管理工作水平的不斷提高。對于具體的檔案考評內(nèi)容，需要充分結(jié)合醫(yī)院的工作實際，編制切合實際的考核細(xì)則，確?？荚u體系的科學(xué)性、穩(wěn)定性、導(dǎo)向性以及可操作性等。具體來說，考評體系主要包括：檔案信息資料收集的完整性、規(guī)范化以及時效性等。

4.2.3 采用信息技術(shù)加大宣傳和教育力度

檔案管理是一項綜合性的系統(tǒng)工作，其工作量非常大，僅僅依靠檔案管理人員難以進(jìn)行全面的檔案管理，這就需要醫(yī)院其他各個部門的有效的配合，并且還要采用先進(jìn)的信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)以及各種媒體在更大的范圍內(nèi)進(jìn)行推廣宣傳。為了確保其他部門在檔案管理過程中能夠做好相應(yīng)的配合工作，這就需要提高其對檔案管理工作的重視程度，因此，可以通過在醫(yī)院內(nèi)部加強檔案管理工作重要性的宣傳教育。

4.3 推行醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

4.3.1 通過醫(yī)院檔案管理信息化促進(jìn)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化

當(dāng)前信息時代，檔案管理工作也要進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新發(fā)展，滿足新醫(yī)改的發(fā)展要求，探索建立醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的新模式，這就需要采用現(xiàn)代化的檔案管理方式。通過將信息技術(shù)有效運用于醫(yī)院檔案管理工作，一定程度上促進(jìn)檔案管理工作更加系統(tǒng)、高效以及快捷，進(jìn)而為檔案管理工作提供科學(xué)合理的依據(jù)?，F(xiàn)代化的存儲技術(shù)能夠為檔案的查詢、檢索以及存儲等的高效進(jìn)行提供可靠保障，大大降低檔案資料的存儲空間，改善檔案資料的存儲環(huán)境，確保檔案資料的存儲安全[3]。

4.3.2 統(tǒng)一檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)對于檔案管理工作的順利實施具有非常重要的指導(dǎo)意義，通過進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，有助于逐步對各種不同類型的檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步的整合，這就為日常各種檔案數(shù)據(jù)的采集、歸納以及整理等工作的順利進(jìn)行提供可靠保障。同時，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理也為檔案資料的有效共享建立良好的基礎(chǔ)，確保醫(yī)院的所有部門都能對檔案資料進(jìn)行有效的共享，這就為檔案資料價值的充分發(fā)揮提供了有利條件。

4.3.3 注重檔案信息的安全

為了確保檔案資料的安全，就要做好相應(yīng)的檔案管理工作，避免重要的檔案資料外泄。通過構(gòu)建完善的信息安全保障體系，對檔案信息資料的開放范圍進(jìn)行科學(xué)合理的界定，進(jìn)而為檔案資料的安全性提供可靠保障。同時，還要結(jié)合檔案資料管理的現(xiàn)狀，制定有針對性的電子信息檔案保密制度，確保重要的檔案信息能夠得到安全的保障。此外，在對檔案管理進(jìn)行信息化處理的過程中，需要結(jié)合檔案信息安全管理工作的需求，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行及時的更新維護(hù)，消除其中存在的各種漏洞，還要做好檔案信息的備份管理工作，進(jìn)而為檔案資料的安全性提供可靠保障。

4.3.4 采用先進(jìn)的信息化檔案管理技術(shù)

通過結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的需求，將先進(jìn)的信息化管理技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有效的融合，促進(jìn)檔案管理工作水平不斷提高。日常工作過程中，需要及時關(guān)注國內(nèi)外先進(jìn)檔案管理信息化技術(shù)，進(jìn)而對管理技術(shù)進(jìn)行及時更新，確保能夠為醫(yī)院檔案管理工作的順利進(jìn)行提供可靠保障。

5 結(jié)語

綜上所述，檔案作為醫(yī)院各項活動客觀真實的記錄，對醫(yī)院的未來發(fā)展具有重要意義。通過建設(shè)檔案管理工作信息化新模式，促進(jìn)檔案管理工作水平不斷提高，為檔案資料價值的充分發(fā)揮提供可靠保障。