醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的作用及價值

邵 蓓，陸瑋瑋(通訊作者)

（上海市嘉定區(qū)中醫(yī)醫(yī)院 上海 201899）

1 引言

醫(yī)療水平是伴隨著社會的快速發(fā)展而提升的，這主要是因為新時代的到來，人們物質(zhì)生活逐漸充盈，因此對自身的健康問題也越來越關(guān)注，醫(yī)院的發(fā)展也由此推動，在醫(yī)院管理的過程當(dāng)中，檔案管理是非常重要的內(nèi)容。因為檔案管理不僅涉及到患者的信息，更為醫(yī)院開展各項工作提供重要的信息基礎(chǔ)。近年來醫(yī)院在信息化檔案管理建設(shè)的過程當(dāng)中，已經(jīng)取得了許多成就，尤其是將信息化技術(shù)與檔案管理結(jié)合起來，創(chuàng)造新的檔案管理系統(tǒng)，極大地提升了醫(yī)院檔案信息管理水平，也為醫(yī)院不斷優(yōu)化其工作效率和服務(wù)質(zhì)量提供了便利條件。

2 信息化檔案管理工作在醫(yī)院管理中的重要性

2.1 提高檔案管理準(zhǔn)確性

科技發(fā)展提升了醫(yī)院的現(xiàn)代化水平，這意味著醫(yī)院的管理活動應(yīng)該不斷與信息科技聯(lián)系在一起，尤其是醫(yī)院檔案的管理，因為醫(yī)院檔案管理的數(shù)據(jù)量比較龐大。傳統(tǒng)的檔案管理主要使用紙筆進(jìn)行記錄和整理，很容易出現(xiàn)檔案出錯的問題。而醫(yī)院的醫(yī)療檔案通常和患者相關(guān)，因此其重要性非常高。一旦檔案出現(xiàn)問題很容易導(dǎo)致患者康復(fù)等問題。因此進(jìn)行信息化檔案管理工作有助于提升醫(yī)院檔案管理的準(zhǔn)確性，為醫(yī)院良好的服務(wù)做好信息基礎(chǔ)準(zhǔn)備。

2.2 提升醫(yī)院的管理效率

醫(yī)院的管理工作通常涉及到許多的檔案和信息，傳統(tǒng)的檔案管理因為大多采用人力。 因此在管理的過程當(dāng)中，速度非常緩慢，一旦需要查找某些患者的檔案或者進(jìn)行某些數(shù)據(jù)核對，則需要耗費大量的人力、物力和財力。但是采用信息化檔案管理之后，患者在就醫(yī)的過程當(dāng)中，憑借一張身份卡即可進(jìn)行病歷查詢和報告的打印。這不僅方便了患者就醫(yī)，還方便了醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行治療與管理。因此信息化的檔案管理能夠極大地提升醫(yī)院的工作效率，而且還能為醫(yī)院的管理帶來技術(shù)化上的改革。

2.3 有利于現(xiàn)代醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展

醫(yī)療事業(yè)在發(fā)展的過程當(dāng)中，需要不斷與信息科學(xué)技術(shù)相融合，這樣才能保證醫(yī)院在發(fā)展的過程當(dāng)中能夠穩(wěn)步提升醫(yī)療服務(wù)水平。傳統(tǒng)的醫(yī)院管理，不能夠?qū)崿F(xiàn)不同醫(yī)院之間的醫(yī)療檔案共享，但是隨著社會進(jìn)程發(fā)展的不斷加快，這種管理方式已經(jīng)不利于現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展。例如同一病人在不同醫(yī)院進(jìn)行就醫(yī)檢查因為數(shù)據(jù)檔案不能共通而導(dǎo)致病人需要重復(fù)進(jìn)行檢查。實際上許多西方國家的醫(yī)療檔案一直是溝通的，即便患者在不同的醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間就醫(yī)，仍然可以進(jìn)行檔案的共享。這不僅能夠為患者提供更加便利的醫(yī)療服務(wù)，還能為醫(yī)院提供更好的信息檔案。除此之外，信息化的檔案管理還能夠保證患者資料的安全性，因為目前患者可以通過網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)約及掛號。這些信息都只有患者能夠掌握，不僅更加安全，而且也更加快速。未來醫(yī)療服務(wù)的發(fā)展方向必然是這種與信息科技相連的現(xiàn)代化醫(yī)療方式[1-2]。

3 醫(yī)院檔案管理當(dāng)中存在的問題

雖然近年來醫(yī)院不斷推進(jìn)信息化建設(shè)，但是在檔案管理發(fā)展的過程當(dāng)中，仍然存在一些問題，這些問題制約了醫(yī)院檔案管理工作的順利發(fā)展，應(yīng)該予以解決。

3.1 檔案管理制度有待完善

良好的檔案管理工作是建立在良好的檔案管理制度之上的，因為醫(yī)院的檔案信息具有海量的特點，因此在管理的過程當(dāng)中，不僅要細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)，還要細(xì)化管理流程，但是許多醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作的過程當(dāng)中，僅僅是將檔案管理工作的形式轉(zhuǎn)移到了線上，并沒有根據(jù)線上的特點來制定相應(yīng)的檔案管理制度，這就導(dǎo)致原有的管理制度并不適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。很容易出現(xiàn)工作不規(guī)范開展、不系統(tǒng)的問題。

3.2 信息管理系統(tǒng)的智能化有待提升

雖然目前許多醫(yī)院已經(jīng)采用了智能化信息系統(tǒng)，但是其系統(tǒng)的智能化水平有待提升。加之近年來信息泄漏事件頻發(fā)，對于醫(yī)院的信息而言，患者的隱私必須受到保護(hù)，因此不斷提升信息系統(tǒng)的技術(shù)水平非常有必要。

3.3 重視人才的專業(yè)化水平提升

近年來醫(yī)院不斷提升信息化管理水平，尤其是檔案管理方面，但是相關(guān)的工作人員，其信息技術(shù)能力則有待培養(yǎng)。這是因為醫(yī)院會不斷完善信息化檔案建設(shè)，但是在這一過程當(dāng)中，需要相關(guān)的管理人員進(jìn)行技術(shù)操作，如果管理人員不能很好地掌握信息科學(xué)技術(shù)知識，并且熟練運用信息技術(shù)，就不能保證檔案管理在信息化的指引下進(jìn)行。想要讓管理更加先進(jìn)安全也是不可能的。

4 提升醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)水平的策略方法

4.1 建立并完善良好的檔案管理制度

配合信息化檔案管理建設(shè)其制度建立也應(yīng)該是信息化的。面對醫(yī)院海量的就醫(yī)檔案信息，完善的檔案管理制度非常重要，它能夠保證醫(yī)院的檔案管理的有效進(jìn)行，在檔案管理的過程當(dāng)中，必須要結(jié)合醫(yī)院的具體情況針對患者的個人情況建立一套完整的現(xiàn)代化檔案管理制度，這套檔案管理制度不僅對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)定，同時還應(yīng)該對每個流程以及檔案管理經(jīng)辦人進(jìn)行具體的規(guī)定，這樣才能保證調(diào)用檔案的人員運用符合規(guī)定的流程來進(jìn)行檔案的查找管理。不僅能夠提升檔案管理的工作效率，還能夠讓工作更加規(guī)范，而且在開展某些重大醫(yī)療活動的時候，也能進(jìn)行系統(tǒng)的開展，同時保證檔案管理的安全性。

4.2 不斷優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)

正如前面所說，檔案管理系統(tǒng)對于現(xiàn)代化的檔案管理有著重要的作用，因此醫(yī)院應(yīng)該不斷優(yōu)化信息管理體系。這就需要醫(yī)院與外界的信息科技有限公司密切合作。目前市面上的許多互聯(lián)網(wǎng)公司，其技術(shù)水平都比較成熟，而醫(yī)院并沒掌握先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，因此可以通過與其他互聯(lián)網(wǎng)公司的合作，來加強(qiáng)醫(yī)院信息管理體系的科技性和科學(xué)性。除此之外，尤其應(yīng)該關(guān)注檔案管理體系當(dāng)中的防火墻技術(shù)，良好的防火墻技術(shù)能夠保證電子檔案的安全性。近年來黑客攻擊系統(tǒng)的事件頻有發(fā)生，而醫(yī)院作為關(guān)系到百姓民生的工作單位，更應(yīng)該注重檔案管理的安全性，避免出現(xiàn)信息泄露的事件。

4.3 加強(qiáng)對人才的技術(shù)培訓(xùn)

相關(guān)的檔案管理工作人員必須掌握先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)和科學(xué)技能。這就需要醫(yī)院定期對相關(guān)的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)與教育。醫(yī)院相關(guān)工作人員的工作比較穩(wěn)定，與外界的交流也相對較少，因此著重提升這部分人的技術(shù)能力，具有非常重要的意義。除此之外，醫(yī)院也可以進(jìn)行外界的人才引進(jìn)，將掌握先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的人才引進(jìn)到醫(yī)院內(nèi)部，與其他員工加強(qiáng)交流。通過培訓(xùn)和講座的形式來提升整個醫(yī)院工作人員的信息技術(shù)實力，以便于配合現(xiàn)代化的檔案管理工作進(jìn)行[3-4]。

5 結(jié)語

醫(yī)院的發(fā)展對于整個國家的發(fā)展都有著重要的意義。它涉及到百姓的民生大事，因此不斷提升醫(yī)院的發(fā)展水平是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容。近年來醫(yī)院發(fā)展迅速，不僅醫(yī)療水平穩(wěn)步提升，而且信息化水平也不斷進(jìn)步，但是需要認(rèn)識到的是醫(yī)院的整體信息化管理水平仍有待提升，而檔案管理工作在整個醫(yī)院的工作當(dāng)中處于非?；A(chǔ)性的地位，提升檔案管理工作的信息化水平，也就是提升檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，對于整個醫(yī)院的現(xiàn)代化進(jìn)程發(fā)展大有裨益。提升檔案管理工作的信息化水平，首先要從信息化系統(tǒng)建設(shè)入手并不斷提升，管理系統(tǒng)的信息科技水平能夠為檔案管理、工作信息化建設(shè)提供必要的技術(shù)基礎(chǔ)。除此之外，良好的制度也能夠?qū)n案管理的信息化建設(shè)起到約束與促進(jìn)作用。但是這一切都離不開優(yōu)秀的技術(shù)型人才，因此相關(guān)的工作人員務(wù)必積極提升自己的信息科技實力，以便于配合檔案管理工作信息化過程，共同促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。