信息時(shí)代電力企業(yè)電子檔案管理的探討

鄭艷燕

（內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司內(nèi)蒙古電力科學(xué)研究院分公司 內(nèi)蒙古 呼和浩特 010020）

1 引言

信息技術(shù)的快速發(fā)展對(duì)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生了很大的影響，加快了我國(guó)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型發(fā)展的進(jìn)程[1]。電力企業(yè)的發(fā)展需要與時(shí)代的發(fā)展相呼應(yīng)，適應(yīng)時(shí)代環(huán)境的變化對(duì)企業(yè)發(fā)展的挑戰(zhàn)，對(duì)自身存在的問題進(jìn)行改變，不斷提高自身的發(fā)展?jié)摿?，促進(jìn)我國(guó)電力安全。在電力企業(yè)的檔案管理工作中，利用信息技術(shù)能夠促進(jìn)檔案管理更好地生根發(fā)芽，在發(fā)展中對(duì)電力企業(yè)的檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，在檔案管理工作中，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)，針對(duì)檔案管理工作在傳統(tǒng)的管理理念中存在的問題，不斷改進(jìn)工作方法，解決出現(xiàn)的問題，促進(jìn)檔案管理工作的水平不斷提高，建立電力企業(yè)電子檔案，能夠促進(jìn)電力企業(yè)獲得更多的競(jìng)爭(zhēng)力，提高企業(yè)的盈利能力。

2 當(dāng)前階段電力企業(yè)檔案管理工作有哪些不利影響

2.1 企業(yè)管理者對(duì)檔案工作缺乏必要的關(guān)注

研究電力行業(yè)整個(gè)的發(fā)展歷程我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的管理者對(duì)企業(yè)的內(nèi)部管理工作和企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力發(fā)展比較重視，對(duì)檔案管理工作沒有重點(diǎn)關(guān)注，檔案管理缺乏必要的關(guān)注，檔案管理長(zhǎng)時(shí)間處于無(wú)人問津的狀態(tài)，忽視了企業(yè)檔案管理的健康發(fā)展，為企業(yè)的發(fā)展埋下了不利隱患。電力企業(yè)的管理者對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)只是停留在比較簡(jiǎn)單的層面，沒有建立完善的檔案管理工作模式，導(dǎo)致企業(yè)檔案檔案管理工作質(zhì)量不高，無(wú)法對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行有效管理，檔案管理工作人員工作態(tài)度比較敷衍，很容易出現(xiàn)檔案管理工作失誤。

2.2 當(dāng)前電力企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化管理難度大

電力企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化管理，需要不斷提高檔案管理的信息化程度，減少紙質(zhì)化檔案對(duì)管理工作的限制，提高檔案管理工作質(zhì)量。在實(shí)際的檔案管理工作中，由于電力企業(yè)的管理者對(duì)于檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理信息化的程度比較低，對(duì)信息化的建設(shè)力度比較小，無(wú)法滿足電力企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化管理的改革。電子化檔案管理工作需要在管理工作中具備必要的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)施，否則無(wú)法順利開展檔案管理信息化。與先進(jìn)的西方國(guó)家電力企業(yè)相比，我國(guó)電力企業(yè)發(fā)展歷程沒有經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的考驗(yàn)，還有很多問題等待解決，還處在發(fā)展上升階段，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)受到企業(yè)發(fā)展階段的限制，無(wú)法有效促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化；企業(yè)對(duì)于檔案管理工作沒有制定完善的工作標(biāo)準(zhǔn)，在具體的工作中工作人員只能憑借經(jīng)驗(yàn)開展工作。

2.3 電力企業(yè)檔案管理職工缺乏必要的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備

在傳統(tǒng)的檔案管理中，企業(yè)的管理人員不重視，檔案管理信息化建設(shè)力度比較小，從事檔案管理的人缺乏專業(yè)的指導(dǎo)等問題，限制著電子檔案管理的發(fā)展[2]。在電力企業(yè)檔案室中，大部分工作人員都不是專業(yè)的檔案管理工作人員，是從企業(yè)其他崗位調(diào)配過來(lái)的兼職人員，這些人對(duì)于電子化檔案管理工作，缺乏必要的檔案管理技能和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)也沒有足夠的儲(chǔ)備。檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)參差不齊，在日常的工作中，只能進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的分類和擺放等簡(jiǎn)單的工作，無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子檔案改革的目標(biāo)。在新時(shí)代，電力企業(yè)的檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)必定是電子化檔案管理模式，管理人員由于缺少專業(yè)的檔案管理素養(yǎng)和信息化能力，不利于檔案管理朝著電子化方向發(fā)展。通過促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作的電子化發(fā)展，充分發(fā)掘優(yōu)秀人才，促進(jìn)企業(yè)員工能夠在企業(yè)發(fā)展中不斷實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，也能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展源源不斷注入發(fā)展活力。

3 信息化時(shí)代電力企業(yè)電子檔案管理的發(fā)展建議

3.1 發(fā)展電子檔案管理新方向，提高工作效率

電力企業(yè)的發(fā)展應(yīng)該與時(shí)代發(fā)展相融合，在信息化時(shí)代，促進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，建立電子檔案管理工作體系，促進(jìn)電力企業(yè)的檔案管理工作朝著信息化的方向不斷發(fā)展。在電力企業(yè)內(nèi)部建立電子檔案管理模式，需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行整理和劃分，把紙質(zhì)化的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，改變傳統(tǒng)檔案管理工作方式，在電子檔案管理中對(duì)細(xì)節(jié)處的工作進(jìn)行優(yōu)化，在保證完善電子檔案管理工作同時(shí)，不斷優(yōu)化電子檔案管理工作流程。在建立電子檔案的時(shí)候，要在對(duì)檔案的建立時(shí)間和儲(chǔ)存空間制定一個(gè)完整的工作標(biāo)準(zhǔn)；電子化檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展培養(yǎng)優(yōu)秀人才，充分發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，不斷創(chuàng)造檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值。

3.2 對(duì)電子檔案進(jìn)行整體化的管理

推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的整體發(fā)展，改變過去各部門對(duì)檔案的分別管理，避免檔案管理工作在企業(yè)內(nèi)部存在差異，無(wú)法形成統(tǒng)一的管理模式，影響檔案管理工作的發(fā)展。在信息化時(shí)代，在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)完整的檔案管理部門，把企業(yè)內(nèi)部各部門的檔案集中起來(lái)進(jìn)行管理，有利于在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系，從而促進(jìn)電子檔案管理模式的建立。利用信息技術(shù)和電子化的方式管理企業(yè)的所有檔案，充分發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，對(duì)企業(yè)過去的發(fā)展做出總結(jié)，并根據(jù)市場(chǎng)的發(fā)展變化結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展條件，確保企業(yè)的發(fā)展能夠始終保持足夠的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，為企業(yè)的健康發(fā)展提供活力。

3.3 為企業(yè)電子檔案的建設(shè)提供充足的資源支持

電子檔案管理的新模式，對(duì)基礎(chǔ)的設(shè)施有著較為嚴(yán)格的要求，必須滿足電子檔案管理工作所需的資源，提供足夠的軟硬件支持，為電力企業(yè)的檔案管理信息化改革打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[3]。在企業(yè)內(nèi)部成立專業(yè)化的電子檔案管理部門，并且適應(yīng)企業(yè)自身發(fā)展的需要建立電子化的檔案管理系統(tǒng)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這樣不僅能夠減少紙質(zhì)檔案所需的儲(chǔ)存空間，也能幫助工作人員極大地減少日常維護(hù)工作。電子化的檔案管理能夠有效避免紙質(zhì)檔案年久損壞的問題，避免檔案信息丟失的問題。為電子檔案管理工作提供硬件支持，為電子檔案管理工作人員配備專門的計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)施，并對(duì)這些硬件設(shè)施定期維護(hù)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部重要的電子檔案做好備份，避免電子數(shù)據(jù)的丟失。

3.4 培養(yǎng)專業(yè)化的電子檔案管理工作人員

培養(yǎng)專業(yè)化的電子檔案管理工作人員，解決檔案管理工作中的問題，引導(dǎo)著企業(yè)員工樹立正確的檔案工作意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視。因此，要在企業(yè)內(nèi)部培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人員，通過開展專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、招聘專業(yè)化的高素質(zhì)人才，構(gòu)建電子檔案管理高素質(zhì)專業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)。企業(yè)中原有的檔案管理工作人員，需要緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，在工作中不斷提高自身專業(yè)能力，吸收借鑒國(guó)外的優(yōu)秀檔案管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)企業(yè)的檔案管理更加先進(jìn)。

4 結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，電力企業(yè)的檔案管理要逐步建立電子化的管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的新模式，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展朝著現(xiàn)代化的方向不斷發(fā)展。促進(jìn)檔案管理的發(fā)展，需要對(duì)當(dāng)前工作中暴露出來(lái)的問題進(jìn)行深入分析，利用問題促進(jìn)電力企業(yè)檔案管理工作的信息化發(fā)展，建立電子檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)模式，吸收借鑒先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，充分發(fā)揮檔案管理工作對(duì)企業(yè)的促進(jìn)作用，為電力企業(yè)的健康發(fā)展指引前進(jìn)的方向，為我國(guó)電力事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展探索前進(jìn)道路。