芻議檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位

陳福昕

（白城市醫(yī)院 吉林 白城 137000）

1 引言

檔案管理是醫(yī)院發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)醫(yī)院檔案管理也需跟著社會(huì)技術(shù)發(fā)展形勢(shì)進(jìn)行更新，信息化建設(shè)可以提高醫(yī)院檔案管理的工作效能，減少傳統(tǒng)檔案的占地空間，在信息檢索方面也更加便捷快速，是未來(lái)醫(yī)院檔案管理的重要發(fā)展方向[1]。

2 醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

醫(yī)院檔案管理就是對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理以及服務(wù)利用，而信息化檔案管理則是通過(guò)現(xiàn)有的信息化技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等對(duì)檔案信息資源進(jìn)行虛擬化的歸納收集整理，同時(shí)信息化建設(shè)也需要從多個(gè)方面進(jìn)行考慮。例如信息化基礎(chǔ)設(shè)施、信息化人才培養(yǎng)以及信息化設(shè)備的維護(hù)與更新。醫(yī)院檔案管理包含的內(nèi)容繁雜，隨著當(dāng)前醫(yī)院朝著多元化的方向發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求也越來(lái)越多，醫(yī)院檔案管理的最終目的是服務(wù)社會(huì)，在信息化技術(shù)的加持下檔案管理工作可以有效提高工作效率，同時(shí)也能將多元化的檔案信息進(jìn)行融合，改善原來(lái)傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的運(yùn)作模式，更對(duì)檔案查詢、檔案調(diào)取、檔案檢索提供了便捷。

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式主要針對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行收納歸集和整理，但是隨著當(dāng)前的科技發(fā)展越來(lái)越多的檔案呈現(xiàn)出圖片、視頻、音頻模式，如果仍采用傳統(tǒng)檔案管理模式，不僅效率低下而且受到保存時(shí)間的限制。因此醫(yī)院檔案管理部門必須促進(jìn)自身的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)以及信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)發(fā)揮原始檔案的自身效能[2]。

3 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的主要問(wèn)題

我國(guó)的數(shù)字化醫(yī)院檔案管理仍處于探索階段，在不同地區(qū)以及不同單位采取了不同的資料分類方式以及編碼掃碼工作程序，但是由于醫(yī)院檔案管理具有流動(dòng)性，因此各地區(qū)各單位必須統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)才能讓醫(yī)院檔案信息實(shí)現(xiàn)共享，提高檔案管理效能，如果標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有統(tǒng)一，那么可能反而增加工作量。實(shí)行數(shù)字化的醫(yī)院檔案工作管理模式就需要工作人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要熟悉數(shù)字化的系統(tǒng)操作以及相關(guān)的信息設(shè)備維護(hù)，這樣可以增加醫(yī)院檔案管理的安全性和時(shí)效性，但是目前很多單位或部門人員還缺乏相關(guān)的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，這也給數(shù)字化建設(shè)提出了難題。在數(shù)字化醫(yī)院檔案管理的推進(jìn)過(guò)程中，需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行逐一掃描和歸檔，同時(shí)對(duì)于各單位各部門也需要相應(yīng)的硬件和軟件進(jìn)行建設(shè)維護(hù)。因此可以看出在醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，需要有大量的資金成本和人力成本作為支撐，既包括前期的醫(yī)院檔案掃描和數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)換，還包括后期的系統(tǒng)和設(shè)備維護(hù)，因此在數(shù)字化工作推進(jìn)過(guò)程中要有明確的規(guī)劃，防止后期管理不善造成資金緊張[3]。

4 信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院檔案管理的價(jià)值

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理多以紙質(zhì)模式為主，不僅需要大量的物理空間進(jìn)行保存，同時(shí)由于不同階段需要進(jìn)行資料補(bǔ)充和更新，因此對(duì)于檔案管理的保密性和真實(shí)性也具有一定的隱患。而數(shù)字化的醫(yī)院檔案管理更多地依托于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及相關(guān)數(shù)字化產(chǎn)業(yè)，改變了傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案資料管理模式可以通過(guò)文字、照片、視頻、音頻等多種模式進(jìn)行多元化管理，不僅豐富了醫(yī)院檔案內(nèi)容，同時(shí)還能對(duì)存儲(chǔ)信息進(jìn)行功能檢索，有利于現(xiàn)代化人士管理的工作效率提升，也是醫(yī)院管理現(xiàn)代化發(fā)展推進(jìn)的重要技術(shù)基礎(chǔ)。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，如果想要查閱個(gè)人的檔案資料需要根據(jù)檔案所屬類別逐個(gè)尋找，整個(gè)工作流程煩瑣且耗費(fèi)大量人力，同時(shí)精準(zhǔn)度也無(wú)法保證。數(shù)字化檔案管理的模式可以將個(gè)人檔案資料信息轉(zhuǎn)化為檔案識(shí)別代碼，當(dāng)有需要時(shí)，醫(yī)院檔案管理人員可以根據(jù)關(guān)鍵詞或關(guān)鍵信息快速查詢，極大地提高了檔案工作效率，同時(shí)兼具精準(zhǔn)性，另外由于當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，目前的醫(yī)院檔案管理數(shù)字化技術(shù)也突破了時(shí)間與空間的屏障，更大程度上減少了檔案管理的經(jīng)濟(jì)成本，可以在任何條件下進(jìn)行查詢，對(duì)于提升醫(yī)院檔案管理的綜合水平具有積極意義。數(shù)字化的醫(yī)院檔案可以對(duì)檔案資料進(jìn)行多維度、立體化的管理，明確了各層級(jí)醫(yī)院檔案管理人員的工作職責(zé)，同時(shí)還能對(duì)醫(yī)院檔案的優(yōu)化和完善進(jìn)行不斷設(shè)計(jì)規(guī)劃，通過(guò)建立統(tǒng)一化的數(shù)字醫(yī)院檔案管理平臺(tái)，讓多個(gè)部門全程參與，對(duì)于檔案管理的系統(tǒng)化發(fā)展具有重要意義。另外，建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)還能增強(qiáng)檔案管理的監(jiān)管效能，對(duì)于檔案的收集、檔案的統(tǒng)計(jì)以及檔案的在線監(jiān)控都具有重要意義[4]。

5 提升醫(yī)院檔案信息化管理水平的具體策略

5.1 加強(qiáng)檔案數(shù)字化資源建設(shè)

加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理需要從軟件和硬件兩方面入手。首先，在硬件方面需要注重檔案管理、設(shè)備更新以及原有設(shè)備的外接拓展，未來(lái)的數(shù)字化發(fā)展具有較大潛力，因此醫(yī)院檔案管理在設(shè)計(jì)之初，硬件就不能匡定在具體范圍內(nèi)，而是要注重技術(shù)的革新以及拓展，同時(shí)由于當(dāng)前檔案信息的多元化，因此要注重多樣性多媒體信息技術(shù)與3D技術(shù)的結(jié)合，這樣有利于將傳統(tǒng)的答案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)換，同時(shí)也能豐富檔案管理的綜合效能。其次在軟件方面應(yīng)該注重相應(yīng)檔案管理的應(yīng)用程序開發(fā)，根據(jù)實(shí)際需求結(jié)合智能化技術(shù)將查詢方式、調(diào)檔方式以及存儲(chǔ)方式以更加多元化的形式開展，促進(jìn)醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)快速發(fā)展[5]。

5.2 提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合能力

隨著當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，在醫(yī)院相關(guān)部門中的檔案管理工作必須提升相關(guān)人員的綜合素養(yǎng)，以適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)的快速發(fā)展。首先，建議醫(yī)院要注重自身新鮮血液的引進(jìn)，例如與各大高校的計(jì)算機(jī)專業(yè)簽訂就業(yè)協(xié)議，以專項(xiàng)培養(yǎng)的方式為部門做好人才儲(chǔ)備，對(duì)于檔案管理的未來(lái)發(fā)展具有重要意義。其次，醫(yī)院檔案管理部門要注重原有職工的綜合能力提升，可以采用定期培訓(xùn)的方式促進(jìn)業(yè)務(wù)能力成長(zhǎng)，學(xué)習(xí)有關(guān)信息化的技術(shù)，尤其在設(shè)備維修應(yīng)用檢查等方面要結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)行自我能力提升[6]。

5.3 建立信息化的醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

由于醫(yī)院檔案具有很強(qiáng)的時(shí)效性，因此必須注重檔案的及時(shí)更新和糾錯(cuò)，并逐步將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向數(shù)字化進(jìn)行轉(zhuǎn)換，讓檔案管理具有更好的便捷性和流通性，因此建議建立相關(guān)的信息化醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案信息收集整理以及導(dǎo)入通過(guò)平臺(tái)內(nèi)的分類和數(shù)據(jù)集成，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的管控和存儲(chǔ)。在數(shù)字化醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，必然會(huì)遇到各種問(wèn)題，只有在實(shí)踐中不斷探索，才能找到其優(yōu)化路徑，因此應(yīng)注重?cái)?shù)字化管理系統(tǒng)的優(yōu)化以及更新，在實(shí)踐中不斷地探索和創(chuàng)新，同時(shí)也要加強(qiáng)使用系統(tǒng)、維護(hù)系統(tǒng)以及管理系統(tǒng)的有效分類，讓系統(tǒng)按照不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行最大效能發(fā)揮。

5.4 注重?cái)?shù)字化醫(yī)院檔案管理的安全性建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)開放性的平臺(tái)，其中不免魚龍混雜，由于醫(yī)院檔案管理是一個(gè)極具保密性的工作，因此必須強(qiáng)化信息安全管理職能，注重平臺(tái)系統(tǒng)的可靠性。首先，數(shù)字化的醫(yī)院檔案管理需要有數(shù)字加密，對(duì)于任何進(jìn)入系統(tǒng)的賬號(hào)都需驗(yàn)證身份，同時(shí)對(duì)于賬號(hào)的使用過(guò)程進(jìn)行全程記錄，為防范今后出現(xiàn)的任何問(wèn)題，做好數(shù)據(jù)儲(chǔ)備。其次，要充分利用大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算等技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案資料進(jìn)行有效備份，防止因任何意外情況造成的原始資料丟失。最后，要注重保護(hù)關(guān)聯(lián)方的個(gè)人信息，防止個(gè)人隱私被泄露，要有相應(yīng)的防火墻、網(wǎng)絡(luò)隔離對(duì)木馬或黑客攻擊進(jìn)行有效防范[7]。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字化產(chǎn)業(yè)技術(shù)是未來(lái)社會(huì)的重要發(fā)展方向，醫(yī)院檔案本身具有自身的特點(diǎn)，因此信息化管理對(duì)醫(yī)院檔案管理有著重要的價(jià)值，醫(yī)院相關(guān)工作人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)的積極效能，結(jié)合數(shù)字化醫(yī)院檔案管理方面所面臨的問(wèn)題進(jìn)行分析，探索未來(lái)的信息化管理方向，為我國(guó)的信息化醫(yī)院檔案工作推進(jìn)做好準(zhǔn)備。