醫(yī)院智慧檔案管理建立健全的路徑探索

梁婷

濰坊市人民醫(yī)院，山東濰坊 261042

當(dāng)今社會(huì)大多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)針對(duì)醫(yī)院檔案的管理仍然以傳統(tǒng)管理模式為主，其無法實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和有效更新與查閱，對(duì)醫(yī)院的整體發(fā)展造成不利影響，不利于醫(yī)療資源的整合，甚至造成醫(yī)患關(guān)系緊張[1]。為此醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)積極適應(yīng)當(dāng)前信息化社會(huì)發(fā)展，以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，建立健全完善的現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)[2]。醫(yī)院智慧檔案系統(tǒng)則是以智慧檔案、智慧醫(yī)療等概念的引入為基礎(chǔ)，結(jié)合信息化、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云技術(shù)等，最大限度地挖掘并整合醫(yī)院現(xiàn)有醫(yī)療數(shù)據(jù)，并實(shí)施信息化的行智管理，以便更有效地提取醫(yī)療資源信息，為醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量及醫(yī)療管理水平提高提供幫助[3]。通過建立健全醫(yī)院智慧檔案管理系統(tǒng)，可有效提高醫(yī)院管理效率，進(jìn)而為醫(yī)院可持續(xù)和諧發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。該文主要針對(duì)今年我國(guó)關(guān)于醫(yī)院智慧檔案系統(tǒng)建立與應(yīng)用的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行綜述，現(xiàn)報(bào)道如下。

1 醫(yī)院智慧檔案建立健全的原則

醫(yī)院智慧檔案相對(duì)于常規(guī)醫(yī)療檔案能更大容量地存儲(chǔ)相關(guān)信息，節(jié)約存儲(chǔ)空間。并且通過與醫(yī)院信息系統(tǒng)相結(jié)合做到實(shí)時(shí)更新與完善，更利于醫(yī)院日常運(yùn)行過程中的各種信息資源的整合與規(guī)范化管理[4]。還可形成獨(dú)立的檔案管理數(shù)據(jù)庫，以智慧檔案系統(tǒng)為基礎(chǔ)，更高效地提高信息檢索、查閱與利用能力，同時(shí)對(duì)醫(yī)院相關(guān)數(shù)據(jù)檔案還可做到及時(shí)補(bǔ)充、修改與更新，結(jié)合數(shù)據(jù)分析及統(tǒng)計(jì)軟件，更高效地為醫(yī)院管理提供便利[5]。另外醫(yī)院建設(shè)智慧檔案的整個(gè)過程中將嚴(yán)格落實(shí)規(guī)范化操作，做好后期數(shù)據(jù)資源安全性管理[6]。進(jìn)而通過醫(yī)院智慧檔案管理，進(jìn)一步提高醫(yī)療質(zhì)量及整體管理水平，結(jié)合可持續(xù)發(fā)展眼光，更高效地提高醫(yī)院各職能部門的溝通協(xié)作能力，確保醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)資源的互通、利用，提高醫(yī)院檔案的存儲(chǔ)能力。

而且還可通過所建立的醫(yī)院智慧檔案系統(tǒng)，顯著提高醫(yī)院現(xiàn)代化運(yùn)作程度，提高人民大眾對(duì)不同醫(yī)療服務(wù)的需求，提高臨床醫(yī)護(hù)人員解決疑難雜癥的能力，進(jìn)一步提高整體醫(yī)療質(zhì)量與管理效率。利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)等信息化技術(shù)，做到自動(dòng)化辦公、無紙化辦公，提高對(duì)環(huán)境資源的保護(hù)和人力資源的有效利用。最后還可以通過對(duì)各種數(shù)據(jù)資源的分析、統(tǒng)計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展過程中所存的問題，提出解決方案，從而為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供指導(dǎo)[7]。

2 醫(yī)院智慧檔案建設(shè)過程中的信息安全問題

醫(yī)院智慧檔案相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)化醫(yī)院檔案管理具有顯著優(yōu)勢(shì)，在有效減少存儲(chǔ)空間同時(shí)，提高了人力物力利用率，還能免于有害氣體、強(qiáng)光、高溫等危害因素對(duì)紙質(zhì)化檔案在保存過程中造成的負(fù)面影響[8]。但作為數(shù)據(jù)資源，醫(yī)院智慧檔案安全問題上亦面臨計(jì)算機(jī)病毒破壞、木馬入侵、數(shù)據(jù)篡改甚至丟失等風(fēng)險(xiǎn)，故應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院智慧檔案的安全性管理。對(duì)于醫(yī)院智慧檔案建設(shè)過程中的信息安全上，首先要加強(qiáng)運(yùn)行終端的環(huán)境、設(shè)備場(chǎng)所的安全性管理，避免存放不當(dāng)、不合理現(xiàn)象發(fā)生，避免存儲(chǔ)位置負(fù)面的強(qiáng)磁場(chǎng)，做好防火、防盜、防油、防水、防雷等措施，進(jìn)而提高醫(yī)院智慧檔案管理的系統(tǒng)安全性，減少設(shè)備重啟導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失、運(yùn)行障礙等[9]。在日常運(yùn)行過程中避免外網(wǎng)連接導(dǎo)致的互聯(lián)網(wǎng)病毒入侵、目前侵入等造成的運(yùn)行終端障礙，給各類病毒和黑客提供可乘之機(jī)。另外提高網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全環(huán)境，確保數(shù)據(jù)資源完善亦十分重要，建議醫(yī)院智慧檔案系統(tǒng)的管理者及時(shí)完善相關(guān)人員的個(gè)人信息、患者臨床資料、特殊疑難病癥的診斷依據(jù)、影像學(xué)資料等，并加強(qiáng)對(duì)患者個(gè)人隱私資料的保密工作，進(jìn)而為醫(yī)院智慧檔案數(shù)據(jù)資源的儲(chǔ)存提供安全、可靠的運(yùn)行環(huán)境[10]。

醫(yī)院智慧檔案的建立需要用到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，而互聯(lián)網(wǎng)本身是一個(gè)開放性系統(tǒng)，其中所包含有大量的非法、惡意、釣魚等網(wǎng)站，在進(jìn)行智慧系統(tǒng)建立與維護(hù)過程中一旦被以往網(wǎng)站嵌入，則可能導(dǎo)致計(jì)算機(jī)病毒侵入，為黑客入侵提供便利，導(dǎo)致醫(yī)院智慧系統(tǒng)的癱瘓甚至崩潰，以及醫(yī)院相關(guān)數(shù)據(jù)被盜取[11]。鑒于醫(yī)院數(shù)據(jù)資源的特殊性與主觀價(jià)值性，故應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院相關(guān)信息數(shù)據(jù)的安全保護(hù)。在消除常規(guī)安全隱患，如火、電、油、地震等危害同時(shí)，還需要加強(qiáng)對(duì)惡意非法計(jì)算機(jī)入侵引起的數(shù)據(jù)去失引起重視。最后需要加強(qiáng)日常管理與用戶訪問的安全性管理，以醫(yī)院和諧發(fā)展為目標(biāo)，醫(yī)院智慧檔案的建立以及其中所存儲(chǔ)的信息數(shù)據(jù)將日益增多，與此同時(shí)，管理人員的工作量也相應(yīng)增加，在日常運(yùn)行過程中需要避免運(yùn)行主機(jī)的非正常關(guān)機(jī)，做好備用電源管理，加強(qiáng)硬件信息維護(hù)，定期進(jìn)行病毒的查殺，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)備份，減少因醫(yī)院管理制度的欠完善，引起對(duì)醫(yī)院智慧檔案系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)的不足，防范措施落實(shí)不到位等現(xiàn)象的發(fā)生[12]。

3 醫(yī)院智慧檔案的建立健全措施

通過醫(yī)院智慧檔案管理，可將醫(yī)院檔案管理水平提高一個(gè)臺(tái)階，是符合當(dāng)今信息化社會(huì)發(fā)展的重要措施，對(duì)醫(yī)院更好地為人民服務(wù)打下夯實(shí)基礎(chǔ)。在建立健全醫(yī)院智慧檔案過程中，醫(yī)院管理層需要引起足夠重視，以醫(yī)院自身發(fā)展為前提，制定合理的醫(yī)院智慧檔案管理制度，確保醫(yī)院智慧檔案建設(shè)過程中的規(guī)范化、合理化，提高院智慧檔案管理的安全性，促進(jìn)醫(yī)院智慧檔案管理系統(tǒng)的逐步完善[13]。醫(yī)院智慧檔案管理系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上為自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，其管理人員要求上應(yīng)具備一定的專業(yè)技術(shù)能力，可熟練操作多種信息技術(shù)，尤其是自動(dòng)化辦公的相關(guān)技術(shù)。在推進(jìn)醫(yī)院智慧檔案建設(shè)過程中需要提高智慧檔案建設(shè)管理的應(yīng)用水平，定期做好相關(guān)人員技術(shù)更新培訓(xùn)，確保醫(yī)院智慧檔案操作流程的可行性及管理高效性。需要落實(shí)相關(guān)人員在建立健全醫(yī)院智慧檔案管理系統(tǒng)過程中的思想認(rèn)識(shí)，擯棄傳統(tǒng)思想，提高對(duì)醫(yī)院智慧檔案管理建立的主觀認(rèn)知，促進(jìn)醫(yī)院智慧檔案管理系統(tǒng)的早期建立，以便醫(yī)院更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求[14]。而且在建設(shè)醫(yī)院智慧檔案實(shí)際過程中，應(yīng)由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，提高投入，確保資金及時(shí)落實(shí)，并做好人才引起，不斷提高管理水平?？蓪⑨t(yī)院檔案智慧化管理模式融入至醫(yī)院日常診療過程中，并為智慧化工作氛圍營(yíng)造氣氛，不斷提高醫(yī)院信息化運(yùn)行程度，顯著推進(jìn)醫(yī)院智慧檔案管理水平，并做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，做好資源利用與共享，達(dá)到促使醫(yī)院可持續(xù)和諧發(fā)展的目的[15]。

4 確保醫(yī)院智慧檔案安全運(yùn)行的措施

醫(yī)院智慧檔案的安全管理涉及到智慧檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行效率，甚至對(duì)醫(yī)院的日常運(yùn)行造成一定影響，相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理，醫(yī)院智慧檔案管理能做到智能化的邏輯數(shù)據(jù)整理與歸檔、檔案權(quán)限的實(shí)時(shí)移交、信息化集成等[16]。在日常管理過程中應(yīng)提高檔案管理人員尤其是責(zé)任人的主觀意識(shí)，根據(jù)醫(yī)院制定的相關(guān)制度對(duì)管理人員進(jìn)行績(jī)效考核，避免各類違法行為對(duì)信息的竊取，提高社會(huì)監(jiān)督、上級(jí)監(jiān)管等，建立健全醫(yī)院智慧檔案管理的體系，確保其高效管理及對(duì)運(yùn)行提供幫助。定期對(duì)醫(yī)院智慧檔案管理人員做好相關(guān)技能的培訓(xùn)，提高其實(shí)際應(yīng)用能力，不斷提高智慧檔案管理的整體運(yùn)行水平[17]。針對(duì)智慧檔案管理的具體時(shí)機(jī)，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程建立起針性的技術(shù)體系，加強(qiáng)對(duì)智慧檔案生成、調(diào)閱、存儲(chǔ)的監(jiān)控，做好數(shù)據(jù)完整性與真實(shí)性維護(hù)，確保智慧檔案數(shù)據(jù)的安全。

5 醫(yī)院智慧檔案建立的價(jià)值

醫(yī)院中對(duì)于各種相關(guān)檔案信息的保存均由專人負(fù)責(zé)，作為醫(yī)院的一種隱形資產(chǎn)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)，以備隨時(shí)利用[18]。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院運(yùn)行中對(duì)于檔案的管理工作亦與時(shí)俱進(jìn)，朝向信息方向發(fā)展[19]。其能有效提升醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)的管理水平，提高醫(yī)院檔案管理效率，更好地提高醫(yī)院管理效率，深化醫(yī)療服務(wù)改革，為人民大眾身體生命健康提供幫助。當(dāng)前處于大數(shù)據(jù)、信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)、云數(shù)據(jù)已經(jīng)深入人們生活的各個(gè)角落，醫(yī)院與時(shí)俱進(jìn)做好充分的利用信息技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的有效存儲(chǔ)，提高利用度，需要充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行信息交流與信息共享，提高操作效率，節(jié)約人力、物力、財(cái)力等各種資源，降低固有運(yùn)營(yíng)成本，提高職工待遇[20]。通過智慧檔案管理，可更系統(tǒng)化地提高醫(yī)療服務(wù)效率與質(zhì)量，并為醫(yī)療衛(wèi)生管理部門制定政策提供依據(jù)。醫(yī)院建立智慧檔案系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院日常運(yùn)行的檔案實(shí)施管理，更好地通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。最后建立健全醫(yī)院智慧檔案管理系統(tǒng)還能提升醫(yī)務(wù)人員整體素質(zhì)與服務(wù)水平，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案、手工操作導(dǎo)致的信息不對(duì)等，甚至信息無法辨認(rèn)等現(xiàn)象，是強(qiáng)化醫(yī)院管理主體思想意識(shí)，提高醫(yī)務(wù)人員整體素質(zhì)的有效途徑[21-22]。

6 結(jié)語

以國(guó)家醫(yī)改為背景，在國(guó)家層面政策指引下，醫(yī)療服務(wù)需逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔刍Ｊ?。其中醫(yī)院智慧檔案管理是智慧化醫(yī)療與服務(wù)的基礎(chǔ)，作為醫(yī)院提高信息利用，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的有力支撐，越來越受到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的重視。通過醫(yī)院智慧檔案系統(tǒng)可有效實(shí)現(xiàn)信息共享，并為人民大眾提供更優(yōu)質(zhì)、個(gè)體化與層次化的醫(yī)療服務(wù)，如對(duì)初診患者通過智慧檔案信息查詢能快速獲得患者既往信息，提高診療效率，更好地滿足不同人群對(duì)不同層次醫(yī)療服務(wù)的要求，加大醫(yī)療服務(wù)的針對(duì)性措施。另外通過醫(yī)院智慧檔案系統(tǒng)在滿足臨床工作需求同時(shí)，確保了更好地適應(yīng)商業(yè)活動(dòng)需求、業(yè)務(wù)推廣需要、提供衛(wèi)生政策制定相關(guān)數(shù)量、應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件等，是醫(yī)院長(zhǎng)期發(fā)展不可或缺的重要支撐。