新形勢(shì)下突發(fā)公共衛(wèi)生事件醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檔案管理的新態(tài)勢(shì)

史素杰

山東省青州市人民醫(yī)院辦公室，山東濰坊 262500

2003年暴發(fā)的非典型性肺炎席卷我國南方并蔓延至北方，對(duì)我國社會(huì)生活、經(jīng)濟(jì)發(fā)展等均造成嚴(yán)重負(fù)面影響，然后在我國黨和政府統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，其暴發(fā)趨勢(shì)得到迅速有效控制。隨后每年發(fā)生的流感疫情，尤其是2019年冬春季節(jié)美國的流感大暴發(fā)，導(dǎo)致數(shù)萬人死亡。針對(duì)此類重大公共衛(wèi)生突發(fā)事件，如何有效地利用及調(diào)控醫(yī)療資源、提高防疫效應(yīng)、落實(shí)衛(wèi)生物資分配及人員力量分配等，是醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的重要內(nèi)容[1]。值此北半球進(jìn)入冬春季節(jié)，氣候轉(zhuǎn)冷，流行性感冒亦進(jìn)入高發(fā)季節(jié)[2]，為更好地提高應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的能力，該研究則主要總結(jié)新形勢(shì)下公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的新態(tài)勢(shì)，現(xiàn)報(bào)道如下。

1 新形勢(shì)下醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理的定義及內(nèi)涵

早在2008年，國家衛(wèi)生行政管理部門就印發(fā)了關(guān)于《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》的相關(guān)未見，明確規(guī)定將衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案資料定義為各級(jí)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在實(shí)際工作過程中所形成的具有保存意義的各種形式與載體的文書、信息化資料[3]。進(jìn)一步明確了衛(wèi)生檔案作為國家衛(wèi)生管理重要組成部分的地位，需要實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，以便更好地加強(qiáng)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案歸檔、利用、提取等的管理機(jī)制，并明確監(jiān)督、考核機(jī)制的落實(shí)，做好全局把控，確保國家衛(wèi)生行政管理部門在應(yīng)對(duì)公共衛(wèi)生突發(fā)事件中的有效管理[4]。結(jié)合當(dāng)今信息技術(shù)在醫(yī)療機(jī)構(gòu)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理做到以大數(shù)據(jù)為背景提取，以單元化、個(gè)性化為特征，從而更好地提高醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理質(zhì)量及效率，為應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供強(qiáng)有效的信息支持[5]。

2 新形勢(shì)下醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理的意義

在當(dāng)今以大數(shù)據(jù)信息化不斷推進(jìn)為背景的時(shí)代，如何有效地加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量具有重要意義：①其能客觀且真實(shí)地對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件進(jìn)行詳細(xì)記錄，為后期回顧性分析突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急處理過程及傳染源的追蹤等提供有效信息[6]。作為追溯事件起源、發(fā)展、過程及結(jié)局做原始的資料，如文字、圖像、聲音等的保持記錄，可進(jìn)行回溯性研究，從而更好地發(fā)現(xiàn)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生過程，并為事件的后續(xù)走向作出預(yù)測(cè)性評(píng)定提供依據(jù)[7]，同時(shí)還為做好應(yīng)急處理提供依據(jù)。②可為公共衛(wèi)生突發(fā)事件作出準(zhǔn)確應(yīng)對(duì)提供幫助，在此過程中更好地積累相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，做好戰(zhàn)略整體部署，從而有效地提高衛(wèi)生管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急能力[8]，其中2003年國家應(yīng)對(duì)“非典型肺炎”疫情的醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資料與經(jīng)驗(yàn)，能為突發(fā)公共衛(wèi)生事件尤其是呼吸道傳播疾病的防控提供一定的借鑒與參考[9]。③有效的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理在滿足社會(huì)關(guān)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案建設(shè)與文化共享需求的同時(shí)，有效提高公共衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量，將醫(yī)療衛(wèi)生檔案納入醫(yī)學(xué)相關(guān)研究資料管理范疇，更好地促進(jìn)科教研一體化的實(shí)施，進(jìn)而更好地促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、人民大眾等對(duì)醫(yī)療資源的共享，進(jìn)一步完善醫(yī)療資源的合理配置，充實(shí)體現(xiàn)大數(shù)據(jù)，云管理理念，以便建立更優(yōu)質(zhì)的公共衛(wèi)生服務(wù)體系[10]。

3 公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的基本要求

公共衛(wèi)生安全是人類生存的基本保障，針對(duì)公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理上應(yīng)做到：①確保相關(guān)檔案資料的及時(shí)歸檔[11]。其中要求醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)針對(duì)相關(guān)檔案資料的收集過程中，需要以切實(shí)可行的制度規(guī)定將全部檔案資料進(jìn)行總結(jié)，并依據(jù)其規(guī)律與特點(diǎn)進(jìn)行及時(shí)歸檔，以確保醫(yī)療檔案資料的管理工作有序開展，切實(shí)避免資料歸檔與整理過程中的丟失，遺忘和損毀；②需要立足于實(shí)際情況進(jìn)行規(guī)范化檔案管理，并建立可行性的管理機(jī)制，編制科學(xué)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檔案分類方案，同時(shí)設(shè)定相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，重視醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檔案資料管理的全面性[12]。實(shí)際工作過程中應(yīng)充分尊重客觀事實(shí)，嚴(yán)格按照突發(fā)公共衛(wèi)生事件的實(shí)際發(fā)生發(fā)展情況對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行整理與歸納，做好記錄與保密工作，同時(shí)還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理相關(guān)信息化系統(tǒng)的資源開發(fā)，做好文件備份，以免丟失，預(yù)防網(wǎng)絡(luò)災(zāi)難的應(yīng)對(duì)預(yù)案，切實(shí)落實(shí)檔案庫房的建設(shè)與管理制度。③最后在以上基礎(chǔ)上做好提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量工作。針對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關(guān)檔案的管理上，需要改變以往工作態(tài)度與理念，一切以服務(wù)理念出發(fā)，最大限度地發(fā)揮醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檔案管理工作的作用。結(jié)合信息化技術(shù)，為切實(shí)有效地提高醫(yī)療結(jié)果檔案管理的工作效率、資源利用和服務(wù)水平打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，以便滿足社會(huì)公眾與行政主管部門的隨時(shí)調(diào)閱、查詢[13]。

4 新形勢(shì)下公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理過程中所存在的問題

其中最大的問題為管理意識(shí)欠缺，導(dǎo)致針對(duì)公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的落實(shí)不到位，出現(xiàn)松懈消極應(yīng)對(duì)等現(xiàn)象，另外還有部分工作人員認(rèn)為醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作繁瑣、復(fù)雜且枯燥無味，導(dǎo)致工作中對(duì)于歸檔存放的規(guī)范性有失妥當(dāng)[14]。而且公共衛(wèi)生突發(fā)事件其發(fā)生的整體概率較低，并非經(jīng)常發(fā)生，容易造成相關(guān)人員的工作懈怠，特別是對(duì)于部分看似非重要檔案文件上的管理上，多以主觀意識(shí)為主導(dǎo)，認(rèn)為該資料日后肯定不會(huì)被查檔或使用，故在管理過程中造成無序放置，而引起緊急使用時(shí)的調(diào)檔困難，甚至無法查閱[15]。同時(shí)還有部分人員認(rèn)為醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理部門并非不可或缺機(jī)構(gòu)，工作重要性未受重視，無專職人員或職責(zé)不清、人員混亂等，進(jìn)一步打擊了工作人員工作積極性，降低工作效率。另外針對(duì)檔案管理過程中所存在的短板問題未加以重視，尤其是在當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的形成由紙質(zhì)化逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒慕惶鏁r(shí)代，存在明顯的電子檔案和紙質(zhì)檔案混搭的混亂現(xiàn)象，導(dǎo)致編碼分類不明確、歸檔存檔不及時(shí)，人為導(dǎo)致工作量的增加，檔案資料管理的混亂，最終極大地影響醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的整體質(zhì)量，甚至影響突發(fā)公共衛(wèi)生事件處理的效果。而且在公共衛(wèi)生突發(fā)事件突發(fā)并造成極大負(fù)面影響時(shí)，醫(yī)療衛(wèi)生檔案工作內(nèi)容的復(fù)雜性與緊急性加大，導(dǎo)致管理工作難度的加大，并暴露了檔案管理工作的滯后性。最后存在的問題即公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作中的執(zhí)行規(guī)范欠具體，目前針對(duì)公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的歸檔資料內(nèi)容、歸檔程序、管理手段與模式等均未作詳細(xì)解讀，引起針對(duì)公共衛(wèi)生突發(fā)事件相關(guān)檔案的管理在執(zhí)行過程中存在隨意性強(qiáng)，欠規(guī)范等問題，如收納資料的多樣性，歸檔時(shí)限的隨意性[16]，同時(shí)對(duì)于相關(guān)檔案資料規(guī)檔整理過程的運(yùn)用信息化技術(shù)的不規(guī)范性，缺少專門的檔案管理儀器設(shè)備、存放庫房甚至無特定的辦公場(chǎng)所，遠(yuǎn)未達(dá)到新形勢(shì)下對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理中關(guān)于硬件配備的規(guī)范要求，影響整體工作效率。

5 公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理優(yōu)化策略

5.1 強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)，提升檔案管理認(rèn)知度

在當(dāng)今信息化時(shí)代，針對(duì)公共衛(wèi)生突發(fā)事件的信息收集與檔案形成多數(shù)可通過數(shù)字化進(jìn)行，針對(duì)實(shí)際工作中所存在的問題，重點(diǎn)應(yīng)提高全員對(duì)檔案管理重要性的主觀認(rèn)識(shí)[17]。以流行性感冒為實(shí)例，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檔案管理工作中將流行病學(xué)知識(shí)、病毒學(xué)相關(guān)內(nèi)容、臨床管理要點(diǎn)等有效地結(jié)合公共衛(wèi)生學(xué)管理，在思想上樹立系統(tǒng)化的管理意識(shí)，做好突發(fā)公共衛(wèi)生突發(fā)事件疫情相關(guān)資料的防控檔案管理，以便更有效地應(yīng)對(duì)并加強(qiáng)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生，為防疫研究、健全應(yīng)急管理體系提供幫助。另外在工作過程中應(yīng)客觀地評(píng)價(jià)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)關(guān)于醫(yī)療檔案的管理工作的性質(zhì)以內(nèi)容，針對(duì)醫(yī)療檔案的歸檔、存在、提取及分析等做到科學(xué)利用，提高主觀認(rèn)知，嚴(yán)于律己，以切實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，做好醫(yī)療檔案的管理工作。

5.2 優(yōu)化管理流程，制定檔案管理制度

優(yōu)化醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理的相關(guān)流程，更積極有效地發(fā)揮其在應(yīng)對(duì)公共衛(wèi)生突發(fā)事件中的價(jià)值，更好地提供詳細(xì)準(zhǔn)確的信息打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，在重視管理方式優(yōu)化的同時(shí)，結(jié)合信息化技術(shù)，以大數(shù)據(jù)為背景，云處理為依據(jù)，切實(shí)做好對(duì)以往紙質(zhì)檔案信息的轉(zhuǎn)換工作，提高工作效率，而且還應(yīng)立足于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)實(shí)狀況，建立系統(tǒng)化與規(guī)范化的管理制度[18]。同時(shí)在宏觀管理上，通過對(duì)檔案資料的總結(jié)，更深入地研究如何強(qiáng)化應(yīng)對(duì)公共衛(wèi)生法治的保障，為衛(wèi)生行政管理部分指定并完善疾病預(yù)防控制體系及重大疫情防控救治體系，為制定應(yīng)對(duì)突發(fā)衛(wèi)生事件疫情防控策略提供依據(jù)[19]。做好信息資源的共享，提升檔案整理利用度，為宏觀監(jiān)控、更有效地應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供指導(dǎo)。

5.3 深化改革，確保檔案管理工作的規(guī)范化

如何更好地確保檔案管理工作的規(guī)范化十分重要，首先可通過完善頂層設(shè)計(jì)，以國家衛(wèi)健委頒發(fā)的《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》為基礎(chǔ)，對(duì)新形勢(shì)下突發(fā)衛(wèi)生公共事件應(yīng)對(duì)作出更完善的條例規(guī)范，切實(shí)加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)關(guān)于醫(yī)療檔案的歸檔內(nèi)容、程序、手段等工作，為有效應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供可行性模板。其次可通過信息化技術(shù)，充分利用大數(shù)據(jù)、云管理，依托信息化技術(shù)為基礎(chǔ)，提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檔案管理的工作效率，更好地做到“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療”，為醫(yī)療檔案管理工作注入新活力[20]。最后還建議通過對(duì)疫情防控檔案資料的再梳理與研究，為以后衛(wèi)生突發(fā)事件的防控流程制定相關(guān)規(guī)范、落實(shí)操作流程與應(yīng)急預(yù)案，達(dá)到集中管理、統(tǒng)一調(diào)撥、平時(shí)服務(wù)、災(zāi)時(shí)應(yīng)急、采儲(chǔ)結(jié)合、節(jié)約高效的目標(biāo)。

綜上所述，以大數(shù)據(jù)信息化不斷推進(jìn)為背景的新形勢(shì)下公共衛(wèi)生突發(fā)事件中醫(yī)療檔案管理應(yīng)該有效地適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代化快節(jié)奏經(jīng)濟(jì)、文化交流以及廣泛的人口流動(dòng)。有效的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理對(duì)推動(dòng)公共衛(wèi)生突發(fā)事件的應(yīng)急處理、提高全人類應(yīng)對(duì)突發(fā)衛(wèi)生公共事件的能力十分重要。然而我國對(duì)于公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的工作中存在較多不足，需要強(qiáng)化管理意識(shí)、規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化管理流程，狠抓落實(shí)，從而不斷提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檔案管理的質(zhì)量，并構(gòu)建有效的管理模式，更規(guī)范化地進(jìn)行檔案管理工作。