醫(yī)院辦公室檔案管理的特點及其應用分析

張 悅

青海紅十字醫(yī)院辦公室，青海 西寧 810000

1 前 言

醫(yī)院辦公室當中的檔案管理工作經(jīng)過了很長一段時間的發(fā)展，正在不斷地實踐過程當中得到更加全面的完善。醫(yī)院辦公室檔案管理時醫(yī)院發(fā)展過程中重要記錄，其管理工作水平在某種程度上也決定了醫(yī)院后續(xù)的發(fā)展水平，因此，為了更好的推進醫(yī)院發(fā)展進步，讓其能夠更好地為社會大眾服務，必須對醫(yī)院內(nèi)辦公室檔案管理進行更加深入的研究，對醫(yī)院內(nèi)部辦公室檔案管理工作存在的缺陷問題加以明確，對其存在的不足之處進行改善，進一步提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平[1]。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理特點

2.1內(nèi)容多 伴隨著科學技術的進步，醫(yī)院內(nèi)部辦公室當中的文檔管理也在不斷地完善，醫(yī)院辦公室文檔管理的種類也越來越復雜和多元化。其所包含的內(nèi)容有：醫(yī)院內(nèi)部的管理機制、業(yè)務條例、總結以及設計等等具有專業(yè)指導性的信息，這類信息在醫(yī)院職員流動時期以及更新?lián)Q代時期具有非常明顯的效用。其次時醫(yī)院進行組織或者參與的會議信息文件以及照片等等資料。再次是醫(yī)院當中上級部門傳達的具體信息，比如國家衛(wèi)計委所下發(fā)的條例、醫(yī)院必須要進行落實的法律法規(guī)等等。最后是醫(yī)院當中發(fā)生的核心事件的具體信息，比如醫(yī)院所贏取的榮譽、簽發(fā)的文件、醫(yī)療矛盾記錄文件、醫(yī)生選聘和晉升記錄檔案以及其他的常規(guī)性文件等等在內(nèi)的具有價值的信息資料。

2.2模式多元 醫(yī)院當中的檔案信息并非只有一種模式，而是具有極為多元的模式，主要有三種。其一為文字文檔，文字文檔是其中最為常見的一種檔案模式，所采取的記錄手段為紙質(zhì)檔案，記錄所涉及的內(nèi)容也極為復雜，主要包含有病歷、人事以及會計，還有醫(yī)院報刊以及雜志等等具有醫(yī)療常識的內(nèi)容，屬于醫(yī)院辦公室檔案當中的重要形式之一。其二為聲像文檔，這類文檔其實就是圖片、視頻以及音頻等等聲像信息，比如醫(yī)院會議或者其他活動當中的圖片和錄像，還有電視廣播等等傳播媒介當中的醫(yī)療常識類報道等等。聲像文檔還存在直觀性學習以及還原真實場景等等特點，在醫(yī)院當中辦公室文檔管理期間的作用非常大。其三為網(wǎng)絡檔案，當今是互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的時代，網(wǎng)絡資料容量大且傳播速度快，醫(yī)院內(nèi)部進行醫(yī)藥常識宣傳和普及必須要適當借助網(wǎng)絡這一媒介進行宣傳，醫(yī)院當中網(wǎng)絡上所出現(xiàn)的各類文檔就屬于網(wǎng)絡文檔[2]。

3 醫(yī)院辦公室檔案管理具體應用措施

3.1創(chuàng)建完善的制度 醫(yī)院在日常運轉期間，臨床科室都是最為顯著和重要的科室，這也就導致醫(yī)院當中的辦公室檔案管理工作受到了重視度往往不高，為此，醫(yī)院內(nèi)部的管理人員必須要重視起檔案的管理工作，提高該工作的地位[3]。首先，醫(yī)院中的管理人員必須要給予辦公室檔案管理工作充足的資金投入，只有投入了才能夠?qū)υ摴ぷ鬟M行更加全民的規(guī)劃，建立起更加有效的檔案管理方式。之后醫(yī)院必須要以國家下達規(guī)章為依據(jù)，同時依據(jù)醫(yī)院特點對醫(yī)院當中的檔案管理工作進行重構以及細化，對檔案管理相關制度進行完善，提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作內(nèi)容的制度化、規(guī)范化以及系統(tǒng)化。此外，還需要配備好充足的檔案管理人員，對管理方式進行轉變，由原先的分散式管理轉化成為集中性管理，提升醫(yī)院檔案管理效率，充分實現(xiàn)資源整合。

3.2強化信息化管理力度 醫(yī)院檔案管理中實現(xiàn)信息化管理是日后的發(fā)展趨勢，因此，醫(yī)院必須要投入充分的資源，為其配備全面的軟件和硬件設施，這也是完成好醫(yī)院中檔案管理工作的重要前提。實現(xiàn)，必須在辦公室當中進行現(xiàn)代化辦公設備的配備，采取網(wǎng)絡信息技術的方式創(chuàng)建其醫(yī)院內(nèi)部完善的檔案管理系統(tǒng)。此外，還需要檔案管理安全性進行提升，避免其被病毒攻擊、信息丟失以及竊取等等。在管理期間信息共享上，還需要對使用人員權限進行設置，提升檔案信息管理安全程度。除此之外，必須對檔案管理信息化進行正確對待，在此期間必須要明確信息化僅僅是檔案管理工作的一種手段，采取信息化并不能夠解決檔案管理工作中出現(xiàn)的所有問題，信息化方式僅僅是為了提升醫(yī)院檔案收集、處理以及傳輸?shù)鹊裙ぷ鞯谋憷?，相關管理人員一定不可以過于依賴信息化系統(tǒng)[4]。

3.3對檔案管理工作人員綜合素質(zhì)進行提升 在進行醫(yī)院辦公室檔案管理工作期間，相關工作過人員的綜合素質(zhì)極為重要。為此，醫(yī)院必須要對檔案管理工作人員進行定期培訓，更新期知識以及技術水平。此外，還需要多鼓勵檔案工作相關人員在外進行實踐學習，多學習先進的管理技術。同時，醫(yī)院內(nèi)檔案管理人員還需要再日常多學習檔案信息化管理知識，拓展自身視野，提高工作水平。醫(yī)院辦公室檔案管理人員除了需要具備知識技能之外，還需要具備一定的責任感以及職業(yè)道德，在工作中運用自身崇高的責任心以及優(yōu)秀的職業(yè)道德為醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)建更高的價值[5]。

4 結 語

總而言之，醫(yī)院辦公室當中的檔案管理工作是一項長期且系統(tǒng)化的工作，對于醫(yī)院內(nèi)部建設以及綜合競爭力的提升具有極為重要的作用。伴隨著國內(nèi)新醫(yī)改的推進，使得醫(yī)院當中的醫(yī)療系統(tǒng)信息化和科技化的程度也越來越高，醫(yī)院除了需要進行基本醫(yī)療服務之外，還需要實現(xiàn)醫(yī)院管理工作的透明化以及高效化。為了實現(xiàn)這一目標，醫(yī)院實現(xiàn)辦公室檔案管理信息化極為重要，為此，必須要對檔案管理工作過人員工作積極性進行激發(fā)，提升醫(yī)院檔案管理要求，實現(xiàn)醫(yī)院辦公室檔案管理信息化。