新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的思考

邢玉，劉逸，張麗英

（1.天津市第一中心醫(yī)院黨委辦公室，天津 300192；2.天津醫(yī)科大學(xué)腫瘤醫(yī)院，天津 300060）

醫(yī)院檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)在依法開展醫(yī)療服務(wù)活動過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像和電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。醫(yī)院檔案管理是建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度和提高醫(yī)院治理體系、治理能力的主要內(nèi)容之一，對醫(yī)院的發(fā)展、建設(shè)具有重要的意義。本研究結(jié)合工作實(shí)際和文獻(xiàn)資料，淺談對醫(yī)院檔案管理工作的思考。

1 新形勢下做好醫(yī)院檔案管理工作的意義

1.1 緊跟時代潮流 醫(yī)院檔案管理對于促進(jìn)信息存儲和價值非常重要，是信息醫(yī)療工作的重要組成部分。醫(yī)院檔案管理信息對于醫(yī)院使用參考和提前咨詢未來的文獻(xiàn)和材料具有重要意義，可以顯著節(jié)省時間并提高工作效率。隨著信息時代的到來，人們的生活方式發(fā)生了很大變化，對信息獲取的需求也逐漸提高，醫(yī)院檔案的管理不僅限于紙質(zhì)材料的管理，而是遵循大勢所趨，結(jié)合現(xiàn)代信息工具，密切關(guān)注社會的需求。

1.2 對檔案的發(fā)展具有積極作用 由于檔案管理工作的特點(diǎn)，醫(yī)院工作需要高度重視文件管理工作，需要相應(yīng)的人力資源和物質(zhì)資源。檔案管理的主要特征是一致的，且需要可持續(xù)的管理措施處理醫(yī)院檔案管理；同時，由于檔案管理的特殊任務(wù)，結(jié)果具有歷史性和時間敏感性，因此，為了有效實(shí)施檔案管理，需要制定合理有效的管理計劃，需要高素質(zhì)的人才合作共同發(fā)展。

1.3 促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)與醫(yī)院規(guī)范化管理的協(xié)調(diào)發(fā)展 醫(yī)院發(fā)展建設(shè)和文化建設(shè)離不開前人的經(jīng)驗總結(jié)，而好的經(jīng)驗總結(jié)一般都會留在檔案里。因此，檔案管理工作對于醫(yī)院發(fā)展的發(fā)展具有舉足輕重的作用。

2 醫(yī)院檔案管理工作實(shí)踐中存在的問題

2.1 醫(yī)院檔案種類繁多，統(tǒng)一管理難度大 醫(yī)院是提供醫(yī)療技術(shù)服務(wù)，滿足廣大患者健康需求的專業(yè)場所，除了一般事業(yè)單位共有的特點(diǎn)外，更具有醫(yī)療技術(shù)專業(yè)特點(diǎn)，檔案涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)。檔案種類包括：①行政文書類檔案；②人員管理類檔案（人事檔案、黨員檔案、干部檔案）；③經(jīng)濟(jì)活動類檔案（財務(wù)檔案、設(shè)備物資采購相關(guān)檔案、經(jīng)濟(jì)合同檔案、審計檔案）；④建筑建設(shè)相關(guān)類檔案；⑤各類設(shè)備、設(shè)施相關(guān)檔案（說明書、結(jié)構(gòu)圖、運(yùn)行維護(hù)、保養(yǎng)及維修檔案）；⑥醫(yī)療服務(wù)類檔案（醫(yī)療技術(shù)管理檔案、門急診及住院病歷、醫(yī)療糾紛調(diào)解及法律判決檔案）；⑦消防安全、安防類檔案；⑧科研、教學(xué)類檔案；⑨醫(yī)院發(fā)展歷史、文物類檔案；⑩保密類檔案等。檔案載體包括文字、圖片、影像、電子存儲及實(shí)物等。不同類別的檔案生成于不同的業(yè)務(wù)過程，其管理隸屬于不同的業(yè)務(wù)、行政管理部門，不同業(yè)務(wù)的檔案有不同的管理要求，給統(tǒng)一管理帶來難度。

2.2 醫(yī)院檔案管理缺乏專業(yè)指導(dǎo)、缺少技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)到目前為止，醫(yī)院檔案管理工作參照2008年《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》[1]在市政府檔案局和上級衛(wèi)生行政部門的指導(dǎo)下進(jìn)行?！夺t(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定（2013年版）》[2]、2017年《電子病歷管理規(guī)范（試行）》[3]對醫(yī)療類檔案提出了明確的要求；2018 年《國家衛(wèi)生健康委員會科技重大專項檔案管理辦法》[4]對于醫(yī)院科研項目檔案管理有一定的參照意義；2019國家衛(wèi)生健康委《醫(yī)療和疾控機(jī)構(gòu)消防安全生產(chǎn)工作管理指南》《醫(yī)療和疾控機(jī)構(gòu)后勤安全生產(chǎn)管理指南》[5]對醫(yī)院消防安全管理和醫(yī)院后勤電力系統(tǒng)安全管理等九項工作的檔案管理內(nèi)容和時限給出明確要求。對于醫(yī)院整體檔案管理還缺乏技術(shù)規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)。

2.3 醫(yī)院檔案管理缺乏專業(yè)性人才 目前，醫(yī)院檔案管理工作一般由醫(yī)院辦公室專崗負(fù)責(zé)，但檔案管理人員一般是行政管理人員經(jīng)檔案局培訓(xùn)后上崗，如前所述醫(yī)院是專業(yè)性極強(qiáng)、專業(yè)覆蓋面較廣的單位，檔案管理人員不可能熟悉所有的專業(yè)管理檔案，統(tǒng)一檔案管理有實(shí)際困難。各專業(yè)、職能科室檔案管理人員多為各醫(yī)療機(jī)構(gòu)為開展日常檔案管理工作設(shè)置的兼職檔案員，鮮有檔案管理培訓(xùn)要求和培訓(xùn)經(jīng)歷，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量參差不齊。

2.4 醫(yī)院檔案管理重視程度不夠，信息化手段相對滯后當(dāng)今社會網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展給醫(yī)院運(yùn)行管理帶來方便、快捷、高效、精準(zhǔn)，醫(yī)院主營業(yè)務(wù)和保障業(yè)務(wù)普遍使用信息化技術(shù)，如His系統(tǒng)、Lis系統(tǒng)、PACS系統(tǒng)、EMR系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、HRP 系統(tǒng)等信息技術(shù)普遍使用。醫(yī)院檔案管理僅是醫(yī)院行政管理的一項內(nèi)容，大多數(shù)醫(yī)院相對不重視，信息化設(shè)計之初鮮有將檔案管理內(nèi)容考慮在內(nèi)的，有的醫(yī)院信息化集成度不高，院內(nèi)形成信息孤島，醫(yī)院檔案管理信息化管理手段相對滯后，醫(yī)院檔案系統(tǒng)化管理更為困難。

2.5 醫(yī)院檔案系統(tǒng)性管理缺乏專業(yè)性評價，缺乏統(tǒng)一的評價標(biāo)準(zhǔn) 在社會高速發(fā)展的情況下，醫(yī)院檔案管理的內(nèi)涵與外沿部分時刻變化，檔案范圍已經(jīng)有了大范圍的拓展。在檔案管理內(nèi)容的納入和管理方面，缺乏明確標(biāo)準(zhǔn)，各個醫(yī)院只是按照自己的想法對其進(jìn)行管理，從而造成了許多需要納入檔案資料沒有及時被納入，使管理出現(xiàn)弊端，造成不必要的麻煩。

3 醫(yī)院檔案管理工作思路

3.1 制度化、系統(tǒng)化、專業(yè)化管理 ①貫徹執(zhí)行國家檔案管理的法律、法規(guī)和衛(wèi)生檔案管理制度，制定醫(yī)院檔案管理各項制度；建立醫(yī)院檔案目錄及管理細(xì)則；建立醫(yī)院檔案管理評估、評價及考核、獎勵機(jī)制。②實(shí)行醫(yī)院檔案統(tǒng)一管理，建立院科兩級檔案管理體系；院內(nèi)各專業(yè)、職能科室檔案管理人員接受檔案管理專項培訓(xùn)，定期參加考核，提高檔案管理專業(yè)化水平；醫(yī)院檔案管理人員下沉科室，參加不同業(yè)務(wù)檔案管理工作，提高不同專業(yè)知識覆蓋面，提升醫(yī)院檔案系統(tǒng)化管理水平[6]。

3.2 規(guī)范化、信息化、精細(xì)化管理 ①在國家檔案管理的各項法律、法規(guī)下，院、科兩級的檔案管理人員結(jié)合醫(yī)務(wù)、財務(wù)、后勤、人事、科教等相關(guān)專業(yè)的管理指南、技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)建立醫(yī)院檔案管理規(guī)范，公布并執(zhí)行，定期修訂；②加強(qiáng)醫(yī)院信息化建設(shè)，建設(shè)醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)，將各業(yè)務(wù)、行政檔案管理內(nèi)容納入系統(tǒng)管理，并制定分級授權(quán)管理機(jī)制；③利用信息化手段，將醫(yī)院檔案管理電子化、信息化、精細(xì)化，服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，檔案使用效率最大化。④加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》對設(shè)備專業(yè)防護(hù)和安全防范設(shè)備設(shè)施，完善信息網(wǎng)絡(luò)安全管理制度[7]。

3.3 通過醫(yī)院管理學(xué)會或協(xié)會，成立醫(yī)院檔案管理專業(yè)委員會 加強(qiáng)學(xué)術(shù)交流，成立專家委員會，逐步建立和修訂醫(yī)院檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、指南及規(guī)范，提高醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)整體的管理水平[8]。

3.4 建立醫(yī)院檔案系統(tǒng)性管理評價體系 培養(yǎng)以“檔案利用”作為工作出發(fā)點(diǎn)這一觀念，消除檔案管理在傳統(tǒng)上的被動地位，做到管理檔案方面的主動積極性，醫(yī)院設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，組成檔案管理隊伍，不僅要完成檔案資料的收集及整理方面的工作，也要對接收到的檔案進(jìn)行科學(xué)歸類和系統(tǒng)分析，根據(jù)醫(yī)院管理評價的要求，對收集的信息進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理。開始時應(yīng)以檔案材料形式管理，各部門根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的質(zhì)量、完整的類別和內(nèi)容完整，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。

4 醫(yī)院檔案的開發(fā)、應(yīng)用

醫(yī)院檔案管理實(shí)行電子化、信息化、精細(xì)化、網(wǎng)絡(luò)化，目的是為了醫(yī)院檔案的充分、高效的使用，但醫(yī)院檔案使用的效果評估、評價機(jī)制還有待于進(jìn)一步的建立，并在業(yè)內(nèi)建立相應(yīng)的評估標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

5 結(jié)語

醫(yī)院檔案管理是建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度和提高醫(yī)院治理體系、治理能力的主要內(nèi)容之一。醫(yī)院檔案的信息化管理是當(dāng)前醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然趨勢，也是順應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展的必然要求。新時代發(fā)展下，醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的主要方向是建立在信息化基礎(chǔ)之上，為了能夠更好的投身于社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中，檔案中蘊(yùn)藏著十分寶貴的資源，在醫(yī)院的未來發(fā)展過程中將會發(fā)揮出不可替代的作用。提高認(rèn)識，提高醫(yī)院重視程度，利用信息化手段，建立制度化、系統(tǒng)化、專業(yè)化、規(guī)范化的醫(yī)院檔案管理體系，不斷提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)和文化建設(shè)。