科研單位儀器設(shè)備管理存在的問題及改進建議

張繼申，廖敏，蘇麗華，孫晨，李高丹

（國家電投集團科學(xué)技術(shù)研究院有限公司，北京 102209）

科研單位的儀器設(shè)備是開展科研開發(fā)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，是科研綜合實力的標志。大型、精密、貴重的儀器設(shè)備管理系統(tǒng)運行和設(shè)備使用情況，在一定程度上直接決定著企業(yè)科研水平和重要科研成果轉(zhuǎn)化能力。如何管理好實驗室儀器設(shè)備，提高儀器設(shè)備的綜合利用率，更好地為科研服務(wù)。這不僅取決于儀器設(shè)備配置和科研實驗人員的專業(yè)素質(zhì)，更取決于儀器設(shè)備的整體管理水平。因此，如何切實加強儀器設(shè)備的管理已成為我們迫切需要解決的問題。

1 儀器設(shè)備管理現(xiàn)狀與存在問題

現(xiàn)階段，許多科研單位對大型儀器設(shè)備質(zhì)量管理還仍然處在不斷探索推進階段，普遍存在著設(shè)備管理不到位、利用率低、管理規(guī)章制度不完善以及許多儀器設(shè)備無法得到充分的開發(fā)和運用等狀況。因此，采用積極主動合理措施，加強對大型儀器設(shè)備的科學(xué)管理和應(yīng)用，是非常迫切而有實際意義的工作內(nèi)容。

1.1 管理制度不健全

健全的管理制度是任何工作順利開展的基礎(chǔ)，管理制度的缺失和制度的不完善是現(xiàn)階段許多儀器設(shè)備管理的主要短板之一。大部分企業(yè)沒有建立健全可行的儀器設(shè)備管理制度。儀器設(shè)備管理制度過于籠統(tǒng)，可操作性和實施性不足。原有管理制度沒有及時調(diào)整和完善，實際管理脫離制度，出現(xiàn)“兩張皮”現(xiàn)象。缺乏科學(xué)的投入、激勵和監(jiān)督機制。因此建立健全可靠的理機制尤為重要。

1.2 盲目重復(fù)采購，儀器設(shè)備利用率不高

大型儀器設(shè)備在購置前論證不充分，對擬購設(shè)備性能指標缺乏充分了解，一次性投入設(shè)備購置專項資金，急于花掉撥付的資金，預(yù)留采購的時間短，或者只考慮到本課題研究應(yīng)用上的便捷而購置，沒有科學(xué)規(guī)劃，缺少全局意識，購買設(shè)備時進行照抄照搬，導(dǎo)致盲目重復(fù)購置。隨著科學(xué)研究的逐漸深入或項目的結(jié)束，某些儀器設(shè)備可能因其功能和要求無法滿足進一步科學(xué)研究的需要而被閑置。儀器設(shè)備購置后缺乏專業(yè)技術(shù)管理或維修維護不到位，致使大批設(shè)備儀器購入后不能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，以及存量儀器設(shè)備管理封閉、開放度低和設(shè)備相關(guān)項目缺乏專業(yè)承接，有限的存量儀器設(shè)備資源共享缺乏充分的對接溝通，這也是導(dǎo)致一些儀器設(shè)備被長期閑置或者設(shè)備整體使利用率低的重要原因。

1.3 儀器設(shè)備缺乏專業(yè)技術(shù)管理和維護

現(xiàn)如今，大多數(shù)科研單位普遍存在“重采購、輕管理”的趨勢?？蒲袉挝粚κ褂玫膬x器設(shè)備精密性有較高的要求，并且大多數(shù)設(shè)備操作員是兼職的非專業(yè)人員，缺乏相對專業(yè)的設(shè)備維護能力，只能借助費用高昂的售后維修服務(wù)。多數(shù)科研單位沒有專門的維修經(jīng)費或者經(jīng)費不足，就可能會經(jīng)常出現(xiàn)因為資金不足的問題而導(dǎo)致需要及時維修的設(shè)備無法得到正常維修，更不能充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，造成設(shè)備長期擱置。儀器設(shè)備管理人員目前存在許多問題：（1）管理人員的數(shù)量較少，缺乏高素質(zhì)的管理隊伍作為支撐，儀器設(shè)備的價值得不到充分利用。（2）儀器設(shè)備操作人員缺乏專業(yè)技能，整體素質(zhì)低下，直接影響儀器設(shè)備的正確使用。（3）設(shè)備的先進性和精密性使儀器管理人員的配備困難，以上均能導(dǎo)致部分設(shè)備許多功能無法開發(fā)和充分利用。

1.4 科研儀器設(shè)備的共享力度不足

由于受傳統(tǒng)觀念、投資管理方式等諸多因素的影響，實驗室之間分散購置設(shè)備、獨立日常管理與開放共享形成矛盾?？蒲袡C構(gòu)缺乏資源共享的主動性和共建共享的理念，缺少統(tǒng)一規(guī)劃機制，尚未從共享機制入手搭建資源共享開放平臺，造成各科研機構(gòu)實驗室資源信息閉塞，管理封閉，設(shè)備沒有廣泛充分發(fā)揮作用，造成科研儀器設(shè)備共享力度低，大大限制了儀器的使用效率和科學(xué)研究能力的提高。

1.5 管理方法落伍，沒有實現(xiàn)信息化管理

現(xiàn)階段很多儀器設(shè)備智能管理系統(tǒng)水平不高，只是創(chuàng)建了單純靜態(tài)的電子設(shè)備臺賬和檔案，沒有創(chuàng)建基于互聯(lián)網(wǎng)的信息化智能管理系統(tǒng)，尚未實現(xiàn)登記、管理、維護保養(yǎng)、查詢共享數(shù)據(jù)信息，沒法確保數(shù)據(jù)信息的詳盡、準確、完整和實時監(jiān)控，無法實現(xiàn)儀器設(shè)備智能化系統(tǒng)動態(tài)管理。

1.6 儀器設(shè)備驗收程序不規(guī)范

一些科研單位對儀器設(shè)備購置過程中驗收階段的重要性缺乏認識。針對新購置的貴重儀器，購置合同中往往沒有明確約束驗收方案，在儀器設(shè)備驗收過程中，沒有明確規(guī)定成立專業(yè)的驗收隊伍，也往往缺乏必要的產(chǎn)品質(zhì)量管控和現(xiàn)場監(jiān)督，相反，儀器一般由科研人員進行驗收，驗收僅基于個人的主觀認識，而不是按照儀器設(shè)備采購技術(shù)合同或?qū)I(yè)技術(shù)標準來進行的。即使到貨后，也不會立即進行現(xiàn)場檢查驗收，必須交款后才補充驗收手續(xù)，驗收環(huán)節(jié)弱化，缺乏必要的驗證功能環(huán)節(jié)，使得儀器設(shè)備的驗收不規(guī)范，形式化，設(shè)備交付質(zhì)量無法得到保證。

1.7 儀器設(shè)備盤點滯后和中斷

在儀器設(shè)備日常管理過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)帳務(wù)分離和帳務(wù)不一致的情況。造成這一現(xiàn)象的根本原因是儀器設(shè)備缺乏按時定期的清查盤點，缺乏對儀器設(shè)備帳、卡、物相符性的日常管理檢查，設(shè)備標識標簽不規(guī)范。清查盤點工作滯后、中斷，缺乏管理監(jiān)督，這使得儀器設(shè)備使用中的不足難以及時被發(fā)現(xiàn)和處理，導(dǎo)致問題堆積、賬物不符，嚴重的問題將造成科研資產(chǎn)的流失。

2 提升儀器設(shè)備創(chuàng)新管理的有效措施

大型儀器設(shè)備的管理和使用與科學(xué)研究緊密相連，是科學(xué)研究的基本途徑和重要物質(zhì)條件。因此，鑒于目前實驗室設(shè)備管理中常見的上述問題，逐一加以解決，讓實驗室設(shè)備最大限度地發(fā)揮為科學(xué)研究服務(wù)的重要功能。這是我們亟待解決的問題。通過深入分析存在的問題，提出解決問題的具體對策和建議。

2.1 增強管理責(zé)任意識，注重設(shè)備管理

科研設(shè)備管理是科研工作的基礎(chǔ)。各級人員必須足夠重視，深刻認識到儀器設(shè)備管理的重要性，切實提高管理意識和責(zé)任意識，履行職責(zé)，規(guī)范儀器設(shè)備科學(xué)的管理和合理的使用，使儀器設(shè)備始終處于一個最佳狀態(tài)，充分發(fā)揮其應(yīng)有的效率為科學(xué)研究服務(wù)。

2.2 完善設(shè)備管理體系，建立健全規(guī)章制度

加強儀器設(shè)備管理體系建設(shè)，完善和規(guī)范各種管理制度，提供制度保障。結(jié)合本單位特點，建立健全科研設(shè)備管理組織體系，建立分級管理、專兼職人員結(jié)合的管理模式，專職管理人員指導(dǎo)監(jiān)控，科研人員落實實施?？蒲袉挝粦?yīng)積極管控儀器設(shè)備的采購、驗收、使用、維護、盤點及報廢等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，主動研究制定相關(guān)管理制度。針對儀器設(shè)備管理中存在的問題和不足，完善科研設(shè)備設(shè)施管理制度、科研采購產(chǎn)品驗收管理辦法等相關(guān)制度，使儀器設(shè)備管理更加制度化、規(guī)范化、程序化。

2.3 加強儀器設(shè)備采購論證和招標投標

加強儀器設(shè)備購置論證管理是避免重復(fù)購置和閑置浪費的第一步，特別是購置價值20萬元以上的貴重儀器設(shè)備，必須在購置前嚴格論證。成立由公司主要領(lǐng)導(dǎo)和各相關(guān)管理部門負責(zé)人組成的招標領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)科研儀器設(shè)備采購論證工作，執(zhí)行新購設(shè)備查重評議制度，加強預(yù)算管理，嚴格過程監(jiān)督，強化科研項目立項和招標采購環(huán)節(jié)對科研設(shè)備費統(tǒng)籌管控，充分評估科研設(shè)備采購必要性，非必要不采購，優(yōu)先使用院科研共享資源。采用公開市場招標、競爭性價格談判、詢價、單一市場貨源等多種方式進行采購，做到“公平、公正、公開”，價格合理，合法合規(guī)。論證需結(jié)合本單位特點和科研發(fā)展情況統(tǒng)籌分析購買所需設(shè)備。最終論證結(jié)果經(jīng)招標領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后方可按程序組織購買。

2.4 規(guī)范儀器設(shè)備驗收程序

科研單位應(yīng)充分認識到驗收環(huán)節(jié)的必要性和重要性，規(guī)范科研儀器設(shè)備采購驗收程序。對儀器設(shè)備的一般驗收，由采購負責(zé)人與儀器設(shè)備用戶共同進行驗收。對于貴重儀器設(shè)備組成驗收組進行驗收，驗收組的成員應(yīng)包括采購負責(zé)人、質(zhì)量QC工程師和所屬機構(gòu)質(zhì)量QA工程師。對于采購合同額在20萬以上及所有定制設(shè)備的采購，項目組應(yīng)編寫驗收方案，驗收方案應(yīng)在簽訂合同前準備并作為合同的附件；對于20萬以下非定制設(shè)備的采購，在合同中應(yīng)明確驗收準則。

驗收程序分為3步，即外觀數(shù)量驗收，隨機資料驗收和功能性能驗收。（1）外觀數(shù)量驗收。驗收人員先檢查包裝箱外觀，確認無誤后再打開包裝箱檢查材料是否符合合同要求。（2）隨機資料驗收。驗收隨機資料應(yīng)查看合格證、維修手冊、裝箱清單、檢定證書、說明書等是否完整；根據(jù)清單，逐一檢查，以確保清單的完整和正確。（3）功能性能驗收。重點核對功能和性能指標是否符合合同要求，逐一核查。驗收完成后應(yīng)保留及歸檔相關(guān)記錄，如驗收方案、記錄及相關(guān)附件、隨機資料等。

驗收過程中不合格品的處理依據(jù)《不合格輸出控制程序》進行。驗收后QC工程師填寫并保存驗收過程記錄，對于合格的產(chǎn)品由項目組建立《收貨登記》，并簽字確認。QC工程師在產(chǎn)品驗收完成后整理驗收資料經(jīng)審核移交歸檔。大型儀器設(shè)備必須建立完整的生命周期檔案，詳細記錄采購合同、驗收管理、操作規(guī)程、維修維護、檢定校準、調(diào)試記錄等，確保檔案的完整、準確和系統(tǒng)性。

2.5 利用信息管理系統(tǒng)加強科研設(shè)備的實物管理

科研單位積極引入科技管理系統(tǒng)加強實物管理。新購設(shè)備用戶將儀器設(shè)備數(shù)據(jù)錄入到科技管理信息系統(tǒng)資源管理模塊。信息系統(tǒng)詳細記錄科研設(shè)備的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，制造商，采購日期，價格及項目名稱、儲存地點以及注意事項等，可以隨時查詢、記錄和監(jiān)督設(shè)備的使用、運行、閑置和報廢情況，為管理部門和用戶提供實時的設(shè)備狀況信息?？萍脊芾硐到y(tǒng)同互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)聯(lián)能有效地提高儀器設(shè)備的智能化管理水平。

2.6 構(gòu)建儀器設(shè)備的共享機制

提升大型儀器設(shè)備利用率的主要有效方法之一就是盡快共享儀器設(shè)備資源?？蒲袉挝灰e極探索建立“統(tǒng)籌規(guī)劃、專管共用、相對集中和開放共享”的管理模式，依托檢測中心為載體，搭建管理有序的科研儀器設(shè)備信息共享平臺，積極開展科研單位系統(tǒng)內(nèi)外測試服務(wù)業(yè)務(wù)，提升共享力度。共享平臺可以有效解決科技資源不足問題，消除資源浪費和設(shè)備利用率低的弊端，促進資源的開放共享，從而最大化科技創(chuàng)新能力。另外，申報科研項目打破各研究室管理壁壘，儀器設(shè)備操作人員采取跨機構(gòu)協(xié)同申報、共同參與科研模式，能有效提升設(shè)備共享使用。

2.7 加強儀器設(shè)備管理人員的專業(yè)素質(zhì)建設(shè)

加強儀器設(shè)備管理人員專業(yè)隊伍素質(zhì)建設(shè)是提高儀器設(shè)備使用效率的保證。結(jié)合實驗室CNAS認證工作契機，科研單位積極組建一支責(zé)任心強、具有較強開拓創(chuàng)新精神的實驗管理人才，組織相關(guān)技術(shù)管理人員開展儀器設(shè)備維修操作及日常維修等相關(guān)技能培訓(xùn)，以及不定期參加儀器設(shè)備維護學(xué)術(shù)交流會，并為其提供系統(tǒng)的基礎(chǔ)知識和技能業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)機會，并制定合理的績效激勵機制，鼓勵實驗技術(shù)人員積極參與承擔(dān)企業(yè)委托檢測、技能培訓(xùn)和資源共享等服務(wù)，將工作任務(wù)與年度績效考核獎勵掛鉤，逐步提升實驗管理人員的專業(yè)化管理水平。

2.8 加強儀器設(shè)備的清查盤點工作

科研單位應(yīng)建立完備的科研設(shè)備清查盤點管理制度，及時準確掌握有關(guān)儀器設(shè)備的盤點數(shù)量、種類、質(zhì)量和管理現(xiàn)狀，定期盤點，動態(tài)及時掌握儀器設(shè)備的實際使用狀況，利用編碼盤庫系統(tǒng)，按照資產(chǎn)目錄，對單位儀器設(shè)備統(tǒng)一標簽進行分類識別編碼，生成唯一二維識別碼，定制設(shè)備固定標簽，運用二維碼掃描工具自動掃描設(shè)備固定標簽進行盤點，及時發(fā)現(xiàn)、梳理儀器設(shè)備在采購、驗收、使用過程中存在的問題。針對發(fā)現(xiàn)的問題，管理人員應(yīng)及時進行糾正、整改，真正做到儀器設(shè)備賬卡、賬賬、賬實密切相符，使儀器設(shè)備管理持續(xù)有效運行，提高儀器設(shè)備的管理效能。

3 結(jié)語

科研單位儀器設(shè)備管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。我們要牢固樹立工作責(zé)任感，與時俱進，不斷創(chuàng)新管理方式，規(guī)范和不斷完善管理機制，加強設(shè)備實物管理，優(yōu)化設(shè)備資源配置，推行儀器設(shè)備資源共享機制，利用現(xiàn)代信息化管理手段及高度重視維修維護工作，實現(xiàn)各類儀器設(shè)備的高效管理，充分發(fā)揮各類儀器設(shè)備的科研基礎(chǔ)設(shè)施作用，提升儀器設(shè)備的使用經(jīng)濟效益，最終實現(xiàn)安全、可靠、持續(xù)健康運行，確保各項科研工作正常順利開展。