工程物資采購(gòu)問題的分析與管控探討

中建安裝集團(tuán)有限公司國(guó)際工程分公司 江蘇 南京 210000

引言

工程建設(shè)中物資采購(gòu)的成本消耗量很大，物資采購(gòu)過(guò)程中影響因素較多，為了達(dá)到工程物資采購(gòu)工作的預(yù)期效果，必須根據(jù)工程要求和施工進(jìn)度進(jìn)行物資采購(gòu)管理策劃，同時(shí)，還要強(qiáng)化物資采購(gòu)人員責(zé)任落實(shí)效力，保證物資采購(gòu)過(guò)程控制的效果。

1 工程物資采購(gòu)過(guò)程中常見的問題

1.1 采購(gòu)人員業(yè)務(wù)能力不高

在施工企業(yè)中，物資采購(gòu)人員年齡偏大，知識(shí)結(jié)構(gòu)陳舊，而且專業(yè)能力培訓(xùn)不足是常見的現(xiàn)象，導(dǎo)致很多先進(jìn)的物資采購(gòu)管理模式不能在實(shí)際工作中得到廣泛應(yīng)用，這是導(dǎo)致物資采購(gòu)中出現(xiàn)許多問題的主要原因。除此之外，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，工程項(xiàng)目越來(lái)越多，且規(guī)模也越來(lái)越大，那么工程物資數(shù)量的需求也在不斷攀升，物資采購(gòu)人員明顯不夠，采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程中準(zhǔn)備不夠充分，不能買到有價(jià)格優(yōu)勢(shì)的物資，這些問題的出現(xiàn)，使工程建設(shè)的效益及質(zhì)量受到很大影響。

同時(shí)，施工企業(yè)受傳統(tǒng)采購(gòu)理念影響，沒有從根本上認(rèn)識(shí)到物資采購(gòu)工作的重要性，對(duì)采購(gòu)人員職業(yè)發(fā)展前景不夠重視，導(dǎo)致采購(gòu)人員缺乏業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)進(jìn)取精神，工作態(tài)度不端正，直接影響了工程物資成本的管理工作，也導(dǎo)致效果與質(zhì)量的下降。

1.2 物資采購(gòu)工作不到位，統(tǒng)籌工作不足

目前的情況下，有些采購(gòu)人員為了降低采購(gòu)成本，只追求最低單價(jià)，而忽視物資采購(gòu)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重影響了建筑工程的質(zhì)量，給工程的施工帶來(lái)了巨大的安全隱患。在物資采購(gòu)階段，一味地強(qiáng)調(diào)成本的管控，根本就不顧及物資價(jià)格比較的綜合分析。以致造成物資質(zhì)量，性能的嚴(yán)重下降，以及工程后期的服務(wù)工作出現(xiàn)的許多懸而未決的問題弊端。諸如采購(gòu)物資質(zhì)量的不合格，影響工程建設(shè)，工期延誤。甚至有些物資性能不符合實(shí)際要求，無(wú)法使用，只能廢棄當(dāng)廢舊物資處理。這樣在后續(xù)的工程中，物資浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重，成本效益受到很大影響，也使工程質(zhì)量大大降低，企業(yè)市場(chǎng)信譽(yù)受損，競(jìng)爭(zhēng)力明顯減弱。

1.3 物資采購(gòu)監(jiān)督檢查不到位

上級(jí)物資采購(gòu)管理部門或者物資采購(gòu)主管部門應(yīng)該制定并執(zhí)行監(jiān)督檢查機(jī)制，落實(shí)物資采購(gòu)管理相關(guān)規(guī)定，形成閉環(huán)管理。但在實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中，缺少專業(yè)監(jiān)督檢查人員，或者監(jiān)督檢查工作并沒有真正落實(shí)到位，只是流于形式，以致造成物資采購(gòu)混亂，松散，而且還有違法違規(guī)現(xiàn)象的發(fā)生。采購(gòu)物資時(shí)不能清晰分析市場(chǎng)行情，對(duì)很多采購(gòu)信息掌握不及時(shí)，錯(cuò)過(guò)采購(gòu)最佳時(shí)機(jī)，這樣就造成采購(gòu)效率低下，給采購(gòu)工作帶來(lái)許多不確定因素[1]。

除此以外，供應(yīng)商資源開發(fā)力度不夠，采購(gòu)渠道狹窄，對(duì)供應(yīng)商了解不夠確切等問題，在很大程度上形成供應(yīng)物資與實(shí)際用途不相匹配的現(xiàn)實(shí)，無(wú)形中增加了采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，造成財(cái)務(wù)損失以及成本的浪費(fèi)。

2 關(guān)于物資采購(gòu)問題的解決方法

2.1 加強(qiáng)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)建設(shè)

采購(gòu)主管部門要重視提升采購(gòu)人員的綜合素質(zhì)，要甄選既有技術(shù)背景又懂采購(gòu)管理的優(yōu)秀人才，并想方設(shè)法給他們提供發(fā)展平臺(tái)留住人才。同時(shí)，要鼓勵(lì)采購(gòu)人員加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)并進(jìn)行業(yè)務(wù)能力考核，以優(yōu)化采購(gòu)團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)，提升采購(gòu)人員整體業(yè)務(wù)能力。

2.2 做好物資采購(gòu)管理信息整合

前期要做好市場(chǎng)調(diào)研，詳細(xì)了解市場(chǎng)信息動(dòng)態(tài)是物資采購(gòu)人員起碼應(yīng)該做到的第一步。對(duì)物資價(jià)格的變動(dòng)情況必須了如指掌，而后制定詳盡的采購(gòu)方案，保證物資供應(yīng)的科學(xué)合理，防止物資采購(gòu)問題影響工程進(jìn)度及質(zhì)量。同時(shí)，加快信息的變更與掌握情況，根據(jù)工程進(jìn)展，科學(xué)謀劃物資采購(gòu)的時(shí)機(jī)，數(shù)量，質(zhì)量，進(jìn)場(chǎng)先后順序等，確保物資采購(gòu)供應(yīng)的高質(zhì)量高效率。

2.3 做好統(tǒng)一管理工作，保證物資采購(gòu)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

對(duì)物資供應(yīng)商加大審核力度，加大對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)的審核與管理力度，是有效保證采購(gòu)物資合格性的主要方法，也是降低采購(gòu)成本的有效解決方法。同時(shí)，面對(duì)項(xiàng)目施工質(zhì)量受供應(yīng)商售后服務(wù)工作的直接影響，要加強(qiáng)供應(yīng)商資質(zhì)的評(píng)價(jià)審核，對(duì)于保證工程項(xiàng)目建筑質(zhì)量和雙方友好長(zhǎng)期合作來(lái)說(shuō)都有著重要意義。本企業(yè)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)是首選資源，其次是第三方推薦的供方，另外，業(yè)主推薦的供應(yīng)商也是很重要的采購(gòu)來(lái)源，三種方式可以優(yōu)化組合，合理選擇。在保證物資供應(yīng)的前提下，運(yùn)用多種手段保證物資質(zhì)量，目的是工程項(xiàng)目高質(zhì)量高標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施。

確定技術(shù)協(xié)議和檢查供貨范圍。技術(shù)協(xié)議在物資采購(gòu)中很重要，是物資采購(gòu)的前提，審查并交付技術(shù)協(xié)議并完善和補(bǔ)充，是為了高效率高質(zhì)量地完成物資采購(gòu)的工作，防止產(chǎn)生更多采購(gòu)糾紛。同樣在物資采購(gòu)過(guò)程中，技術(shù)協(xié)議能夠最大限度地讓采購(gòu)人員明確物資規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，還有數(shù)量，質(zhì)量等許多基本情況，以避免相關(guān)問題的發(fā)生[2]。

2.4 文件和物資的催交

關(guān)于文件催交。在物資采購(gòu)中過(guò)程文件和竣工文件這兩項(xiàng)內(nèi)容是極其重要的文件。其中過(guò)程文件中包含的內(nèi)容有：所有的設(shè)計(jì)圖紙，采購(gòu)清單，還有質(zhì)量保證計(jì)劃以及修訂方案等。物資采購(gòu)階段應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確提交這些文件，這是為了按時(shí)交付物資以及控制風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生?？⒐の募w的內(nèi)容有：技術(shù)規(guī)格書，竣工圖紙以及安裝說(shuō)明書操作手冊(cè)，質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告，證明文件等，這些文件的作用在于為工程采購(gòu)的設(shè)計(jì)制造及安裝，運(yùn)輸和采購(gòu)等環(huán)節(jié)提供支持。以上數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性是提高物資采購(gòu)質(zhì)量以及在工程項(xiàng)目中合理使用有著重大意義。

關(guān)于物資催交。為了保證在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成交貨，必須采取物資催交的策略，這是工程順利進(jìn)行的保障，也是為了按期交付工程的手段之一。所以當(dāng)合同完成簽訂之后，就應(yīng)該全面履行合同，按照合同約定對(duì)供貨商實(shí)施管理及監(jiān)督。物資催交階段，如發(fā)現(xiàn)存有內(nèi)在的風(fēng)險(xiǎn)因素影響，查明原因并及時(shí)糾正，以求實(shí)現(xiàn)最大限度地減輕各種不利因素形成的影響，保證所有物資及時(shí)保質(zhì)保量到場(chǎng)，確保施工進(jìn)度和質(zhì)量。對(duì)于已發(fā)生的影響重大進(jìn)度的滯后情況，必須盡快發(fā)出催交警告，采取相應(yīng)措施，還應(yīng)與供應(yīng)商及項(xiàng)目組一同研究分析，確定解決方法。例如，要求對(duì)方加強(qiáng)改進(jìn)設(shè)計(jì)方案，并要供應(yīng)商自理費(fèi)用進(jìn)行趕工，想辦法改進(jìn)運(yùn)輸方式等等，千方百計(jì)保證項(xiàng)目需求。

2.5 加大監(jiān)察力度，提高管理水平

在對(duì)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)管理方面，物資主管部門一定要加強(qiáng)監(jiān)督管理工作，全面提高物資管理的監(jiān)察工作力度。物資主管部門要進(jìn)行定期檢查，專項(xiàng)檢查，年度檢查和不定期巡視和審計(jì)等工作。對(duì)檢查出的問題，責(zé)任人要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)落實(shí)整改措施并持續(xù)改進(jìn)。同時(shí)加強(qiáng)物資管理制度和規(guī)定的宣傳貫徹工作，提高采購(gòu)人員管理意識(shí)，確保物資采購(gòu)工作的合規(guī)性和連續(xù)性[3]。

2.6 利用科學(xué)的方法加強(qiáng)物資檢驗(yàn)檢測(cè)工作

對(duì)物資進(jìn)行科學(xué)的檢測(cè)，是判斷每一種物資質(zhì)量與性能是否合格的重要手段。施工企業(yè)要針對(duì)不同物資采取不同的方式方法進(jìn)行檢驗(yàn)。對(duì)于機(jī)械設(shè)備，需要施工企業(yè)安排專人駐廠監(jiān)造，跟蹤工廠生產(chǎn)、檢驗(yàn)檢測(cè)和包裝等每一個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)于大宗材料，在第一次抽測(cè)階段時(shí)如發(fā)現(xiàn)有不合格品存在，那么在進(jìn)行第二次抽測(cè)時(shí)拿出同樣多的物資實(shí)施抽測(cè)，假如抽測(cè)中還有不合格情況，那么就要對(duì)全部的所購(gòu)物資做質(zhì)量大檢查。這樣做的目的是把不合格品控制在源頭，而不會(huì)流轉(zhuǎn)到施工現(xiàn)場(chǎng)中去，保證到場(chǎng)物資的合格率。

物資到場(chǎng)之后，物資采購(gòu)人員要會(huì)同技術(shù)、質(zhì)量、安全和工程等相關(guān)部門根據(jù)采購(gòu)合同和技術(shù)協(xié)議要求的內(nèi)容再次安排檢驗(yàn)檢測(cè)，主要驗(yàn)收內(nèi)容有規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、外觀質(zhì)量、隨貨技術(shù)、合格證明、質(zhì)保資料等進(jìn)行驗(yàn)證，并有安排必要的試驗(yàn)。驗(yàn)收時(shí)要填寫進(jìn)場(chǎng)物資驗(yàn)收記錄并拍攝視頻影像作為見證資料，驗(yàn)收結(jié)束后對(duì)驗(yàn)收見證過(guò)程資料進(jìn)行檔案管理。對(duì)驗(yàn)收中出現(xiàn)的不合格產(chǎn)品及時(shí)采取措施進(jìn)行退換工作。如果因不合格物資耽誤了施工進(jìn)度，根據(jù)物資買賣合同約定，還需要跟供方提出索賠[4]。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，在我國(guó)工程項(xiàng)目建設(shè)中進(jìn)行物資采購(gòu)控制應(yīng)積極做好制度建設(shè)，同時(shí)還要強(qiáng)化采購(gòu)監(jiān)督效力，還要優(yōu)化物資采購(gòu)質(zhì)檢檢驗(yàn)工作的控制效果，保證物資質(zhì)量，為項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量提升提供堅(jiān)實(shí)保障。