基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下高校新校區(qū)建設(shè)資料管理的探究

潘江蘭

廣西國際商務職業(yè)技術(shù)學院后勤管理處基建科 廣西 南寧 530007

引言

十九大報告指出，建設(shè)教育強國，加快教育現(xiàn)代化，是實現(xiàn)中華民族偉大復興的中國夢和實現(xiàn)人民對美好生活的向往的必然要求。許多高校為滿足自身辦學需要和發(fā)展要求，拓展辦學空間，實現(xiàn)長遠發(fā)展，開始新建新校區(qū)。高校新校區(qū)建設(shè)形成的資料繁多、復雜，且新校區(qū)建設(shè)資料既是施工及竣工驗收、交付和使用的必要條件，也是日常監(jiān)督檢查、匯報上級部門及高校追溯歷史的重要依據(jù)。因此，注重新校區(qū)建設(shè)資料的規(guī)范管理、完整歸檔是必須的。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展、無紙化辦公盛行，項目建設(shè)資料管理依托互聯(lián)網(wǎng)也是值得探究的。

1 高校新校區(qū)建設(shè)資料管理內(nèi)容

高校新校區(qū)建設(shè)資料管理從項目立項開始到項目竣工驗收交付使用止，貫穿項目建設(shè)的整個過程。新校區(qū)建設(shè)資料除了工程常規(guī)建設(shè)涉及的項目建議書、可行性研究報告、修建性詳細規(guī)劃方案、地質(zhì)勘查報告、初步設(shè)計圖、施工圖等前期相關(guān)的報建資料及施工過程中發(fā)生的工程聯(lián)系函、簽證單、設(shè)計變更與監(jiān)理通知書等資料外，由于高校自身存在的社會性、公益性，且高校同時受上級部門的分管監(jiān)督，因此高校新校區(qū)建設(shè)資料還包含上級下發(fā)的會議通知、會議紀要、答復文件及高校上報上級部門的請示報告、協(xié)調(diào)函件、進度報表及校內(nèi)各職能部門提交的需求建議等相關(guān)資料[1]。

2 高校新校區(qū)建設(shè)資料管理存在的問題

2.1 資料管理介入晚

高校新校區(qū)項目資料管理都是由行政部門主要負責，由于缺乏專業(yè)項目資料管理人員，導致項目資料收集不及時、不完整，且高校對項目資料歸檔要求沒有事先學習了解，導致項目資料缺失、遺漏。以我參與的S高校新校區(qū)建設(shè)項目為例，S高校新校區(qū)建設(shè)資料收集的明確起點是施工階段，但實際S高校新校區(qū)建設(shè)前期有很多準備工作，包括學校領(lǐng)導帶隊外出考察、校內(nèi)討論會、請示上級部門等，各項準備工作同樣會形成各項資料，但S高校由于資料管理介入晚導致前期準備工作部分資料缺失或分散到各職能部門。因此，高校新校區(qū)建設(shè)資料管理應從項目前期立意調(diào)研開始介入。

2.2 資料管理制度不完善

在建筑領(lǐng)域，以施工單位為出發(fā)點的資料管理制度更為完善，對于以建設(shè)單位為主的資料管理制度相對欠缺。以S高校新校區(qū)建設(shè)為例，前期由于沒有制定資料管理制度，沒有明確資料表格使用模板、報送份數(shù)，導致施工過程中使用的聯(lián)系函、簽證單及材料送審表等反復修改，做了多次無用功。制度是方向標，資料管理的規(guī)范性在于建立完善的資料管理制度。

2.3 資料報送不及時

高校新校區(qū)建設(shè)時間緊、要求高，也因為缺乏專業(yè)性人員，同時涉及的部門單位多，資料審批時限長，導致資料報送不及時。S高校新校區(qū)建設(shè)就是多邊工程，邊設(shè)計邊報建邊施工，報建及施工過程中時常以承諾書方式后補資料，部分資料后補的時限會在事件發(fā)生后一個月、兩個月、甚至半年。至此，嚴重影響項目資料收集的及時性、完整性，且資料后補不利于項目建設(shè)的整體推進，且容易導致資料遺漏、出錯[2]。

2.4 資料管理人員配備不專業(yè)、不齊全

在高校，負責管理校園基本建設(shè)項目的人員，本質(zhì)定位是屬于行政人員，主要工作是協(xié)調(diào)各行政部門配合完成相應的項目建設(shè)，缺乏對施工現(xiàn)場的了解，缺乏專業(yè)實踐性，從而導致對項目資料的重要性認識不夠，以至于沒有將資料分門別類及時歸整。另外，高校不同于建筑施工企業(yè)，高校各個崗位的人員配置是有明確規(guī)定要求的，大部分高校新校區(qū)建設(shè)配備的資料管理員基本上是1個。但高校新校區(qū)建設(shè)投資額往往是幾個億以上的，是屬于大項目，只配一個資料管理員是完全不夠的。

2.5 資料監(jiān)督制度不健全

以S高校新校區(qū)建設(shè)為例，S高校在新校區(qū)建設(shè)前期已制定資料檔案管理制度，但資料檔案是否已按照制度執(zhí)行并沒有相應人員監(jiān)督檢查，整個資料收集過程全憑資料員的自覺性。為及時發(fā)現(xiàn)資料收集過程的困難問題，應建立健全監(jiān)督制度，明確以新校區(qū)項目負責人或者校內(nèi)紀檢監(jiān)察人員為牽頭人，定期檢查各個階段項目建設(shè)資料收集情況。

2.6 資料管理歸口部門不統(tǒng)一

以S高校新校區(qū)建設(shè)為例，參與新校區(qū)建設(shè)的主要行政部門有后勤管理處、財務處、審計室、資產(chǎn)管理處。其中后勤管理處下掛新校區(qū)建設(shè)指揮部辦公室，統(tǒng)籌新校區(qū)建設(shè)的各項工作，重點工作是施工現(xiàn)場的管理。財務處主要負責新校區(qū)建設(shè)相關(guān)的各項資金籌措與支付。審計室主要負責新校區(qū)建設(shè)的預結(jié)算、簽證復核等相關(guān)工作。資產(chǎn)管理處主要負責新校區(qū)建設(shè)相關(guān)的各項服務招投標工作。各個行政部門在工作開展過程中會形成對應業(yè)務的各項資料，對于這些資料，各個部門各自為政、各自留存，沒有明確統(tǒng)一的歸口管理部門。從資料整體關(guān)聯(lián)性考慮，在參與新校區(qū)建設(shè)的各個行政部門中應明確一個資料歸口部門，各個行政部門在各個階段發(fā)生的重要資料應同時備份留存在資料歸口部門，待項目竣工驗收結(jié)算后，由資料歸口部門統(tǒng)一將資料移交檔案室[3]。

3 基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下新校區(qū)建設(shè)資料管理的探究

鑒于上述S高校新校區(qū)建設(shè)資料管理存在的問題，可以看出，制度完善是資料管理的前提，提前介入資料管理是關(guān)鍵，加強資料管理人員的培養(yǎng)是重要舉措，重視過程資料及時收集是必須，落實監(jiān)督制度不可或缺，明確資料管理歸口部門是必要。那么，如何依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效解決高校新校區(qū)建設(shè)資料管理的問題，從而形成資料集成、共享的新局面呢？以下是我的探究。

互聯(lián)網(wǎng)的主要特點有云端服務、資源共享、數(shù)據(jù)集成。結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的這些特點，我們可以構(gòu)建一個互聯(lián)網(wǎng)項目建設(shè)資料管理平臺，管理平臺可劃分為以下五個模塊：項目概況、參建單位概況、資料管理規(guī)章制度、項目過程資料審批、項目成果資料，各模塊是相互關(guān)聯(lián)關(guān)系。各模塊內(nèi)容解析如下：

3.1 項目概況

“項目概況”模塊，由建設(shè)單位進入平臺創(chuàng)建，主要是錄入項目的基本信息，包括項目建設(shè)規(guī)模、總平規(guī)劃、投資估算、工期、批復文號等。

3.2 參建單位概況

“參建單位概況”模塊，由各參建單位登錄平臺錄入，參建單位包括可行性研究報告編制單位、初步設(shè)計及施工圖設(shè)計單位、地質(zhì)勘察單位、施工單位、監(jiān)理單位、跟蹤審計單位等。參建單位在此模塊主要錄入公司資質(zhì)材料、項目負責人授權(quán)書、項目資料管理平臺負責人授權(quán)書、項目組織機構(gòu)人員名單、職責及聯(lián)系方式等。本模塊設(shè)置的主要目的是便于建設(shè)單位管理，也便于工作的追溯。

3.3 資料管理規(guī)章制度

本模塊，由建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理單位等單位在平臺上傳針對項目的資料管理規(guī)章制度，同時上傳各方認可的資料表格模板。另外，資料監(jiān)督部門在此模塊上傳資料監(jiān)督制度。本模塊設(shè)置主要目的是制度銜接統(tǒng)一，以促進資料管理的規(guī)范性、及時性[4]。

3.4 項目過程資料審批

在現(xiàn)實施工過程中，設(shè)計變更、簽證索賠、工程聯(lián)系函、預結(jié)算送審等相關(guān)資料，往往是通過紙質(zhì)版流轉(zhuǎn)各相關(guān)單位簽署意見，審批延續(xù)的周期長，不利于資料及時歸檔收集?！绊椖窟^程資料審批”模塊就可以打破傳統(tǒng)紙質(zhì)版模式，在云端審批完成。此模塊由各參建單位針對自身負責的事項發(fā)起審批流程，流轉(zhuǎn)相關(guān)單位負責人簽批意見并加蓋電子公章。審批流程分兩類，其一是建設(shè)單位內(nèi)部審批流程，比如高校各行政職能部門可以就項目相關(guān)事項發(fā)起審批流程，包括后勤管理處發(fā)起工程款支付申請審批、審計室發(fā)起項目預結(jié)算審核流程、教務處發(fā)起對新校區(qū)建設(shè)功能布局需求建議流程等；其二是綜合審批流程，主要是由參建五方中的任一方發(fā)起，涉及審批事項是需要兩個單位以上的負責人簽批意見的，例如施工過程中發(fā)生的簽證，可以由施工單位在云端發(fā)起審批流程，將簽證單、預算書、現(xiàn)場記錄及照片上傳至審批流程，然后分別流轉(zhuǎn)給監(jiān)理單位、跟蹤審計單位、建設(shè)單位相關(guān)負責人會簽。

同時在此模塊中，應明確各個單位審批時限，避免審批拖延影響工作進度?！绊椖窟^程資料審批”流程發(fā)起者及簽批者由各參建單位授權(quán)明確并報建設(shè)單位確認。本模塊簽批完成的資料電子版最終存檔至“項目成果資料”模塊中[5]。

3.5 項目成果資料

以高校為例，“項目成果資料”模塊可按照實際需要下設(shè)行政部門建議需求資料、上級會議通知及會議紀要、高校上報文材料、項目建設(shè)資料等小模塊，其中“項目建設(shè)資料”小模塊由參建各單位上傳本單位負責的項目相關(guān)的成果材料電子版，包括各項報建批復文件、項目涉及的合同、項目建議書、初步設(shè)計圖、施工圖、竣工圖、監(jiān)理報告、跟蹤審計報告等項目相關(guān)的各項成果資料。本模塊設(shè)置的主要目的是數(shù)據(jù)集成、資源共享，電子存檔也便于資料管理、查閱。

3.6 互聯(lián)網(wǎng)項目建設(shè)資料管理平臺的管理

互聯(lián)網(wǎng)項目建設(shè)資料管理平臺由建設(shè)單位主要負責，并授權(quán)各參建單位注冊登錄，可通過電腦、手機客戶端進行登錄操作。建設(shè)單位可針對資料的保密程度不同對各資料設(shè)置為開放型、加密型。開放型是資源共享，各參建單位登錄平臺就可閱覽下載，加密型資料由需求方在“項目過程資料審批”模塊提出申請流程，轉(zhuǎn)交建設(shè)單位簽批許可并通過建設(shè)單位提供的臨時密碼進行查閱下載。

3.7 互聯(lián)網(wǎng)項目建設(shè)資料管理平臺的意義

構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)項目建設(shè)資料管理平臺，就好比是為資料建了一個永久的“家”，“家”在則資料永存。依托互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)項目建設(shè)資料無紙化管理、實現(xiàn)資料的集成與共享，有利于資料的檢索查詢。高校采用互聯(lián)網(wǎng)項目建設(shè)資料管理平臺，可提高工作效率、減少勞動力，使項目建設(shè)資料管理更趨于信息化、規(guī)范化、永久化。

4 結(jié)束語

隨著國家對高等教育人才培養(yǎng)的重視、高等教育的普及，高校新校區(qū)建設(shè)是促進國家教育事業(yè)發(fā)展及擴招人數(shù)的有效選擇，廣西壯族自治區(qū)南寧教育園區(qū)建設(shè)就有十多所高校入駐新建新校區(qū)。高校新校區(qū)建設(shè)涉及面廣、項目資料繁多，打破傳統(tǒng)資料管理觀念，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，打造互聯(lián)網(wǎng)項目建設(shè)資料管理平臺，有利于實現(xiàn)資料管理的精細化、制度化、流程化、信息化。