探索共享財(cái)務(wù)制度實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化

黃浦區(qū)工人體育館 丁嬌艷

數(shù)字開啟未來，“數(shù)據(jù)互聯(lián)+財(cái)管”共享財(cái)務(wù)管理開創(chuàng)了數(shù)字經(jīng)濟(jì)的新紀(jì)元，為財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供方向，也是發(fā)展的必然趨勢(shì)。探索共享財(cái)務(wù)管理是當(dāng)前我們工會(huì)財(cái)務(wù)人重要工作任務(wù)，管控風(fēng)險(xiǎn)、降本增效，進(jìn)一步助力工會(huì)事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

一、什么是共享財(cái)務(wù)管理

共享財(cái)務(wù)管理是依托信息技術(shù)以財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程處理為基礎(chǔ)，以優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提升工作效率、降低成本、強(qiáng)化內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)等為目的的一種新型的財(cái)務(wù)管理模式。共享財(cái)務(wù)管理是一個(gè)信息化平臺(tái)，使一些簡(jiǎn)單的、同性質(zhì)的、易于流程化和標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)工作集中到統(tǒng)一的信息化平臺(tái)上進(jìn)行電子化資源整合，減少大量重復(fù)工作。共享財(cái)務(wù)管理中心是會(huì)計(jì)核算中心的高級(jí)階段，會(huì)計(jì)核算中心是簡(jiǎn)單的集中，而共享財(cái)務(wù)更關(guān)注的是流程的優(yōu)化和再造、職能的重組，是從質(zhì)上的一個(gè)提高。但它們共同點(diǎn)都具有降成本、強(qiáng)控風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)勢(shì)。

二、為什么實(shí)行共享財(cái)務(wù)管理

除了共享財(cái)務(wù)管理自帶的優(yōu)點(diǎn)外，我們自身內(nèi)部存在的兩個(gè)重要原因：

一是人員因素。目前事業(yè)單位專業(yè)財(cái)務(wù)人員緊缺，通過事業(yè)單位招錄考試途徑也很難聘到合適人選，大家普遍認(rèn)為體制內(nèi)財(cái)務(wù)人員上升通道受限，會(huì)計(jì)工作操作比較簡(jiǎn)單，不能更好發(fā)揮專業(yè)特長(zhǎng)。黃浦區(qū)總工會(huì)系統(tǒng)內(nèi)財(cái)務(wù)人員更多采用的是內(nèi)部培養(yǎng)模式及勞務(wù)派遣用工形式，但勞務(wù)派遣用工形式不穩(wěn)定，人員更換頻繁，給工作帶來諸多不便。

二是政策原因。事業(yè)單位崗位結(jié)構(gòu)分為管理、專技、工勤三種類別，2012年崗位設(shè)置時(shí)，相關(guān)部門建議工勤類別崗位盡量不設(shè)編，采取購買服務(wù)模式操作。經(jīng)過幾年實(shí)踐驗(yàn)證，新招進(jìn)人員均定編管理九級(jí)，工勤類崗位基本空編。同理，今年已啟動(dòng)事業(yè)單位崗位結(jié)構(gòu)重新修訂工作，很多事業(yè)單位編制核定數(shù)進(jìn)行大幅度核減，崗位結(jié)構(gòu)布局側(cè)重于滿足管理崗及與主責(zé)主業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的專技類職務(wù)，編制驟減導(dǎo)致類似于財(cái)務(wù)通用崗今后可能采用第三方共享服務(wù)模式。

三、共享財(cái)務(wù)管理項(xiàng)目實(shí)施情況

一是借助服務(wù)方的專業(yè)團(tuán)隊(duì)力量。區(qū)總工會(huì)系統(tǒng)的財(cái)務(wù)服務(wù)方是北京外企德科人力資源服務(wù)上海有限公司，他們有會(huì)計(jì)行業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富的財(cái)務(wù)服務(wù)團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員平均從事財(cái)務(wù)相關(guān)工作5年以上。團(tuán)隊(duì)擁有強(qiáng)大的IT運(yùn)維支持，且配置自主研發(fā)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。截至目前，服務(wù)單位上千家，分布于醫(yī)藥行業(yè)、零售業(yè)、金融業(yè)、快速消費(fèi)業(yè)、咨詢業(yè)、汽車工程、服務(wù)業(yè)等多行業(yè)，最大服務(wù)客戶規(guī)模達(dá)3500人，團(tuán)隊(duì)力量非常不錯(cuò)。

二是依托兩大線上平臺(tái)：Excel服務(wù)器、AF系統(tǒng)。Excel服務(wù)器主要是數(shù)據(jù)采集與銀行數(shù)據(jù)核對(duì)處理，AF系統(tǒng)主要包含是賬務(wù)處理、線上審批流、往來賬核銷等模塊；一般情況下，EXCEL服務(wù)器完成核對(duì)后，批量導(dǎo)入AF系統(tǒng)進(jìn)行下一步流程。有些模塊單獨(dú)在一個(gè)平臺(tái)完成，有些需要在兩個(gè)平臺(tái)之間進(jìn)行切換。

三是操作模塊賬務(wù)處理流程。

收入模塊是最基礎(chǔ)性的模塊，可能在收費(fèi)項(xiàng)目多且收入頻繁單位中體現(xiàn)得尤為突出，對(duì)賬及時(shí)性強(qiáng)，日收入報(bào)表通過上傳在EXCEL服務(wù)器與銀行流水進(jìn)行自動(dòng)核對(duì)，準(zhǔn)確性很高。

支出模塊，就是線上審批流。付款分應(yīng)付、預(yù)付及報(bào)銷，應(yīng)付票到付款，正常流程；預(yù)付是先付款后期開票，普遍存在這種情況，完成開票后續(xù)需經(jīng)辦人通過AF系統(tǒng)申請(qǐng)應(yīng)付進(jìn)行對(duì)預(yù)付沖減；報(bào)銷公對(duì)私付款，所有申請(qǐng)人都以經(jīng)辦人角色去做申請(qǐng)付款。這模塊主要在AF系統(tǒng)完成。

票據(jù)管理模塊，在AF系統(tǒng)進(jìn)行操作，由駐場(chǎng)財(cái)務(wù)進(jìn)行申請(qǐng)開票，分級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，共享開票員進(jìn)行開票，開票完成后進(jìn)行相應(yīng)派送簽收處理。

應(yīng)收賬款模塊，也是在AF系統(tǒng)操作完成，金稅盤開票數(shù)據(jù)導(dǎo)入AF系統(tǒng)進(jìn)行與銀行流水核對(duì)，款項(xiàng)到賬自動(dòng)核銷。

賬務(wù)處理模塊，與上面幾個(gè)模塊相關(guān)數(shù)據(jù)有效對(duì)接之后，自動(dòng)生成收入支出憑證，再通過AF系統(tǒng)導(dǎo)入各單位的自有財(cái)務(wù)軟件，對(duì)往來賬及平行賬再進(jìn)行手工的補(bǔ)充。

固定資產(chǎn)模塊不專門進(jìn)行闡述，每家單位基本上有專業(yè)固定資產(chǎn)數(shù)字管理系統(tǒng)；定金、押金臺(tái)賬模塊主要在EXCEL服務(wù)器完成。

每個(gè)單位不管用到模塊數(shù)量多少，各模塊如何布局，均可結(jié)合各單位業(yè)務(wù)實(shí)際來設(shè)定，形成符合自身需要且相對(duì)完善閉環(huán)管理流程。

四、共享財(cái)務(wù)管理項(xiàng)目?jī)?yōu)勢(shì)

一是報(bào)表報(bào)告流程化、自動(dòng)化。出納完成對(duì)賬，即可自動(dòng)生成憑證；結(jié)賬完成之后，自動(dòng)生成各類報(bào)表。

二是支付流程移動(dòng)互聯(lián)。運(yùn)用AF使應(yīng)付項(xiàng)目實(shí)時(shí)更新，移動(dòng)互聯(lián)；方便經(jīng)辦人隨時(shí)進(jìn)行申請(qǐng)，審核人員隨時(shí)隨地進(jìn)行審批。

三是線下事務(wù)優(yōu)化管理。依托網(wǎng)格版EXCEL服務(wù)器，在線登記臺(tái)賬，自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)核對(duì)處理；加入“共享出納”概念，處理進(jìn)項(xiàng)認(rèn)證、款項(xiàng)支付等工作。

四是形成電子數(shù)據(jù)庫。財(cái)務(wù)收付款單據(jù)實(shí)行線上共享，相應(yīng)權(quán)限角色都有個(gè)人經(jīng)辦業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫，可隨時(shí)在EXCEL服務(wù)器及AF系統(tǒng)內(nèi)查閱經(jīng)辦的各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

除了以上優(yōu)點(diǎn)外，從宏觀角度來看，通過共享服務(wù)，各單位可有更多宣傳平臺(tái)來分享好的財(cái)務(wù)核算經(jīng)驗(yàn)，有利于提高財(cái)務(wù)工作整體素能；共享服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，有利于上報(bào)各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)核算口徑統(tǒng)一，增強(qiáng)其可比性。

好的財(cái)務(wù)管理流的確需要時(shí)間證明它的可持續(xù)性，不斷優(yōu)化線上支付審批、網(wǎng)銀支付復(fù)核等流程，進(jìn)一步完善“數(shù)據(jù)互聯(lián)+財(cái)管”，是行之有效做好各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作的根本。