提高高校檔案利用率的基本路徑

檔案，是社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是回憶過去、記錄現(xiàn)在與描繪未來的承接載體和輔助工具。高校檔案管理工作，就是以檔案收集、整理、利用為手段，為學(xué)校的教學(xué)服務(wù)和科研助力。近年來，隨著檔案意識(shí)普遍提高，高校檔案管理工作取得長(zhǎng)足進(jìn)步。但由于軟硬件條件制約，高校檔案利用率始終低位徘徊，致使效能沒有充分發(fā)揮。資源閑置就是最大浪費(fèi)。因此，如何有效提高檔案的利用率，更好服務(wù)教學(xué)科研中心工作，成為高校檔案管理者關(guān)注的話題。

一、 高校檔案管理工作的非凡價(jià)值

高校檔案與教學(xué)管理、科研實(shí)驗(yàn)活動(dòng)相伴相生、如影隨行，流淌著歷史的記憶，記錄著卓越的成就，預(yù)示著光明未來，既具有過去的查考性、歷史的完整性所包含的重要意義，又有縝密的邏輯性、連續(xù)的系統(tǒng)性所擁有的現(xiàn)實(shí)用途，也具有長(zhǎng)久的專業(yè)性、深遠(yuǎn)的學(xué)術(shù)性的非凡價(jià)值。具體來說：

（一）提升科研水平的有力武器。高校檔案中珍藏有科研過程中歷史的、忠實(shí)的記憶。詳實(shí)的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、準(zhǔn)確的操作方法、清晰的科研過程、慘痛的失敗教訓(xùn)、豐厚的科研成果、精細(xì)的科研經(jīng)費(fèi)被詳細(xì)全面的記錄下來，具有歷史憑證價(jià)值和參考利用價(jià)值。通過查詢卷帙浩繁的科研檔案，能夠深刻洞悉高校過往的教研水平，全方位檢查問題、寬口徑搜集數(shù)據(jù)、無縫隙有序銜接、大力度攻堅(jiān)突破，為再攀學(xué)術(shù)高峰打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）深化教育改革的寶貴資源。高校檔案記錄的是師生在教育教學(xué)過程中，經(jīng)過日積月累、反復(fù)篩選、重重考驗(yàn)，最終形成的集體勞動(dòng)成果和生動(dòng)智慧結(jié)晶，是歷史歲月變遷、思想動(dòng)態(tài)演變、教育理念傳承的客觀反映，因此具有充分的說服力和豐富的感染力，是可供研究、借鑒的寶貴資料。通過利用高校教學(xué)檔案，仔細(xì)對(duì)照、理性評(píng)價(jià)、充分論證，能夠客觀公正、全面準(zhǔn)確評(píng)估當(dāng)前教學(xué)質(zhì)量，為推進(jìn)教育體制機(jī)制改革提供有益借鑒。

（三）傳承校園文化的精神財(cái)富。透過高校檔案，可以探尋高校自誕生開始、重大發(fā)展進(jìn)程、影響深遠(yuǎn)變革的歷史軌跡和客觀規(guī)律，了解高校曾經(jīng)擁有的長(zhǎng)久歷史、創(chuàng)造的輝煌成就、培養(yǎng)的知名校友，繼承歷屆高校師生共同打造、薪火相傳的經(jīng)典集萃，不斷增強(qiáng)對(duì)各個(gè)學(xué)院、學(xué)科、專業(yè)歷史和科研成果的全面深入了解，塑造校園文化、傳承發(fā)展歷史、實(shí)現(xiàn)先輩希冀，可提高師生歸屬感增強(qiáng)凝聚力、升騰師生自豪感激發(fā)向心力。

（四）開展黨政工作的堅(jiān)定基石。黨政工作是高校管理的導(dǎo)航儀和生命線。高校黨政工作檔案包括學(xué)生學(xué)籍檔案、教師人事檔案，還包括黨員檔案資料和政務(wù)活動(dòng)資料，對(duì)于嚴(yán)格師生管理、規(guī)范黨團(tuán)組織、扎實(shí)開展活動(dòng)、構(gòu)建政治生態(tài)具有現(xiàn)實(shí)意義。通過黨政檔案管理利用，可以有序推進(jìn)行政機(jī)構(gòu)改革、不斷優(yōu)化院系結(jié)構(gòu)設(shè)置、持續(xù)完善教職工績(jī)效考核，為人事改革、行政管理提供依據(jù)，有利于提高黨政工作的質(zhì)量效果。

二、 當(dāng)前高校檔案利用中存在的主要問題

高校檔案里蘊(yùn)藏著無窮無盡、稀缺罕有的珍貴史料和寶貴財(cái)富。按道理應(yīng)當(dāng)門庭若市、趨之若鶩，但實(shí)際上冷冷清清、門可羅雀。豐富資源與需求人群不匹配，供需之間存在不對(duì)稱、不平衡。主要問題是思想存在誤區(qū)、管理手段落后、編研水平不足等，表現(xiàn)為：

（一）思想上重視程度不夠。高校管理者對(duì)檔案利用存在偏見，“重保管、輕利用”思想根深蒂固，受“不出事便了事”的錯(cuò)誤理念影響，將檔案收集保管作為聚焦重點(diǎn)，認(rèn)為開發(fā)利用產(chǎn)生不了明顯效益，沒必要大動(dòng)干戈浪費(fèi)人力物力、興師動(dòng)眾消耗經(jīng)費(fèi)時(shí)間，處于被支配地位，屬于細(xì)枝末節(jié)，無足輕重、不值一提。檔案工作人員在收集整理、清塵防蟲、恒溫除濕上忙忙碌碌、兜兜轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，而利用工作宣傳不夠、手段單一，只靠案卷目錄提供檢索服務(wù)收效甚微。

（二）制度建設(shè)上存在缺失。制度建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)、利于長(zhǎng)遠(yuǎn)。高校檔案管理工作要想有聲有色，首先必須要有系統(tǒng)完備的檔案管理制度，才能便于查考利用。但是在實(shí)際工作中，有的高校檔案管理部門成為“近親繁殖溫床”“安排家屬自留地”，沒有配備科班出身的、專業(yè)懂行的檔案管理人員，有的沒有出臺(tái)管理制度和細(xì)則章程，有的出臺(tái)了沒有按要求落實(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作人為影響大、隨意性較強(qiáng)，原始信息不完整、文件歸檔不及時(shí)、檔案管理不規(guī)范，甚至出現(xiàn)原件遺失不知所蹤、殘頁(yè)缺損污毀等問題，嚴(yán)重影響了利用質(zhì)效。

（三）管理手段相對(duì)滯后。由于有些高校資金投入不足，檔案管理采用傳統(tǒng)人工方式，信息化、科技化、便捷化程度較低，沒有融入信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，分類、整理、利用手段落后，讓檢索不方便不迅速，影響用戶體驗(yàn)，降低了利用效率。對(duì)于檔案從業(yè)人員培養(yǎng)和培訓(xùn)力度不夠，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理利用工作要求。高校檔案管理信息化建設(shè)步伐遲滯，檔案管理系統(tǒng)存在“數(shù)據(jù)壁壘”“信息煙囪”現(xiàn)象，只能在檔案館內(nèi)檢索利用，不能與校園網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息聯(lián)網(wǎng)共享和實(shí)時(shí)利用。

（四）從業(yè)人員素質(zhì)有待提高。檔案管理人員自我輕視，認(rèn)為身處“冷衙門”，干的“打雜活”，發(fā)展“沒前途”，榮譽(yù)感降低積極性不足，使命感下降主動(dòng)性缺位，心灰意冷、自暴自棄，對(duì)檔案管理和館藏內(nèi)容的自我認(rèn)知、主動(dòng)宣傳不夠，對(duì)于如何服從服務(wù)高校中心工作，如何提高檔案利用率等缺乏深入思考。有的從業(yè)人員“半路出家”“趕鴨上架”，缺乏專業(yè)系統(tǒng)知識(shí)，檔案保密與公開分類“拿捏不準(zhǔn)”，錯(cuò)誤“接二連三”重復(fù)出現(xiàn)。有的年齡偏大，不會(huì)運(yùn)用電腦設(shè)備進(jìn)行檔案管理，造成館藏檔案無法發(fā)揮價(jià)值，難以高效利用。

（五）編研質(zhì)量水平不高。高校檔案利用中，編研工作仍是短板弱項(xiàng)，基本處于“有編無研”狀態(tài)，大多奉行“拿來主義”，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)照搬摘錄、原始材料“照方抓藥”，編史修志、文件匯編以編為主，學(xué)術(shù)研究、深度編研較為少見，編研成果含金量、價(jià)值度偏低。為此，打破“畫地為牢”“坐井觀天”的局面，發(fā)揮系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)提高效用性、實(shí)現(xiàn)資源共享提升針對(duì)性，以教學(xué)科研人員為服務(wù)對(duì)象，擴(kuò)大傳播利用的普及性、廣泛性，有的放矢、靶向治療提高編研成果的質(zhì)量水平。

三、 提高高校檔案利用率的實(shí)踐路徑

有為才有位，貢獻(xiàn)定地位。高校檔案管理，不能固步自封、作繭自縛，認(rèn)為做好檔案資料守護(hù)神便高枕無憂，而要跟隨時(shí)代腳步跳出“象牙塔”，運(yùn)用信息技術(shù)不當(dāng)“溫室花”，轉(zhuǎn)變觀念、主動(dòng)作為，成為知識(shí)提供者、決策咨詢者，才能提升地位、展現(xiàn)作用，占據(jù)一席之地。提高檔案利用率便是“先手棋”，重點(diǎn)要做好以下工作：

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，思想認(rèn)識(shí)到位，行動(dòng)才能堅(jiān)決有力。提高高校檔案利用率，關(guān)鍵在于觀念轉(zhuǎn)變。一方面，要變“邊緣”為“重要”。高校管理者要更新觀念、提高認(rèn)識(shí)，擯棄檔案管理“說起來重要、忙起來不要”的錯(cuò)誤做法，從人財(cái)物方面“真金白銀”予以支持，將檔案管理工作作為有機(jī)組成，納入高校整體發(fā)展規(guī)劃“大盤子”當(dāng)中，促使各部門對(duì)標(biāo)對(duì)表，主動(dòng)參與檔案管理，為有序高效進(jìn)行檔案管理掃清障礙、鋪平道路。另一方面，要變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”。高校檔案工作者要改變“只為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)”的狹隘觀念，牢固樹立為教學(xué)科研中心工作服務(wù)的意識(shí)。要總攬全局掌握教學(xué)科研重大成果，主動(dòng)而為積極做好資料收集整理，集思廣益不斷擴(kuò)大服務(wù)范圍，眾志成城拓寬開發(fā)渠道，使檔案利用工作地位凸顯、角色重要。

（二）加強(qiáng)宣傳，擴(kuò)大影響。只有名氣大、口碑好，才能影響深、利用率高。要提高檔案利用率，必須用好“大喇叭”，提升知名度。一要載體豐富。靈活運(yùn)用網(wǎng)站、專欄、展覽、講座、廣播等多種方式，開展密頻次、寬口徑、無死角、廣受眾宣傳，讓檔案利用入心入腦、潤(rùn)物無聲，讓利用檔案蔚然成風(fēng)、競(jìng)相效仿。二要內(nèi)容生動(dòng)。內(nèi)容上要喜聞樂見、趣味盎然，可以傳授檔案分類、編號(hào)、查詢業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)知識(shí)，貼近師生生活、激發(fā)利用興趣;可以介紹館藏檔案內(nèi)容、數(shù)量、查閱須知等背景信息，做到技不壓身、有備無患。三要適度得當(dāng)。宣傳工作既要列計(jì)劃、出方案，又要接地氣、合實(shí)情，既提高檔案利用認(rèn)知度，又不加重教職工負(fù)擔(dān)，讓其自覺參與或主動(dòng)配合檔案收集、整理、利用各步驟、全過程，確保收集齊全、整理有序、利用有效。

（三）運(yùn)用科技，提高效率?？萍甲屔罡篮谩⒆尷酶憬荨Ｒ灰涌煨畔⒒ㄔO(shè)。加快檔案信息化、現(xiàn)代化、科技化步伐節(jié)奏，建立將大量的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成為數(shù)字形式的信息化檔案管理平臺(tái)，使檔案利用因?yàn)榇髷?shù)據(jù)更加科學(xué)化、由于云計(jì)算規(guī)范化、因?yàn)橐苿?dòng)互聯(lián)網(wǎng)便捷化。開發(fā)符合實(shí)際、靈活實(shí)用的數(shù)字化管理軟件，保證規(guī)范性、兼容性和穩(wěn)定性，提高管理效率，滿足利用需求。二要高效開發(fā)利用。對(duì)利用者進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，認(rèn)真研究發(fā)掘聯(lián)系性、找出規(guī)律性，對(duì)照使用習(xí)慣和興趣偏好進(jìn)行資料匯編、實(shí)施深度開發(fā)，提高檔案在信息檢索利用中的廣泛性。三要做好網(wǎng)絡(luò)維護(hù)。在提高檔案信息開放性和普及度同時(shí)，充分研究檔案管理平臺(tái)存在不足和深入分析管理軟件隱患風(fēng)險(xiǎn)，避免信息泄露，確保網(wǎng)絡(luò)安全，創(chuàng)造安瀾利用環(huán)境。

（四）建章立制，明晰責(zé)任。制度建設(shè)，能夠強(qiáng)基固本，規(guī)范行為效果。一要建立健全責(zé)任體系。高校要通過設(shè)立機(jī)構(gòu)、配備專員方式，強(qiáng)化檔案管理主體責(zé)任，讓專業(yè)人干專業(yè)事，省事省力效果好。同時(shí)明確各院系配合責(zé)任，指定兼職人員，在專業(yè)人員指導(dǎo)下做好收集、移交工作，確保及時(shí)收集、迅速歸檔、內(nèi)容全面、系統(tǒng)完整，為有效利用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二要明確工作目標(biāo)。在檔案整理工作中，要根據(jù)材料的不同類別，明確目標(biāo)、制定標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真鑒別、準(zhǔn)確分類、科學(xué)界定、編排有序，做到整齊劃一、不重不漏、有據(jù)可查、有章可循，便于查找利用。三要建立健全標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。對(duì)檔案的進(jìn)館移交、收集整理、裝訂歸檔、檢索利用等各個(gè)流程，制定詳細(xì)規(guī)章制度、明確操作標(biāo)準(zhǔn)和具體要求，才能樹立標(biāo)桿、明確規(guī)范，提高整體利用效率。

（五）精細(xì)加工，深度編研。編研是為了更好、更快、更高質(zhì)量利用。一要深度挖掘開展編研。要在日常檔案匯編收集中，擅于發(fā)現(xiàn)功能素材做有心人、深度挖掘特色資料做細(xì)心人，對(duì)于準(zhǔn)確詳實(shí)、涉獵廣泛歸檔素材，進(jìn)行去粗取精深層開發(fā)，總結(jié)提煉精品資源、拔高升華研究?jī)r(jià)值，有序有效有用編研檔案信息。二要圍繞中心開展編研。要有大局意識(shí)，進(jìn)行通盤考慮，對(duì)高校教育、科研重大成果及時(shí)了解、全面掌握，在系統(tǒng)完整、廣泛收集檔案資料基礎(chǔ)上，深度加工、明確主題，形成內(nèi)容新鮮、形式創(chuàng)新的編研成果。三要滿足需求開展編研。以滿足廣大師生和科研人員需求為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，找到檔案編研與市場(chǎng)需求的最佳結(jié)合點(diǎn)。利用檔案編寫“教案匯編”“論文文摘”“科研成果匯編”等實(shí)用性強(qiáng)、利用率高的編研成果，拓寬編研題材，弘揚(yáng)傳統(tǒng)文化，傳播科技知識(shí)，滿足實(shí)際需求。

（六）提升素質(zhì)，優(yōu)化服務(wù)。素質(zhì)優(yōu)質(zhì)才能服務(wù)優(yōu)質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)利用質(zhì)量效果提升。一要加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)。鼓勵(lì)從業(yè)人員“干一行愛一行精一行”“做行家里手，不當(dāng)半瓶醋”，立足崗位發(fā)光熱、兢兢業(yè)業(yè)做貢獻(xiàn)、遵章守紀(jì)不逾矩，為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。二要提高業(yè)務(wù)能力素質(zhì)。加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和信息自動(dòng)化技能培訓(xùn)，克服“眼高手低”毛病，防止“一看就懂，一干不會(huì)”現(xiàn)象發(fā)生，不斷提高檔案開發(fā)利用能力。三要建立獎(jiǎng)優(yōu)罰劣機(jī)制。充分發(fā)揮考核評(píng)價(jià)“指揮棒”作用，明確檔案管理人員的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和工作績(jī)效，通過激勵(lì)制度和懲戒機(jī)制，提高利用準(zhǔn)確率和服務(wù)主動(dòng)性，準(zhǔn)確、迅速、及時(shí)、標(biāo)準(zhǔn)地把檔案提供給需求者。

檔案利用是管理目的和初衷，是實(shí)現(xiàn)價(jià)值途徑和歸宿。高校檔案管理利用工作是高校日常工作的有機(jī)組成和重要一環(huán)，只有檔案利用率不斷提高、水平精進(jìn)，才能促進(jìn)數(shù)據(jù)利用方便快捷、信息查考準(zhǔn)確迅速、文件檢索實(shí)用方便。因此，高校檔案管理工作責(zé)任重大、使命光榮，應(yīng)在思想上高度重視“擰緊發(fā)條”、在宣傳上強(qiáng)化溝通“擴(kuò)大影響”、在制度上不斷完善“有章可循”、在編研上精細(xì)加工“鑄造精品”，在素質(zhì)上逐步提升“業(yè)務(wù)精進(jìn)”，才能促進(jìn)檔案利用效率水漲船高和高校工作水平突飛猛進(jìn)。

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（作者簡(jiǎn)介：德措（1980-）女，青海樂都人，藏族，本科，研究方向：高校檔案相關(guān)。單位：青海師范大學(xué)。）