探討信息化技術(shù)在醫(yī)院耗材采購與管理中的應(yīng)用

龍朝杰 杜昱鏗 李杰 龍竹青 湖南省兒童醫(yī)院物資供應(yīng)維修部 （湖南 長沙 410007）

內(nèi)容提要： 隨著信息化時(shí)代的到來，為了提升醫(yī)院耗材（本文所有的耗材主要是指醫(yī)用耗材）采購與管理的規(guī)范性、科學(xué)性，在醫(yī)院耗材采購流程上不斷規(guī)范，采購周期得到縮短，使得醫(yī)院耗材管理難度得到降低，促進(jìn)醫(yī)院耗材管理水平的提升，需要加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用。因此，本文首先對目前醫(yī)院的耗材采購與管理現(xiàn)狀進(jìn)行了概述；其次對醫(yī)院耗材采購與管理中的信息化應(yīng)用思路和目標(biāo)進(jìn)行了分析；再次以某醫(yī)院耗材采購與管理系統(tǒng)為例，對其在醫(yī)院耗材采購與管理中的應(yīng)用要點(diǎn)進(jìn)行了梳理；最后對全文進(jìn)行了總結(jié)。

在醫(yī)院耗材采購與管理中，信息化技術(shù)的應(yīng)用離不開醫(yī)院耗材采購與管理系統(tǒng)的支持，這就需要醫(yī)院加強(qiáng)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，及時(shí)地收集和整理醫(yī)院使用所需的各種耗材的相關(guān)信息，比如耗材品類、供應(yīng)商和生產(chǎn)商的信息，從而更好地對醫(yī)院所需的耗材產(chǎn)品及其供應(yīng)商以及生產(chǎn)廠家的資質(zhì)等核心事項(xiàng)實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，從而使得醫(yī)院耗材在申報(bào)和采購以及使用等方面變得更加規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，滿足醫(yī)院耗材使用信息的分類查詢和物流溯源以及質(zhì)量監(jiān)測和數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)的需要，優(yōu)化醫(yī)院對耗材的采購與使用管理水平[1]。

1.目前醫(yī)院的耗材采購與管理現(xiàn)狀

醫(yī)院在開展醫(yī)療服務(wù)過程中，采購的內(nèi)容主要有藥品和醫(yī)用耗材以及大型的醫(yī)療設(shè)備。在這三種采購內(nèi)容中，由于藥品和大型醫(yī)療設(shè)備采購由政府主導(dǎo)采購平臺開展，且在多年發(fā)展的過程中，目前較為標(biāo)準(zhǔn)和完善，且在使用管理方面與醫(yī)院現(xiàn)有的HIS系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)無縫對接，但是在醫(yī)院耗材采購與管理中還面臨以下問題：①醫(yī)院耗材的品種較多，且存在較大的價(jià)格差異；②具有較強(qiáng)的?？铺厣?，且供貨渠道的整合難度較大；③行政主管部門所建立采購平臺尚未完善，在缺乏參考依據(jù)上較為缺乏；④使用管理難以與醫(yī)院現(xiàn)有的HIS系統(tǒng)機(jī)械有效的銜接。因此，需要醫(yī)院加強(qiáng)醫(yī)院耗材信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，切實(shí)加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，才能在降低管理難度的同時(shí)促進(jìn)管理質(zhì)量的提升，同時(shí)還能將采購周期縮短。

醫(yī)院耗材采購與管理在現(xiàn)代臨床醫(yī)學(xué)中有著十分重要的作用，為適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展的趨勢，傳統(tǒng)的醫(yī)院耗材管理的弊端正在不斷的體現(xiàn)出來，尤其是醫(yī)院耗材的品種較為繁雜，且項(xiàng)目較為零散，在分類時(shí)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，且管理環(huán)節(jié)較多，在出入庫時(shí)較為繁瑣，以及工作量較大等，使得管理工作的難度較大。

醫(yī)院耗材管理主要是對耗材的品種和供應(yīng)商和生產(chǎn)商以及實(shí)際使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，但是不同的管理對象有著多種不同的屬性在產(chǎn)品及其供應(yīng)商以及生產(chǎn)商資質(zhì)管理方面，都是以人工操作為主，容易發(fā)生資質(zhì)過期而難以發(fā)現(xiàn)的問題。因此，越來越多的醫(yī)院開始應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化管理軟件來采購和管理耗材，比如為了提升醫(yī)院的耗材采購與管理水平，為醫(yī)院提供安全使用與成本核算等方面的決策信息，可以采用標(biāo)準(zhǔn)化的管理軟件，使得醫(yī)院耗材的購買計(jì)劃和采購以及驗(yàn)收與出入庫與使用和售后服務(wù)和質(zhì)量跟蹤等環(huán)節(jié)需要遵循的操作步驟與注意事項(xiàng)進(jìn)行固定，從而達(dá)到高效管理醫(yī)院耗材采購與使用的目的。

2.醫(yī)院耗材采購與管理中的信息化應(yīng)用思路和目標(biāo)

隨著信息化時(shí)代的到來，信息化技術(shù)在醫(yī)院耗材采購與管理中的應(yīng)用已成為主要發(fā)展趨勢，因此，需要在信息化技術(shù)應(yīng)用過程中，緊密結(jié)合本身的實(shí)際，切實(shí)注重應(yīng)用思路和目標(biāo)的明確。就醫(yī)院耗材采購與管理而言，在應(yīng)用信息管理系統(tǒng)時(shí)，首先要構(gòu)建完善的醫(yī)院耗材數(shù)據(jù)庫，這樣不僅能對各種信息進(jìn)行分類查詢，而且還能進(jìn)行物流溯源和質(zhì)量監(jiān)測，并通過對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，從而動(dòng)態(tài)管理耗材采購與管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，尤其是要能對耗材具有到期預(yù)警的功能，預(yù)防出現(xiàn)過期耗材流入醫(yī)院，預(yù)防資質(zhì)不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商和生產(chǎn)商與醫(yī)院有往來業(yè)務(wù)。而在此基礎(chǔ)上，當(dāng)各部門在新申報(bào)產(chǎn)品時(shí)，會提示同類產(chǎn)品在院內(nèi)的使用情況，預(yù)防由于不同部門申報(bào)同類產(chǎn)品導(dǎo)致重復(fù)采購問題的出現(xiàn)，并全面細(xì)致地對醫(yī)院目前的耗材進(jìn)行全面分析，這樣才能對不同部門中使用的耗材實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，在信息共享的過程中節(jié)約大量的人力與時(shí)間成本。

3.醫(yī)院耗材采購與管理系統(tǒng)的應(yīng)用分析

為滿足醫(yī)院耗材采購與管理的需要，某三甲醫(yī)院自主設(shè)計(jì)研發(fā)了一套醫(yī)院耗材管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)下共包含7個(gè)模塊，每個(gè)模塊的功能不同，具體功能有：基礎(chǔ)模塊、發(fā)票管理模塊、合同管理模塊、公司資質(zhì)管理模塊、新產(chǎn)品申報(bào)管理模塊、常規(guī)申報(bào)模塊、采購數(shù)據(jù)分析模塊。旨在利用系統(tǒng)對采購信息進(jìn)行整合，對采購流程予以規(guī)范，使得工作效率得到提升，確保醫(yī)療質(zhì)量與安全，以最大限度的節(jié)約時(shí)間、人力、采購三個(gè)方面的成本。以下對這7個(gè)子模塊在醫(yī)院耗材采購與管理中的應(yīng)用展開分析。

3.1 基礎(chǔ)模塊

這一模塊在整個(gè)醫(yī)院耗材采購與管理中屬于基礎(chǔ)模塊，為其他子模塊的實(shí)施具有基礎(chǔ)作用，在實(shí)際應(yīng)用中，主要是確保整個(gè)系統(tǒng)信息的安全，以及達(dá)到隱私保護(hù)的目的，同時(shí)對用戶登陸與授權(quán)進(jìn)行管理，并結(jié)合不同級別的授權(quán)，系統(tǒng)可以給不同的用戶提供相應(yīng)的登陸界面與功能。比如系統(tǒng)管理員，對每個(gè)模塊都有操作的權(quán)限，而發(fā)票管理人員，只能接入發(fā)票管理模塊。同時(shí)，在基礎(chǔ)模塊中，用戶可以登錄和退出系統(tǒng)以及修改密碼，同時(shí)管理員還能重置系統(tǒng)，也可以添加有關(guān)部門和產(chǎn)地以及醫(yī)療產(chǎn)地編碼等方面的信息[2]。

而就其具體的應(yīng)用而言，系統(tǒng)用戶、操作人從管理員中申請獲取用戶名與密碼，管理員在審核后生成新用戶，審核主要是對用戶的資質(zhì)作為重點(diǎn)，并結(jié)合審核的資質(zhì)賦予相應(yīng)的權(quán)限。用戶在獲取用戶名與密碼之后，就能利用系統(tǒng)登錄窗口進(jìn)入系統(tǒng)，并且用戶的授權(quán)不同，每個(gè)用戶群體只能在所授權(quán)范圍內(nèi)對系統(tǒng)的相關(guān)功能進(jìn)行操作，但是用戶為確保賬戶的安全，均具有修改初始密碼的權(quán)限。

3.2 發(fā)票管理模塊

這一模塊主要是對發(fā)票流入與流出過程進(jìn)行管理，將醫(yī)用耗材供應(yīng)商的發(fā)票進(jìn)行集中管理，從而為瀏覽和處理以及查詢提供便利。第一，在錄入發(fā)票時(shí)，主要是將以下信息錄入：①錄入日期；②申報(bào)部門；③廠家（商家）信息；④發(fā)票信息；⑤品規(guī)明晰；⑥庫存信息；⑦原發(fā)票掃描件。當(dāng)這些信息錄入之后，該模塊會對錄入發(fā)票自動(dòng)生成發(fā)票編號，便于發(fā)票識別與錄入以及簽出與查詢，同時(shí)院內(nèi)也可以查詢產(chǎn)品的規(guī)格。第二，在發(fā)票簽出時(shí)，發(fā)票簽出主要是對確認(rèn)已經(jīng)采購物品的應(yīng)簽發(fā)票進(jìn)行簽出確認(rèn)與發(fā)票移交，管理員能查看所有應(yīng)簽出發(fā)票的清單或列表，也可以單個(gè)或者批量將發(fā)票簽出，當(dāng)發(fā)表存在問題或不合格時(shí)，則能將其召回并針對性的進(jìn)行處理，用戶則能結(jié)合發(fā)票內(nèi)容而自動(dòng)生成和打印紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)。第三，在發(fā)票查詢時(shí)，發(fā)票查詢時(shí)，主要支持用戶對發(fā)票的相關(guān)信息進(jìn)行查詢，比如對發(fā)票的號碼、供貨公司與序號和入庫科室等，對單張、多張發(fā)票實(shí)施精確或模糊查詢，而在簽出查詢時(shí)，則能結(jié)合日期，對特定日期所簽出發(fā)票列表進(jìn)行查詢，在單位時(shí)間內(nèi)統(tǒng)計(jì)采購金額。第四，在查詢產(chǎn)品規(guī)格方面，主要可以查詢使用單位的內(nèi)部與外部品名的對照，也能統(tǒng)計(jì)品種規(guī)格查詢供貨商。

而就其具體的應(yīng)用而言，在實(shí)際應(yīng)用中，主要是發(fā)票錄入人員按照紙質(zhì)發(fā)票，把發(fā)票內(nèi)容錄入這一模塊之中，每張發(fā)票的內(nèi)容在完成錄入之后，系統(tǒng)會生成相應(yīng)的序列號，最后把信息保存到數(shù)據(jù)庫。而具有發(fā)票簽出權(quán)限的管理員可以從自己所在的發(fā)票界面列表中對發(fā)票信息進(jìn)行查看，也可以單個(gè)或者批量地將發(fā)票進(jìn)行簽出或者召回處理。當(dāng)用戶具有發(fā)票查詢資格時(shí)，就能在這一模塊中對單個(gè)或者批量的發(fā)票信息予以搜索、查看、統(tǒng)計(jì)并分析。

3.3 合同管理模塊

這一模塊在醫(yī)院耗材采購與管理中，主要具有以下作用，也是信息化技術(shù)應(yīng)用的重要體現(xiàn)。第一，這一模塊可以對醫(yī)院的各種合同進(jìn)行集中管理，所有合同都會鏈入網(wǎng)絡(luò)，這樣就能為有關(guān)責(zé)任人在瀏覽和查詢以及編輯等方面提供便利；第二，因?yàn)榕c該三甲醫(yī)院合作的廠商較多，所以合同的數(shù)量較大，而且在合同簽訂時(shí)間與有效期等方面也存在不同的差異，所以在尚未使用該系統(tǒng)之前，在有效管理合同的截止日期和及時(shí)續(xù)簽合約是該醫(yī)院耗材采購部門所面臨的重難點(diǎn)所在。所以利用這一模塊，對合同過期和營業(yè)資格證的有效期具有提醒的功能，通過不同的顏色代碼，用綠色標(biāo)注未過期合同，黃色標(biāo)注即將過期的合同，用紅色標(biāo)注已經(jīng)過期且不能進(jìn)貨的合同，這樣就能及時(shí)而又直觀地提醒相關(guān)人員對合同及時(shí)處理，以確保物資使用安全。

而就其具體的應(yīng)用而言，在實(shí)際應(yīng)用中，主要是由合同錄入人員按照紙質(zhì)合同錄入以下合同信息：①合同編號；②所涉產(chǎn)品信息；③使用科室的基本信息；④供貨商、生產(chǎn)廠家的信息；⑤聯(lián)系人的信息；⑥合同的日期與金額。當(dāng)合同錄入完畢之后，該模塊會把合同生成相應(yīng)的序列號，再錄入數(shù)據(jù)庫之中。具有合同查詢權(quán)限的人員，能登錄自身的界面，并對合同信息進(jìn)行搜索和查看與修改。而在應(yīng)用到期預(yù)警功能時(shí)，可以結(jié)合顏色代碼提示，及時(shí)地掌握合同到期的日期，再通過設(shè)定條件，對即將或者已到期合同進(jìn)行搜索，與供貨商或廠家續(xù)簽合同之后，及時(shí)地把新簽訂的合同內(nèi)容與起止日期及時(shí)地錄入合同管理模塊之中。

3.4 公司資質(zhì)管理模塊

這一模塊的作用主要有以下幾點(diǎn)：在對公司資質(zhì)管理時(shí)，主要是對公司資質(zhì)進(jìn)行存檔和審核以及查詢與資質(zhì)到期管理。其中，就資質(zhì)存檔而言，主要是將公司的營業(yè)制造和稅務(wù)登記證與組織機(jī)構(gòu)代碼證等進(jìn)行存檔，營業(yè)制造則是利用系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)連接后登錄國家機(jī)構(gòu)網(wǎng)站進(jìn)行驗(yàn)證，此外，還要對公司間的授權(quán)委托關(guān)系和證明材料，比如委托人和被委托人以及委托內(nèi)容和期限等信息進(jìn)行存檔。就資質(zhì)審核而言，在實(shí)際使用中，采購部門應(yīng)對公司資質(zhì)、授權(quán)資料做好瀏覽和修改、審核與歸檔、更新與鎖定等方面的操作[3]。就資質(zhì)查詢而言，主要就是對公司的營業(yè)制造和稅務(wù)登記證與授權(quán)期限等是否到期、快到期等進(jìn)行查詢；就資質(zhì)到期管理而言，主要是采用顏色代碼，視覺化的將公司的審核狀態(tài)（未通過、等待審核、正在審核、通過審核）標(biāo)示出來，同時(shí)還能對審核通過的公司所供應(yīng)的相關(guān)耗材信息導(dǎo)入，再將耗材信息導(dǎo)入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫之中，為查詢和系統(tǒng)內(nèi)申報(bào)提供便利。

而就其具體的應(yīng)用而言，在實(shí)際應(yīng)用中，主要是由公司的銷售人員把公司資質(zhì)證明信息和公司代理與授權(quán)信息以及原件掃描件及時(shí)地輸入系統(tǒng)之中，這樣系統(tǒng)管理員就能對公司資質(zhì)進(jìn)行查詢和審核，當(dāng)公司資質(zhì)審核通過后，系統(tǒng)將其自動(dòng)表示成綠色，當(dāng)資質(zhì)到期和公司名稱發(fā)生變更時(shí)，管理員可以對公司信息和資質(zhì)信息以及授權(quán)信息進(jìn)行編輯與修改。

3.5 新產(chǎn)品申報(bào)管理模塊

這一模塊的作用主要是在醫(yī)院內(nèi)部科室對新耗材采購申報(bào)提供支持。其中，使用科室結(jié)合本科室需求，以申請單、網(wǎng)絡(luò)遞交耗材采購申請表單，做好基本信息和申報(bào)理由的填寫，并附上相關(guān)申購資料。采購部門則是按照申報(bào)環(huán)節(jié)中審核部門的意見，調(diào)查和審核申購資料后，提出相關(guān)意見，以征求上級的意見。當(dāng)申請審批合格之后，采購部門把采購信息發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行公示，并邀約有關(guān)商家開展競爭性議價(jià)，經(jīng)過審議后得到最佳供貨商。在此之后，這一產(chǎn)品供貨申請就能從常規(guī)申報(bào)模塊中執(zhí)行即可，且所有流程與步驟的時(shí)間節(jié)點(diǎn)全部通過系統(tǒng)來記錄，便于查詢、瀏覽和統(tǒng)計(jì)，同時(shí)還能通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)程申報(bào)與在線審核。

3.6 常規(guī)申報(bào)模塊

這一模塊的作用是將審核通過的耗材采購進(jìn)行申購，每個(gè)科室結(jié)合實(shí)際需求往采購部門提交采購申請，采購部門則根據(jù)產(chǎn)品規(guī)格，對申購資料進(jìn)行瀏覽和審核，在上級同意之后，安排供貨公司執(zhí)行采購，也能在互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)程申報(bào)與在線審核。

3.7 采購數(shù)據(jù)分析模塊

這一模塊主要是分析系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的各種采購與使用信息，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理后，為醫(yī)院的管理決策提供支持。

4.結(jié)語

綜上所述，信息化時(shí)代的到來，需要醫(yī)院在耗材采購與管理中加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，緊密結(jié)合自身加強(qiáng)采購與管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，以不斷降低采購成本，提升管理水平，達(dá)到降本增效的目的。