企業(yè)實施ERP過程中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)配置及業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

崔艷紅

（廣州五所環(huán)境儀器有限公司，廣東 廣州 510808）

0 引言

企業(yè)資源計劃（ERP：Enterprise Resource Planning）系統(tǒng)最早是在20世紀(jì)90年代初由美國著名的計算機技術(shù)咨詢和評估集團Garter Group在一份研究報告中提出的一種管理理念。ERP是一種以提高客戶滿意度為目標(biāo)不斷進行優(yōu)化的供應(yīng)鏈的管理思想，同時也是一種融合了先進信息技術(shù)和企業(yè)最佳實踐的新型管理工具。

實施ERP是提升企業(yè)核心競爭力的重要手段之一，然而，企業(yè)在實施ERP時的成功率并不高。根據(jù)張軍2009年對中小企業(yè)信息的調(diào)查報告顯示：61%的企業(yè)在信息化建設(shè)中選擇了ERP軟件，但只有10%取得了一定的成功。

因此，如何識別并改進能夠影響企業(yè)ERP實施成功的關(guān)鍵因素，完善企業(yè)ERP實施的基礎(chǔ)，有效地提高ERP實施的成功率，這些都已成為企業(yè)實施ERP必須考慮的問題。

1 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置在ERP軟件實施過程中的作用

由于企業(yè)人員對ERP軟件功能的了解有限，導(dǎo)致不能快速、有效地對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行收集和整理，例如：需要制定有關(guān)物料分類和編碼規(guī)則；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中有關(guān)物料的子項的設(shè)置對后續(xù)單據(jù)的引用、業(yè)務(wù)流程及報表的透視起到至關(guān)重要的作用。因此，這些都需要ERP軟件商實施組成員發(fā)揮有效的引導(dǎo)作用。

1.1 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、整理

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、整理起到基石的作用。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分為靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)兩種，一般情況下，習(xí)慣上把上線前賬套初始化的數(shù)據(jù)定為靜態(tài)數(shù)據(jù)。

對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、整理包括：物料、客戶、供應(yīng)商、職員、部門、倉庫和要素費用等，具體要根據(jù)企業(yè)使用ERP的功能模塊來確定。

1.2 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)物料的設(shè)置

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)物料與供應(yīng)鏈、財務(wù)管理的業(yè)務(wù)是悉悉相關(guān)的，只有將物料數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、有效地設(shè)置好，才能保證采購業(yè)務(wù)、倉存業(yè)務(wù)和核算業(yè)務(wù)引用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的真實性。

1.3 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)物料中的倉庫、貨位設(shè)置

在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)物料中對倉庫、貨位進行設(shè)置，是為了滿足倉庫在出入庫時，能正確地引出此物料所在的倉庫和貨位信息。

如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)物料中所設(shè)置的倉庫、貨位信息不正確，就會直接影響出入庫人員在收料上架和發(fā)料找貨位時，出現(xiàn)貨位上的物料不是所要收料或發(fā)料的真實物料，導(dǎo)致收料或發(fā)料出錯，影響整體工作效率和質(zhì)量，給日常工作造成過多的錯誤率。

1.4 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)物料中的供應(yīng)商設(shè)置

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)物料中供應(yīng)商的設(shè)置，在做采購訂單時有引用的，采購訂單直接引用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)物料中的供應(yīng)商信息，可以避免在做采購訂單時再手工錄入供應(yīng)商信息，由此可以提高工作效率。

如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)物料中所設(shè)置的供應(yīng)商信息不正確，則會影響采購訂單引用信息錯誤，導(dǎo)致采購信息錯誤，把東家賣的物料發(fā)到西家去采購，造成南轅北轍的錯誤。

1.5 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)物料中核算科目設(shè)置

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)物料中的核算科目設(shè)置，是為存貨核算業(yè)務(wù)中的材料核算引用的，是將物料按科目分類好，核算時會自動歸類。

如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)物料中所設(shè)置的核算科目信息不正確，就會影響物料核算歸類，出現(xiàn)外購件按自制件進行核算，導(dǎo)致核算錯誤，成本偏差。

基于上述的情況，在ERP實施過程中就需要ERP軟件商實施組成員將物料中子項設(shè)置所起的作用及其引起的后續(xù)錯誤進行預(yù)先告知，這樣企業(yè)在進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置時才有針對性，并了解其對后續(xù)相關(guān)業(yè)務(wù)的影響。

2 業(yè)務(wù)流程匹配在ERP軟件實施過程中的作用

業(yè)務(wù)流程的匹配是對ERP軟件各個功能模塊能否順利地完成企業(yè)現(xiàn)行業(yè)務(wù)要求的重要體現(xiàn)。

ERP軟件系統(tǒng)并不是一個純技術(shù)支持系統(tǒng)，它是基于供應(yīng)鏈的管理思想，通過建立企業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)采集、處理和分析后，把企業(yè)中的大部分不規(guī)范性、主觀性、隨意性和不可拓展性的管理思想用軟件來約束和重新定制流程。

企業(yè)在實施ERP軟件中，對于流程的重新定制及優(yōu)化是必不可少的環(huán)節(jié)，對于企業(yè)各個部門及崗位人員，他們只是將現(xiàn)有的業(yè)務(wù)模式刻板地描述，并不知道哪里可以提升，哪里能夠改進，哪里可以通過上ERP系統(tǒng)來進行優(yōu)化。

2.1 ERP軟件商實施組成員對企業(yè)現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程調(diào)研的作用

企業(yè)在實施ERP軟件中，前期ERP軟件商的調(diào)研是至關(guān)重要的，因為只有詳細地了解企業(yè)的現(xiàn)狀，掌握企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)運行過程，才能有效地將軟件功能更合理地應(yīng)用于企業(yè)中，充分地發(fā)揮ERP軟件自身的功能價值。

實施前期階段，企業(yè)人員對龐大的ERP軟件功能難以全面地了解及掌握，企業(yè)各個崗位作業(yè)人員對各個模塊的功能及操作都非常陌生，甚至部分人員有抵觸情緒，沒有辦法做到全面了解。

ERP軟件功能與企業(yè)現(xiàn)行業(yè)務(wù)流的匹配需要ERP軟件商在調(diào)研中，真正地深入了解企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，知道每個作業(yè)流程之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，單據(jù)流轉(zhuǎn)的意義，管理控制點在哪里，只有在他們既全面了解ERP軟件功能又將企業(yè)現(xiàn)在的業(yè)務(wù)流程全面調(diào)研清楚的情況下，才能更有效地將企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程與軟件功能進行優(yōu)化匹配，為ERP軟件的順利實施提供保障基礎(chǔ)。

2.2 企業(yè)現(xiàn)行業(yè)務(wù)在ERP軟件中的流程定制

企業(yè)實施過程中對ERP軟件流程的定制，各個崗位操作人員大多數(shù)是站在原來固有的操作方法上考慮，未能從技術(shù)、軟件功能角度進行分析和評估，這就需要ERP軟件實施組成員從技術(shù)及軟件功能角度進行流程評估和確認，讓企業(yè)確實有效地定制出一套最高效率的流程出來。

在流程制定過程中，ERP軟件中各個子模塊的相互關(guān)聯(lián)、單據(jù)流轉(zhuǎn)、管理控制節(jié)點的審批、各種單據(jù)之間的相互信息交換，都需要ERP軟件實施組成員進行引導(dǎo)，這樣定制出的流程才能更適合企業(yè)使用，做到管控有度。

3 結(jié)束語

ERP是以提高企業(yè)管理水平和管理創(chuàng)新為目的信息管理系統(tǒng)，其成功實施需要企業(yè)與ERP軟件商實施組成員的共同努力和配合，為了保證企業(yè)在實施過程中的成功率，在實施過程中需要嚴(yán)格地控制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的輸入、輸出和參數(shù)設(shè)置，對業(yè)務(wù)流程的分析、定制和各個子模塊的單據(jù)流轉(zhuǎn)關(guān)系進行深入的調(diào)研與匹配，使企業(yè)在實施ERP軟件后，能夠真正地做到完整、連續(xù)、正確和系統(tǒng)地管理企業(yè)的日常工作。