論工程資料管理中的常遇問題及處理措施

吳汝琴

（貴州建工集團(tuán)第一建筑工程有限責(zé)任公司，貴州貴陽 550000）

0 引言

隨著國(guó)家的各方面快速發(fā)展，對(duì)建筑工程建設(shè)的要求更高，為滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的需求，建設(shè)項(xiàng)目投資也在逐步增加。資料管理工作是推進(jìn)建筑工程建設(shè)的重要內(nèi)容，也是建筑工程工作的重要組成部分，是從事建筑工程活動(dòng)的人員形成的歷史記錄，是重要的信息來源。而在建筑工程施工過程中的技術(shù)資料和后續(xù)交付的技術(shù)資料都非常重要，是工程質(zhì)量和竣工驗(yàn)收的依據(jù)。因此，對(duì)技術(shù)資料要求必須保持其全面、真實(shí)、并保存完好。然而，目前在工程資料管理方面還存在很多問題和缺陷，與新時(shí)代的新要求和公眾對(duì)美好環(huán)境的期待相差甚遠(yuǎn)[1]。為此，要將深刻認(rèn)識(shí)新形勢(shì)下工程資料的意義和作用，增強(qiáng)辦好工程資料的意識(shí)和使命感，把握新特點(diǎn)，創(chuàng)造新特色，做好工程資料管理工作。本文對(duì)建筑工程技術(shù)資料管理的重要性、缺陷以及改善的具體方法進(jìn)行探討。

1 建筑工程技術(shù)資料管理的重要性

1.1 整體提高施工單位的綜合管理水平

建筑工程技術(shù)資料是記錄施工單位在一個(gè)完整的建筑工程項(xiàng)目周期內(nèi)施工過程中依據(jù)的重要數(shù)據(jù)的資料，主要內(nèi)容包括施工的詳細(xì)步驟過程、遇到的問題以及采取的措施，若該施工單位采用創(chuàng)新性措施方法也會(huì)獲得相關(guān)行業(yè)的認(rèn)可并記錄在技術(shù)資料中，以便讓后續(xù)人員進(jìn)行參考。從內(nèi)容上來說，建筑工程技術(shù)資料構(gòu)成建筑管理的重要一部分，依據(jù)資料可以全面體現(xiàn)施工單位的內(nèi)部綜合管理水平。

1.2 保證建筑工程建設(shè)過程的真實(shí)性

建筑工程技術(shù)資料是重要的工程建設(shè)的原始材料，主要記錄施工過程中各種測(cè)量的詳細(xì)數(shù)據(jù)信息，各分部分項(xiàng)隱蔽工程的驗(yàn)收隱蔽真實(shí)數(shù)據(jù)，及對(duì)施工中各種取樣試驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)在完整的項(xiàng)目周期中用于工程的施工建設(shè)、工程驗(yàn)收核查、技術(shù)檢測(cè)及竣工結(jié)算。因此，必要保證技術(shù)資料的真實(shí)性，需要多方核實(shí)后記錄在冊(cè)，若一旦疏忽發(fā)生記錄錯(cuò)誤，則可能發(fā)生對(duì)整個(gè)工程產(chǎn)生不可挽救的損失。

1.3 對(duì)工程后續(xù)管理提供指導(dǎo)依據(jù)

技術(shù)資料包括施工過程中每個(gè)環(huán)節(jié)的詳細(xì)數(shù)據(jù)信息，系統(tǒng)性的數(shù)據(jù)將項(xiàng)目工程的多個(gè)施工環(huán)節(jié)都串聯(lián)起來，形成完整、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)架構(gòu)。若施工后續(xù)出現(xiàn)問題，完整、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以極快地定位問題所在點(diǎn)，及時(shí)根據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整解決，保證建筑工程建設(shè)過程中的效率和最終質(zhì)量。

1.4 工程技術(shù)資料管理是建筑企業(yè)的內(nèi)部財(cái)富

完整系統(tǒng)的技術(shù)資料可以高效定位問題點(diǎn)，為解決問題提供了解決思路，也幫助項(xiàng)目人員可以參考數(shù)據(jù)制定科學(xué)合理的方案，節(jié)省不必要的成本浪費(fèi)。另一方面來說，科學(xué)的數(shù)據(jù)參考有利于內(nèi)部人員進(jìn)行專業(yè)的技術(shù)溝通和交流，加強(qiáng)人員團(tuán)結(jié)一致推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展，減少溝通成本，也減少冗雜的失誤，提高項(xiàng)目人員的工作信心高效完整工作內(nèi)容，為企業(yè)帶來全方面的效益。

2 建筑工程技術(shù)資料管理的缺陷

2.1 測(cè)量數(shù)據(jù)不全面，利用率低

測(cè)量數(shù)據(jù)是從建筑工程建設(shè)第一步需要收集的原始資料。主要收集于初測(cè)、復(fù)測(cè)和竣工后測(cè)量三個(gè)環(huán)節(jié)，測(cè)量范圍則包括整個(gè)工程建設(shè)各層次、各部位、各細(xì)節(jié)。但結(jié)合我國(guó)現(xiàn)實(shí)目前的建筑工程項(xiàng)目建設(shè)來看，很多真實(shí)數(shù)據(jù)遺漏，記錄的很多數(shù)據(jù)也不能滿足實(shí)際的需求，數(shù)據(jù)無法發(fā)揮現(xiàn)實(shí)作用，這給企業(yè)管理帶來很大的困難，針對(duì)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，其中利用率也不高，這意味花費(fèi)巨大財(cái)力、物力、人力獲取的數(shù)據(jù)并沒有發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

2.2 原始數(shù)據(jù)試驗(yàn)取樣缺乏代表性

我國(guó)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中，對(duì)原始數(shù)據(jù)各方面都有明確規(guī)定，包括數(shù)據(jù)的取樣代表數(shù)量、取樣方法、取樣頻率都有明確數(shù)據(jù)。但具體到真實(shí)的工作中，受多種原因影響可能導(dǎo)致樣品缺乏代表性、取樣頻率不足，例如試取樣人員專業(yè)水平不一、施工單位試取樣時(shí)間受限、管理部門過于追求經(jīng)濟(jì)效益。這些都無法保證試取樣的數(shù)據(jù)真實(shí)，不能全面反映項(xiàng)目的實(shí)際情況，埋下安全隱患問題。

2.3 資料編制缺少規(guī)范性、真實(shí)性

在保證資料全面真實(shí)的基礎(chǔ)上，還需要對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行規(guī)范性規(guī)定。目前我國(guó)建筑工程項(xiàng)目中記錄的技術(shù)資料存在文字術(shù)語不規(guī)范、記錄內(nèi)容不明晰的情況，資料的進(jìn)度也無法保證與工程相一致，工程竣工后對(duì)資料的整理和編制也被忽視，甚至還存在虛假數(shù)據(jù)，這些在實(shí)際工作過程中造成極大的溝通成本。所以需要技術(shù)資料在內(nèi)容格式和文字表達(dá)各方面都保持與統(tǒng)一規(guī)范一致，保證資料的可讀性，方便相關(guān)人員進(jìn)行溝通或者核查。

2.4 相關(guān)的管理和制度落實(shí)不到位

管理部門和監(jiān)督部門對(duì)實(shí)際工程的管理監(jiān)督的執(zhí)行工作不到位。我國(guó)目前基礎(chǔ)設(shè)計(jì)建設(shè)項(xiàng)目眾多，依靠我國(guó)現(xiàn)有的管理人員和監(jiān)督人員在人手方面無法滿足繁多的實(shí)際需求，其中還會(huì)出現(xiàn)部門工作人員消極怠工的情況，所以無法保證眾多的項(xiàng)目監(jiān)督管理的實(shí)際執(zhí)行落實(shí)。施工單位方面，由于技術(shù)資料經(jīng)常被忽視，各相關(guān)部門之間溝通不到位，導(dǎo)致資料未及時(shí)與施工同步，在多數(shù)情況下不能很好地應(yīng)用在實(shí)際工作中，技術(shù)資料的真正價(jià)值被掩藏，沒有形成系統(tǒng)化、信息化的工作流程。

2.5 施工資料縱、橫向不交圈

施工技術(shù)資料不僅僅數(shù)據(jù)技術(shù)信息，還包含管理的步驟信息，技術(shù)資料的編整涉及各方面人員，例如項(xiàng)目工程師、技術(shù)員、資料員、質(zhì)檢員等多名人員，每一人員都負(fù)責(zé)某一小部分的工作編整，所以需要多方協(xié)商溝通來落實(shí)工作。但實(shí)際情況，各方無法保證及時(shí)溝通，導(dǎo)致編整的技術(shù)資料缺少系統(tǒng)框架。

3 建筑工程技術(shù)資料管理問題的處理措施

3.1 增強(qiáng)工程技術(shù)資料的管理意識(shí)

技術(shù)資料的管理與多部門的工作都密切相關(guān)，比如施工單位需要參考數(shù)據(jù)來實(shí)際操作；負(fù)責(zé)管理部門需要根據(jù)數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)施工結(jié)果；業(yè)主單位需要參考數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)督；監(jiān)督部門依據(jù)數(shù)據(jù)檢測(cè)是否合格，所以要增強(qiáng)各方面的資料重要意識(shí)。增強(qiáng)意識(shí)才能有力推進(jìn)各部門對(duì)技術(shù)資料的重視程度。施工單位要完善相關(guān)制度保證資料的完整真實(shí)；管理部門提高專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)責(zé)任心，根據(jù)技術(shù)資料做好科學(xué)管理；技術(shù)資料是業(yè)主和監(jiān)理部門開展監(jiān)理工作的依據(jù)，保證工程的安全性、科學(xué)性。

3.2 提高工程資料的管理制度

工程資料管理是建筑工程的重要組成部分，加強(qiáng)工程資料管理的監(jiān)管也很重要。對(duì)于特定任務(wù)，需要根據(jù)資料的隱私級(jí)別和重要性來妥善管理密鑰。定期存放和檢查紙質(zhì)書籍和資料，確保資料完好無損，做好電子書資料的備份和測(cè)試工作，保證工程資料的及時(shí)更新和數(shù)據(jù)完整性。增強(qiáng)意識(shí)是首要步驟，但需要落實(shí)在實(shí)際的制度管理上，才能保證技術(shù)資料管理的可行。明確施工單位工作各環(huán)節(jié)的詳細(xì)技術(shù)資料內(nèi)容，明確管理部門的具體職責(zé)，對(duì)監(jiān)督部門制定相關(guān)的執(zhí)行規(guī)定，比如需要對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行定期檢查、及時(shí)歸檔、定期派人整編。從步驟流程、內(nèi)容、存檔方法以及依據(jù)內(nèi)容都進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定并按規(guī)定執(zhí)行，可以確保資料的有效準(zhǔn)確性。完善建筑工程單位資料管理制度的內(nèi)容，建立借閱登記和保密制度，確保建筑工程單位資料信息的完整性和可靠性，防止工程資料等各類有價(jià)值資料外泄，做好相關(guān)監(jiān)管工作。

3.3 提高對(duì)工程資料管理的重視程度

在實(shí)際管理過程中，相關(guān)建筑工程單位本著實(shí)事求是的原則，提高建筑工程單位對(duì)工程資料管理的重視程度，組織從業(yè)人員開展相關(guān)學(xué)習(xí)活動(dòng)，顯著提高工程資料的管理水平。樹立工程資料的依法管理理念，及法律意識(shí)，從根本上認(rèn)識(shí)工程資料管理的重要性和必要性，加強(qiáng)工程資料管理宣傳，初步幫助管理人員扭轉(zhuǎn)認(rèn)識(shí)誤區(qū)。同時(shí)，加大資金投入，購置先進(jìn)、科學(xué)的硬件設(shè)施，積極引進(jìn)專業(yè)管理人才，顯著提高工程資料管理水平，理順人力資源配置，完善相應(yīng)的考核機(jī)制，著眼于調(diào)動(dòng)管理積極性，這有助于營(yíng)造良好的工程資料管理環(huán)境，保證工程資料管理工作的有序開展。

3.4 確保工程數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性

確保資料的真實(shí)準(zhǔn)確是對(duì)技術(shù)資料的基本要求，只有依據(jù)真實(shí)的數(shù)據(jù)才能進(jìn)行后續(xù)施工步驟，若數(shù)據(jù)發(fā)生錯(cuò)誤且沒有被及時(shí)修正過來，則可能會(huì)引發(fā)建筑工程質(zhì)量安全問題。所以在記錄技術(shù)資料時(shí)需要保證記錄及時(shí)全面，多方核對(duì)，保持記錄進(jìn)度與工程實(shí)際施工進(jìn)度一致，嚴(yán)格懲罰數(shù)據(jù)作假行為。除此之外，涉及工程所用的材料和配件，也需要進(jìn)行深入地調(diào)查和記錄，確保數(shù)據(jù)收集的完整性。

3.5 提高工程資料管理人員的綜合素質(zhì)

加強(qiáng)工程資料管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，通過專業(yè)講座與個(gè)人自學(xué)相結(jié)合、強(qiáng)化培訓(xùn)與保密指導(dǎo)相結(jié)合、實(shí)地考察與交流相結(jié)合，拓展工程資料管理人員的知識(shí)和技能，提高工程資料管理人員的技能和專業(yè)素質(zhì)。提高管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，形成良好的管理工作流程，提高技術(shù)資料管理的水平。加強(qiáng)復(fù)合型人力資源開發(fā)，工程資料管理人員不僅要熟悉專業(yè)技能，還要熟悉建筑工程工作，熟悉計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，并具備較高的綜合協(xié)調(diào)管理能力。另一方面，提高相關(guān)人員的職業(yè)道德水平，保證工作時(shí)細(xì)心認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)。

4 結(jié)語

綜上所述，建筑工程技術(shù)資料對(duì)于工程建設(shè)起到重要的作用，保持資料的完整性、真實(shí)性可以從技術(shù)層面上保證工程的順利實(shí)施和驗(yàn)收。目前我國(guó)在建筑工程建設(shè)中關(guān)于技術(shù)資料的建設(shè)還存在很多不足，這些都會(huì)限制工程的發(fā)展，也無法保障對(duì)建筑工程項(xiàng)目的最終驗(yàn)收成果。所以應(yīng)從相關(guān)規(guī)章制度上來嚴(yán)格落實(shí)，提高項(xiàng)目人員的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，多方面保證建筑項(xiàng)目工程資料的全面、真實(shí)、完整。