研究型醫(yī)院實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心檔案建設(shè)與管理

（四川省成都市四川大學(xué)華西第二醫(yī)院科技部出生缺陷與相關(guān)婦兒疾病教育部重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，四川 成都610041）

檔案建設(shè)與管理是實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心管理工作中一項(xiàng)重要且基礎(chǔ)性的工作。存儲(chǔ)管理活動(dòng)和工作中產(chǎn)生的記錄和材料，保證其完整性、有序性和安全性，有助于維持機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定運(yùn)行，便于上級(jí)管理層進(jìn)行核查溯源，也是重現(xiàn)工作過(guò)程的唯一途徑[1]。檔案管理工作由于重視不足，管理手段和水平較落后，造成資料歸檔不及時(shí)，歸檔內(nèi)容分類(lèi)不清晰，信息不全查找困難，利用率低等問(wèn)題，無(wú)法適應(yīng)未來(lái)發(fā)展的需求。加強(qiáng)現(xiàn)有檔案建設(shè)與管理工作，使其更加規(guī)范化、科學(xué)化，保證動(dòng)物中心檔案的可持續(xù)性發(fā)展，是醫(yī)院發(fā)展和學(xué)科建設(shè)的重要支撐和保障。

1 檔案建設(shè)與管理的意義

研究型醫(yī)院實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心，主要承接院內(nèi)外科研教學(xué)動(dòng)物試驗(yàn)項(xiàng)目，是醫(yī)院的科研服務(wù)平臺(tái)之一。引入適合自身特點(diǎn)的檔案管理方式，有助于保證動(dòng)物實(shí)驗(yàn)室檔案管理的工作質(zhì)量。檔案的可持續(xù)性保存，也是實(shí)驗(yàn)室發(fā)展的必要元素，管理層通過(guò)檔案查閱，能夠清晰了解整體的運(yùn)行情況，明確具備的資源和條件，在項(xiàng)目申報(bào)和學(xué)科建設(shè)中發(fā)揮作用，有效積累檔案知識(shí)，通過(guò)對(duì)檔案的利用，挖掘大數(shù)據(jù)等有價(jià)值信息，探索新的管理模式，奠定未來(lái)發(fā)展的基礎(chǔ)[2-3]，所以檔案建設(shè)和管理不容忽視。

2 檔案的建設(shè)與管理

2.1 檔案管理人員的職責(zé)

檔案管理員負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心檔案歸檔的管理和操作，確保記錄有序存儲(chǔ)，并有索引系統(tǒng)方便檢索，同時(shí)對(duì)檔案的流入和流出進(jìn)行記錄，使檔案的訪問(wèn)在可控狀態(tài)[4]。檔案管理員清晰的掌握歸檔范圍以及不同類(lèi)型檔案的歸檔流程，財(cái)務(wù)類(lèi)資料不屬于歸檔之列，要做好日常安全保管措施。

2.2 檔案分類(lèi)及內(nèi)容

結(jié)合實(shí)際工作情況，動(dòng)物中心可以將檔案資料分為技術(shù)資料類(lèi)檔案、質(zhì)量管理類(lèi)檔案、人員檔案、儀器設(shè)備檔案共4大類(lèi)，檔案盒標(biāo)識(shí)為建檔年份+檔案內(nèi)容/名稱。

2.2.1 技術(shù)資料類(lèi)檔案。指與中心技術(shù)運(yùn)作相關(guān)的資料和文件，開(kāi)展技術(shù)服務(wù)和科研項(xiàng)目，產(chǎn)生的技術(shù)資料，實(shí)驗(yàn)計(jì)劃、記錄和實(shí)驗(yàn)報(bào)告，可按照不同實(shí)驗(yàn)課題名目歸于這一類(lèi)。

2.2.2 質(zhì)量管理類(lèi)檔案。主要是指實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心日常管理和運(yùn)行中形成的記錄，包括質(zhì)量體系文件檔案、監(jiān)督部門(mén)檔案、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物管理檔案。

質(zhì)量文件類(lèi)檔案包括管理規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)操作程序、記錄表格、失效的質(zhì)量體系文件以及文件受控生效公告、上下行文件、組織機(jī)構(gòu)圖、設(shè)施平面圖等內(nèi)容。

監(jiān)督部門(mén)檔案包括醫(yī)院、研究院、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物管理與倫理委員會(huì)等管理部門(mén)對(duì)實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心進(jìn)行監(jiān)督、審查的文件記錄、會(huì)議記錄、福利倫理審查記錄、客戶滿意度調(diào)查記錄等內(nèi)容。

實(shí)驗(yàn)動(dòng)物管理檔案，包括新進(jìn)動(dòng)物設(shè)施人員培訓(xùn)記錄、理論考試記錄、培訓(xùn)簽到記錄、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物入室登記記錄、人員進(jìn)出動(dòng)物設(shè)施記錄、動(dòng)物檢疫記錄、傳遞窗使用記錄、動(dòng)物飼養(yǎng)間消毒記錄、消毒液配制記錄、儀器設(shè)備使用記錄、尸體存放記錄、感染性廢棄物處理記錄、籠位數(shù)確定記錄、籠位數(shù)變化登記記錄、高壓滅菌鍋使用記錄、線上系統(tǒng)產(chǎn)生的電子記錄等。設(shè)施運(yùn)行環(huán)境檢測(cè)資料檔案，包括溫濕度、壓差、換氣次數(shù)、氣流速度、空氣潔凈度、沉降菌、氨濃度、噪聲、照度等。實(shí)驗(yàn)動(dòng)物質(zhì)量控制檔案包括哨兵鼠送檢報(bào)告、動(dòng)物合格證、供貨商資質(zhì)證明和動(dòng)物質(zhì)量檢測(cè)材料。飲水、飼料定期質(zhì)檢報(bào)告。智能監(jiān)控系統(tǒng)產(chǎn)生的電子影像記錄。試劑耗材訂購(gòu)、領(lǐng)取記錄等內(nèi)容。

實(shí)驗(yàn)動(dòng)物管理工作中產(chǎn)生的記錄占檔案管理的主要部分，涵蓋內(nèi)容多，涉及人員廣，應(yīng)設(shè)有專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)的人員進(jìn)行記錄收集和整理，再移交檔案管理員。收集記錄資料可按照區(qū)域、事項(xiàng)劃分，不同區(qū)域可以安排相同人員，負(fù)責(zé)人需保證記錄填寫(xiě)符合要求且完整，及時(shí)歸檔，避免丟失的情況發(fā)生。由于部分檢測(cè)記錄需由專(zhuān)設(shè)部門(mén)完成，此時(shí)需將記錄備份保存，供應(yīng)商提供的質(zhì)檢報(bào)告需按期編號(hào)整理。按照法律法規(guī)要求，為了保證動(dòng)物質(zhì)量，每批入室的實(shí)驗(yàn)動(dòng)物必須提供動(dòng)物合格證并加以歸檔保存。

2.2.3 人員檔案。每人設(shè)立一份人員檔案，包括基本信息、資質(zhì)證書(shū)、年度體檢報(bào)告、培訓(xùn)記錄及證書(shū)、考核記錄以及個(gè)人主要科技成果及證明材料。人員培訓(xùn)記錄需包括在本機(jī)構(gòu)工作期間完成的所有內(nèi)外部培訓(xùn)、講座及研討會(huì)參加記錄，培訓(xùn)記錄是保障人員知識(shí)和技能不斷得到更新的手段，應(yīng)做到動(dòng)態(tài)管理和歸檔，以促進(jìn)機(jī)構(gòu)人員技能水平不斷提升。

2.2.4 儀器設(shè)備檔案。每臺(tái)儀器設(shè)立一份，包括儀器廠家、型號(hào)、說(shuō)明書(shū)、維護(hù)及維修記錄等內(nèi)容[5]。儀器設(shè)備的正常、穩(wěn)定運(yùn)行是科學(xué)研究的前提，從儀器購(gòu)置送到開(kāi)始，需建立完善的儀器設(shè)備檔案，驗(yàn)收工作要保證儀器外觀、性能等滿足合同購(gòu)置要求，通過(guò)安裝調(diào)試投入正常使用，并有儀器操作培訓(xùn)和手冊(cè)指導(dǎo)，在后續(xù)的使用過(guò)程中，做好維護(hù)及申請(qǐng)報(bào)廢工作記錄。儀器管理員需將所有的文件資料及時(shí)交檔案管理員處歸檔保管，建立儀器電子目錄，以便在工作中查詢儀器狀態(tài)[6]。

2.3 檔案的歸檔程序

檔案根據(jù)情況。每半年或一年歸檔一次，檔案管理員接收檔案時(shí)，需要查驗(yàn)資料的完整性，填寫(xiě)檔案交接記錄表，按照年份和檔案類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)識(shí)。檔案盒內(nèi)應(yīng)設(shè)置目錄，目錄內(nèi)容包括：歸檔文件名稱、排列序號(hào)、歸檔時(shí)間，便于后期查閱。電子檔案應(yīng)設(shè)置密碼，導(dǎo)入移動(dòng)硬盤(pán)，并注明硬盤(pán)編號(hào)。

2.4 檔案的保管

檔案應(yīng)分類(lèi)、分區(qū)存入專(zhuān)用檔案柜內(nèi)，擺放整齊，確保檔案的系統(tǒng)存放和安全管理。同類(lèi)別的檔案按時(shí)間由先到后或編號(hào)由小到大排列放置，每份檔案應(yīng)根據(jù)資料多少采用檔案盒、檔案袋、文件袋或文件夾的形式分開(kāi)以示區(qū)別。檔案管理員應(yīng)建立檔案的電子檢索目錄，詳細(xì)記錄檔案的類(lèi)型、名稱、歸檔人、歸檔時(shí)間、存放位置、保存期限等詳細(xì)信息。檔案的保存期應(yīng)遵守相應(yīng)的法律法規(guī)，目前采用長(zhǎng)期保存形式，人員或設(shè)備記錄應(yīng)隨同人員工作期間或設(shè)備使用時(shí)限全程保留。

2.5 檔案保存設(shè)施的控制

檔案保存應(yīng)有專(zhuān)門(mén)的設(shè)施，注意保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸?，配制有消防滅火裝置，注意防蟲(chóng)和霉變。檔案管理員應(yīng)建立檔案存放區(qū)域劃分，并貼好醒目標(biāo)志，做好定期衛(wèi)生工作。

2.6 檔案的查閱和借閱

內(nèi)部人員查閱檔案需經(jīng)過(guò)檔案管理員同意，并要做好借閱、歸還登記記錄，外單位人員需由管理層批準(zhǔn)，就地查閱，不得帶出中心外。所有檔案原件不得外借。

2.7 檔案的刪除和銷(xiāo)毀

超過(guò)保存期限的檔案，檔案管理員可申請(qǐng)刪除和銷(xiāo)毀，經(jīng)管理層批準(zhǔn)方可執(zhí)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自刪除和銷(xiāo)毀檔案記錄，同時(shí)需做好文件銷(xiāo)毀登記。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案建設(shè)與管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，在實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)設(shè)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理員，避免發(fā)生檔案沒(méi)有及時(shí)整理，存在丟失和整理不齊全，檔案安全受到威脅等問(wèn)題。檔案管理員需加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，同時(shí)機(jī)構(gòu)中所有產(chǎn)生記錄的人員都應(yīng)提高檔案管理意識(shí)，建立存儲(chǔ)理念。規(guī)范化的檔案建設(shè)與管理將提升設(shè)施質(zhì)量管理水平，促進(jìn)知識(shí)技能積累，保障實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心安全、穩(wěn)定運(yùn)行，更好的為醫(yī)院科研與教學(xué)服務(wù)。