對(duì)規(guī)范化管理衛(wèi)生行政處罰檔案的研究

（吉林省白城市衛(wèi)生監(jiān)督所，吉林 白城 137000）

我國(guó)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)自2001年組建以來(lái)，至今已有了二十年的工作歷程。對(duì)衛(wèi)生行政處罰檔案的管理也從無(wú)序狀態(tài)發(fā)展到了今天的規(guī)范化管理。其間的探索與研究值得我們總結(jié)與銘記。

一、 明確規(guī)范化管理衛(wèi)生行政處罰檔案的法律依據(jù)及相關(guān)規(guī)定

1.《中華人民共和國(guó)檔案法》

2.《中華人民共和國(guó)行政處罰法》

3.《衛(wèi)生行政處罰檔案管理規(guī)范》

4.上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門對(duì)本級(jí)及轄區(qū)各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)衛(wèi)生行政處罰檔案的規(guī)范化管理所下達(dá)的年度目標(biāo)考核方案。

實(shí)現(xiàn)對(duì)衛(wèi)生行政處罰檔案的規(guī)范化管理，就是按照上述法律、法規(guī)及其相關(guān)配套的行政管理辦法對(duì)行政處罰工作中形成的法律文書進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)性的統(tǒng)一管理，從而使衛(wèi)生行政處罰檔案的形成和保管得到合法性和規(guī)范性的充分保障。

二、確定歸檔材料

1.受處罰單位法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、行政訴訟申請(qǐng)書、上訴書、答辯書等行政訴訟材料。

2.在衛(wèi)生行政處罰現(xiàn)場(chǎng)所作的詢問及檢查筆錄、樣品檢驗(yàn)證書、樣品采集記錄表、職業(yè)禁忌人員調(diào)離通知書、衛(wèi)生監(jiān)督意見書、衛(wèi)生行政控制決定書及解除衛(wèi)生行政控制書、證據(jù)登記表、證據(jù)保存處理決定書、案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告等證據(jù)材料。

3.案件處理中形成的合議記錄、當(dāng)事人的陳述和申辯筆錄等。行政處罰事先告知書、聽證告知書、聽證意見書、聽證筆錄等案件裁量材料和聽證材料。

4.在衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作中發(fā)現(xiàn)的可以作為間接或直接立案的證詞、證言、聲像、通報(bào)、報(bào)導(dǎo)、批文、紀(jì)要、投訴、申訴、舉報(bào)等依據(jù)材料。

5.在相關(guān)工作中所形成的立案報(bào)告、案件受理記錄、案件移交書等立案材料。

6.處罰當(dāng)場(chǎng)形成的衛(wèi)生行政處罰決定書等處罰決定材料。

7.衛(wèi)生行政處罰決定書的送達(dá)回執(zhí)以及必要時(shí)所形成的強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書等執(zhí)行材料。

8.衛(wèi)生行政處罰工作后期所形成的結(jié)案性材料。

9.衛(wèi)生行政處罰工作中所形成的行政復(fù)議申請(qǐng)書等行政復(fù)議材料。

三、規(guī)范化管理的基本要素

明確衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作性質(zhì)及與之相配套相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章規(guī)范，掌握本機(jī)構(gòu)各類執(zhí)法部門的衛(wèi)生行政處罰類別，從而規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)地收集、鑒定、分類、裝訂、編目、組裝相關(guān)的衛(wèi)生行政處罰檔案。

四、實(shí)施嚴(yán)格的質(zhì)量控制

1.選派具有檔案管理專業(yè)資質(zhì)的人員充實(shí)到衛(wèi)生行政處罰檔案整理并保管工作崗位上，是當(dāng)前各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的當(dāng)務(wù)之急。沒有條件引進(jìn)具有檔案管理專業(yè)資質(zhì)人才的單位或部門至少要培訓(xùn)出合格的上崗人員。

2.要重視衛(wèi)生行政處罰檔案的精確性和完整性。各相關(guān)科室和相關(guān)機(jī)構(gòu)要將所收集或所形成的相關(guān)材料送交上級(jí)檔案管理單位鑒定或?qū)徍?，在此基礎(chǔ)上按專業(yè)分類并以卷為單位編目歸檔，踐行預(yù)立卷工作。

3.要充分掌握歸檔案卷的分類方法，了解和分析歸檔案卷的重要成度，以便選擇恰當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行分類和確定永久或定期保存并按級(jí)別排序歸檔。

4.要掌握修補(bǔ)破損材料的技巧，以便彌補(bǔ)破損材料的缺憾。

5.檔案整理必須確保歸檔案卷的載體與字跡的耐久性。不得使用除墨汁、碳素墨水等規(guī)定外的如鉛筆、紅藍(lán)彩筆等。

6.對(duì)卷中字跡模糊或缺失的頁(yè)面可采取附件保存。

7.立檔歸卷的所有材料均應(yīng)剔除書釘。

8.卷內(nèi)保存的信札應(yīng)保留郵票，攤開平放。

9.逐卷加蓋歸檔章并填寫完整。

10.完善編目工作是衛(wèi)生行政處罰檔案管理的重要一環(huán)，也是考察檔案管理人員工作質(zhì)量的主要內(nèi)容。如果不能準(zhǔn)確無(wú)誤地按照分類方案和室編號(hào)編制歸檔案卷目錄，并創(chuàng)建微文機(jī)檢索，則整個(gè)衛(wèi)生行政處罰檔案的管理將陷入一片混亂，給檔案安全及檔案利用造成極大危害。

11.堅(jiān)持使用統(tǒng)一規(guī)定的3cm、5cmpH8中性紙卷盒，認(rèn)真填寫盒脊上“全綜號(hào)年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)（室編件號(hào)館編件號(hào)）盒號(hào)”等項(xiàng)內(nèi)容。

五、存在問題及對(duì)策

1.缺乏專業(yè)的檔案管理人員，各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才的認(rèn)識(shí)基本不足。要加強(qiáng)或改善衛(wèi)生行政處罰檔案的管理，必須從強(qiáng)化專業(yè)隊(duì)伍入手，即便難以引進(jìn)檔案管理專業(yè)的課班人才，也應(yīng)該向檔案管理的專、兼職人員及時(shí)就有關(guān)規(guī)定、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)檔案的管理內(nèi)容進(jìn)行案例講解和具體指導(dǎo)，使其加深對(duì)檔案知識(shí)和管理模式的理解，提高實(shí)際操作能力。同時(shí)還應(yīng)對(duì)衛(wèi)生行政處罰檔案的管理有規(guī)劃地開辦專業(yè)培訓(xùn)班和專業(yè)考核工作。

2.下級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)衛(wèi)生行政處罰檔案的管理工作缺乏重視性、主動(dòng)性，上級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)衛(wèi)生行政處罰檔案的監(jiān)督和考察缺乏經(jīng)常性和懲戒性。從而使衛(wèi)生行政處罰檔案的管理工作長(zhǎng)期存在隨意性。所以領(lǐng)導(dǎo)重視是抓好檔案管理工作的前提，實(shí)行年度目標(biāo)管理責(zé)任制是提高衛(wèi)生行政處罰檔案管理水平的根本。

3.各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案管理?xiàng)l件普遍較差，特別是地市級(jí)以下衛(wèi)生監(jiān)督工作量大，產(chǎn)生的相關(guān)工作檔案，特別是衛(wèi)生行政處罰檔案相對(duì)較多。加之庫(kù)房老舊破小，檔案收納空間嚴(yán)重不足，其他專業(yè)設(shè)備更是得過且過。檔案管理人員的待遇也存有差距，在一定程度上影響著檔案管理工作的健康發(fā)展。因此需要在資金、設(shè)備、庫(kù)房、待遇、政策等問題上，得到相關(guān)機(jī)構(gòu)和部門領(lǐng)導(dǎo)的及時(shí)協(xié)調(diào)和大力支持。

4.衛(wèi)生監(jiān)督人員在實(shí)行衛(wèi)生行政管理或處罰中，制作相關(guān)法律文書的水平參差不齊，空檔漏項(xiàng)時(shí)有發(fā)生，使衛(wèi)生行政處罰檔案的收集、整理受到局限，也是當(dāng)前存在的問題。因此提高全體衛(wèi)生監(jiān)督員的法律意識(shí)、強(qiáng)化全體衛(wèi)生監(jiān)督人員的法律文書制作水平，普及衛(wèi)生行政處罰檔案管理知識(shí)也是當(dāng)務(wù)之急。