事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)初探

（山東省青島市黃島區(qū)老年大學(xué)，山東 青島 266400）

檔案管理是屬于事業(yè)單位的一部分。事業(yè)單位的發(fā)展是非常重要的。我國(guó)政府積極頒布法律去支持鼓勵(lì)事業(yè)單位的快速發(fā)展。在目前經(jīng)濟(jì)大發(fā)展的背景之下，事業(yè)單位各項(xiàng)政府職能逐漸完善優(yōu)化，有了較為迅猛的發(fā)展趨勢(shì)，但是在檔案管理方面卻一直沒(méi)有得到有效的進(jìn)展，其相關(guān)管理未能達(dá)到較好的管理水平，也就制約了事業(yè)單位下一步的發(fā)展，要在結(jié)合時(shí)代發(fā)展的大背景對(duì)新形勢(shì)下檔案管理的安全方面進(jìn)行思考和探索，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理技術(shù)的發(fā)展。本文主要關(guān)于檔案管理中可能出現(xiàn)的知識(shí)盲區(qū)以及相關(guān)解決措施進(jìn)行探討。

一、檔案管理信息化工作及發(fā)展意義

1.檔案管理信息化工作

檔案管理是一項(xiàng)對(duì)于數(shù)據(jù)進(jìn)行分析歸納總結(jié)的工作。所以，我們需要利用高科技的產(chǎn)品輔助工作。然而，什么是數(shù)字化技術(shù)呢？對(duì)于大多數(shù)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，一般情況下因?yàn)槠涮厥庑?，在檔案信息管理過(guò)程中常常涉及各部門(mén)之間信息的交叉與混亂、冗雜，增加了信息管理的難度。這就使得技術(shù)升級(jí)過(guò)程中常常會(huì)有非相關(guān)人員以及職能部門(mén)渾水摸魚(yú)、消極怠工現(xiàn)象的出現(xiàn)，以至于檔案信息儲(chǔ)備、存取途徑無(wú)序，影響正常工作的進(jìn)行。不僅如此，由于對(duì)檔案信息的建設(shè)中有許多影響因素共同作用，例如系統(tǒng)升級(jí)改造、設(shè)備問(wèn)題、政策指示等相互交錯(cuò)影響。一般來(lái)講，檔案管理的任何信息從輸入電腦到存儲(chǔ)調(diào)動(dòng)的全部過(guò)程都需要受到具體部門(mén)的監(jiān)督與扶持，更需要根據(jù)相關(guān)具體的政策去具體展開(kāi)工作。在進(jìn)行一項(xiàng)浩大的檔案管理需要耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力，這就為項(xiàng)目進(jìn)行留下隱患，造成以后工作的不便之處[1]。

2.檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

所以，我們需要利用高科技的產(chǎn)品輔助工作，必須首先充分了解檔案工作，然后積極利用數(shù)字化技術(shù)處理這些方案數(shù)據(jù)信息。對(duì)于兼顧多方面協(xié)調(diào)，在化工工程建設(shè)之前，都會(huì)經(jīng)歷招標(biāo)和投資方投資等相關(guān)進(jìn)程，在此過(guò)程中由于參與方較多，各方都有自己的態(tài)度和意見(jiàn)難免會(huì)產(chǎn)生意見(jiàn)分歧或其他現(xiàn)象，這些在化工工程建設(shè)中都是難以避免的。對(duì)于檔案管理系技術(shù)同樣具有其他多方面的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，在對(duì)于工程建設(shè)等方方面面都有著或多或少的重要影響，在這里不再進(jìn)行一一論述。上級(jí)所下達(dá)的標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)行監(jiān)督工作時(shí)就可能會(huì)產(chǎn)生一些粗心大意的問(wèn)題，過(guò)于追求進(jìn)度而忽略了對(duì)質(zhì)量的高要求。只有保證工作人員完全按照相關(guān)方案標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行作業(yè)，才能夠?qū)n案信息管理的整體階段進(jìn)行有效的監(jiān)控和管理。

二、檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

1.對(duì)于檔案管理認(rèn)識(shí)不足

檔案信息管理工作人員在事業(yè)單位建設(shè)中是非常重要的角色，因此，加強(qiáng)相關(guān)施工人員對(duì)工程質(zhì)量控制的意識(shí)以及提高他們的技術(shù)水平非常重要?？梢酝ㄟ^(guò)開(kāi)展培訓(xùn)會(huì)或者開(kāi)展講座的方式來(lái)對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，針對(duì)不同部門(mén)的相關(guān)人員要通過(guò)不同的方式進(jìn)行培訓(xùn)，以提高他們各自的技術(shù)水平和對(duì)檔案信息質(zhì)量控制管理的重視程度。

2.檔案資料的保存問(wèn)題

據(jù)筆者所見(jiàn)，專業(yè)素養(yǎng)是一個(gè)人所具備的適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和學(xué)習(xí)工作能力的體現(xiàn)，更是內(nèi)心世界體現(xiàn)對(duì)個(gè)人、社會(huì)、家國(guó)情懷的正確態(tài)度。更確切地說(shuō)專業(yè)素養(yǎng)要求初衷是培養(yǎng)各崗位工作人員為一個(gè)全面發(fā)展的人。這要求不僅在平時(shí)業(yè)務(wù)上有所體現(xiàn)，更需要在創(chuàng)新能力、發(fā)散思維、品德性格等方面有所不同。畢竟單方面發(fā)展進(jìn)步的職業(yè)理念已經(jīng)早早落伍，現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案管理信息工作者都逐漸認(rèn)識(shí)到專業(yè)素養(yǎng)的重要性和它所具備的顯著廣闊前景[2]。

3.檔案管理工作人員的專業(yè)情況

檔案管理工作量巨大且內(nèi)容繁多。所以，我們?nèi)绻覀兿胍哔|(zhì)量地處理這些檔案信息，利用先進(jìn)的高科技信息化技術(shù)，工作人員可以高效快速的處理信息以及數(shù)據(jù)，從而將事業(yè)單位的檔案管理工作充分地融入當(dāng)今快速發(fā)展的信息化時(shí)代。在當(dāng)今全新時(shí)代人才培養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)，是為了培養(yǎng)更加全面的人才而不僅僅是進(jìn)行社會(huì)建設(shè)的工具與機(jī)器。檔案信息管理技術(shù)是新時(shí)代下工程建設(shè)方面的革新技術(shù)，其地位在現(xiàn)代工程建設(shè)中是不言而喻的，為能夠適應(yīng)這一新技術(shù)新理論就需要化工工程企業(yè)能夠在人才選拔和培養(yǎng)方面建立起完善的制度與管理機(jī)制。為新時(shí)代的化工建設(shè)工程管理作出有效的支援，BIM技術(shù)的運(yùn)用能夠使得化工工程建設(shè)過(guò)程中根據(jù)相關(guān)的進(jìn)程制定出更好的方案，以便優(yōu)化企業(yè)結(jié)構(gòu)和促進(jìn)工程建設(shè)。檔案管理技術(shù)自身的特點(diǎn)和性質(zhì)在一定程度上決定了化工工程建設(shè)的效率與否。這項(xiàng)優(yōu)勢(shì)在解決以上化工工程建設(shè)中的問(wèn)題具有重要作用。在化工工程建設(shè)之前有效地運(yùn)用到BIM技術(shù)對(duì)相關(guān)工程進(jìn)行分析和整理，對(duì)于協(xié)調(diào)各方面的工作人員，達(dá)到最大程度的一致性有著不可磨滅的影響。該技術(shù)表面上是對(duì)相關(guān)技術(shù)理論的表現(xiàn)和模擬，但在對(duì)于化工工程建設(shè)管理方面有著潛移默化的影響。其在一定程度上還能夠促進(jìn)化工企業(yè)建立起完善科學(xué)的管理機(jī)制。這不僅是對(duì)企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)工作的落實(shí)，同時(shí)還響應(yīng)了國(guó)家安全生產(chǎn)的號(hào)召。確把握當(dāng)今時(shí)代新新技術(shù)，順應(yīng)時(shí)代趨勢(shì)，合理運(yùn)用信息化特征，更好地從事與當(dāng)前社會(huì)建設(shè)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理方面還存在著一定的問(wèn)題需要提高優(yōu)化。相關(guān)部門(mén)要制定完善的管理制度，做好檔案管理的各項(xiàng)工作，制定完善的方案策略，

從而共同創(chuàng)造事業(yè)單位檔案管理的新時(shí)代。