淺談水利工程檔案管理的重要性

（湖北省棗陽市邢川水庫管理處，湖北 棗陽 441204）

我國對于工程建設(shè)程序的要求是非常嚴(yán)格的，一個工程從開始到結(jié)束都伴隨著一道道的檢查，審計，以確保工程質(zhì)量的合格性，甚至后期會對當(dāng)時工程建設(shè)程序進行抽查，這一系列的程序?qū)τ跈n案是否在工程建設(shè)過程中進行妥善的管理都很重要，那么相對而言水利工程對其文件資料進行檔案管理也是非常重要的。并且，我國國家對于水利工程的檔案管理也提出了很高的要求。

一、水利工程檔案管理的重要性

1.保障后期工程維修有跡可循

每一個水利工程，從立項到批復(fù)、預(yù)算、前期設(shè)計、招投標(biāo)、工程勘察、測量等都是有文件性的東西作為支撐依據(jù)，以及后期工程量的清單等等都是有文件性的資料，如果工程在后期發(fā)生質(zhì)量性的問題在進行維修時也能夠有證可尋，有據(jù)可查[1]。

2.保證工程驗收，審計的順利進行

一般情況下，水利工程的建設(shè)周期都是較長的，因此導(dǎo)致很多工程在后期的驗收過程中，無法提供完整的驗收資料，或者由于資料的缺失導(dǎo)致驗收的工程量與實際的工程量不符。在工程驗收后進行的竣工決算審計，在審計的過程中，也會需要很多前期的資料來進行輔助的核算，隨著我國對于水利工程質(zhì)量越來越高的要求，在竣工決算審計后還有可能會進行抽查審計等，一系列都需要保證項目工程資料的完整性。這些資料不但是后期工程驗收，質(zhì)量檢測的重要依據(jù)，在財務(wù)費用的支付時，這些也是作為支付憑證的重要依據(jù)，這些資料的妥善管理不但能夠約束施工方對于工程質(zhì)量的保質(zhì)保量地完成，也是后期審計方進行審計的最重要資料支撐，而在財務(wù)費用的支付時，一些支付憑證也是要作為原始憑證來進行管理的。

二、現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題

1.檔案不完善

雖然現(xiàn)在我國對于水利工程檔案的要求越來越高，但是由于工程實施的過程中程序比較復(fù)雜，牽扯的人員多，所以工程施工的過程中依然存在缺乏資料的情況，加之有些建設(shè)方對于檔案的要求不嚴(yán)格，缺乏對于檔案進行歸納整理的意識，因此在一定程度上是削減了工程檔案的質(zhì)量，也為后期檔案管理帶來了很大的難度[2]。

2.檔案管理責(zé)任劃分不明確

一個水利工程從立項，到設(shè)計，再到投入建設(shè)，竣工驗收涉及的部分多，范圍廣，工程各項落實到人，每一個階段都可能涉及不同的經(jīng)辦人，一旦中途檔案交接不到位，或者缺少溝通，就很容易導(dǎo)致檔案的缺失，這也很容易造成由于責(zé)任劃分不夠明確，從而導(dǎo)致經(jīng)辦人沒有辦法充分認(rèn)識到自己對于這個工程檔案管理的義務(wù)和責(zé)任，最終導(dǎo)致檔案的不完整。

3.管理人員缺乏管理意識

水利工程的檔案管理雖然是整個工程至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)，但是由于管理單位往往會過多地將關(guān)注點放在對于工程的投入建設(shè)當(dāng)中去，從而忽視了對于整個工程過程中所產(chǎn)生的文件性檔案的管理，缺乏檔案管理對于整個工程的關(guān)聯(lián)性、重要性的認(rèn)知。

三、如何科學(xué)系統(tǒng)對水利工程檔案進行管理

1.提高管理人員檔案管理的認(rèn)知

由于管理人員對于檔案管理的意識薄弱導(dǎo)致檔案的缺失不在少數(shù)，因此當(dāng)一個水利工程開始投入建設(shè)之初，應(yīng)當(dāng)組織對項目管理人員進行檔案管理重要性認(rèn)知的培訓(xùn)，并對如何管理檔案進行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，加強全體人員對于檔案管理的重視，避免管理人員在后期項目建設(shè)過程中忽視水利工程在建設(shè)過程對于檔案管理的現(xiàn)象發(fā)生。

2.完善檔案管理規(guī)章制度

水利工程本就是一個程序復(fù)雜，周期又長的工程建設(shè)，每一步工程的建設(shè)資料對于后期工程的維修，保養(yǎng)，維護等等來說都是具有參考意義的，因此制定完善的檔案管理制度，顯得尤為重要。應(yīng)該盡到文件歸檔，保存年限，劃分檔案管理的職責(zé)，設(shè)立專門的管理歸納整理部門來完善檔案管理，避免由于責(zé)任劃分不明確導(dǎo)致檔案的缺失，給后期工程驗收、維修、維護帶來不便[3]。

3.對檔案形成系統(tǒng)化的管理

由于水利工程的復(fù)雜性，因此工程資料是多之又多的，因此我們可以將水利工程的檔案分不同的階段進行歸納管理，工程進行初期的立項，批復(fù)，前期設(shè)計的圖紙，勘察的合同、工程量清單等等可以整理在一起；項目投入建設(shè)后，施工合同、監(jiān)理合同、施工日志等等整理在一起；到最后后期工程結(jié)束后的驗收單、審計報告、竣工驗收備案表等整理在一起。制定一定的制度對于工程實施過程中所形成的資料進行強制性的收集，水利項目實施涉及人員多，部門廣，如果沒有一些強制性的制度來規(guī)范，人們很容易忽視對于檔案的收集和歸納。

結(jié)語

綜上所述，結(jié)合水利工程的特殊性，以及檔案對于一個工程從最初一直到后期完成建設(shè)，檔案資料的妥善保管都顯得尤為重要，尤其是在前幾年的“豆腐渣”工程的影響下，工程的建設(shè)質(zhì)量備受關(guān)注，國家也對工程建設(shè)程序做了嚴(yán)格的要求，每一步程序都非常嚴(yán)格，這些程序化的東西在很大程度上保證了工程保質(zhì)保量地完成，而這些程序化的東西最終形成的往往都是一些紙質(zhì)性的文件資料。這些檔案的妥善保管對于后期工程的一些查驗，迎檢，以及修理維護都是至關(guān)重要的。