事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化策略

（通榆縣社會(huì)救助事業(yè)中心，吉林 通榆 137200）

檔案是不斷累積而形成的、具有參考價(jià)值和借鑒意義的文件。以往的管理組織架構(gòu)主要以人工為主，不僅消耗大量物力、人力資源，還不利于挖掘檔案中的潛存價(jià)值，難以為制定各項(xiàng)決策提供參考。在信息時(shí)代下，事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，并且采取科學(xué)的措施落實(shí)數(shù)字化管理，發(fā)揮檔案的服務(wù)職能和價(jià)值屬性。

一、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

1.硬件設(shè)施不足

數(shù)字化管理需要以完善的硬件設(shè)施作為支撐，尤其隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的深入，管理所需的硬件設(shè)備更加多元化。但是部分單位基于以往的固化理念，在數(shù)字化設(shè)備方面有所欠缺，雖然添置了管理所需的打印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但是在數(shù)量方面依然難以滿足管理需求，加之事業(yè)單位缺少經(jīng)濟(jì)投入，數(shù)字化水平一直無(wú)法提升。

2.建設(shè)思路偏差

數(shù)字化管理建設(shè)是一項(xiàng)煩瑣而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，尤其隨著人工智能、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)的盛行，在數(shù)字化建設(shè)中也要積極引入新技術(shù)和新理念。但是當(dāng)前，一些單位在數(shù)字化建設(shè)中將著眼點(diǎn)置于形式層面，重點(diǎn)對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行管理，沒(méi)有注重構(gòu)建管理系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，沒(méi)有積極引入先進(jìn)的技術(shù)，檔案管理缺乏時(shí)代性和創(chuàng)新性，對(duì)其管理工作的開(kāi)展帶來(lái)一定程度阻礙[1]。

3.人才資源匱乏

當(dāng)前我國(guó)社會(huì)已經(jīng)全面進(jìn)入到知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人才是事業(yè)單位獲取優(yōu)勢(shì)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要資源，檔案管理作為一項(xiàng)具有較強(qiáng)專業(yè)性的工作，也需要大量現(xiàn)代化人才作為支撐，推動(dòng)數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變的有序推進(jìn)。但是當(dāng)前，在固化思維和陳舊理念的影響下，一些檔案管理人員缺乏崗位技能、專業(yè)知識(shí)以及職業(yè)素養(yǎng)，并且管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)老化嚴(yán)重，工作創(chuàng)新意識(shí)和改革精神，沒(méi)有積極引入先進(jìn)的數(shù)字化、信息化技術(shù)開(kāi)展管理。同時(shí)，受到能力和知識(shí)的制約，管理人員也不能掌握數(shù)字管理手段和方法，人才資源的匱乏已經(jīng)成為制約檔案管理數(shù)字化發(fā)展的關(guān)鍵因素[2]。

二、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理優(yōu)化策略

1.采購(gòu)硬件設(shè)施

硬件設(shè)施是保證數(shù)字化管理有序開(kāi)展的基礎(chǔ)和前提，基于事業(yè)單位的特點(diǎn)，檔案部門要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，通過(guò)專項(xiàng)資金的形式用于管理硬件設(shè)施采購(gòu)。首先，對(duì)檔案管理所需的相關(guān)硬件設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，明確所需硬件設(shè)備的數(shù)量和類型，例如打印機(jī)、掃描機(jī)、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等，滿足管理工作的硬件需求；其次，所有硬件設(shè)備都要處于正常運(yùn)行狀態(tài)下，并且提升其利用效能，做好設(shè)備的日常維護(hù)工作；最后，建立專用于檔案管理的機(jī)房，便于對(duì)所有硬件設(shè)備進(jìn)行集中管理，控制機(jī)房的溫度和濕度，優(yōu)化檔案管理環(huán)境。

2.建設(shè)管理系統(tǒng)

檔案管理屬于一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，其不僅涉及檔案資源的收集、整理、歸檔和保存，還包括價(jià)值挖掘和后期使用，事業(yè)單位要基于檔案管理的內(nèi)容，對(duì)管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)設(shè)計(jì)。首先，對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行完善和優(yōu)化，切實(shí)做好檢索管理、安全防范、軟件開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)管理、總體設(shè)計(jì)和設(shè)備選型等工作，提升管理系統(tǒng)的應(yīng)用性和適用性；其次，系統(tǒng)設(shè)計(jì)要注重引入新技術(shù)，例如當(dāng)前較為流行的人工智能技術(shù)，其可以利用自然語(yǔ)言識(shí)別完成人機(jī)互動(dòng)，為管理人員提供便捷，并且具有顯著的應(yīng)用價(jià)值；最后，辦公系統(tǒng)和管理系統(tǒng)可嘗試融合，做好二者的銜接工作，不僅能夠?yàn)闄n案保存、調(diào)取和應(yīng)用提供便捷，還有助于制度化以及規(guī)范化管理。

3.提升人員素質(zhì)

管理人員是開(kāi)展檔案管理的主體，尤其在數(shù)字化管理進(jìn)程中，人員素質(zhì)是決定推進(jìn)進(jìn)程的關(guān)鍵要素，因此，事業(yè)單位要基于檔案管理的崗位特點(diǎn)，采取合理的措施提升管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。首先，單位可根據(jù)管理崗位的人才需求，積極面向社會(huì)和高校公開(kāi)招聘，提升崗位工薪待遇，吸引更多具有專業(yè)背景、從業(yè)經(jīng)驗(yàn)、精通數(shù)字化技術(shù)的現(xiàn)代化人才加入，優(yōu)化管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)；其次，對(duì)現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容需設(shè)計(jì)崗位知識(shí)、信息技術(shù)操作技巧、數(shù)字資源管理等內(nèi)容，鼓勵(lì)人員利用平時(shí)工作和生活空間主動(dòng)創(chuàng)新；最后，疏通管理人員的晉升渠道，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的人員要及時(shí)提拔，調(diào)動(dòng)管理人員參與崗位工作的熱情和積極性。

4.強(qiáng)調(diào)安全管理

事業(yè)單位很多檔案資源都具有一定的保密性，但基于互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性特點(diǎn)，數(shù)字化管理中存在安全隱患，因此，單位要在推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程中強(qiáng)調(diào)安全管理。首先，對(duì)崗位權(quán)限進(jìn)行科學(xué)設(shè)計(jì)，通過(guò)權(quán)限設(shè)計(jì)規(guī)范管理人員的行為。同時(shí)，事業(yè)單位可引入身份識(shí)別技術(shù)，例如人臉識(shí)別、指紋識(shí)別等，沒(méi)有權(quán)限的人員無(wú)法訪問(wèn)，避免由于人為原因而出現(xiàn)檔案信息泄露或者丟失等情況；其次，安裝殺毒軟件，并且定期對(duì)軟件進(jìn)行更新，發(fā)揮軟件的殺毒作用，定期查殺可能存在的木馬或者病毒，保證系統(tǒng)環(huán)境安全；最后，對(duì)于重要檔案的保存和傳輸，要使用密保技術(shù)，避免數(shù)據(jù)被惡意破壞、訪問(wèn)或者修改，確保檔案資源的完整性和安全性。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)在社會(huì)諸多領(lǐng)域的應(yīng)用，已經(jīng)徹底改變了當(dāng)代居民的生活、學(xué)習(xí)以及生產(chǎn)模式，尤其在“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略下，檔案管理與信息技術(shù)的結(jié)合更加緊密。事業(yè)單位是為廣大基層群眾提供服務(wù)的重要部門，檔案對(duì)單位的服務(wù)質(zhì)量和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有指導(dǎo)作用，在開(kāi)展檔案管理中，要認(rèn)識(shí)到檔案資源的價(jià)值，積極引入信息構(gòu)建，構(gòu)建科學(xué)的信息化管理平臺(tái)，挖掘檔案潛存價(jià)值，提升管理效能，推動(dòng)單位的可持續(xù)發(fā)展。