企業(yè)檔案管理的重要性及強(qiáng)化措施

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企業(yè)在面對著全球日益激烈的市場和技術(shù)競爭的雙重壓力下想要穩(wěn)定長久的發(fā)展就要積極地調(diào)整企業(yè)檔案管理的戰(zhàn)略，且要在持續(xù)的變革中靈活地運(yùn)用積累的檔案資源以便去改進(jìn)企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀并解決企業(yè)在發(fā)展中所產(chǎn)生的問題?，F(xiàn)如今的企業(yè)在發(fā)展中對于檔案的管理一直處于疏忽的狀態(tài)就導(dǎo)致了企業(yè)出現(xiàn)了管理效率低下的問題，所以為了讓企業(yè)能夠在正常的運(yùn)營中有著高效的管理狀態(tài)以便及時(shí)地解決企業(yè)出現(xiàn)的問題，要不斷加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量和效率。

一、檔案管理在現(xiàn)如今企業(yè)中的現(xiàn)狀及出現(xiàn)的問題

1.管理人員對檔案監(jiān)督不到位

企業(yè)的健康發(fā)展離不開企業(yè)中所有工作人員的努力和對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度，但是被分配在管理檔案崗位的工作人員認(rèn)為自身所負(fù)責(zé)的工作對于企業(yè)正常運(yùn)行所起的作用不大，就在對檔案進(jìn)行管理和規(guī)整時(shí)玩忽職守，從而使得整個(gè)企業(yè)的檔案因沒有得到及時(shí)的監(jiān)督就錯(cuò)亂不堪，極大地影響了整個(gè)企業(yè)對于人員管理調(diào)動(dòng)的效率和企業(yè)合同檔案信息的時(shí)效性[1]。

2.管理人員不能夠完整的歸檔文件

一個(gè)企業(yè)在正常運(yùn)行中檔案管理的工作量較大就給相關(guān)的工作人員增添了收集檔案信息的難度，且由于公司在各地分布的還有子公司，所以檔案管理人員想要完整地收集一個(gè)公司中所有的檔案就需要自身有著極致的細(xì)心和端正的工作態(tài)度，但是一些工作人員總是在態(tài)度上不重視檔案的管理就使得檔案在最終的信息記錄中出現(xiàn)各種各樣漏記、重復(fù)的錯(cuò)誤，這些問題的出現(xiàn)就導(dǎo)致了一個(gè)公司中檔案的規(guī)整和記錄極度地不完整從而嚴(yán)重影響了公司整體發(fā)展的效率。

3.管理人員不能夠及時(shí)的歸檔文件

檔案的管理還關(guān)乎著一個(gè)企業(yè)中項(xiàng)目的進(jìn)行以及完工之后的數(shù)據(jù)記錄的完整性和準(zhǔn)確性，但是隨著項(xiàng)目的進(jìn)度在不斷地進(jìn)行就給企業(yè)的檔案管理人員造成了歸檔工作的滯后，且由于項(xiàng)目本身所具有的數(shù)據(jù)多且龐大的特點(diǎn)就會嚴(yán)重地降低檔案管理工作的質(zhì)量和效率，這些問題的出現(xiàn)會給檔案管理人員造成一定的壓力，甚至可能會造成檔案管理人員為趕進(jìn)度在項(xiàng)目數(shù)據(jù)記錄時(shí)匯報(bào)虛假數(shù)據(jù)。所以相應(yīng)的企業(yè)檔案管理人員需要加強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)以便去為自身的工作尋找合適的項(xiàng)目檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集和規(guī)整。

二、切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)管理檔案質(zhì)量和效率所采取的措施

1.強(qiáng)化工作人員進(jìn)行檔案管理的意識

企業(yè)的檔案想要得到完善及時(shí)的整理和收集就需要管理人員樹立一個(gè)時(shí)刻監(jiān)督管理檔案的意識，所以相應(yīng)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員要從上而下地對公司內(nèi)所有的成員進(jìn)行檔案重要性意識的培訓(xùn)，有效地確保企業(yè)內(nèi)的工作人員深刻的認(rèn)識到檔案的良好管理對企業(yè)以及他們自身發(fā)展所具有的意義。要知道，在企業(yè)的發(fā)展中只有讓每個(gè)工作人員認(rèn)識到信息收集和整理的重要性才能夠從根本上減少檔案在管理過程中出現(xiàn)的問題，從而確保企業(yè)所有項(xiàng)目的數(shù)據(jù)能夠具備完整的準(zhǔn)確性和時(shí)效性[2]。

2.加強(qiáng)監(jiān)督不同階段檔案的管理的過程

在企業(yè)檔案管理的過程中分為許多個(gè)階段和不同環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)的收集以及完善，例如在第一步就要先將關(guān)乎公司發(fā)展的重要文件做好相應(yīng)保密性的管理措施，在進(jìn)行存放之前還要先進(jìn)行合法的檢驗(yàn)以確保檔案上的章印符合國家對企業(yè)管理的要求。項(xiàng)目技術(shù)人員是最直接接觸整個(gè)項(xiàng)目以及對項(xiàng)目的數(shù)據(jù)有著一手掌握的工作人員，所以檔案管理人員在對項(xiàng)目進(jìn)行數(shù)據(jù)收集和文件整理時(shí)一定要與技術(shù)人員做好溝通和交流，通過他們對數(shù)據(jù)的分析和記錄去了解整個(gè)項(xiàng)目所有環(huán)節(jié)中的質(zhì)量檢測，從而確保檔案規(guī)整在最終所得到的數(shù)據(jù)中能夠更好地對完工后的項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量上的反饋[3]。

3.將檔案管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人

企業(yè)正常的運(yùn)行具有高度的復(fù)雜性且不可能只有檔案管理這一部分影響著企業(yè)的發(fā)展和管理的效率，所以為了更好地進(jìn)行企業(yè)的發(fā)展就必然要將每一部分的工作落實(shí)到個(gè)人以確保企業(yè)的正常運(yùn)營。企業(yè)在檔案管理的過程中要加強(qiáng)對管理和完善信息責(zé)任的落實(shí)以減少員工之間出現(xiàn)推卸責(zé)任現(xiàn)象的發(fā)生，采取責(zé)任制還能夠有效地加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的效率以及對數(shù)據(jù)記錄的準(zhǔn)確性、時(shí)效性和完整性，且責(zé)任落實(shí)到個(gè)人還能夠在檔案記錄和管理過程中出現(xiàn)問題時(shí)準(zhǔn)確找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人以更迅速地采取相應(yīng)的措施去解決問題。

4.加強(qiáng)管理人員的專業(yè)化知識

檔案管理工作隨著時(shí)代的發(fā)展和信息化技術(shù)的進(jìn)程也在與時(shí)俱進(jìn)，所以相應(yīng)檔案管理的人員要不斷地加強(qiáng)自身的專業(yè)知識的建設(shè)以及不斷地學(xué)習(xí)新的知識體系，從而更好地去適應(yīng)新時(shí)代中對檔案管理工作的要求和發(fā)展趨向的引導(dǎo)，且最重要的一點(diǎn)就是要讓檔案管理人員去提高自身在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的學(xué)習(xí)，這對于一個(gè)公司的檔案管理跟上時(shí)代的潮流以及加強(qiáng)公司內(nèi)部的管理效率非常的重要。

5.加強(qiáng)完善檔案管理的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

現(xiàn)階段的檔案管理是時(shí)候進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的信息化建設(shè)以去增強(qiáng)信息檢索服務(wù)的時(shí)效性了，所以企業(yè)要引進(jìn)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的人才去將公司全部的檔案信息轉(zhuǎn)換為能夠長期保存的數(shù)字信息，且要對公司內(nèi)相應(yīng)的檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)以使得管理人員能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)語言文字去實(shí)施檔案的分析和歸類。

結(jié)語

檔案管理在信息化的新時(shí)代借助大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案的規(guī)整和相應(yīng)信息的保存查詢中能夠極大地提高企業(yè)管理的效率，且進(jìn)行有效的檔案管理也能夠更好地服務(wù)對企業(yè)做出貢獻(xiàn)的工作人員。相應(yīng)檔案管理的工作人員一定要提升自身的專業(yè)素養(yǎng)以便為企業(yè)發(fā)展中的檔案信息負(fù)責(zé)，從而為企業(yè)長久穩(wěn)定的發(fā)展做出一定的貢獻(xiàn)以便企業(yè)能夠在信息化的新時(shí)代中擁有良好的發(fā)展前景。