社區(qū)檔案管理工作的問題和重要性探述

（通榆縣迎新街道文明社區(qū)，吉林 通榆 137200）

一、社區(qū)檔案管理的重要性

1.建設(shè)民主自治

社區(qū)是政府掌握居民生活情況和精神訴求的重要方式，是居民和政府溝通的重要橋梁，同時也是建設(shè)民主自治的窗口和平臺，加強檔案管理可以促使政府的各項政策、法律和法規(guī)全面?zhèn)鬟_和落實到社區(qū)中，強化社區(qū)居民的自我監(jiān)督、自我管理以及自我服務(wù)意識，有助于推動民主自治的進程。

2.了解居民生活

社區(qū)檔案涉及社區(qū)管理和發(fā)展的各個方面，記錄了社區(qū)各項工作的開展情況，更是體現(xiàn)了居民的生活情況和精神訴求，通過檔案管理能夠幫助政府了解社區(qū)居民的實際生活情況，并且結(jié)合居民需求開展幫扶工作，例如掌握低收入者、五保戶，不僅能夠及時幫助居民排解困難，還有助于提升居民的幸福指數(shù)。

3.推動社會發(fā)展

隨著城市人口數(shù)量的持續(xù)增加，社區(qū)作為現(xiàn)代城市的基本單元，其重要性和作用性日益凸顯，社區(qū)工作涉及居民生活的諸多方面，內(nèi)容較為繁雜，檔案作為社區(qū)在開展各項工作中積累而形成的文件資源，其具有參考價值和借鑒意義，可以幫助工作者解決突發(fā)問題和鄰里矛盾，為居民提供查詢服務(wù)，推動社會穩(wěn)定以及和諧發(fā)展。

二、社區(qū)檔案管理中存在的幾點問題

1.管理人員不足

社區(qū)工作較為煩瑣，工作人員的日常任務(wù)較多，檔案管理人員的數(shù)量嚴重不足，甚至部分管理人員為兼職人員，平時鮮有時間開展檔案的收集、整理和歸檔。甚至部分社區(qū)聘用了大量的臨時工，對待檔案管理缺乏重視，而人員配備不足是導(dǎo)致檔案管理水平難以提升的關(guān)鍵原因。

2.檔案分類模糊

社區(qū)檔案涉及的內(nèi)容較多，在開展管理中，需要根據(jù)檔案內(nèi)容對其進行科學(xué)分類，但是當前，部分社區(qū)在開展分類工作中，主要由管理人員根據(jù)個人經(jīng)驗進行分類，導(dǎo)致檔案分類模糊，甚至存在檔案資源遺失缺漏的問題，不僅難以發(fā)揮檔案資源的服務(wù)性和利用價值，還會為社區(qū)建設(shè)帶來一定阻礙。

3.利用程度不高

社區(qū)檔案具有較強的社會屬性和應(yīng)用價值，尤其在民生、法制建設(shè)等方面，更是具有巨大的參考和借鑒價值，但是當前在社區(qū)檔案管理中，普遍存在重視保管、忽視利用的問題，檔案管理趨于形式化，難以發(fā)揮其在利用方面的價值，而利用程度不高，也導(dǎo)致了檔案管理工作日趨邊緣化，如何提升檔案利用程度，是當前社區(qū)工作者面臨的關(guān)鍵課題。

4.硬件設(shè)施不足

當前社區(qū)檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，在管理中需要大量的硬件設(shè)施作為支撐，但是，由于檔案管理不受重視，在硬件設(shè)施配備方面略顯不足，管理設(shè)備缺乏、檔案室簡陋，檔案安全保管不到位，容易導(dǎo)致檔案資源丟失或者損壞。

三、社區(qū)檔案管理工作優(yōu)化措施分析

1.建設(shè)管理隊伍

管理人員是開展檔案工作的主體，基于現(xiàn)代社區(qū)的實際情況，要保證管理人員數(shù)量充足，在此基礎(chǔ)上加強人才隊伍建設(shè)，提升管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。首先，根據(jù)檔案管理崗位的需求，配備足夠的管理人員，從社區(qū)內(nèi)部選拔人才，或者通過外部招聘的方式，充實以及完善管理隊伍；其次，管理人員要熟悉和掌握檔案管理工作的內(nèi)容、流程以及標準，加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，尤其隨著信息化管理程度的提升，管理人員要具備一定的信息技術(shù)操作能力；最后，定期組織管理人員進行培訓(xùn)教育，促使其樹立正確的檔案意識，培訓(xùn)內(nèi)容要涉及崗位知識，根據(jù)社區(qū)檔案的特點深化培訓(xùn)內(nèi)容。

2.進行檔案分類

社區(qū)檔案內(nèi)容煩瑣，想要提升管理效率和質(zhì)量，則要對所有檔案進行科學(xué)分類，通過分類保管儲存，為檔案利用奠定基礎(chǔ)。首先，合理劃分檔案范圍，根據(jù)檔案內(nèi)容進行科學(xué)分類，嚴禁出現(xiàn)遺失或者缺漏的問題；其次，嚴格按照上級部門的要求，對社區(qū)檔案的類別進行清晰劃分，并且整理為可行性標準，為管理人員提供依據(jù)和參考；最后，檔案內(nèi)容要完整齊全，如果出現(xiàn)內(nèi)容變更或者類別變更，需要對內(nèi)容及時修正，為社區(qū)居民提供服務(wù)便捷。

3.注重檔案利用

利用是體現(xiàn)社區(qū)檔案價值的關(guān)鍵途徑，同時也是提升檔案管理地位的重要方式，社區(qū)工作者要轉(zhuǎn)變以往的固化思維，既要重視檔案保管，更要重視檔案利用。首先，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資源進行挖掘，提煉出有價值的信息，為使用者提供服務(wù)便捷，加速社區(qū)檔案的共享程度；其次，利用信息技術(shù)開展檔案管理，加速數(shù)字化檔案建設(shè)進程，為檔案利用奠定基礎(chǔ)；最后，構(gòu)建信息化檔案管理平臺，對檢索模式進行創(chuàng)新，真正實現(xiàn)異地異時查詢。

4.優(yōu)化硬件設(shè)施

在開展檔案管理工作中，硬件設(shè)施是各項工作有序落實的基礎(chǔ)和保障，社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要認識到硬件設(shè)施在管理活動中的重要性，利用現(xiàn)有條件優(yōu)化硬件設(shè)施，避免檔案資源遭受損壞。首先，設(shè)置專門的檔案室，檔案室的面積要符合相關(guān)標準，對檔案室進行清潔和打掃，檔案柜的數(shù)量要滿足管理要求，做好檔案室的防潮、防火、防水以及防盜工作；其次，對于管理必備的相關(guān)設(shè)施要及時采購，例如計算機、打印機、復(fù)印機等，提升設(shè)備利用效率；最后，針對不同介質(zhì)和載體的檔案進行科學(xué)保管，尤其是紙質(zhì)檔案，在保管和查閱中不能出現(xiàn)損壞。

結(jié)語

總而言之，檔案管理是社區(qū)工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，其對維護社會穩(wěn)定、推動社區(qū)建設(shè)和提供居民服務(wù)具有重要作用，社區(qū)工作者要提升重視程度，采取科學(xué)的措施優(yōu)化檔案管理，發(fā)揮檔案的應(yīng)用價值。