淺談醫(yī)院檔案管理中的問題與對策

（青島市第六人民醫(yī)院，山東 青島 266033）

前言

我國醫(yī)學的發(fā)展，離不開各種醫(yī)學資料，而這些醫(yī)學資料，大都是來自于各種醫(yī)院的檔案管理室。我國現(xiàn)存的各種古老的醫(yī)學資料，就是醫(yī)學檔案的一種。醫(yī)院檔案室中，存放著醫(yī)院在運營過程中所產(chǎn)生的各種有價值的資料[1]。這些資料是一種非常寶貴的財富，對于醫(yī)院以及我國醫(yī)學的發(fā)展都有著極其重要的作用。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)療檔案肯定會越來越多，管理也就更加困難，所以更加需要醫(yī)院重視對檔案的管理。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)學技術(shù)的發(fā)展，必然導致醫(yī)院檔案的增加。檔案管理一直是醫(yī)院工作的一個重要組成部分。在傳統(tǒng)的檔案管理中，大都是依靠人工進行，出現(xiàn)失誤的概率比較大，很容易導致檔案出現(xiàn)問題。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，當前醫(yī)院檔案管理也在逐步應(yīng)用計算機技術(shù)。這使得醫(yī)院檔案管理變得更加的方便。但是，在技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加。并且，在檔案管理技術(shù)改變的前提下，人們的管理觀念還沒有太大的變化，從而使得當前醫(yī)院檔案管理還存在著一些問題。只有做好了檔案管理，才能為醫(yī)院的發(fā)展提供更好的保障，從而促進我國醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理中的問題

1.網(wǎng)絡(luò)管理體系不健全

由于醫(yī)院科室眾多，甚至隨著醫(yī)院的發(fā)展，大部分醫(yī)院都在不同的地方具有了一些分院。為了更好地對檔案進行管理，醫(yī)院一般會建立分層的文件管理網(wǎng)絡(luò)[2]。這種網(wǎng)絡(luò)管理體系出發(fā)點是好的，但是由于人員以及技術(shù)的問題，當前這種網(wǎng)絡(luò)管理體系不夠健全，從而導致網(wǎng)絡(luò)管理效果并沒有預期的好。

2.現(xiàn)代化管理水平不足

醫(yī)院檔案管理是一項很重要的工作，但是相對于其他的工作來說，檔案管理只是管理工作，部分醫(yī)院可能不夠重視檔案管理工作。再加上經(jīng)費的原因，部分醫(yī)院的檔案管理室只是一間比較狹小的房間，空間嚴重不足，甚至部分房間連基本的安全標準都達不到，導致很多檔案丟失。這些都是醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化水平不足的表現(xiàn)，這種不足將會大大阻礙醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。

3.檔案管理人員待提升

檔案管理始終是需要由管理人員來進行的，因此檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)會對醫(yī)院檔案管理工作造成較大的影響。目前，部分醫(yī)院的檔案管理工作大都是由一些待退休的職工兼職進行，他們并不是專業(yè)性的檔案管理人員，對檔案管理沒有太深入的認識，自然不會提升檔案管理工作的效果。此外，由于檔案管理工作相對比較枯燥，人員的流動性比較大。再加上醫(yī)院對于這個崗位沒有繼續(xù)的教育學習，繼續(xù)提升自己的概率不高，導致該崗位人員較少。這些情況都將阻礙醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。

三、醫(yī)院檔案管理中的對策

面對醫(yī)院檔案管理中存在著的這些問題，醫(yī)院必須要想辦法解決它，從而促進檔案管理工作的開展。筆者從自身的經(jīng)驗出發(fā)，從以下三個方面提出了一些對策，希望能夠為醫(yī)院提供一些參考。

1.加深檔案管理意識，擴大宣傳教育

醫(yī)院檔案管理工作受到限制，最根本的原因是醫(yī)院的管理人員以及大部分職工缺乏檔案管理意識，他們不認為檔案管理是一種很重要的工作。因此，要想解決醫(yī)院檔案管理中的問題，首先就需要加深管理以及職工的檔案管理意識。而加深他們檔案管理意識的最好的方法，就是擴大宣傳。也就是說，醫(yī)院在平常的工作中，需要加強對檔案管理的宣傳，加強對檔案法的宣傳，讓職工對檔案管理的重要性有一個新的認識，讓他們明白檔案管理也會對醫(yī)院日常工作產(chǎn)生較大的影響。宣傳可以以宣傳講座為主，輔以各種宣傳海報和廣播，潛移默化的加深職工的檔案管理意識。

2.健全檔案管理制度，明確員工職責

制度是運行的前提的標準，對于醫(yī)院檔案管理來說，由于檔案本身的龐大性，再加上檔案的復雜性，制定一套完善的檔案管理制度并且執(zhí)行是非常重要的。醫(yī)院在制定檔案管理制度時，一定要根據(jù)當前的《檔案法》，并結(jié)合醫(yī)院當前的發(fā)展情況來制定。在檔案管理中，歸檔、保存、借閱、移交等都需要那排專門的人員負責，保證檔案管理中的每一個環(huán)節(jié)都有專門的人把控，從而保障檔案管理工作的正常進行。此外，對于檔案管理中的一些失誤等，也需要制定相應(yīng)的懲罰制度，從而減少失誤。當然對于做得好的職工，也需要進行獎勵?？傊t(yī)院要健全檔案管理制度，明確員工的職責。

3.加強人員專業(yè)培訓，提升人員素養(yǎng)

醫(yī)院檔案管理人員的來源有兩個，一個是醫(yī)院職工的轉(zhuǎn)崗或者兼職，一個是外部招聘進來的。針對當前醫(yī)院檔案管理中人員素質(zhì)不高的問題，醫(yī)院也可以從這兩個方面來進行。首先，對于已經(jīng)在該崗位上工作的人來說，醫(yī)院需要定期進行檔案管理知識和技能的培訓，同時組織其參加各種業(yè)內(nèi)的交流會等，提高他們的專業(yè)能力。對于外部招聘來說，需要提高招聘標準，引入一批更高質(zhì)量的檔案管理人員，從而組建一支高質(zhì)量的檔案管理團隊。當然，在人員招聘進來以后，也需要對其進行相應(yīng)的培訓，幫助其更快地適應(yīng)當前的工作環(huán)境，從而更快的上手工作。

結(jié)語

醫(yī)院的檔案管理，是對醫(yī)院各種數(shù)據(jù)資料進行管理。做好檔案管理工作，一方面，能夠讓相關(guān)的管理者和部門了解醫(yī)院當前的經(jīng)營情況，從而做出更好的決策。另一方面，也是對醫(yī)療成果的管理，讓社會知道醫(yī)院的各種醫(yī)療成果。對于當前醫(yī)院檔案管理中的存在著的如體系不健全、現(xiàn)代化管理水平不足等問題，醫(yī)院可以從加強培訓、完善管理體系、擴大宣傳等方面來進行解決。當前，隨著社會的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理中存在的問題也在不斷地變化，醫(yī)院需要更加重視檔案管理，隨時解決問題，從而促進檔案管理工作的開展。