檔案管理中計算機技術(shù)的應(yīng)用

（阜新市傳媒中心（集團），遼寧 阜新 123000）

在“大智移云”時代，檔案由原本的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)榇鎯?shù)據(jù)，傳統(tǒng)實體檔案室也轉(zhuǎn)化為檔案數(shù)據(jù)庫，在大數(shù)據(jù)等前沿顛覆性技術(shù)的支撐下，檔案的價值凸顯，并成為企業(yè)各項管理與經(jīng)濟活動的決策依據(jù)。但部分企業(yè)仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理理念與模式，過于注重資料的歸檔與對檔案載體的保管，忽視檔案內(nèi)在的數(shù)據(jù)與信息價值，導(dǎo)致檔案利用率低、管理工作逐漸邊緣化與附屬化。在此背景下，檔案管理亟須通過理念、技術(shù)、模式的創(chuàng)新充分挖掘檔案信息的價值，借助計算機技術(shù)促進檔案信息的互聯(lián)互通，并運用互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)思維提升檔案信息的流通率與使用率，以彰顯新時代下檔案管理的重要性。下文將結(jié)合實際工作經(jīng)驗闡釋檔案管理中計算機技術(shù)的應(yīng)用路徑，旨在為檔案管理的創(chuàng)新與升級提供思路及方法。

一、樹立以知識經(jīng)驗為核心的檔案管理理念

在高度信息化時代，檔案管理的重心由保存及管理資料載體，轉(zhuǎn)變?yōu)榉菍嵨镆饬x下的知識與經(jīng)驗。因此，檔案管理人員需要樹立以知識經(jīng)驗為核心的檔案管理理念，在保證檔案安全性、完整性與真實性的基礎(chǔ)上應(yīng)用計算機技術(shù)深入挖掘檔案的價值[1]。

當(dāng)前我國大部分企業(yè)均構(gòu)建了自動化辦公系統(tǒng)，用以下達指示、促進各部門間的交流協(xié)作。檔案管理人員可以利用自動化辦公系統(tǒng)實施掌握各部門對檔案資料的瀏覽、參考情況，在此基礎(chǔ)上運用數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計分析方法了解各部門對檔案資料的需求特征。例如一些部門下載及瀏覽企業(yè)規(guī)章制度類檔案的頻率較高，檔案管理人員可以整合與企業(yè)規(guī)章制度相關(guān)的檔案，為各部門人員提供便利，以彰顯檔案管理的服務(wù)性，提升各部門對檔案管理的信任程度，不僅可以有效提升檔案管理在企業(yè)管理中的地位，還可以促進檔案管理與各部門的交流。

二、建立以流通利用為基礎(chǔ)的檔案管理模式

檔案管理是企業(yè)信息服務(wù)的一種方式，不僅服務(wù)與企業(yè)內(nèi)部各部門的日常工作、業(yè)務(wù)拓展、人員培訓(xùn)及獎懲激勵機制制定，而且服務(wù)于外部投資者及外部監(jiān)管部門。因此檔案管理的價值便在于促進檔案信息在企業(yè)內(nèi)外部的流通，提升檔案的利用率[2]。為此，檔案管理人員需要建立以流通利用為基礎(chǔ)的檔案管理模式。首先，參與檔案生成的全過程，積極與各部門溝通了解其工作會議、人員晉升、業(yè)務(wù)開展等各項工作的時間；其次，指導(dǎo)各部門人員按照規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)編制檔案資料，請各部門相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)，以便進行責(zé)任追溯；再次，對檔案文件進行歸檔前需要利用計算機數(shù)據(jù)挖掘、關(guān)聯(lián)性分析技術(shù)對資料進行重新分類，例如工作會議涉及對企業(yè)規(guī)章制度的整改，則需要將此類資料與原有的規(guī)章制度類檔案進行關(guān)聯(lián)，識別整改的內(nèi)容、方向以及整改后規(guī)章制度的具體落實措施。最后，將整理好的檔案錄入檔案管理系統(tǒng)，各部門人員登錄系統(tǒng)后便可以了解此次會議的重點，并結(jié)合檔案體現(xiàn)的規(guī)章制度落實措施調(diào)整自身工作計劃與方法。

三、創(chuàng)建基于PDCA循環(huán)圈的檔案管理方法

首先，識別影響檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵性因素（Plan）。利用產(chǎn)業(yè)集中程度模型構(gòu)建內(nèi)外接因素與檔案管理質(zhì)效的隱性關(guān)聯(lián)。產(chǎn)業(yè)集中程度數(shù)據(jù)模型的數(shù)據(jù)反饋流程為：根據(jù)檔案管理原始資料識別影響檔案管理質(zhì)量的因素—計算并分析因素與質(zhì)量的集中程度—選擇集中程度最高的因素作為影響檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵性因素。該模型的優(yōu)勢在于無須提前知曉各類因素與檔案管理質(zhì)效之間的關(guān)系，通過自學(xué)習(xí)及自適應(yīng)功能構(gòu)建因素與質(zhì)量的隱性關(guān)聯(lián)，且算法可靠性高，構(gòu)建的檔案管理質(zhì)量模型具有極強的使用價值。

其次，解決集中程度較高的檔案管理質(zhì)量問題（Do）?；谏鲜鰴n案管理質(zhì)量模型選取影響檔案管理質(zhì)量的十大關(guān)鍵性因素，制定檔案管理質(zhì)量問題解決方案。如針對檔案管理信息化程度不足問題，需要借助數(shù)據(jù)分析技術(shù)掌握使用頻次高的檔案，并將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，可降低檔案管理信息化成本。

再次，評估檔案管理質(zhì)量問題解決成效（Check）。根據(jù)各部門的反饋、檔案使用率是否提升等評估問題的整改成效。

最后，解決評估后依然存在的檔案管理問題（Action）。按照Plan步驟重新評估影響檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵性因素，如果前述選取的十大因素已經(jīng)得到解決，則重新選取十大因素作為本階段檔案管理的重點。

四、構(gòu)建以信息素養(yǎng)為重點的檔案管理隊伍

信息素養(yǎng)是信息甄選、信息觀念、信息價值挖掘等能力的統(tǒng)稱。在信息經(jīng)濟時代，檔案管理人員需要具備高度的信息素養(yǎng)，主動挖掘檔案價值以為企業(yè)管理決策提供支持?；诖耍ㄗh企業(yè)加大對檔案管理人員以及各部門人員的培訓(xùn)。首先，培養(yǎng)檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)及數(shù)據(jù)思維，具體包括“用戶思維”及“地圖思維”。其中“用戶思維”是指以檔案使用者為核心提供信息服務(wù)，要求檔案管理人員樹立服務(wù)意識，通過完整、全面呈現(xiàn)檔案信息為各部門工作提供指導(dǎo)。“地圖思維”是指將分散的檔案信息按照地圖方式進行整合與分類，各部門人員可以根據(jù)檔案目錄索引、關(guān)鍵詞查詢等方式準(zhǔn)確找到自己所需的檔案，繼而為各部門的檔案使用提供便利；其次，提升檔案管理人員的計算機技術(shù)應(yīng)用能力，如數(shù)據(jù)挖掘、網(wǎng)絡(luò)爬蟲、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)等技術(shù)，使其能夠盡快適應(yīng)檔案管理信息化要求；最后，加強對各部門人員的宣傳與引導(dǎo)，使其認(rèn)識到檔案的重要性，繼而主動配合檔案管理人員完成檔案資料采集與歸檔工作。

結(jié)語

在知識及信息經(jīng)濟時代，檔案的重要性與價值凸顯。檔案管理人員要重視計算機技術(shù)的應(yīng)用，提升檔案的質(zhì)量、拓寬檔案的使用范圍，并且以高度的責(zé)任感、扎實的專業(yè)技術(shù)為各部門的檔案使用提供便利。與此同時，要積極運用計算機技術(shù)構(gòu)建以知識經(jīng)驗為核心的檔案管理模式、以流通利用為重點的檔案管理方法，提升檔案管理質(zhì)效。此外，企業(yè)需要加強對檔案管理及各部門人員的培訓(xùn)，加快推進檔案管理信息化進程，并制定完善的檔案管理制度為檔案管理工作的有序、有效開展提供指導(dǎo)。