大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理研究

（應(yīng)城市人民醫(yī)院，湖北 應(yīng)城 432400）

引言

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及下，各行業(yè)開始進行應(yīng)用，借助這類技術(shù)能夠使行業(yè)開展工作具有更加有效的技術(shù)支持，為行業(yè)的發(fā)展有著促進的作用。在事業(yè)單位的檔案管理中，當前電子檔案管理成了新的模式，能夠彌補傳統(tǒng)檔案管理的缺陷，使檔案管理的水平有效提升。因此，應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)背景對事業(yè)單位電子檔案信息化管理進行研究，改善事業(yè)單位檔案管理工作，提升檔案管理工作質(zhì)量。

一、事業(yè)單位電子檔案信息化管理的意義

事業(yè)單位信息化管理對發(fā)展有著重要的作用，利用信息化技術(shù)開展管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)對信息數(shù)據(jù)的準確掌控。事業(yè)單位采用信息化手段能夠使內(nèi)部管理的效果加強，擴大了管理范圍，對事業(yè)單位的各項工作開展帶來保障。國家當前對事業(yè)單位的要求逐漸提高，這使內(nèi)部檔案管理的復(fù)雜性提升，借助信息化管理模式來進行檔案管理能夠提升管理的水平。利用電子檔案進行存儲管理，存檔及讀取等環(huán)節(jié)會更加便捷，還可通過詳細的分析實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)的信息有效結(jié)合，經(jīng)過對數(shù)據(jù)的加工能夠得到科學的報告，結(jié)合報告的信息可評估可能發(fā)生的風險，制定好應(yīng)急預(yù)案。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題

1.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)能力存在不足

在事業(yè)單位的發(fā)展下，檔案管理也應(yīng)得到改善，通過引進信息化技術(shù)能夠使電子檔案管理得以實現(xiàn)，提高管理工作的效率。在當前的檔案信息化管理中，由于管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升，難以保證信息化管理的實際效果，在創(chuàng)新上缺少相應(yīng)的技術(shù)能力，大部分檔案管理人員對信息化管理模式不夠了解，這使檔案管理受到了影響，無法順利實現(xiàn)電子檔案信息化管理。

2.檔案管理模式較為落后

事業(yè)單位電子檔案管理處于發(fā)展的重要階段，在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案管理不僅需要人員的支持，還需要借助先進的技術(shù)及設(shè)備。然而當前部分事業(yè)單位的檔案管理方式比較落后，沒有有效利用信息化技術(shù)，這使檔案管理的效果得不到改善，難以保證檔案管理工作的質(zhì)量，可能會產(chǎn)生較多的問題，不利于事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

3.人員檔案管理意識淡薄

事業(yè)單位檔案信息化管理中，人們對檔案管理工作缺少重視，容易產(chǎn)生文件丟失以及信息不完整等情況，檔案信息的真實性與全面性受到了不良的影響。電子檔案信息化管理內(nèi)容比較復(fù)雜，管理人員缺少良好的管理意識，會使管理效率大幅度降低，還會造成資源浪費的問題，導(dǎo)致檔案管理工作難以發(fā)揮出有效的作用，對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生阻礙。

三、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理的措施

1.提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理人員在工作中需要具備相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)，缺少專業(yè)的能力會影響工作的效率。當前大部分檔案管理人員對信息化檔案管理缺少深入的認識，在開展檔案管理工作的過程中，對信息化技術(shù)的應(yīng)用不夠熟練。因此，需要提升檔案管理人員的專業(yè)能力，使其學習專業(yè)的操作技能與知識，能夠?qū)n案信息化管理有正確的認識，有效地開展檔案信息化管理工作。事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，比如，定期組織檔案管理人員參加統(tǒng)一培訓活動，為其提供學習的機會，鼓勵檔案管理人員外出參加研討會以及交流會。檔案管理人員也應(yīng)多利用空余時間進行學習，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)水平，能夠高效地利用信息化技術(shù)進行檔案管理，使檔案信息化管理工作的質(zhì)量得到全面提高，為事業(yè)單位的發(fā)展提供良好的條件。

2.全面應(yīng)用電子檔案信息化管理系統(tǒng)

事業(yè)單位電子檔案信息化管理需要以信息化管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，利用該系統(tǒng)能夠?qū)?shù)據(jù)進行快速收集。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)可利用系統(tǒng)中的信息進行管理與決策，為單位組織的日常協(xié)調(diào)及運行帶來幫助，通過電子檔案信息化管理能夠使檔案管理中的數(shù)據(jù)收集與處理效率提升。借助信息化系統(tǒng)不僅可保證應(yīng)用的效果，并且使檔案管理工作人員的工作量減少，避免產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)錯誤的問題。電子檔案系統(tǒng)使用比較簡便，能夠節(jié)省較多的成本，適合事業(yè)單位應(yīng)用。因此，應(yīng)結(jié)合單位的實際情況建立相應(yīng)的信息化系統(tǒng)，使檔案管理具有更好的條件，提升檔案信息化管理的質(zhì)量，為事業(yè)單位相關(guān)管理工作得到優(yōu)化，促進檔案各部門體系的正常運作。

3.加強對電子檔案的安全管理

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個行業(yè)之中得到了廣泛的應(yīng)用，由于電子檔案的安全性受到了人們的重視，為了加強檔案信息化管理的安全效果，應(yīng)采取有效的措施進行安全管理，借助信息化技術(shù)等來保障電子檔案的安全。在大數(shù)據(jù)背景下，可采用高效的手段傳輸、保護海量數(shù)據(jù)，在這樣的保存模式下存在著一定的安全隱患。因此，在事業(yè)單位檔案管理工作中，需要加強對電子檔案數(shù)據(jù)的保護，利用防火墻以及殺毒軟件等進行殺毒，可使計算機使用的安全得到保障。通過有效開展安全管理工作，可為電子檔案管理工作的開展提供相應(yīng)的條件，避免產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失等問題，使檔案管理工作順利進行，提升我國事業(yè)單位檔案信息化管理的水平。

結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代的到來給事業(yè)單位帶來了更多的優(yōu)勢，在檔案管理中，由于管理的內(nèi)容比較復(fù)雜混亂，容易產(chǎn)生問題，利用信息化手段進行檔案管理能夠使管理效果加強。利用電子檔案開展檔案工作，借助信息化系統(tǒng)等來完善管理，使人員更加便捷地開展檔案收集以及整理等工作，減少了人為的失誤問題。為了加強檔案信息化管理效果，應(yīng)提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，應(yīng)用電子檔案信息化管理系統(tǒng)，并且開展電子檔案的安全管理工作，為檔案管理提供保障。