醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的特殊性與管理策略

（濱州醫(yī)學(xué)院煙臺(tái)附屬醫(yī)院，山東 煙臺(tái) 264100）

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理主要包括會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)生成的會(huì)計(jì)憑證以及其他會(huì)計(jì)資源，是醫(yī)院按照一定規(guī)律保存?zhèn)洳榈臅?huì)計(jì)信息載體，對(duì)醫(yī)院的良性發(fā)展具有十分深遠(yuǎn)的影響[1]。與此同時(shí)，在科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化水平越來越高，其日常管理的模式和手段也發(fā)生了巨大的變化。針對(duì)這種情況，醫(yī)院必須結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理的特殊性以及時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，不斷優(yōu)化其管理策略和管理手段，進(jìn)一步提高醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。

一、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的特殊性

1.數(shù)據(jù)信息繁雜，管理難度大

醫(yī)院是提供醫(yī)療服務(wù)的重要載體，其每天的就診人次相對(duì)較高，而病人在就診活動(dòng)的過程中會(huì)產(chǎn)生多次繳費(fèi)記錄，因而醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的數(shù)據(jù)信息十分繁雜。與此同時(shí)，在醫(yī)療改革不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，醫(yī)院的收費(fèi)節(jié)點(diǎn)和收費(fèi)方式多種多樣，其收費(fèi)節(jié)點(diǎn)主要包括檢查室、收費(fèi)處、藥房以及醫(yī)生站等，收費(fèi)方式主要包括醫(yī)保支付、銀聯(lián)支付以及移動(dòng)支付等，這在很大程度上增加了醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的整體難度[2]。

2.部分會(huì)計(jì)單據(jù)的保管期限要求更高

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理具較強(qiáng)的復(fù)雜性，并且還會(huì)涉及一些醫(yī)療糾紛和醫(yī)院公益屬性發(fā)生的欠費(fèi)，這些欠費(fèi)的回收周期相對(duì)較長(zhǎng)，因而對(duì)會(huì)計(jì)單據(jù)的保管期限具有較高層次的要求。比如在醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)過程中，會(huì)有一些“三無”急診患者的欠費(fèi)，并且其原始會(huì)計(jì)單據(jù)信息的完整性相對(duì)較低，這類會(huì)計(jì)檔案需要工作人員及時(shí)將不完整的單據(jù)信息補(bǔ)充整理，并且還要建立備查簿單獨(dú)登記、特殊保管，從而為后續(xù)的司法鑒定以及民政救濟(jì)工作提供完善的會(huì)計(jì)檔案資料[3]。與此同時(shí)，隨著會(huì)計(jì)單據(jù)保管期限的延長(zhǎng)，其對(duì)檔案儲(chǔ)存環(huán)境的要求也會(huì)更為嚴(yán)格，同時(shí)對(duì)檔案本身的質(zhì)量以及裝訂質(zhì)量也會(huì)提出更高層次的要求，這在很大程度上增加了醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的日常工作量。

3.史料價(jià)值相對(duì)較高

在社會(huì)的發(fā)展過程中，醫(yī)院扮演的角色非常重要，因此很多城市都會(huì)存在一些百年傳承的優(yōu)質(zhì)醫(yī)院，該醫(yī)院不僅具有藝術(shù)精湛的醫(yī)者，同時(shí)還有非常規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理，其會(huì)計(jì)檔案資料的保存較為完善，因而具有良好的研究?jī)r(jià)值。完整的會(huì)計(jì)檔案管理資料往往會(huì)包括政府印發(fā)的政策文件、各級(jí)審批手續(xù)、相關(guān)合同原件、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批示以及財(cái)務(wù)稅務(wù)票據(jù)等資料，相關(guān)人員可以通過對(duì)這些資料的整理和歸納，知曉財(cái)務(wù)制度的變革以及衛(wèi)生政策的變遷，這對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有十分積極的影響，同時(shí)也具有非常重要的史料價(jià)值。

二、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的優(yōu)化策略

1.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化建設(shè)

在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，切實(shí)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化建設(shè)，已經(jīng)成為一種不可避免的趨勢(shì)，這在很大程度上降低了工作人員的日常工作量，對(duì)提高醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率大有裨益。在此過程中，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理人員要根據(jù)自身的工作實(shí)際，將紙質(zhì)檔案與電子檔案有效結(jié)合起來，從而進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的不斷優(yōu)化。比如對(duì)于門診病人、住院病人以及醫(yī)保大病病人的就診結(jié)算而言，其涉及的數(shù)據(jù)量十分繁雜，因而采用紙質(zhì)檔案管理的工作量會(huì)非常巨大，同時(shí)也會(huì)造成大量的紙張浪費(fèi)，因此工作人員可以采用電子檔案管理的方式，進(jìn)一步提高檔案查找和檔案核對(duì)的便捷性。

2.做好會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)分析工作

在醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)過程中，相關(guān)部門可以通過大數(shù)據(jù)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行比對(duì)分析，從而對(duì)病人的支付方式有一個(gè)較為清晰明確的認(rèn)識(shí)，并合理地投入相應(yīng)的設(shè)備和人員安排，從而切實(shí)優(yōu)化醫(yī)院的服務(wù)水平。比如在醫(yī)療設(shè)備的采購過程中，相關(guān)部門會(huì)涉及非常多的招標(biāo)采購信息，該部門可以切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)分析工作，從而進(jìn)一步提高設(shè)備采購和編制預(yù)算的科學(xué)性和合理性，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的高效開展奠定夯實(shí)的基礎(chǔ)[4]。

3.加強(qiáng)過程性管理和流程管控

醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案承載著醫(yī)院的發(fā)展歷史，同時(shí)也是國(guó)家財(cái)稅政策改革以及醫(yī)療衛(wèi)生政策的一個(gè)縮影，因而具有非常重要的歷史意義和研究?jī)r(jià)值。針對(duì)這種情況，醫(yī)院必須結(jié)合自身的實(shí)際情況，不斷加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視，并切實(shí)做好以下幾方面的工作：其一，對(duì)原始會(huì)計(jì)單據(jù)進(jìn)行及時(shí)歸檔，切實(shí)提高醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的完整性，當(dāng)會(huì)計(jì)檔案超過法定的保管期之后，工作人員應(yīng)將醫(yī)療糾紛未決訴訟、長(zhǎng)期應(yīng)收未收款以及其他未清事項(xiàng)的相關(guān)檔案進(jìn)行單獨(dú)存放，并且對(duì)具有歷史價(jià)值以及研究意義的會(huì)計(jì)檔案要進(jìn)行長(zhǎng)期儲(chǔ)存[5]。其次，根據(jù)相關(guān)條例的規(guī)定，出納人員不能兼管醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作，因此醫(yī)院相關(guān)部門要全面梳理相關(guān)業(yè)務(wù)，進(jìn)一步提高人員配置的合理性，并且工作人員要將預(yù)算、計(jì)劃以及制度等文書檔案進(jìn)行有效保管，從而為回顧性檢查的高效進(jìn)行提供良好的依據(jù)。

結(jié)語

近年來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各大醫(yī)院開始逐漸意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，并且已經(jīng)陸續(xù)開展了一系列的會(huì)計(jì)檔案管理工作，這在很大程度上促進(jìn)了醫(yī)院的良性發(fā)展。在此過程中，醫(yī)院要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的特殊性有一個(gè)較為全面的認(rèn)識(shí)，并以此為基礎(chǔ)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化建設(shè)，做好會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)分析工作，落實(shí)過程性管理和流程管控，從而切實(shí)提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理水平。