新時(shí)期事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的優(yōu)化思考

（河南省南陽(yáng)市醫(yī)學(xué)會(huì)，河南 南陽(yáng) 473062）

早些年，中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)的國(guó)家檔案局相關(guān)文件指出，檔案工作的重要性，現(xiàn)在已經(jīng)將檔案工作稱為記憶工程，其重要性顯然更為凸顯，對(duì)于事業(yè)單位而言，抓好檔案管理也具有重要價(jià)值意義，但是由于一些因素的影響，當(dāng)前事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作并不是很理想，因此進(jìn)行深度分析是有必要的。

一、問(wèn)題的提出

從十八大開(kāi)始，全國(guó)上下檔案事業(yè)發(fā)展成績(jī)是有目共睹的，近幾年全國(guó)檔案館全面提速進(jìn)行建設(shè)，檔案資源總量增長(zhǎng)，業(yè)務(wù)管理加強(qiáng)，檔案服務(wù)中心更多轉(zhuǎn)型為服務(wù)大局，服務(wù)水平也在不斷提升，法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系不斷完善，執(zhí)法機(jī)制也在不斷完善，信息化建設(shè)也有了重要突破，但是就事業(yè)單位本身來(lái)講，文書(shū)檔案管理也是存在一些短板的。

第一個(gè)非常明顯的短板在于如何適應(yīng)信息化趨勢(shì)，可知的是，信息化檔案管理是必然，但現(xiàn)在存在兩種觀點(diǎn)，一種是應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案的全面數(shù)字化，電子化，而另一種觀點(diǎn)則認(rèn)為紙質(zhì)檔案更加重要，這兩種觀點(diǎn)實(shí)際都比較片面，在信息化無(wú)可阻擋的情況下，怎么把握信息化與紙質(zhì)化的平衡是一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

第二個(gè)比較明顯的短板在于檔案管理部門的地位問(wèn)題，檔案管理部門按照當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展情況來(lái)講，起到的職責(zé)是服務(wù)事業(yè)單位發(fā)展大局，那么檔案與事業(yè)單位的工作之間應(yīng)當(dāng)是沒(méi)有隔閡的，但是長(zhǎng)期以來(lái)，從事業(yè)單位發(fā)展情況來(lái)看，檔案不是不被重視，但是沒(méi)有那么重視，檔案管理工作也不是沒(méi)有做，只是質(zhì)量高低上的問(wèn)題，這實(shí)際上就造成了檔案與事業(yè)兩張皮，檔案管理部門在相關(guān)規(guī)章制度乃至檔案法的要求，為事業(yè)單位事業(yè)大局服務(wù)，有時(shí)因?yàn)榉?wù)水平不行，影響檔案管理能夠發(fā)揮的作用，有時(shí)則提供了好的服務(wù)，卻沒(méi)有好的評(píng)價(jià)，導(dǎo)致一些尷尬發(fā)生，這些問(wèn)題實(shí)際不大，但卻能反映出檔案與事業(yè)之間兩張皮的問(wèn)題。特別是基層機(jī)構(gòu)，只有收集沒(méi)有管理，檔案與事業(yè)兩張皮的問(wèn)題更加突出。

第三個(gè)比較明顯的短板在于人才，檔案工作非常重要，但是也很難，她需要持之以恒的決心、毅力以及堅(jiān)定的信念作為支撐，當(dāng)時(shí)當(dāng)前事業(yè)單位檔案部門的情況正處在青黃不接的關(guān)鍵期，人才不足，即便有新鮮血液進(jìn)入也會(huì)因?yàn)橐恍┮蛩囟魇?，同時(shí)檔案部門說(shuō)是一個(gè)“清閑衙門”，實(shí)際要進(jìn)入檔案部門難度也很高，加上制度上存在一些疏漏，信息化雖然在搞，卻總體是滯后的。

總而言之，事業(yè)單位檔案管理工作正在發(fā)展，卻發(fā)展緩慢，問(wèn)題也存在不少，在黨和國(guó)家高度重視檔案管理工作的情況下，如何圍繞黨和國(guó)家提出的相關(guān)要求，完善檔案管理工作非常值得思考。

二、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作優(yōu)化思考

1.文書(shū)檔案管理工作優(yōu)化的核心問(wèn)題

從當(dāng)前信息化浪潮下檔案事業(yè)發(fā)展的情況看，信息化對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的沖擊是比較大的，最核心的問(wèn)題在于檔案管理體制以及人才兩個(gè)問(wèn)題。檔案管理體制方面，現(xiàn)在的矛盾在于紙質(zhì)檔案和電子檔案的矛盾，在無(wú)紙化辦公條件下，很多業(yè)務(wù)文件都是走的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，在檔案管理上就必須要依賴計(jì)算機(jī)，而且依賴性非常大，甚至有可能要求建立數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)用來(lái)保存電子檔案，這無(wú)疑會(huì)增加大量的成本，但由于事業(yè)單位很多業(yè)務(wù)文件具有一定機(jī)密性，出于保密考慮，紙質(zhì)文件同樣存在，而且這些問(wèn)題的重要性更強(qiáng)。如果單純采用雙套制也是存在問(wèn)題的，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案和電子檔案同步會(huì)造成工作量增加，在檔案人力資源不足的情況下，將可能造成更大問(wèn)題。因此應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注電子檔案與紙質(zhì)檔案的平衡問(wèn)題，在信息化背景下，檔案管理信息化作為必然，可考慮打造類似圖書(shū)館藏書(shū)管理系統(tǒng)，搭配自動(dòng)化儲(chǔ)藏柜的方式來(lái)增強(qiáng)電子檔案和紙質(zhì)檔案管理的平衡性。同時(shí)將關(guān)注度投注在人才方面，堅(jiān)持引進(jìn)來(lái)和走出去。

2.文書(shū)檔案管理工作優(yōu)化的思路

在信息化浪潮下，實(shí)際上不管是傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式還是信息化管理方式，本質(zhì)上是不變的，文書(shū)檔案管理工作的核心依然是建設(shè)、管理和利用，只是從以前的人工變成了人工+信息技術(shù)。對(duì)檔案建設(shè)、管理和利用的要求依然是不變的，當(dāng)然也可以說(shuō)變得更加重要，因?yàn)樾畔⒒沟貌还苁墙ㄔO(shè)、管理還是利用都非常便捷，建設(shè)檔案和管理檔案根本目的都是為了服務(wù)事業(yè)單位發(fā)展大局，所以檔案建設(shè)必須要精準(zhǔn)精細(xì)，為此必須要落實(shí)檔案工作責(zé)任機(jī)制，這在檔案法中已經(jīng)明確提出在此不做贅述，對(duì)于管理最關(guān)鍵的是利用信息化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)四同步，但必須要重新構(gòu)建管理辦法，以往的管理辦法不管是面對(duì)電子檔案還是紙質(zhì)檔案都已經(jīng)顯得落后了，在檔案變?yōu)橛洃浌こ痰漠?dāng)下，必須保證檔案能夠長(zhǎng)久保存，并且使用過(guò)程中不會(huì)丟失，不會(huì)出問(wèn)題。利用方面是檔案管理工作的主要目標(biāo)，也是主要績(jī)效，必須要服務(wù)到位但是不越位，立足指導(dǎo)，全方位為事業(yè)單位大局服務(wù)。

3.文書(shū)檔案管理工作持續(xù)優(yōu)化建議

基于前文分析，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理在信息化時(shí)代背景下，也是在不斷創(chuàng)新發(fā)展，有成果也有一些新的問(wèn)題，在越來(lái)越成熟也越來(lái)越重要的文書(shū)檔案管理工作上，現(xiàn)階段很多研究成果以及實(shí)踐所探索出來(lái)的創(chuàng)新發(fā)展路徑，均值得借鑒，不管是在制度安排、信息化建設(shè)、信息技術(shù)手段利用、人才培養(yǎng)等方面都有相當(dāng)豐富的理論基礎(chǔ)，因此在綜合相關(guān)研究成果和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，從三個(gè)層面探討持續(xù)優(yōu)化檔案工作的策略。

3.1 深化認(rèn)識(shí)，把握文書(shū)檔案工作的方向與根本

事業(yè)單位檔案工作最終目標(biāo)是要服務(wù)事業(yè)單位發(fā)展大局，而事業(yè)單位發(fā)展大局關(guān)鍵是政治方向始終正確，這是底線問(wèn)題，所以必須要認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理不管如何變，核心的內(nèi)容不變，既堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，而且檔案工作政治屬性鮮明，因此必須要強(qiáng)大政治覺(jué)悟，堅(jiān)持四個(gè)意識(shí)與四個(gè)自信，要把檔案工作當(dāng)作政治工作來(lái)做。

檔案工作服務(wù)大局，是非常基礎(chǔ)性的，支撐性的工作，服務(wù)屬性強(qiáng)，事業(yè)單位越發(fā)展，檔案工作越廣泛，發(fā)揮作用的空間越大，在十九大以后，以及十四五期間，黨和國(guó)家的事業(yè)發(fā)展路徑十分清晰，前景美好，事業(yè)單位發(fā)展必須緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，檔案工作也必須要圍繞事業(yè)單位發(fā)展大局，服務(wù)大局，立足檔案工作優(yōu)勢(shì)，為事業(yè)單位事業(yè)發(fā)展做好服務(wù)。

在信息化時(shí)代，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持信息化建設(shè)，而信息化建設(shè)并非一蹴而就，并且要認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的動(dòng)態(tài)過(guò)程，因此需要在檔案工作中探索分析大數(shù)據(jù)等先進(jìn)信息技術(shù)的運(yùn)用，為檔案管理工作提質(zhì)增效發(fā)揮效用。

結(jié)合檔案法，必須推進(jìn)依法治理檔案工作，進(jìn)一步完善檔案管理立法、執(zhí)法工作，堅(jiān)持將法治作為檔案治理的基本方針，自覺(jué)利用法治思維進(jìn)行檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)法治。

3.2 統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向與改革精神

新時(shí)期檔案工作問(wèn)題不少，應(yīng)在頂層設(shè)計(jì)下，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，抓好均衡發(fā)展，解決檔案和事業(yè)兩張皮的問(wèn)題，并且統(tǒng)籌好信息化建設(shè)中電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的統(tǒng)合，總部與基層機(jī)構(gòu)之間的統(tǒng)合，特別要補(bǔ)足基層機(jī)構(gòu)的短板問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)整體的發(fā)展，制定統(tǒng)一的制度與標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案工作。

圍繞服務(wù)大局，狠抓服務(wù)升級(jí)，檔案工作的價(jià)值日益上升，事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，檔案記錄事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程，關(guān)鍵事件等，價(jià)值顯著，當(dāng)然檔案建設(shè)以及管理重點(diǎn)是為了檔案利用所服務(wù)的，在檔案與事業(yè)統(tǒng)合的情況下，檔案要服務(wù)于事業(yè)大局，因此服務(wù)水平還需要進(jìn)一步提高，在信息化建設(shè)下，通過(guò)對(duì)電子檔案的高效管理，通過(guò)信息化系統(tǒng)的建設(shè)，提升檔案建設(shè)、管理與利用的高效性，并抓住物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)提供的機(jī)遇，構(gòu)建智能化儲(chǔ)藏柜，強(qiáng)化對(duì)紙質(zhì)檔案的管理與利用。

為了保證檔案管理工作效能，抓好人才培養(yǎng)很關(guān)鍵，要以長(zhǎng)期任務(wù)來(lái)做人力資源方面的管理，打造人才隊(duì)伍，提升人才隊(duì)伍能力水平，在專項(xiàng)工作當(dāng)中培育人才，以重點(diǎn)檔案保護(hù)與開(kāi)發(fā)為核心，打造培養(yǎng)人才的平臺(tái)，提升人才隊(duì)伍業(yè)務(wù)能力。

3.3 黨建引領(lǐng)，保障檔案工作健康發(fā)展

堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化黨建引領(lǐng)，是事業(yè)單位檔案工作持續(xù)優(yōu)化的關(guān)鍵動(dòng)力，要以黨建工作新部署要求，強(qiáng)化責(zé)任，總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新黨建工作方法，圍繞檔案工作實(shí)際，打造新工作模式，以黨建引領(lǐng)檔案工作發(fā)展。持續(xù)推進(jìn)思想道德建設(shè)，黨員引領(lǐng)，堅(jiān)定信念，做好檔案工作。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期，強(qiáng)化檔案工作具有重要價(jià)值意義，經(jīng)過(guò)分析，得出如下結(jié)論，當(dāng)前事業(yè)單位檔案工作存在一些較為顯著的短板問(wèn)題，這些短板是新時(shí)期出現(xiàn)的新問(wèn)題，新挑戰(zhàn)，在總結(jié)了相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，沿用以往檔案工作方式，以信息技術(shù)為支撐，更新檔案工作理念，堅(jiān)定信念才是目前持續(xù)優(yōu)化檔案工作的根本。