大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)初探

（江蘇省中醫(yī)院，江蘇 南京 210029）

作為現(xiàn)代化醫(yī)院行政管理工作的重要構(gòu)成，醫(yī)院檔案門類眾多，包含病案、文書、財務(wù)、科研課題、基建、醫(yī)療器械、人事管理等。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)緊跟時代發(fā)展步伐，不斷完善信息化建設(shè)，用信息手段武裝自己，實現(xiàn)管理方式的現(xiàn)代化和多元化。紙質(zhì)檔案、原始的人工管理是長期以來醫(yī)院檔案管理的兩大要素，近年來逐漸過渡到利用計算機管理。大數(shù)據(jù)的時代，改變了數(shù)據(jù)信息的載體、顛覆了傳統(tǒng)的管理方式。各醫(yī)院要想提升工作效率就要不斷改進(jìn)現(xiàn)有工作，通過提升工作質(zhì)量確保信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。

一、大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理傳統(tǒng)理念的沖擊

大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院檔案管理工作理念較以往發(fā)生了很大改變，傳統(tǒng)工作方式不再適應(yīng)信息化時代的管理模式。在以往的醫(yī)院檔案管理工作中，工作人員需要對實體的檔案按類別進(jìn)行收集，之后整理、裝訂、編頁、裝盒上架、編寫檢索工具等等，各個環(huán)節(jié)依賴手工處理。大數(shù)據(jù)背景下，各類檔案數(shù)據(jù)成了海量信息中的一分子，管理者需要依賴計算機、網(wǎng)絡(luò)，只有具備極高的信息發(fā)現(xiàn)能力、分析能力、判定能力才能物盡其用，提升管理效率。當(dāng)前，醫(yī)院檔案信息的增長速度呈現(xiàn)出爆發(fā)態(tài)勢，一些大型醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)系統(tǒng)，配備專門服務(wù)器能達(dá)到100臺以上、數(shù)據(jù)1600T以上，檔案管理工作的重心由以往的保管存儲轉(zhuǎn)移為專業(yè)化的發(fā)掘處理。而醫(yī)院數(shù)據(jù)信息構(gòu)成復(fù)雜，如何加強檔案信息管理的科學(xué)性是現(xiàn)階段檔案管理工作的重點，同時還要保證醫(yī)療業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件真實性、完整性和有效性，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和格式要符合衛(wèi)計委頒發(fā)的《電子病歷基本架構(gòu)與數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》。因此，舊式的管理方式難以勝任，檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景下應(yīng)不斷向多元化、專業(yè)化、開放化的層面發(fā)展，與云計算不斷融合。舉個簡單的例子，大數(shù)據(jù)技術(shù)在處理數(shù)據(jù)信息時主要采用分布式架構(gòu)，需要操作者具有較高的專業(yè)水平，傳統(tǒng)的收集、管理、使用檔案的環(huán)節(jié)都要調(diào)整變化，無形中加大了工作人員壓力。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)給醫(yī)院檔案管理帶來前所未有的發(fā)展機遇

1.檔案信息儲存容量不斷增加

目前，國家衛(wèi)生主管部門大力政策支持各個醫(yī)院開展檔案管理信息化建設(shè)。政府對深化醫(yī)藥衛(wèi)體制改革的要求一個重要的方向是健全醫(yī)療服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，讓優(yōu)質(zhì)醫(yī)療通過信息化手段縱向流動。這一目標(biāo)的實現(xiàn)需要依賴患者病歷信息在多家醫(yī)療機構(gòu)間的實時共享，這是對醫(yī)院信息化構(gòu)建的基本要求。隨著醫(yī)療體系的不斷完善，患者人數(shù)逐漸增加，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫容量有限難以承載不斷增加的檔案數(shù)量。新檔案信息的加入常常會將重要的舊檔案清理掉，給日后使用造成不便。大數(shù)據(jù)、云技術(shù)的使用能有效增大信息存儲容量，科學(xué)解決儲存和備份問題，避免發(fā)生數(shù)據(jù)丟失，確保檔案完整。

2.抓住機遇結(jié)合自身情況推進(jìn)檔案信息化

檔案信息化建設(shè)初期是從數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、建立現(xiàn)代化信息檢索入手。近年來較發(fā)達(dá)城市持續(xù)推進(jìn)電子病歷的信息化建設(shè)，實現(xiàn)醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案檢索現(xiàn)代化、聯(lián)網(wǎng)化，以南京市為例，2019年為止共有6家醫(yī)院達(dá)到國家電子病歷系統(tǒng)功能應(yīng)用水平分級評價五級水平，四級水平的有22家醫(yī)院。但多數(shù)三、四線及以下城鎮(zhèn)醫(yī)院還在沿用手動式檢索。雖已普及計算機管理，但管理內(nèi)容不具備流動性，檢索范圍、速度、數(shù)量都與現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)和衛(wèi)生事業(yè)的要求相距甚遠(yuǎn)。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們對健康的重視程度遠(yuǎn)超以往，醫(yī)院檔案信息管理工作亟待加強?，F(xiàn)階段，醫(yī)療體系改革要求對醫(yī)院檔案內(nèi)容進(jìn)行深加工，這就要求醫(yī)院檔案信息化建設(shè)不能是簡單的重組業(yè)務(wù)流程，而是醫(yī)院管理工作的整體優(yōu)化。大數(shù)據(jù)技術(shù)能整合分析累計數(shù)據(jù)，大城市的醫(yī)療專家可通過遠(yuǎn)程預(yù)測、監(jiān)控三、四線城市或欠發(fā)達(dá)地區(qū)疾病發(fā)生的可能并提前制定應(yīng)對措施，使醫(yī)療水平更加均衡。

三、加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的若干建議

1.加強軟硬件建設(shè)、完善配套設(shè)施

各醫(yī)院應(yīng)加大信息化建設(shè)的配套投入，軟硬性設(shè)施采購前，充分做好市場調(diào)研工作，選取具有前瞻性的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)。重視醫(yī)院的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，包括電子病案系統(tǒng)（EMR）、辦公自動化系統(tǒng)（OA）、檢驗信息系統(tǒng)（LIS）、醫(yī)學(xué)影像檢查系統(tǒng)（PACS）、手術(shù)室信息系統(tǒng)（CAIS）、健康檢查管理系統(tǒng)、藥事管理系統(tǒng)、健康教育平臺等信息化管理系統(tǒng)，這些都是信息傳遞的重要媒介?；A(chǔ)設(shè)施完成后信息軟件還需要經(jīng)常升級、更新，以適應(yīng)不斷變化的業(yè)務(wù)內(nèi)容，確?？焖偻瓿尚畔⒌牟杉⒄?，為信息化建設(shè)的有效開展做好鋪墊，只有通過不斷完善的基礎(chǔ)設(shè)施，才能提升處理海量信息資料的能力。

2.提升檔案管理工作人員的綜合水平

人才的重要性在現(xiàn)代信息社會更是不言而喻，是一個單位的立足之本和核心競爭力。據(jù)對江蘇省衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理的一個調(diào)查，檔案管理工作人員總體受教育程度較高，學(xué)歷在?？萍耙陨系恼?4%，但專業(yè)教育程度欠缺，62%未受過檔案專業(yè)全日制教育，本專業(yè)本科及以上畢業(yè)的只有18人。要想提高檔案管理水平，各醫(yī)院必須結(jié)合自身情況不斷優(yōu)化內(nèi)部管理人員結(jié)構(gòu)，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)幫助檔案管理人員掌握最先進(jìn)的管理理念和管理辦法，不斷提升管理隊伍的整體素質(zhì)。相比傳統(tǒng)的人工管理，大數(shù)據(jù)時代對管理人員的業(yè)務(wù)范圍和技術(shù)水平有了更高的要求。因此，培訓(xùn)學(xué)習(xí)應(yīng)從理念革新入手，讓管理人員擺脫傳統(tǒng)理念的束縛，全身心投入信息化建設(shè)。同時專業(yè)技能的提升能讓檔案管理工作變得得心應(yīng)手，工作效率成倍提高，工作快捷便利的同時能有效提升工作業(yè)績，進(jìn)而提高工作人員的積極性。除后期培養(yǎng)外，各醫(yī)院還要注重人才引進(jìn)，用新鮮血液帶動整體管理隊伍能力的提升，帶動各個環(huán)節(jié)的創(chuàng)新管理，為迎接大數(shù)據(jù)時代給醫(yī)院檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)積蓄力量、做好準(zhǔn)備。

3.順應(yīng)潮流發(fā)展電子健康檔案

近年來，國家衛(wèi)生部門分批逐步推廣“健康信息惠民”政策，各地著手建立電子健康檔案系統(tǒng)。電子健康檔案系統(tǒng)借助大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、云計算以及最新的物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，整合各種醫(yī)療資源，提供健康管理咨詢、就診、互聯(lián)網(wǎng)診療等服務(wù)。江蘇是首批大數(shù)據(jù)中心試點，連接了省內(nèi)2.8萬家醫(yī)療機構(gòu)，省級全民健康信息平臺已收錄300多億條門診、住院、基本公共衛(wèi)生服務(wù)等數(shù)據(jù)，大約5400多萬份電子健康檔案。作為醫(yī)院的檔案信息建設(shè)，應(yīng)順應(yīng)潮流，積極執(zhí)行國家政策，著重加強電子病歷檔案應(yīng)用工作，迅速提升軟硬件水平，全面歸集城鄉(xiāng)居民在各級醫(yī)療機構(gòu)的就診數(shù)據(jù)，通過電子檔案實現(xiàn)居民健康管理和健康信息共享的作用，實現(xiàn)跨區(qū)域、跨機構(gòu)的調(diào)閱共享，在系統(tǒng)內(nèi)互認(rèn)檢查檢驗結(jié)果，減輕居民不必要的開支，減少交通往返及時間成本，滿足他們自我管理和醫(yī)療服務(wù)的需求。并且要不斷提升醫(yī)院信息化水平，探索檔案的更新機制，逐步實現(xiàn)以手機為主要載體向全民提供就診信息、檢驗報告等電子健康檔案，通過“互聯(lián)網(wǎng)＋醫(yī)療健康”服務(wù)，提升城鄉(xiāng)居民的就醫(yī)便捷度和滿意度，醫(yī)院也借此提高管理的現(xiàn)代化水平。

4.加強風(fēng)險控制

受人力、財力限制，不同地區(qū)、不同等級的醫(yī)院對信息化建設(shè)的投入差異巨大，常常因基礎(chǔ)設(shè)施不完善或管理不當(dāng)造成醫(yī)院檔案信息泄露、丟失。從以往的案例看，醫(yī)療信息泄露不僅會給醫(yī)院造成經(jīng)濟損失，在信息傳播極快的網(wǎng)絡(luò)時代還會給醫(yī)院帶來極大的負(fù)面效應(yīng)，如果發(fā)生泄密的是公立大醫(yī)院甚至關(guān)乎政府形象、影響政府決策。因此，各醫(yī)院在開展檔案信息化建設(shè)工作時，一定要建立規(guī)范可行的管理辦法，嚴(yán)格執(zhí)行制度化管理，注重建立安全保護機制。信息安全等級保護2.0版剛剛實施，醫(yī)院要以信息部門為首認(rèn)真學(xué)習(xí)、實施。從技術(shù)層面看，計算機和醫(yī)療信息系統(tǒng)必須安裝殺毒軟件，服務(wù)器網(wǎng)段設(shè)置防火墻，進(jìn)行權(quán)限設(shè)定，數(shù)據(jù)庫具有審計功能，對患者信息等重要文件進(jìn)行加密保護，從通信網(wǎng)絡(luò)、物理環(huán)境、計算環(huán)境等全方面構(gòu)建防御體系，確保醫(yī)院檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性。從防御時機上看，要重視預(yù)判、識別、控制、恢復(fù)等的各個時間段的安全控制?？傊?，要組織建立涵蓋管理和專業(yè)技術(shù)的綜合防御體系，保障患者個人信息等重要數(shù)據(jù)在存儲和使用過程中的安全、有效和完整，可以大幅提升醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的效率，不斷地縱向推進(jìn)的檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，充分發(fā)揮醫(yī)院的社會效益，達(dá)到提高人民健康水平的目的，同時為醫(yī)院管理層提供決策依據(jù)、做好參謀助手。

結(jié)語

綜合所述，醫(yī)院檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)院行政管理工作中的重要一環(huán)。各醫(yī)院在信息化建設(shè)的過程中難免遇到各種問題，醫(yī)院管理者在迎接挑戰(zhàn)的同時也要注意找尋其中隱藏的機遇，不斷提升管理人員的綜合素質(zhì)和完善軟硬件條件，讓檔案管理工作向可持續(xù)發(fā)展方向不斷前行。