新形勢(shì)下做好檔案管理工作的路徑探究

（菏澤市人力資源和社會(huì)保障局，山東 菏澤 274000）

一、基層檔案室的現(xiàn)狀

當(dāng)前，基層檔案室肩負(fù)著單位在檔案收集、整理、保管、利用和開(kāi)發(fā)的重要職責(zé)，隨著各單位檔案意識(shí)的提高，單位在檔案管理方面投入的資金有所增加，檔案室的基礎(chǔ)條件得到一定程度的改善，檔案管理工作也得以正常開(kāi)展，一是注重加強(qiáng)對(duì)檔案的收集，能夠及時(shí)對(duì)各科室產(chǎn)生的檔案進(jìn)行定期收集，確保應(yīng)收盡收；二是注意做好檔案整理，及時(shí)按照檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行整理上架；三是妥善保管好檔案資源，防止丟失、泄密等事件發(fā)生；四是做好檔案利用服務(wù)，無(wú)論是單位還是個(gè)人，都能夠按規(guī)定查閱檔案，滿足利用需求。

二、基層檔案室管理存在的問(wèn)題

雖然檔案管理工作有條不紊，但是限于單位規(guī)模、性質(zhì)等的不同，各單位的檔案室也差別較大，存在著不同類型和不同程度的問(wèn)題，總之，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化管理還有著很長(zhǎng)的路要走。

1.檔案室設(shè)置不規(guī)范

對(duì)于單位檔案室來(lái)說(shuō)，大多數(shù)設(shè)置不夠合理，主要體現(xiàn)在檔案室面積、檔案管理設(shè)施設(shè)備、檔案室門窗等。首先，檔案室的面積限于單位辦公場(chǎng)所的不同，檔案室面積存在著較大的差別，個(gè)別單位都沒(méi)有單獨(dú)的檔案室，有的單位的檔案室面積相對(duì)較小，不符合要求；其次，有的單位檔案室是由普通辦公用房改設(shè)，沒(méi)有對(duì)門、窗、窗簾、線路、排水等進(jìn)行改造，導(dǎo)致不符合檔案室規(guī)范；最后是檔案管理設(shè)施設(shè)備，大多數(shù)的檔案室均沒(méi)有配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，也沒(méi)有應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，直接制約了檔案室的信息化發(fā)展步伐。

2.檔案管理人員水平參差不齊

大多數(shù)單位不重視檔案管理人員的配備，有的單位沒(méi)有專職檔案管理人員，依靠綜合科室的人員兼職從事檔案管理工作，有的單位則是將一些年齡較大的人員安排在檔案室工作，也有的單位是將一些不能勝任業(yè)務(wù)工作的人員安排從事檔案管理工作，這些檔案管理人員非檔案專業(yè)，加上檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案工作不夠重視，直接導(dǎo)致大多數(shù)的檔案管理人員將檔案管理工作作為可做可不做的任務(wù)，缺乏做好檔案管理工作的主動(dòng)性和積極性，不能有效的開(kāi)展檔案管理工作。

3.檔案管理模式相對(duì)老化

我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案信息化建設(shè)也逐步加快，綜合檔案館大多數(shù)已經(jīng)完成或者正在開(kāi)展信息化建設(shè)，但是基層檔案室，尤其是小單位的檔案室，在信息化建設(shè)方面缺乏主動(dòng)性，沒(méi)能及早規(guī)劃，早日開(kāi)展[1]。

4.缺乏完善的檔案管理制度

大多數(shù)的基層檔案室，由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，檔案室配備不夠規(guī)范，加上檔案管理人員責(zé)任意識(shí)較差，檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都存在一些漏洞，缺乏必要的制度約束，沒(méi)有在檔案收集、檔案整理、檔案保管和檔案借閱利用方面制定系統(tǒng)完善的檔案管理制度，給檔案安全管理帶來(lái)很大的隱患，容易導(dǎo)致出現(xiàn)檔案丟失、損毀或者泄密事件發(fā)生。

三、提升檔案管理工作的實(shí)踐探索

1.加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視程度

作為單位的領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案管理人員要提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，更新檔案管理理念，提高自身責(zé)任感和使命感，高度重視檔案管理工作。尤其是單位的領(lǐng)導(dǎo)人員，要在檔案室配備和規(guī)范化建設(shè)上予以傾斜，保證檔案室面積達(dá)標(biāo)，門窗等符合規(guī)范要求，檔案室內(nèi)部滿足檔案庫(kù)房“九防”建設(shè)要求，為檔案安全管理提供必要的基礎(chǔ)條件；在人員安排方面，要配備具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，有能力、有擔(dān)當(dāng)?shù)娜藛T從事檔案管理工作，為做好檔案工作打好基礎(chǔ)。

2.加大對(duì)檔案室的資金投入

各單位要合理分配資金，注重加強(qiáng)對(duì)檔案室的資金投入，購(gòu)買檔案庫(kù)房的加濕、除濕、消毒、殺菌等設(shè)施設(shè)備，保護(hù)檔案實(shí)體安全。還要購(gòu)買滿足檔案數(shù)字化需求的計(jì)算機(jī)設(shè)備、高清掃描儀和高效便捷的數(shù)字化檔案管理軟件，為下一步的檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。此外，在檔案管理人員的培訓(xùn)教育方面，也要加大資金投入，努力提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.完善各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度

制度是做好檔案管理工作、保障檔案實(shí)體安全的有效保障，各單位要結(jié)合單位實(shí)際，制定切實(shí)可行的檔案收集、檔案整理、檔案借閱利用、檔案信息化、檔案安全等方面的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，并且，在工作中要嚴(yán)格貫徹落實(shí)，加深對(duì)制度的執(zhí)行，切實(shí)做到用制度管人、管事，管檔案，堅(jiān)決避免因制度的漏洞給檔案帶來(lái)不必要的損失。

4.建立高素質(zhì)檔案管理工作隊(duì)伍

建立高素質(zhì)、業(yè)務(wù)精、能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍是做好各項(xiàng)檔案工作的人力保障，各單位要加快構(gòu)建檔案干部隊(duì)伍。一方面要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)等檔案信息化知識(shí)，滿足檔案的日常管理工作；另一方面，要加強(qiáng)檔案人才引進(jìn)，通過(guò)招考或者高素質(zhì)人才引進(jìn)等方式，引進(jìn)一些檔案業(yè)務(wù)熟練、文化水平高、綜合素質(zhì)過(guò)硬的人員，補(bǔ)充到檔案管理隊(duì)伍中[2]。

5.加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化是檔案工作發(fā)展的大趨勢(shì)，各基層檔案室要加快在檔案信息化方面的投入，逐步對(duì)現(xiàn)有室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，并購(gòu)買符合信息化建設(shè)所需的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等設(shè)施設(shè)備，同時(shí)開(kāi)發(fā)符合單位需求的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行統(tǒng)一管理，方便進(jìn)行檔案在線接收、整理和利用，提高檔案工作效率和檔案服務(wù)工作能力。