談檔案數(shù)字化建設(shè)的價值與問題

（北京空間科技信息研究所，北京 100086）

一、檔案數(shù)字化建設(shè)價值

第一，使信息庫的管理更加便捷。檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)，對于檔案行業(yè)信息化建設(shè)管理而言，是非常重要的一個內(nèi)容，其中主要有兩點基礎(chǔ)工作，一方面用于構(gòu)建不同行業(yè)類型檔案的信息數(shù)據(jù)庫，其中主要包括一些比較重要的檔案記錄信息、圖片、音頻等，另一方面，針對一些文件以及檔案對檔案文件進行實時歸檔保存管理。如此一來，需要專門進行檔案資料信息管理查詢時，查詢者可以快速在數(shù)據(jù)庫內(nèi)查詢并獲得檔案資料，極大地提高了信息檔案工作的便捷性。

第二，對相關(guān)檔案資料及其原件本身進行加密保護。以往此類檔案都主要是以一種紙質(zhì)文件的方式進行保存，這種紙質(zhì)文件保存極為不便，如果檔案保存不當，便可能會導(dǎo)致?lián)p壞。進行檔案加密數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，可以將整個檔案中的原件以各種信息的多種形式上載或傳到國際網(wǎng)絡(luò)中，對整個檔案中的原件信息進行加密保護。此外，檔案壓縮還可以對它進行一個副本級的異地壓縮儲存，將原本以為的縮微檔案膠片的某種形式保存起來，即便微縮檔案的所有源代碼文件被嚴重損壞，這種方式微縮后的膠片也不會因此受到任何毀滅性的嚴重損壞[1]。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)中面臨的問題

1.數(shù)字化建設(shè)的標準有待統(tǒng)一

檔案數(shù)字化平臺建設(shè)主要目標之一是為廣大檔案用戶及時提供檔案服務(wù)，使其能夠方便快捷地獲取到各類檔案的相關(guān)信息。然而目前通過對實際應(yīng)用情況的了解，發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)依然存在質(zhì)量標準、管理方面的諸多問題。由于組織建設(shè)檔案業(yè)務(wù)范圍有限，與相關(guān)社會管理機構(gòu)沒有及時取得聯(lián)系，相關(guān)部門對于檔案數(shù)字化組織建設(shè)的認知不同，所以組織建設(shè)檔案標準也就往往存在較大差異，導(dǎo)致組織檔案信息資源共享建設(shè)面臨諸多問題，對社會檔案信息安全建設(shè)帶來不利影響。

2.檔案數(shù)字化建設(shè)進度緩慢

以往管理檔案都主要是以使用紙質(zhì)材料存檔為主，一方面檔案工作效率不高，另一方面檔案工作量繁重。在現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益普及，檔案工作提出了諸多的新要求，從以前的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案方式過渡到現(xiàn)代信息化檔案，將目前檔案中普遍存在的一些問題及時給予有效解決。因為企業(yè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)進入建設(shè)期間，對于這一管理工作的認知不統(tǒng)一，在進行檔案數(shù)字化建設(shè)的整個過程中，最終達到效果也就會有所不同。很多檔案行業(yè)為了確保能夠最大程度地節(jié)省資金，還是在大量沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案模式，導(dǎo)致數(shù)字化檔案建設(shè)工作進度緩慢，這對于檔案行業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展也十分不利。

三、解決檔案數(shù)字化建設(shè)問題的幾點建議

1.搭建檔案信息管理服務(wù)平臺

在信息技術(shù)優(yōu)勢的充分引導(dǎo)下，檔案服務(wù)部門仍然需要積極探索應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)技術(shù)，構(gòu)建針對企業(yè)檔案信息服務(wù)管理的檔案服務(wù)信息中心，在這一信息平臺中設(shè)置業(yè)務(wù)交流溝通的版塊，可以和其他社會組織中的各類檔案服務(wù)機構(gòu)進行相互聯(lián)系，形成對參與檔案數(shù)字化項目建設(shè)的統(tǒng)一知識認知，以此方式來幫助制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字化檔案信息建設(shè)管理標準，為推進檔案信息安全管理工作開展提供重要參考。除此之外，在搭建檔案服務(wù)信息中心的建設(shè)過程中，需要充分賦予其豐富、多樣的服務(wù)功能，結(jié)合檔案數(shù)字化服務(wù)建設(shè)實際應(yīng)用情況，設(shè)置出了檔案信息檢索、反饋信息交流、檔案信息分類等多個主要功能模塊，以此能夠?qū)崿F(xiàn)當前企業(yè)檔案查詢工作的安全可靠和持續(xù)發(fā)展，保證檔案用戶隨時能夠通過這一服務(wù)平臺及時獲得到所需要的檔案信息查詢資源，使用戶在短短的時間內(nèi)使用戶可以及時獲得大量的檔案訊息信息。

2.優(yōu)化現(xiàn)有數(shù)字化檔案建設(shè)機制

為了有效推動企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的順利進行，需要以具有功能齊全的管理檔案系統(tǒng)軟件作為主要支持，具體到在構(gòu)建檔案軟件系統(tǒng)的整個過程中，期間需要包括諸多工作，具體內(nèi)容包括檔案系統(tǒng)軟件架構(gòu)設(shè)計、檔案系統(tǒng)資源綜合整理、檔案系統(tǒng)資源備份掃描、數(shù)字化檔案資源備份等，要想能夠保質(zhì)保量地順利完成這些工作，需要充分使用一套兼容性較好的檔案系統(tǒng)管理軟件，從而有效推動我國數(shù)字化檔案建設(shè)工作的有效順利進行。

3.培養(yǎng)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)管理相關(guān)專業(yè)人才

進入到檔案信息化管理時代之后，檔案信息的發(fā)布數(shù)量也隨之不斷增加，有關(guān)檔案部門必須首先要深刻認清這一發(fā)展形勢，將其與紙質(zhì)型檔案模式結(jié)合進行優(yōu)化創(chuàng)新，應(yīng)用現(xiàn)代信息化管理技術(shù)，進行各種檔案信息數(shù)字化管理建設(shè)，通過使用現(xiàn)代化管理設(shè)備可以實現(xiàn)各種檔案信息的高效率化管理。因此，開展針對檔案數(shù)字化的管理工作，需要及時組織檔案相關(guān)管理人員進行聯(lián)合培訓(xùn)，一方面檔案工作者要時時刻刻加強對這一管理工作的重視，另一方面是要在培訓(xùn)過程中熟練掌握計算機管理技術(shù)的運用，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識和管理能力，通過檔案數(shù)字化管理為企業(yè)檔案發(fā)展作出更大的貢獻[3]。

結(jié)語

構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠提高檔案管理的效率，對于提高我國的信息化建設(shè)有一定的促進作用。相關(guān)的部門要加速數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)，促進相關(guān)行業(yè)的發(fā)展。