大數(shù)據(jù)時(shí)代電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的探索

國(guó)網(wǎng)江蘇省電力有限公司沛縣供電分公司 侯永全

近年來(lái)，越來(lái)越多的電力企業(yè)檔案管理方向、方式出現(xiàn)變化。這些企業(yè)一改以往的紙質(zhì)檔案管理方法，陸續(xù)使用電子檔案開展檔案管理工作。這一變化，能夠減輕檔案管理工作開展負(fù)擔(dān)，且能夠使檔案管理質(zhì)量逐漸改善。在未來(lái)工作中，檔案管理人員應(yīng)該結(jié)合當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，在充分了解應(yīng)用大數(shù)據(jù)所帶來(lái)的影響的基礎(chǔ)上，積極嘗試新的、更為有效的檔案管理方式。現(xiàn)如今，上述工作已然落實(shí)，電力企業(yè)檔案管理工作真正走向信息化檔案管理階段。

1 大數(shù)據(jù)給電力企業(yè)檔案管理帶來(lái)的變化

1.1 用戶開始追求更高質(zhì)量的檔案服務(wù)

現(xiàn)如今，人們正處于大數(shù)據(jù)時(shí)代。在這一時(shí)代下，企業(yè)會(huì)在人們工作、活動(dòng)中產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)。為幫助用戶快速找到想要的信息、資料，檔案管理人員應(yīng)該做好本職工作，結(jié)合時(shí)代發(fā)展形勢(shì)、用戶需求，對(duì)自身檔案管理方式加以創(chuàng)新、優(yōu)化，檔案服務(wù)質(zhì)量更是成為各界關(guān)注的重點(diǎn)問題。在新形勢(shì)下，人們對(duì)電力資源的需求明顯提升。在這一背景下，電力企業(yè)應(yīng)該安排專業(yè)的檔案管理人員，努力為用戶提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。這也是當(dāng)前各城市電力企業(yè)工作開展的大方向。相關(guān)電力企業(yè)應(yīng)該引起重視，從現(xiàn)實(shí)角度出發(fā)，優(yōu)化本企業(yè)檔案管理與服務(wù)方式。

經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分群體未真正認(rèn)識(shí)到落實(shí)、優(yōu)化檔案服務(wù)工作的重要性。有人覺得檔案資料、檔案數(shù)據(jù)本身應(yīng)該保密，企業(yè)外人員不應(yīng)獲知相關(guān)內(nèi)容。還有人覺得檔案服務(wù)僅僅是事務(wù)性工作，對(duì)就職人員專業(yè)能力要求較低。但是，在實(shí)際工作中，檔案管理人員是一種專業(yè)能力較強(qiáng)的技術(shù)人員。檔案管理人員本身專業(yè)能力較強(qiáng)，且能夠在大數(shù)據(jù)背景下，熟練使用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備、技術(shù)開展工作，能夠高質(zhì)量完成檔案管理工作[1]。

在社會(huì)大環(huán)境下，用戶開始追求更高質(zhì)量的檔案服務(wù)。面對(duì)信息開放、共享形勢(shì)，越來(lái)越多的人開始關(guān)注政府信息。政府有關(guān)部門更是將檔案數(shù)據(jù)公開化，以便更多的人能夠監(jiān)督本部門工作開展情況。在這一背景下，檔案管理人員應(yīng)該重新看待本職工作。在有效處理檔案數(shù)據(jù)保密工作、共享與利用關(guān)系的前提下，做好檔案數(shù)據(jù)的管理與保護(hù)工作?，F(xiàn)如今，電力企業(yè)已然能夠基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，全面優(yōu)化本企業(yè)檔案管理方式。相關(guān)檔案管理人員圍繞用戶需求，對(duì)自身檔案管理方式加以創(chuàng)新，能夠真正滿足新時(shí)代下用戶對(duì)檔案服務(wù)的要求[2]。

1.2 檔案數(shù)據(jù)類型增加，資源明顯增多

電力企業(yè)涉及多方面工作。在生產(chǎn)、管理等工作開展期間，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)。在信息時(shí)代的影響下，智能電網(wǎng)領(lǐng)域飛速發(fā)展，電力企業(yè)陸續(xù)開展、落實(shí)電力體制改革工作，現(xiàn)已稍見成效。在這一背景下，相關(guān)電力企業(yè)應(yīng)該立足于實(shí)際，主動(dòng)建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。經(jīng)實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，相關(guān)技術(shù)人員細(xì)致研究上述系統(tǒng)，并將涉及到的數(shù)據(jù)傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)當(dāng)中，能為后續(xù)工作的開展打下基礎(chǔ)。在電力企業(yè)日常管理工作開展期間，各部門工作存在差異，卻也存在交叉情況。在這一條件下，各個(gè)管理系統(tǒng)將同時(shí)運(yùn)作，一旦出現(xiàn)重復(fù)事項(xiàng)，相關(guān)數(shù)據(jù)也將重復(fù)出現(xiàn)。等到大量數(shù)據(jù)被匯集到檔案管理系統(tǒng)時(shí)，將出現(xiàn)重復(fù)歸檔情況。再加上網(wǎng)絡(luò)時(shí)代本身日益發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)也被收集、整理，這就導(dǎo)致各類數(shù)據(jù)逐年增多。檔案管理人員工作任務(wù)更是逐年增多[3]。

如果站在電力企業(yè)角度看待數(shù)據(jù)增多這一問題，可以發(fā)現(xiàn)，電力企業(yè)也正面臨這一問題。文書檔案、錄音錄像檔案等，均是電力企業(yè)檔案管理期間的重要部分。在實(shí)際工作中，檔案管理人員需要根據(jù)不同情況，合理借助各式存儲(chǔ)方式，管理、存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)。這一過程較為繁瑣，對(duì)檔案管理人員專業(yè)能力、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力要求較高。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員應(yīng)該嘗試借助先進(jìn)技術(shù)優(yōu)勢(shì)優(yōu)化工作開展方式，以保證本企業(yè)檔案管理工作的開展質(zhì)量。

1.3 檔案數(shù)據(jù)信息安全問題被廣泛關(guān)注

檔案管理方式是否安全、檔案數(shù)據(jù)是否得到有效保護(hù)，一直是電力企業(yè)、人們關(guān)注的重點(diǎn)問題。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的幫助下，電力企業(yè)工作開展效率顯著提升。檔案管理人員正視大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來(lái)的積極影響，并借此開展檔案管理工作，能夠高質(zhì)量完成原有工作。但是，大數(shù)據(jù)的有效應(yīng)用，也會(huì)給電力企業(yè)帶來(lái)一些安全隱患問題。電力企業(yè)本身涉及大量檔案數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)較為特殊，應(yīng)該被有效保護(hù)。但是，在實(shí)際工作中，電力企業(yè)無(wú)法全面、有效地保護(hù)這些數(shù)據(jù)，安全也無(wú)法保障。這一情況，對(duì)檔案管理工作的開展，以及所在電力企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展均十分不利。一旦檔案資料遺失、泄露，將給所在電力企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該正視檔案數(shù)據(jù)信息安全問題。在未來(lái)的檔案管理工作中，既有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)開展工作，又主動(dòng)優(yōu)化、完善信息安全防護(hù)方式?，F(xiàn)如今，檔案管理人員已然能夠從計(jì)算機(jī)安全防護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等角度入手開展工作，相關(guān)數(shù)據(jù)借此得到有效保護(hù)。

2 創(chuàng)新策略

2.1 著重提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量

在新形勢(shì)下，越來(lái)越多的電力企業(yè)開始借助先進(jìn)技術(shù)優(yōu)勢(shì)開展工作，其檔案服務(wù)工作完成量明顯增加。在這一背景下，檔案管理人員應(yīng)該基于現(xiàn)實(shí)情況，積極采取有效措施，著重提升本企業(yè)檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。對(duì)此，檔案管理人員應(yīng)該明確個(gè)人工作職責(zé)，自覺提升個(gè)人綜合素質(zhì)水平。為早日成長(zhǎng)為復(fù)合型人才，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該積極參加專業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)應(yīng)用相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)。當(dāng)檔案管理人員理論知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)十分充足后，可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)開展檔案管理工作。在工作中，檔案管理人員應(yīng)該秉持真實(shí)性原則，將相關(guān)內(nèi)容準(zhǔn)確記錄，并做好相應(yīng)的鑒定、分類等多項(xiàng)工作。檔案管理人員認(rèn)真做好以上工作，能夠使有效信息被準(zhǔn)確地記錄在檔案系統(tǒng)當(dāng)中，檔案管理工作也將因此順利完成[4]。

當(dāng)代社會(huì)，用戶對(duì)檔案信息的需求存在差異。面對(duì)這些差異，檔案管理人員應(yīng)該堅(jiān)持以人為本的服務(wù)原則，用心給用戶提供服務(wù)，使其多元化需求能夠得到真正滿足。在現(xiàn)實(shí)工作中，檔案管理人員應(yīng)該深入挖掘大數(shù)據(jù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，并借此優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)分析方面的服務(wù)方式。在這一過程中，檔案管理人員還應(yīng)該細(xì)致研究、合理借助系統(tǒng)聯(lián)想以及關(guān)鍵詞檢索的功能性特征，給用戶提供服務(wù)?，F(xiàn)如今，上述工作已然得到有效落實(shí)，用戶能夠因此獲得更多信息，其對(duì)檔案信息的需求也將因此得到滿足。在檔案服務(wù)過程中，檔案管理人員應(yīng)該全面調(diào)查、分析用戶的檔案類型、檔案信息使用方式和效果。該環(huán)節(jié)工作的有效落實(shí)，能夠使檔案管理人員真正獲知目標(biāo)用戶的檔案使用方式、方向。相關(guān)檔案管理人員借此優(yōu)化自身檔案服務(wù)方式，開展檔案管理工作，其服務(wù)質(zhì)量、檔案管理質(zhì)量將顯著改善。為真正了解用戶實(shí)際需求，檔案管理人員還應(yīng)該定期組織、開展相關(guān)調(diào)查活動(dòng)。在滿意度調(diào)查活動(dòng)中，檔案管理人員可獲知用戶的想法、建議。并借此優(yōu)化檔案系統(tǒng)，對(duì)自身服務(wù)方式加以改進(jìn)、優(yōu)化，能夠在未來(lái)工作中給用戶提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新工作也將因此順利開展[5]。

2.2 落實(shí)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作

經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，各城市已然陸續(xù)開展檔案信息化建設(shè)工作。在這一大環(huán)境下，技術(shù)人員愈加重視檔案管理信息平臺(tái)研究、建設(shè)工作。新的電子檔案存儲(chǔ)方式因此出現(xiàn)，其存儲(chǔ)質(zhì)量也因此改善?；谶@一背景，電力企業(yè)已然能夠基于所在城市實(shí)際情況、檔案管理工作開展需要，建立、借助數(shù)字檔案館系統(tǒng)開展工作。該系統(tǒng)的有效應(yīng)用，能夠帶來(lái)一系列積極影響，具體表現(xiàn)為：數(shù)字檔案館系統(tǒng)的有效應(yīng)用，能夠使各類公文實(shí)現(xiàn)在線歸檔的檔案管理效果。在這一條件下，上述系統(tǒng)將與所在電力企業(yè)的辦公系統(tǒng)相連接。檔案管理工作也將真正達(dá)到信息化的管理效果，其管理質(zhì)量將顯著改善。數(shù)字檔案館系統(tǒng)的有效應(yīng)用，還能使檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)質(zhì)量及安全性大幅提升。在檔案信息化建設(shè)期間，電力企業(yè)應(yīng)該正視時(shí)代發(fā)展形勢(shì)，給本企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)的積極影響。這就要求相關(guān)檔案管理人員合理借助大數(shù)據(jù)開展工作，并將云存儲(chǔ)模式有效地應(yīng)用在檔案管理工作當(dāng)中。檔案數(shù)據(jù)將被完整、安全地存儲(chǔ)。新的檔案存儲(chǔ)方式、模式將因此出現(xiàn)，現(xiàn)上述模式已然被各電力企業(yè)廣泛地應(yīng)用在檔案管理工作當(dāng)中。大數(shù)據(jù)時(shí)代給電力企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)的積極影響，更是在這一過程中充分體現(xiàn)。

2.3 做好檔案信息的安全保護(hù)工作

當(dāng)代社會(huì)，科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域、信息技術(shù)領(lǐng)域飛速發(fā)展，人們也迎來(lái)了大數(shù)據(jù)時(shí)代。在這一時(shí)代下，電力企業(yè)應(yīng)該重視數(shù)據(jù)安全問題，積極采取有效措施，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)，電力企業(yè)內(nèi)部管理方式、外部網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)方式均會(huì)影響檔案信息的存儲(chǔ)質(zhì)量、安全性。當(dāng)信息設(shè)備、硬件出現(xiàn)故障問題時(shí)，檔案數(shù)據(jù)資料容易丟失。當(dāng)工作人員操作失誤時(shí)，也極容易遺失檔案數(shù)據(jù)。這些都是內(nèi)部管理方面的問題，而外部網(wǎng)絡(luò)本身存在一定風(fēng)險(xiǎn)性。如果電力企業(yè)未做好前期的安全防護(hù)工作，將無(wú)法保障檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)質(zhì)量。面對(duì)以上問題，電力企業(yè)應(yīng)該立足于實(shí)際，有針對(duì)性地優(yōu)化檔案信息安全保護(hù)方式。在這一過程中，電力企業(yè)應(yīng)該做好以下工作，以保證大數(shù)據(jù)背景下本企業(yè)檔案管理工作的開展質(zhì)量。

其一，電力企業(yè)應(yīng)該正視思想教育帶來(lái)的積極影響，并在日常工作中，定期組織、開展相關(guān)教育活動(dòng)。經(jīng)實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員積極參加相關(guān)教育活動(dòng)，能夠從思維方面發(fā)生改變，且有效提升個(gè)人檔案安全管理意識(shí)。相關(guān)檔案管理人員真正認(rèn)識(shí)落實(shí)檔案數(shù)據(jù)安全管理工作的重要性，并做好設(shè)備、庫(kù)房等多方面的安全檢查工作，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱患問題、風(fēng)險(xiǎn)問題。檔案管理人員以相關(guān)規(guī)章制度為依據(jù)，及時(shí)上報(bào)問題并有針對(duì)性地解決問題，將從根本上落實(shí)檔案數(shù)據(jù)安全管理工作。所在電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失也將因此得到有效控制。

其二，電力企業(yè)應(yīng)該基于大數(shù)據(jù)背景以及所在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)安全管理需要，主動(dòng)構(gòu)建、借助網(wǎng)絡(luò)安全屏障開展工作。在這一過程中，檔案管理人員應(yīng)該明確個(gè)人職責(zé)，并在實(shí)際工作中，合理應(yīng)用、借助各式各樣的安全軟件、權(quán)限設(shè)置、身份識(shí)別手段等，做好網(wǎng)絡(luò)防護(hù)工作。該環(huán)節(jié)工作的順利開展，能夠幫助電力企業(yè)有效抵擋不法分子的網(wǎng)絡(luò)攻擊，相關(guān)電力企業(yè)檔案資料也將借此得到有效保護(hù)。為進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)的安全性，檔案管理人員還可以從網(wǎng)絡(luò)使用方式角度入手，做好安全管理工作。在這一過程中，檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)不同工作開展需要，分別使用內(nèi)網(wǎng)計(jì)算機(jī)、外網(wǎng)計(jì)算機(jī)開展工作。經(jīng)實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員將檔案系統(tǒng)應(yīng)用到內(nèi)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)當(dāng)中，并要求在職人員禁止將其與未經(jīng)過有效處理的設(shè)備進(jìn)行連接，能夠從根本上保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。為保證相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性，檔案管理人員還應(yīng)該在各個(gè)計(jì)算機(jī)內(nèi)，安裝相應(yīng)的殺毒軟件。并定期做好軟件升級(jí)、更新等工作。檔案管理人員重視、認(rèn)真做好上述網(wǎng)絡(luò)安全防范工作，能夠保障檔案數(shù)據(jù)的安全性，使相關(guān)數(shù)據(jù)能夠得到有效保護(hù)、存儲(chǔ)。

其三，在檔案管理過程中，檔案管理人員還會(huì)遇見檔案數(shù)據(jù)丟失、遺失等問題。針對(duì)這些問題，檔案管理人員應(yīng)該做好數(shù)據(jù)備份工作。這就要求檔案管理人員基于現(xiàn)實(shí)需要，從多角度開展備份工作。為進(jìn)一步提升備份質(zhì)量，使相關(guān)檔案數(shù)據(jù)能夠得到有效保護(hù)，電力企業(yè)還應(yīng)該做好遠(yuǎn)程異地方面的數(shù)據(jù)備份工作。這就要求目標(biāo)電力企業(yè)主動(dòng)和各個(gè)兄弟企業(yè)、檔案館進(jìn)行交流。在有效合作、配合下，遠(yuǎn)程異地?cái)?shù)據(jù)備份工作將圓滿完成?，F(xiàn)如今，上述電力企業(yè)檔案數(shù)據(jù)安全管理工作已然順利落實(shí)，部分電力企業(yè)更是主動(dòng)優(yōu)化災(zāi)害應(yīng)急恢復(fù)機(jī)制。在相關(guān)機(jī)制的再次保護(hù)下，電力企業(yè)檔案數(shù)據(jù)將得到有效地安全保護(hù)，數(shù)據(jù)丟失等問題將因此得到控制、解決。

總而言之，檔案管理人員明確個(gè)人職責(zé)，在檔案管理期間，結(jié)合信息時(shí)代發(fā)展形勢(shì)，合理借助大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案管理模式加以創(chuàng)新、優(yōu)化，能使所在電力企業(yè)檔案管理質(zhì)量顯著改善。在上述工作中，相關(guān)檔案管理人員還應(yīng)該主動(dòng)采取有效措施，致力于提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量?，F(xiàn)如今，上述工作已然全面落實(shí)。所在城市電力行業(yè)更是借此邁進(jìn)高速發(fā)展階段。