信息化背景下的高校檔案管理信息化建設(shè)研究

（湖北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 十堰 442000）

我國社會經(jīng)濟(jì)正處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵階段，信息技術(shù)普遍運用在各個領(lǐng)域，其中高校教育不斷趨于數(shù)字化。為貫徹落實全國教育大會精神，落實《教育信息化“十三五”規(guī)劃》和《教育信息化2.0行動計劃》，發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)+職業(yè)教育”規(guī)范、引導(dǎo)職業(yè)院校在新形勢下的信息化工作，教育部于2020年6月16日發(fā)布了《職業(yè)院校數(shù)字校園規(guī)范》。這個規(guī)范的出臺，必將對高職院校的檔案管理產(chǎn)生一定的影響。

一、現(xiàn)階段高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.檔案管理系統(tǒng)不夠健全

雖然很多高校已經(jīng)將信息技術(shù)運用到日常教學(xué)中，但是多數(shù)教師深受傳統(tǒng)教學(xué)模式的限制與影響，還未及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的教學(xué)理念，并未在信息化背景下革新與優(yōu)化監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致學(xué)校內(nèi)部的信息管理模式逐漸無法適應(yīng)教學(xué)工作的正常運轉(zhuǎn)，特別是檔案管理系統(tǒng)缺乏一定的專業(yè)性，無法凸出信息化優(yōu)勢。另外很多高校并未將先進(jìn)的信息技術(shù)與設(shè)備運用到日常管理工作中，依舊采用傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)，嚴(yán)重阻礙了高校電子信息建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程[1]。

2.信息化技術(shù)比較為落后

在新時代現(xiàn)代化社會發(fā)展背景下，信息技術(shù)得到空前發(fā)展，但是多數(shù)高校并未有先進(jìn)的后勤技術(shù)適應(yīng)這些先進(jìn)的信息技術(shù)與設(shè)備，進(jìn)而也無法搭建完善的技術(shù)框架。由于高校采用的檔案管理技術(shù)比較落后，進(jìn)而容易導(dǎo)致檔案失真或短缺的問題。另外部分檔案管理人員還未及時接納先進(jìn)的管理理念，也未掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，進(jìn)而對高新軟件、硬件缺乏科學(xué)性認(rèn)知。多數(shù)高校將大量的研究經(jīng)費用于開展教學(xué)活動，在信息化檔案管理方面的資金投入比較少，從而達(dá)到預(yù)期的運行效果。

3.很難保證信息的安全性

高校無論是在教學(xué)上還是檔案管理上實施信息化模式，都能夠為學(xué)生帶來一定的便利性，但是也不能忽視掉開放環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)容易遭受破壞和病毒入侵的問題，為此高校應(yīng)嚴(yán)格管控網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，合理約束網(wǎng)絡(luò)上的資源信息。另外多數(shù)重點建設(shè)的高校所歸檔的很多文件檔案涉及到國家機(jī)密，進(jìn)而及時建立監(jiān)控系統(tǒng)變得至關(guān)重要。

二、信息化背景下優(yōu)化高校檔案管理工作效果的有效策略

1.提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

為優(yōu)化高校檔案管理效果，提升其實際管理水準(zhǔn)，高校管理人員與領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)強(qiáng)抓基層工作人員的管理理念，應(yīng)謹(jǐn)慎地對待細(xì)節(jié)性工作，并結(jié)合檔案管理人員反饋的信息來建立符合本校特色的流程步驟，進(jìn)而避免因為運行錯誤而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；另外高校管理層應(yīng)以身作則在工作中樹立正確的檔案管理理念，重視檔案工作的開展和管理成效，并在日常工作中宣傳和普及工作流程；管理人員需要及時整理和總結(jié)在檔案歸檔與整理中遇到的各種類型，進(jìn)而完善管理機(jī)制、調(diào)整管理方案，保證檔案管理工作的順利開展，并促進(jìn)信息化管理能夠井然有序地進(jìn)行[2]。

2.進(jìn)一步加大資金投入

為保障檔案管理工作的順利開展，高校應(yīng)給予足夠的資金支持，以此來保障檔案管理工作的管理質(zhì)量與穩(wěn)定性。基于此，管理層應(yīng)精準(zhǔn)預(yù)算計算機(jī)設(shè)備硬件與其他系統(tǒng)軟件的開銷，及時優(yōu)化和維修陳舊的系統(tǒng)與設(shè)備，進(jìn)而建立符合檔案管理工作需求的資金鏈，其資金應(yīng)用于聘請專業(yè)管理人員借助信息化設(shè)備管理檔案[3]。除此之外，屬于檔案管理部門的基礎(chǔ)工作人員與管理層都應(yīng)不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識，以此來促進(jìn)檔案管理走向信息化，與此同時高校還應(yīng)定期開展培訓(xùn)活動，以此提升自己的道德素養(yǎng)以及專業(yè)性。其領(lǐng)導(dǎo)層還可以設(shè)置相應(yīng)的培訓(xùn)主題，并將其表現(xiàn)、實施效果與獎勵金或年終獎進(jìn)行勾連，以此來調(diào)動管理工作人員的積極性。

3.嚴(yán)格管控網(wǎng)絡(luò)安全

信息化背景下高校開展檔案管理工作應(yīng)著重關(guān)注信息設(shè)備、信息系統(tǒng)的安全性，為保證高校檔案管理工作的安全運營，高校應(yīng)建設(shè)健全的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，并嚴(yán)格管控安全保證工作。另外高校還應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)渠道獲取并整合各種資源與技術(shù)手段，最大限度上增強(qiáng)信息化背景下的檔案監(jiān)督管理力度，并對于涉及國家隱私與機(jī)密的檔案文件應(yīng)給予特殊保護(hù)，以下是建立安全的防護(hù)體系的具體措施：

其一，高校應(yīng)結(jié)合本校檔案文件的保密程度和內(nèi)容的差異性來歸檔整理，并將內(nèi)部文件分為普通文件、內(nèi)部文件、機(jī)密文件以及絕密文件，從而以保密等級來設(shè)置訪問權(quán)限，并借助先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行不同層次的加密，并且檔案管理人員也只有在得到系統(tǒng)通過認(rèn)證后才能在網(wǎng)頁搜索所需資料，進(jìn)而有效提升檔案文件的保密性與安全性。

其二，高校制定統(tǒng)一的安全管理流程能夠有效提升檔案管理工作的安全性，為此，高校應(yīng)將信息化技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有效結(jié)合，并嚴(yán)格管控和統(tǒng)一處理管理流程，并借鑒其他學(xué)校的有效流程來優(yōu)化本校管理流程，提高它的規(guī)范性與準(zhǔn)確性，另外還應(yīng)建立隔離制度，從而避免內(nèi)部信息受到干擾。

結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代化社會發(fā)展背景下，信息技術(shù)已經(jīng)普遍運用在各個領(lǐng)域當(dāng)中，其中高校檔案管理工作的開展也需要與信息技術(shù)進(jìn)行有效融合，以此來減輕管理人員的工作強(qiáng)度、提升檔案管理準(zhǔn)確率與效率，做好檔案信息的安保工作，并為高校教學(xué)活動的順利開展提供基礎(chǔ)保障。