新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化面臨的問題及對策

呂友梅 陳 晗

（1.莒縣招賢鎮(zhèn)衛(wèi)生院，山東日照 276526；2.莒縣中醫(yī)醫(yī)院，山東日照 276500）

醫(yī)院檔案管理具有一定的特殊性，其主要內(nèi)容是關(guān)于病人的病歷資料等，這些資料能夠?yàn)榕R床醫(yī)學(xué)以及一些醫(yī)療糾紛提供參考，其形式包括了問題、圖片、影像等[1]。醫(yī)院檔案管理工作十分復(fù)雜而煩瑣，內(nèi)容較多，要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，適應(yīng)新形勢下醫(yī)院的改革發(fā)展需求，就必須要注意利用新的管理工具，革新管理理念等。

一、檔案對醫(yī)院管理的現(xiàn)實(shí)意義

1.為科學(xué)決策提供依據(jù)

醫(yī)院的檔案管理工作體現(xiàn)了醫(yī)院的整體管理水平，包括醫(yī)療水平、服務(wù)水平、內(nèi)部管理水平等，能夠促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的進(jìn)步。檔案管理同時展示了醫(yī)院的醫(yī)療成果，并為疾病治療和護(hù)理方式的創(chuàng)新提供參考依據(jù)。在進(jìn)行某項(xiàng)醫(yī)學(xué)研究時，也需要使用到歷史的檔案資料。因此，醫(yī)院的檔案管理可以為科學(xué)決策提供依據(jù)。

2.為醫(yī)院管理工作提供信息

首先，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院醫(yī)療工作的真實(shí)體現(xiàn)和記錄，研究者和學(xué)者們可以通過對這些檔案資料進(jìn)行研究，找到疾病的某種規(guī)律，從而認(rèn)清某種本質(zhì)。其次，新形勢下，醫(yī)院各項(xiàng)改革工作都需要依據(jù)歷史工作情況進(jìn)行，這就要參考檔案資料。所以說，檔案管理可以為醫(yī)院管理工作提供信息[2]。

3.為醫(yī)院管理工作提供動力

醫(yī)院檔案管理反映了醫(yī)務(wù)工作者的活動情況，是醫(yī)院的無形資產(chǎn)，記錄了醫(yī)務(wù)工作者們的工作付出，展示了醫(yī)務(wù)工作者成果，能夠?yàn)楹罄m(xù)醫(yī)務(wù)人員的工作提供精神支持和動力，同時，也為醫(yī)院管理工作提供了動力。實(shí)施檔案管理，是醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的必然需求。

二、新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化面臨的問題分析

1.檔案管理體制不健全

檔案管理在醫(yī)院其他管理工作中占比較少，因此，也難以引起管理者的重視。所以，管理者也沒有針對檔案管理提出健全有效的管理體制。目前，醫(yī)院的檔案管理還存在工作盲目性大、資料內(nèi)容缺失等問題，這些問題的存在都源自醫(yī)院檔案管理體制不健全，由于沒有對工作進(jìn)行細(xì)分，采取了粗放式的管理方式，檔案管理工作一直沒能發(fā)揮實(shí)際價值[3]。

2.管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員需要有專業(yè)人員負(fù)責(zé)進(jìn)行，但在實(shí)際的醫(yī)院的檔案管理工作中，多由資料員、后勤部人員等從事的檔案管理，專業(yè)化程度較低。在招聘時，醫(yī)院沒有提出明確的檔案管理專業(yè)要求，導(dǎo)致所聘用的人員并非專業(yè)出生。其次，在職人員長期缺乏學(xué)習(xí)，沒有掌握先進(jìn)的管理技術(shù)，無法對當(dāng)前的工作提出建議，更缺乏檔案管理現(xiàn)代化意識，工作能力低下，思想意識存在偏差，工作投入度較低，這一問題也往往和醫(yī)院重視程度不足有關(guān)。

3.缺乏現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用的重視

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)離不開信息技術(shù)的先進(jìn)技術(shù)的支持。但是，目前許多醫(yī)院用于檔案管理的技術(shù)和設(shè)備還比較落后，一部分醫(yī)院甚至還在沿用傳統(tǒng)的單一的人力工作方式。一部分醫(yī)院雖然已經(jīng)采用了信息技術(shù)，但是沒有對技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行更新，所用技術(shù)比較落后，設(shè)備老化，存在許多的問題。

三、新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化對策分析

1.建立健全檔案管理體系

當(dāng)前，醫(yī)院發(fā)展的新形勢主要體現(xiàn)為：脫離以往國家財政的全部支持，逐步進(jìn)入到市場體制中，需要對自身的服務(wù)工作進(jìn)行改革，提高服務(wù)水平，同時滿足醫(yī)改需求。那么，在這樣的發(fā)展形式下，檔案管理作為其他科室工作的文字依據(jù)，不僅體現(xiàn)了醫(yī)院的工作情況和發(fā)展情況，同時，也為醫(yī)院的改革進(jìn)步提供資料參考。因而，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先，要完善管理體系，醫(yī)院管理者需要制定完善的檔案管理工作制度，讓科室工作能夠有據(jù)可依。建立相關(guān)的檔案收集制度，提出搜集與管理流程、有關(guān)科室的配合方式、其他科室在檔案管理工作中的責(zé)任和義務(wù)。其次，提出檔案管理工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案管理按照整理、編輯、鑒定、儲存、統(tǒng)計、檢索等流程進(jìn)行，提出檔案管理標(biāo)簽和儲存制度，為檔案的提取利用提供便利。

2.加大檔案管理人才培養(yǎng)力度

首先，醫(yī)院在招聘檔案管理人員時，要求必須是檔案管理專業(yè)畢業(yè)人員，或是具備相關(guān)的工作經(jīng)歷。其次，對人員的職業(yè)生涯、專業(yè)素養(yǎng)、工作責(zé)任心等進(jìn)行全面的考察；制定人員考核評估制度，定期展開工作評估和專業(yè)考核，摸清人員專業(yè)素養(yǎng)，對于考核不過關(guān)的人員，應(yīng)進(jìn)行處罰，或是展開培訓(xùn)，嚴(yán)重者可以辭退處理；對于在職人員，需要加強(qiáng)培訓(xùn)，重視對員工進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)和思想意識培訓(xùn)，教授員工現(xiàn)代信息技術(shù)和設(shè)備的操作使用方式，提高人員綜合素養(yǎng)。

3.應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)與設(shè)備

現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須獲得現(xiàn)代化技術(shù)的支持，這里主要是指計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。醫(yī)院檔案管理檔案不能完全脫離紙質(zhì)檔案管理，但同時，必須要引進(jìn)電子檔案管理技術(shù)。首先，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版本，記錄到計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，電子檔案管理方式方便、簡單，儲存量較大，而且可以隨時進(jìn)行在線傳輸、信息檢索等，有助于實(shí)現(xiàn)資源共享。其次，在利用現(xiàn)代化信息技術(shù)設(shè)備的同時，要注意保護(hù)檔案資料的安全性，加設(shè)相關(guān)的安全技術(shù)，如防火墻技術(shù)、加密技術(shù)等，提高檔案管理的安全性，有效保護(hù)患者隱私。

結(jié)語

在新形勢下，要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，首先，需要構(gòu)建健全的管理體系，提升管理力度；其次，重視人員培訓(xùn)，將檔案管理工作交由專業(yè)人員負(fù)責(zé)；最后，需要注重利用現(xiàn)代化的技術(shù)，提高檔案管理水平。