新媒體環(huán)境下檔案信息服務轉型對策研究

（本溪滿族自治縣干部人事檔案管理中心，遼寧 本溪 117100）

國家檔案局在“十三五”規(guī)劃中提出，以“檔案利用服務模式創(chuàng)新和檔案信息開放取得實質性進展”為目標；以“加強理念創(chuàng)新、手段創(chuàng)新，充分運用新技術，利用檔案報刊等媒體，特別是新興媒體，有效傳播優(yōu)秀檔案文化，擴大檔案工作的社會影響力”的實施建議。

一、檔案信息服務轉型要利用好新媒體技術支持

1.新媒體技術為檔案信息服務轉型提供技術前提

新媒體的概念比較寬泛，統(tǒng)常指利用數(shù)字技術、通信技術，通過互聯(lián)網(wǎng)、寬帶局域網(wǎng)、無線通信網(wǎng)、衛(wèi)星等渠道，以及電腦、手機、數(shù)字電視等終端，向檔案利用者提供信息及服務的傳播形態(tài)和媒體形態(tài)。新媒體的技術成熟，以其交互性與即時性、海量性與共享性、個性化與社群化等優(yōu)勢，為檔案信息服務轉型過程中檔案信息資源、檔案工作人員和利用者提供了無障礙溝通。

新媒體吸引著無數(shù)檔案利用者，并通過新媒體參與到社會生活信息各方面。新媒體廣泛參與社會生活，很容易了解檔案利用者的隱性需求，對檔案部門了解社會需求、規(guī)劃檔案信息服務的功能模塊具有很大的幫助。新媒體中的網(wǎng)絡媒體很容易實現(xiàn)檔案利用者和檔案工作人員之間的即時交流，以往檔案利用者對于傳統(tǒng)媒體上發(fā)布的信息，大多是被動接受，新媒體檔案利用者可以獲取他們認為有用的信息，檔案工作人員也可隨時得到寶貴的檔案利用者反饋信息，解決檔案信息服務交互式轉型過程中出現(xiàn)的問題。

2.新媒體技術為檔案信息服務轉型提供技術保障

手機、數(shù)字電視等新媒體作為網(wǎng)絡媒體的延伸，技術成熟，除了具有網(wǎng)絡媒體互動性強、信息獲取快等特性以外，對于實現(xiàn)信息傳播的即時與互動也有很大的優(yōu)勢，手機媒體的受眾可接收形式多樣的信息資源，并且可通過信息安全機制保證私密性，使傳播者和受眾實現(xiàn)高度融合。對檔案信息服務來說，利用手機媒體高度的便攜性，可跨越地域和PC終端的限制，接收方式由靜態(tài)向動態(tài)演變，提高檔案利用者的自主地位，檔案利用者可自主選擇和發(fā)布信息或者選擇信息的即時互動。新媒體采用雙向信息傳輸技術，增加了交互能力，賦予許多全新的功能，為實現(xiàn)檔案信息服務的交互式轉型提供了新的途徑和技術保障。

3.新媒體技術為檔案信息服務轉型提供技術維護

新媒體和傳統(tǒng)媒體一樣，都是交流、傳播信息的工具和渠道，檔案部門匯聚多個新媒體信息服務平臺，這些平臺可接受第三方賬號的登陸，利用新媒體平臺成熟技術，減少維護成本和復雜技術的約束，檔案部門在收集客戶資料時，可以以一個賬號為單位，記錄每個賬號在不同平臺上的活動軌跡。這樣，在檔案信息服務實現(xiàn)交互式轉型之后，通過新媒體來匯總不同平臺的數(shù)據(jù)信息并為每個賬號檔案利用者的個人數(shù)據(jù)庫進行了備份，確保信息數(shù)據(jù)的安全與準確。例如手機APP、檔案網(wǎng)站、檔案數(shù)字電視節(jié)目等信息服務平臺，面對不同的信息檔案利用者，可收集到不同類別檔案利用者的信息需求，實現(xiàn)不同媒體之間數(shù)據(jù)的交流。

二、檔案信息服務轉型要融入多維的新媒體平臺

新媒體拓展了人際交流的途徑，檔案信息服務交互式轉型建立起檔案工作人員與檔案信息檔案利用者、檔案人員與檔案人員、檔案利用者與檔案利用者之間的聯(lián)系。

1.建設檔案新媒體平臺

在網(wǎng)絡技術和智能手機普及、3G、甚至5G網(wǎng)絡全面覆蓋市場的信息環(huán)境下，檔案部門也順應潮流，建立了各種發(fā)布檔案信息的平臺。借助手機媒體以及微博、微信、QQ、網(wǎng)站等現(xiàn)有的社交平臺來展開，檔案部門還可建立自己的微博和公眾號，根據(jù)社會關注點發(fā)布檔案信息資源編研成果，并將微博推薦給信息檔案利用者，變被動為主動的信息服務的提供方式，可使檔案利用者不再受時空限制，及時獲取所需檔案信息。此外檔案利用者可在每條信息下發(fā)表評論和意見，提出對檔案信息服務的不同見解。在檔案館的博客上，讀者可自主地選擇獲取檔案館發(fā)布的消息，并參與相關問題的探討、交流，檔案部門也可以在第一時間獲悉讀者的反饋，了解讀者的動態(tài)化需求。這種即時性的信息傳遞既提升了服務質量，又可以為檔案利用者提供便利。

2.完善檔案新媒體服務平臺的功能

2.1 新增檔案查詢預約服務

檔案部門的客戶端可借鑒電子商務流程，允許檔案利用者以訂單的形式提交自己的信息需求。首先，檔案人員核實所需檔案密級和申請人提供的材料。其次，檔案工作人員安排預約，并以二維碼的形式通知檔案利用者。最后，檔案利用者按提示攜帶有效身份證件，憑二維碼到館進行查閱。檔案部門提供預約服務，一方面，可讓檔案部門提前準備好客戶需要的材料，另一方面，還可以讓客戶提前了解辦事流程及所需材料?？蛻舭凑疹A約時間到檔案館業(yè)務部門掃描二維碼，即可享受到專門接待人員“一對一”的服務。

2.2 新增民生指南服務

《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中要求“重視做好民生檔案工作”。檔案部門可借鑒加拿大政府“救濟信息與服務門戶”網(wǎng)站，按照檔案利用者不同的角色分類提供信息服務，系統(tǒng)可將檔案利用者分成學生、企業(yè)、職工、離退休人員四個群組，檔案利用者根據(jù)自己的身份選擇不同模塊。一方面，檔案部門通過新媒體平臺推送政策變動信息及服務的更新提醒；另一方面檔案利用者可在線查詢本人學籍檔案、工資更改記錄、企業(yè)信用、離退休時間等民生檔案。

2.3 新增多媒體檔案加工服務

現(xiàn)今視覺性成為一個突出的文化現(xiàn)象，例如印刷文本的閱讀逐漸轉變?yōu)橐曈X圖像的解讀，文學名著不斷被拍成電視劇和電影，檔案部門逐步改變傳統(tǒng)的文字為主的提供方式，為信息檔案利用者提供更多可選擇的音視頻服務。工作人員可根據(jù)檔案利用者的加工要求，審核所需檔案資料密級，向檔案利用者提供報價，并在約定時間將產品寄出，檔案利用者確認后付款并對服務打分，完成交易。

3.充分利用即時通訊工具

IM（Instance Message）又稱即時通信工具，是一種可讓使用者在網(wǎng)絡上建立某種私人聊天室的實時通信服務，比較流行的IM軟件有QQ、微信等。整合手機通信錄、QQ微信好友、郵箱、微博等產品，借助附近的人、搖一搖等功能，這種工具具有反饋及時、時效性強等特點，能較好地支持檔案館包括參考咨詢在內的各種信息服務。還可從零散的檔案信息檔案利用者入手，提供網(wǎng)上業(yè)務辦理、信息推送等服務。檔案部門還可建立自己的微信公眾號，從建立起一個熟人的圈子，并且通過熟人來不斷擴大社交范圍，逐漸完成陌生人向熟人的關系過渡，通過朋友推薦的口碑傳播模式得以快速廣泛推廣。IM可實現(xiàn)同步交互式參考咨詢，微博可實現(xiàn)異步交互式咨詢，最終可為檔案利用者提供定制的信息服務。

三、檔案信息服務轉型要借鑒圖書館成功轉型經(jīng)驗

圖書館專業(yè)和檔案專業(yè)同屬于一個一級學科，行業(yè)相近，圖書館工作經(jīng)驗可為檔案部門的發(fā)展提供借鑒。

1.移動閱讀服務推廣

圖書館利用APP創(chuàng)新“圖書推送”服務的新形式，致力于定制化、個性化、便捷化等信息資源的數(shù)字化圖書再現(xiàn)，將圖書館的館藏圖書、雜志、照片、音視頻和其他資料進行上傳，存儲在移動端，并且搭載了云服務功能。檔案部門可仿照圖書館建立自己的APP，用文字、音頻、視頻等形式展示特色館藏，根據(jù)檔案利用者的瀏覽記錄，推測檔案利用者的喜好，通過智能移動終端向檔案利用者推送個性化的信息服務。

2.二維碼技術應用

二維碼技術的應用使圖書館服務更加便捷。檔案部門可借鑒美國賓夕法尼亞州斯克蘭頓大學圖書館，為預約到館辦理業(yè)務的客戶發(fā)送二維碼，提前登記客戶的個人信息、預約情況及所需辦理的業(yè)務，一方面，可讓檔案部門提前準備好客戶需要的材料，另一方面，還可讓客戶提前了解辦事流程及所需材料?？蛻舭凑疹A約時間到檔案館業(yè)務部門掃描二維碼，即可受到專門的接待人員“一對一”的服務。

3.數(shù)字電視服務

2009年9月18日，國家圖書館會同北京歌華有線公司、北京市有線數(shù)字電視交互式服務平臺共同推出“NLCTV”——國家圖書館數(shù)字頻道，即“國圖空間”。另外，國家圖書館還通過數(shù)字電視，推出家庭圖書館功能，以圖書館的館藏為基礎，針對不同年齡段與文化層次的觀眾規(guī)劃特色模塊，并且直通各類網(wǎng)站，成為文化類百科搜索引擎。檔案部門可聯(lián)合起來，根據(jù)館藏和時事，推出類似“檔案”的電視節(jié)目，介紹特殊檔案、揭秘歷史事實等，在節(jié)目播出的同時，可展示二維碼，觀眾可以通過掃描二維碼，了解節(jié)目內檔案的詳細情況，例如所在檔案館、展出情況等，同時還可與節(jié)目工作人員進行互動，推薦自己感興趣的內容等。

四、完善媒體交互便于實現(xiàn)檔案信息服務轉型

檔案部門的新媒體信息服務平臺，面對不同的檔案利用者，可以收集到不同類別檔案利用者的信息需求，也可擴大檔案館藏的收集來源，整合從各類媒體收集到的信息，并實現(xiàn)不同媒體之間信息的交流，有利于檔案信息服務范圍更加全面，檔案利用者通過計算機的檔案利用者接口與系統(tǒng)交流，并進行操作。

1.統(tǒng)一各媒體平臺的賬號

實現(xiàn)媒體交互，重點是統(tǒng)一檔案利用者在各信息服務平臺的賬號，并為檔案利用者建立綁定賬號的個人數(shù)據(jù)庫。檔案部門可運用QQ、手機通信等社交平臺現(xiàn)有的客戶群體，允許檔案利用者使用QQ、手機號碼或其他一個常用的賬號來登錄檔案部門的信息服務平臺。檔案利用者在登錄不同的平臺時，都可看到自己收藏或分享的內容，這樣，即加大了檔案信息服務的傳播范圍，也有利于檔案部門根據(jù)一個賬號的不同活動收集更準確的檔案利用者信息資料。

2.優(yōu)化檔案利用者接口的性能

在人機交互中，檔案利用者首先訪問系統(tǒng)或網(wǎng)站，然后根據(jù)系統(tǒng)的檔案利用者接口給出的指示選擇相應的服務模塊，提交自己的檢索命令，系統(tǒng)按照檔案利用者命令進行檢索，并將檢索結果呈現(xiàn)給檔案利用者。接著，檔案利用者與網(wǎng)站呈現(xiàn)的檢索結果進行交互并根據(jù)自己的需求查閱給定信息，并且判斷網(wǎng)站反饋的內容是否符合自己的需要。如果系統(tǒng)給出的資源可以滿足檔案利用者的需求，則檔案利用者便獲取信息，結束檢索行為；反之，檔案利用者需繼續(xù)查詢。如此重復，直至找到目標信息。通過這一交互過程可實現(xiàn)檔案信息資源與檔案利用者的互動，檔案利用者接口的性能極為重要，檔案利用者接口不僅要能進行高效的信息處理，而且要給檔案利用者以舒適的感官體驗。

3.媒體平臺間互設鏈接并進行反饋

通過在各個平臺建立其他平臺的超鏈接，可使檔案利用者隨時在不同的新媒體平臺之間交流，發(fā)展共同的檔案利用者。例如，在電視節(jié)目屏幕下方設置二維碼，與觀眾互動的同時，向觀眾推薦檔案博客或檔案部門APP的下載地址等。檔案部門在收集客戶發(fā)表的反饋時，可看到檔案利用者對不同的媒體平臺的態(tài)度和意見，為檔案利用者推薦更精細化的檔案信息服務。

在檔案利用者訪問過程中，檔案利用者訪問檔案信息服務系統(tǒng)，意味著檔案利用者通過點擊、拖拽、剪切、復制等行為瀏覽檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，并與其他檔案利用者進行信息共享。在這個階段追蹤檔案利用者的個人信息，根據(jù)檔案利用者對信息的選擇，了解檔案利用者的需求動向，還可發(fā)現(xiàn)自身服務的不足，判斷檔案利用者的喜好，隨時為檔案利用者推送相關的信息，以滿足檔案利用者的隱性需求。

4.豐富檔案服務平臺的形式

檔案信息服務的受眾對年齡、階層的影響較小，不同的檔案利用者具有不同的愛好及習慣，因此，檔案部門在開發(fā)新媒體檔案信息服務平臺時應注意其形式的多樣化。檔案部門的APP可同時開發(fā)手機客戶端和PC客戶端，滿足檔案利用者使用手機或電腦接收檔案信息服務的需要。檔案類電視節(jié)目，不僅通過數(shù)字電視播出，還可通過協(xié)商在愛奇藝等視頻播放平臺上播出，可使檔案節(jié)目更多地進入年輕人的視線，收到更多的信息反饋，來拓展檔案信息服務。