信息時(shí)代高校檔案管理工作面臨的問題及對策

（山東醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，山東 臨沂 276002）

一、信息時(shí)代高校檔案管理工作的重要性

以往檔案保存的形式都是紙質(zhì)的，檔案管理人員查閱、保管都不是很方便，破損、丟失都是檔案管理時(shí)很容易出現(xiàn)的情況。因此為了更好地保障檔案管理的有效性，檔案管理部門需要耗費(fèi)一定人力物力資源來開展檔案維護(hù)工作，與此同時(shí)管理人員可以將檔案儲(chǔ)存在電腦上，這樣電腦中就有了備份，檔案就不容易丟失或者受到損壞，并且利用信息技術(shù)信息檢索的效率也會(huì)大大提升[1]。

二、信息時(shí)代高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1.管理軟件的通用性不強(qiáng)

信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用使得各種檔案管理軟件開始出現(xiàn)，各大高校檔案管理員也都紛紛開始利用檔案管理軟件來進(jìn)行軟件管理。從當(dāng)前檔案管理工作展開的情況來看，檔案管理軟件的應(yīng)用使得檔案管理工作的效率有了明顯的提升，與此同時(shí)也可以減少人力物力的投入。但與此同時(shí)目前我國還沒有全面應(yīng)用檔案管理軟件，軟件也沒有很強(qiáng)的通用性和兼容性，這樣就使得跨區(qū)域檔案管理和檔案調(diào)動(dòng)工作的難度大大增加。

2.信息時(shí)代檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范

任何一項(xiàng)工作的展開都需要有明確的標(biāo)準(zhǔn)，只有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一了才能夠讓各項(xiàng)工作都可以順利開展，檔案管理工作也是如此，嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)可以更好地保證檔案信息的真實(shí)性和安全性。但是從當(dāng)前我國的發(fā)展情況來看，很多高校都沒有對檔案管理的相關(guān)規(guī)則進(jìn)行明確規(guī)定，這樣就會(huì)導(dǎo)致各大高校檔案管理人員開展檔案管理時(shí)無法按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣必然會(huì)使得檔案資料的安全性受到損害。

3.檔案管理的保密性與安全性仍存在威脅

相比于紙質(zhì)的保存方式電子檔案會(huì)更加輕便、容易保存且不容易受到損壞，但是從應(yīng)用情況來看，由于信息技術(shù)的傳播速度非?？烨胰菀自馐芎诳颓忠u，這樣就沒有辦法很好地保證檔案的安全性，電子檔案也很可能會(huì)被人為地篡改，因?yàn)楹图堎|(zhì)檔案相比電子檔案沒有實(shí)物性質(zhì)，如果電子檔案沒有及時(shí)備份出現(xiàn)意外刪除就會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)資料損失的情況。

4.相關(guān)的法律法規(guī)還不夠健全

為了有效確保檔案管理工作有效，截止到目前我國已經(jīng)頒布了很多關(guān)于檔案管理的法律。雖然信息時(shí)代下我國還沒有關(guān)于電子檔案形式的相關(guān)法律規(guī)定，檔案管理工作的開展也缺少合理、充分的法律依據(jù)，由此可見檔案管理工作仍然存在很多需要改進(jìn)的地方，在以后發(fā)展的過程中檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷地更新自己的觀念來幫助提升檔案管理工作展開的效果。

三、信息時(shí)代高校檔案管理工作的優(yōu)化對策

1.加強(qiáng)軟件兼容性的設(shè)計(jì)

高校檔案管理工作主要包括檔案的收取和調(diào)用，尤其是在學(xué)生畢業(yè)季，高校檔案管理員更應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注檔案管理軟件的兼容問題，這樣才可以更好地保證檔案管理工作效果，具體的學(xué)校方應(yīng)當(dāng)聯(lián)系相關(guān)的軟件開發(fā)公司，盡可能地選擇和系統(tǒng)適配的管理軟件。與此同時(shí)，學(xué)校應(yīng)當(dāng)派專門人員定期維修各項(xiàng)設(shè)備，及時(shí)地更新學(xué)校檔案管理部門的各種設(shè)備設(shè)施，保證檔案管理工作的硬件設(shè)備能夠符合要求，與此同時(shí)各大高校也應(yīng)當(dāng)做好對管理人員的信息化培訓(xùn)工作，全面提升檔案管理的信息化程度和專業(yè)水平。

2.建立統(tǒng)一信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理

一方面國家應(yīng)該出臺(tái)有關(guān)細(xì)則來規(guī)范信息化檔案管理工作，信息化大背景下為了更好地保證檔案管理工作效果相關(guān)部門更應(yīng)當(dāng)出臺(tái)相關(guān)準(zhǔn)則來規(guī)范檔案管理工作，另外相關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)給予各大高校一定的自主權(quán)。不僅如此各大高校也可以在國家出臺(tái)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)之前結(jié)合各院校的實(shí)際情況來制定一個(gè)校內(nèi)的檔案管理辦法并且在全校的范圍內(nèi)統(tǒng)一執(zhí)行，不過如果國家標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)出臺(tái)也應(yīng)當(dāng)結(jié)合國家標(biāo)準(zhǔn)展開工作，注意一定要始終堅(jiān)持檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和嚴(yán)密性。

3.提高檔案管理的安全性與保密性

高校檔案對學(xué)生之后的成長非常重要，因此各大高校有義務(wù)保證高校學(xué)生個(gè)人檔案的安全性和保密性，各大高校在展開檔案管理工作時(shí)，也要做好檔案安全密鑰加固工作，如果發(fā)現(xiàn)有黑客侵入系就立即啟動(dòng)防火墻裝置，按照應(yīng)急預(yù)案展開工作；另外，為了避免調(diào)動(dòng)檔案過程中發(fā)生信息泄露問題，檔案管理人員在調(diào)用檔案時(shí)，一定要有兩人以上的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行簽字并蓋章；編輯檔案信息時(shí)也應(yīng)當(dāng)立即做好信息應(yīng)自動(dòng)備份。

4.完全相關(guān)的法律法規(guī)

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動(dòng)了檔案管理工作質(zhì)量的提升，不過和發(fā)達(dá)國家相比還是有一定差距，相關(guān)管理人員還是應(yīng)當(dāng)始終保持與時(shí)俱進(jìn)的思想，結(jié)合檔案管理工作的開展情況來完善相關(guān)的法律法規(guī)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展檔案管理工作也開始逐漸走向電子化、信息化，相關(guān)法律也應(yīng)當(dāng)及時(shí)結(jié)合社會(huì)的發(fā)展情況作出調(diào)整，政府也要不斷地推出適合電子化檔案管理的法律條文來避免出現(xiàn)學(xué)生檔案泄露的問題，維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益。

結(jié)語

總而言之，信息化時(shí)代的到來使得高校的檔案管理工作的效率有了明顯的提升，檔案管理工作的方式產(chǎn)生了翻天覆地的變化但與此同時(shí)也產(chǎn)生了一些問題，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理工作中暴露出的問題去找到有針對性的解決辦法，讓信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用效果可以更加突出。