探討企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的類型與安全管理

于柏云

（建平縣有線傳輸臺，遼寧 朝陽 122400）

企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案是企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)活動中形成的各種原始憑證材料。在提高企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新能力以及作為法律依據(jù)解決知識產(chǎn)權(quán)糾紛等問題上具有重要的作用，隨著國內(nèi)外知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略化的發(fā)展，我國的企業(yè)也越來越重視知識產(chǎn)權(quán)工作以及知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作。企業(yè)只有重視并加強知識產(chǎn)權(quán)檔案管理，才能保護知識產(chǎn)權(quán)的權(quán)益以及知識產(chǎn)權(quán)的完整性，使得企業(yè)在以知識產(chǎn)權(quán)為核心競爭力的發(fā)展道路上越走越遠，獲得更大的發(fā)展規(guī)模，創(chuàng)造出更好的經(jīng)濟效益和社會效益。

一、企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的類型

知識產(chǎn)權(quán)包括：工業(yè)產(chǎn)權(quán)和版權(quán)兩大部分，具體類型多樣。下面就企業(yè)中主要且常見的商標、專利、版權(quán)以及商業(yè)秘密四種知識產(chǎn)權(quán)檔案加以介紹。

1.商標檔案

商標是商品的生產(chǎn)者、經(jīng)營者，在制造或經(jīng)銷商品時所采用的文字、字母、圖形、三維標志、數(shù)字、聲音、顏色組合的標志。注冊商標需要經(jīng)由國家商標局審核批準，商標也是一種法律憑證，有區(qū)分各個企業(yè)的品牌及識別作用。

商標檔案是企業(yè)在進行商標活動中所形成的文件材料。其中包括了商標在設(shè)計外觀時候形成的設(shè)計圖紙、造型、元素構(gòu)成、板式、樣式等外觀方面的信息、商標注冊、申請、受理、審核、續(xù)展、異議、變更、與代理機構(gòu)簽訂的合同、轉(zhuǎn)讓甚至撤銷商標權(quán)等各環(huán)節(jié)中所形成的文件材料，此外企業(yè)圍繞商標進行廣告宣傳時形成的文件材料以及企業(yè)在進行申請著名商標、馳名商標活動中所產(chǎn)生的文件材料。

商標檔案具有原始記錄性、憑證性，并且部分的檔案具有法律效力。商標檔案對于商標的使用情況，擁有情況等起到了證明的作用。并且在反不正當(dāng)競爭中，例如在注冊商標過程中有的企業(yè)想要傍名牌、仿效名牌、混淆大眾視聽來達到宣傳銷售等目的，都起到了很大的證明和抑制作用[1]。商標具有獨占性，商標檔案也直接證明了商標的權(quán)利者，并且對于商品本身也起到了證明作用，還間接劃分出商品的馳名度。

2.專利檔案

我國專利法將專利分為：發(fā)明專利、實用新型專利和外觀設(shè)計專利三大類型。專利檔案，是在企業(yè)或個人在專利活動中所產(chǎn)生，被授予和保護專利權(quán)的過程中直接形成的有價值的相關(guān)的記錄。一件專利申請的有關(guān)文件和材料組成一卷，按文件所形成的先后順序來進行排列。專利檔案主要包括有關(guān)專利的申請方面的材料、專利申請審批的過程中所形成的文件資料、在實施和保護專利權(quán)的過程中所形成的文件、委托代理機構(gòu)所產(chǎn)生的合同、文件材料。專利檔案必須完整、齊全，需按照專利號來進行專利檔案的整理工作。一件專利申請的有關(guān)材料組成一卷，按文件所形成的先后順序來進行排列，在專利申請公告或者公布前是絕對保密的。專利檔案具有法律效力并且還具有時效性，只有在有效的日期內(nèi)，才能真正發(fā)揮其效用，才能夠受到國家專利法的保護。專利法規(guī)定，發(fā)明專利的有限期限為20年，外觀設(shè)計和實用新型的有限期限為10年。期滿之后，專利檔案便會失去法律效用和獨占性，能夠被社會所利用。

3.著作權(quán)檔案

著作權(quán)過去也稱為版權(quán)。著作版權(quán)檔案主要包括了：口述作品、文字作品、建筑作品、攝影作品、雜技藝術(shù)作品、戲劇、曲藝、美術(shù)、音樂、舞蹈、電影作品和以與其類似的攝制電影方法創(chuàng)作的作品、地圖、工程設(shè)計圖、產(chǎn)品設(shè)計圖、示意圖等圖形作品和模型作品、計算機軟件、法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他作品。作者可以通過著作版權(quán)檔案來進行維權(quán)，制作、出售假冒他人署名的作品的也可以通過著作版權(quán)檔案來努力爭取自己的合法的權(quán)益。

4.商業(yè)秘密檔案

商業(yè)秘密是指能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟方面的利益并且大眾不知曉具有實用性的，并經(jīng)由權(quán)利人采取了保密措施的經(jīng)營信息和技術(shù)信息。商業(yè)秘密主要包括兩部分：經(jīng)營信息和技術(shù)信息。如客戶名單、貨源情報、管理方法、產(chǎn)銷策略、等經(jīng)營信息；生產(chǎn)配方、工藝流程、設(shè)計圖紙、技術(shù)訣竅等技術(shù)信息。

商業(yè)秘密檔案具有秘密性、價值性和保密性。商業(yè)秘密本身是企業(yè)的無形資產(chǎn)，為了生產(chǎn)經(jīng)營的需要，一般依托于不同的載體所保存下來，例如紙張、磁盤、光盤等形式，作為商業(yè)秘密檔案來保管利用[2]。商業(yè)秘密檔案是企業(yè)核心競爭力的重要組成部分，蘊藏著極高的潛在利潤和市場價值。

二、企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理存在的問題

1.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)需要提高

長期的計劃經(jīng)濟體制導(dǎo)致許多企業(yè)對知識產(chǎn)權(quán)的保護意識相對薄弱，從而忽略了整個企業(yè)的檔案管理以及檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力的提升問題，甚至認為企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作不是必要的，并未意識到企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)作為核心競爭力的長線發(fā)展，在如今知識時代日益發(fā)展的趨勢下，只有使知識產(chǎn)權(quán)不斷發(fā)展并且保護好知識產(chǎn)權(quán)檔案才能使企業(yè)更好地立足和發(fā)展。

2.檔案管理的分工需要明確制度急需完善

有些企業(yè)對于知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理沒有明確的管理部門，各部門之間檔案管理分工不明確，也沒有統(tǒng)一的管理制度，知識產(chǎn)權(quán)檔案就分散在各個部門未進行統(tǒng)計管理，檔案收集、保存、管理上也未進行統(tǒng)一的管理，導(dǎo)致企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案收集不全、管理混亂甚至遺失。以沈陽某公司為例。該公司在申請專利時候委托了一家知識產(chǎn)權(quán)公司進行專利申請工作，而在這期間沈陽某公司卻發(fā)現(xiàn)了大連一家公司涉嫌抄襲自己的外觀設(shè)計。經(jīng)過在專利局查詢，發(fā)現(xiàn)自己的外觀專利設(shè)計申請并未遞交給國家知識產(chǎn)權(quán)局，由于委托的知識產(chǎn)權(quán)公司對客戶的工作未完成、延期甚至于是泄露機密，沈陽某公司將委托的知識產(chǎn)權(quán)公司與大連某公司告上法庭。但由于沈陽某公司專利合同遺失，法院以沈陽某公司證據(jù)材料不充分為由駁回了訴訟請求。原來該公司雖然有技術(shù)方面的證明，卻沒有申請專利的證明材料，導(dǎo)致了沒有權(quán)利進行起訴維護自己的權(quán)益，給公司造成了很大的經(jīng)濟損失。

3.企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案安全保障需要加強

目前有些企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理中存在著流失現(xiàn)象，主要就是因為企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的安全保障工作欠缺。人為流失存在著知識產(chǎn)權(quán)檔案遺失，也存在著專業(yè)技術(shù)泄密情況。在人為流失方面，許多企業(yè)沒有對檔案管理人員進行相關(guān)法律方面的培訓(xùn)，也沒有進行保密工作的培訓(xùn)[3]。在自然流失方面，由于企業(yè)檔案存放不規(guī)范，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案模糊不清、磁盤檔案、數(shù)據(jù)檔案本身載體損壞導(dǎo)致其不能在電腦上被讀取，這說明企業(yè)對于知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的安全保障工作沒做到位。

三、維護企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的安全保障措施

1.提高檔案管理人員職業(yè)操守

要想從根本上去改變企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理的現(xiàn)狀，必須重視企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力的提升。選擇具有一定專業(yè)素質(zhì)與能力的員工進行檔案管理并進行專業(yè)素質(zhì)、能力的培訓(xùn)，加強法律條款、規(guī)定的教育，由于知識產(chǎn)權(quán)檔案的特殊性、機密性，要與員工簽訂保密協(xié)議，要求相關(guān)員工必須要有很高的職業(yè)素養(yǎng)與良好的職業(yè)操守，嚴格保證知識產(chǎn)權(quán)檔案不從自己手中泄密、流失。要建立完善的企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的安全保障體系，必須從提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)上著手進行工作。

2.增強企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案保護意識

要改變企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理意識弱的問題，首先要提高企業(yè)整體的知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的意識，尤其企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人重視企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的程度直接決定了企業(yè)開展企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作的程度，只有領(lǐng)導(dǎo)人檔案意識提高了，才能更好地推動企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作。為此要加強關(guān)于知識產(chǎn)權(quán)檔案的宣傳工作，營造整個企業(yè)都重視知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作的文化氛圍，帶動企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)文化發(fā)展以便更好地管理知識產(chǎn)權(quán)檔案，提高企業(yè)對于知識產(chǎn)權(quán)檔案的認知度以及重視程度。

3.優(yōu)化檔案保管環(huán)境

要結(jié)合企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的特點增添檔案管理的軟硬件設(shè)施，根據(jù)檔案材料的分類和排列方法，對檔案信息妥善保管；明確檔案移交的規(guī)格，明確檔案的歸檔手續(xù)，并嚴格執(zhí)行，結(jié)合不同類別企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理要求，分別實施管理和組卷，對組卷后的檔案有序排列，簡單標注標題和序號，確保檔案的整潔、美觀。改善企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理設(shè)施的配置，完善企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理所需軟硬件設(shè)施，優(yōu)化硬件設(shè)施配置、引進軟件管理系統(tǒng)，并加強檔案安全防范。

4.建立健全監(jiān)督考核機制

要達到企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理，首先，完善監(jiān)督體系，制定操作性強的規(guī)章辦法和相關(guān)監(jiān)督條例，加強內(nèi)部監(jiān)督與外部檢查相結(jié)合的制約機制，協(xié)同司法、監(jiān)察及檔案行政管理部門等外部行政執(zhí)法監(jiān)督部門，對企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案工作進行指導(dǎo)和檢查，加大督導(dǎo)力度，從而促進企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案工作健康有序發(fā)展。其次，嚴格考核管理，落實主體責(zé)任，嚴格企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理監(jiān)督考核，定期進行自查及評比考察，落實責(zé)任，定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時改正。此外，部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門要加強指導(dǎo)和檢查企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作，建立和健全考核機制，促進企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案工作的順利有效開展。

總之，隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展，我國也相繼地制定了一系列的相關(guān)的法律法規(guī)來保護知識產(chǎn)權(quán)。一些企業(yè)制定出適合自身發(fā)展的知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的制度與方法。知識產(chǎn)權(quán)檔案日益重要，企業(yè)要根據(jù)自身情況加強管理以利于企業(yè)壯大。