醫(yī)院檔案管理中精細(xì)化管理理念的重要意義

呂 佳 徐烈烈

（錦州市中心醫(yī)院，遼寧 錦州 121000）

引言

隨著我國(guó)醫(yī)療技術(shù)的不斷提高，醫(yī)院的管理人員應(yīng)該主動(dòng)進(jìn)行精細(xì)化管理模式的變更，以此來(lái)不斷滿足醫(yī)院精細(xì)化管理的需要，保障醫(yī)院的正常開展與運(yùn)行。以此不斷完善醫(yī)院的檔案管理制度[1]，不斷提升精細(xì)化管理的水平，幫助減輕醫(yī)院管理工作的難度，提升醫(yī)院自身的醫(yī)療管理水平。本文針對(duì)醫(yī)院檔案管理中精細(xì)化管理理念進(jìn)行探討。

一、醫(yī)院檔案管理中的背景

1.醫(yī)院檔案管理模式的不重視

當(dāng)前，存在某一些醫(yī)院針對(duì)醫(yī)院的檔案并沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，存在對(duì)于醫(yī)院檔案管理模式的輕視，因此，使得管理的效率大大下降，檔案隨意歸置的問(wèn)題也很多，對(duì)醫(yī)院正常的管理以及工作造成了一定的干擾。在整個(gè)檔案管理的過(guò)程中會(huì)涉及醫(yī)院的很多部門，所以整個(gè)系統(tǒng)的不流暢會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院的流轉(zhuǎn)效率大大降低，并且檔案的真實(shí)價(jià)值也并沒(méi)有得到開發(fā)和充分的利用。

2.檔案管理專業(yè)化程度較低

當(dāng)前存在一些醫(yī)院對(duì)于檔案的管理專業(yè)水平低，沒(méi)有對(duì)應(yīng)專業(yè)的處理措施，尤其是對(duì)于一些醫(yī)院的管理內(nèi)容劃分模糊[2]，對(duì)于檔案管理的內(nèi)容和范疇不明確，但是在醫(yī)院的內(nèi)部，也沒(méi)有對(duì)工作管理人員進(jìn)行明確的職能部門的劃分，造成檔案過(guò)于分散以及保存不完整。

3.檔案管理人員的專業(yè)較低

目前醫(yī)院的檔案管理人員的專業(yè)性仍有一定的提升空間，因?yàn)槲覈?guó)的醫(yī)院水平差距很大，管理水平也參差不齊，這對(duì)于管理者的水平要求較高。此外，醫(yī)院的檔案是交給專業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行管理的，但是他們對(duì)于醫(yī)院的管理流程不清晰，并沒(méi)有實(shí)際的管理經(jīng)驗(yàn)，這樣也會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院的管理水平下降，對(duì)醫(yī)院的正常運(yùn)行造成一定的干擾，致使出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，對(duì)工作人員也造成了不小的挑戰(zhàn)。

4.檔案管理的完整性與真實(shí)性

醫(yī)院檔案的完整性與真實(shí)性十分重要，要保證醫(yī)院的檔案管理真實(shí)可靠，幫助提升醫(yī)院檔案的保存率，防止出現(xiàn)醫(yī)院檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤以及數(shù)據(jù)缺失的問(wèn)題。在醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中逐漸形成了存檔數(shù)據(jù)較高的數(shù)據(jù)資料，對(duì)于醫(yī)院而言，醫(yī)院的檔案管理重要性至關(guān)重要，當(dāng)前很多的檔案沒(méi)有形成嚴(yán)格的邏輯、完整的系統(tǒng)以及清晰的線索，具體使用人員的實(shí)際需求無(wú)法得到滿足[3]。只有在將檔案精細(xì)化管理作為基礎(chǔ)原則，嚴(yán)格遵循該原則的基礎(chǔ)上，才能保證檔案管理的完整性與真實(shí)性。

二、精細(xì)化管理過(guò)程中的相關(guān)策略

1.檔案管理中應(yīng)用精細(xì)化管理理念

在醫(yī)院的檔案管理中，醫(yī)院應(yīng)該貫徹精細(xì)化管理的理念，保證在管理中進(jìn)行檔案管理搜索時(shí)保證科學(xué)性以及完整性，對(duì)于醫(yī)院的檔案要進(jìn)行嚴(yán)格的分類，保障檔案管理類目的清晰。針對(duì)檔案的不同等級(jí)進(jìn)行劃分，避免出現(xiàn)醫(yī)院檔案管理過(guò)程中資料丟失以及損壞的現(xiàn)象，保證檔案管理過(guò)程中搜索的便捷性，方便檔案的調(diào)取與歸還，對(duì)醫(yī)院的檔案管理進(jìn)行精細(xì)化管理。作為醫(yī)院的檔案管理應(yīng)當(dāng)做到條理清晰，加強(qiáng)自身創(chuàng)新，保障醫(yī)院工作的順利進(jìn)行。

2.加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

隨著社會(huì)的進(jìn)步，我國(guó)也處于信息化時(shí)代的大潮當(dāng)中，在這個(gè)改革創(chuàng)新的新時(shí)代中，醫(yī)院自身也要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，不斷優(yōu)化維護(hù)醫(yī)院的信息系統(tǒng)，促進(jìn)信息化建設(shè)有序進(jìn)行。此外，也要對(duì)醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存的互聯(lián)互通，提高檔案的利用效率，用于提升醫(yī)院的整體工作效率。

3.明確檔案管理的目標(biāo)

醫(yī)院應(yīng)該對(duì)于檔案管理制定一個(gè)清晰的目標(biāo)，輔助以精細(xì)化管理，加強(qiáng)醫(yī)院的整體檔案管理進(jìn)行加強(qiáng)。同時(shí)醫(yī)院也要結(jié)合自身的水平，對(duì)于自身發(fā)展的情況需要制定相關(guān)的管理目標(biāo)，之后再將每一項(xiàng)的程序進(jìn)行精細(xì)化管理，交由不同的科室進(jìn)行監(jiān)督，在進(jìn)行一段時(shí)間之后，給予相關(guān)完成獎(jiǎng)勵(lì)[4]。這樣不僅能提升管理的效率，還能調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。各個(gè)醫(yī)院還要結(jié)合自身的情況對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行梳理，健全檔案管理體系，促進(jìn)檔案管理的有效進(jìn)行。同時(shí)根據(jù)《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》以及《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)對(duì)醫(yī)院的管理制度進(jìn)行調(diào)整，建立健全一套完善的管理體系，統(tǒng)一考核目標(biāo)，促進(jìn)檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)的同步發(fā)展。在整個(gè)過(guò)程中，醫(yī)院的相關(guān)科室需要做好自身科室的管理工作，并交給專業(yè)的管理人員進(jìn)行管理，為整個(gè)醫(yī)院的信息化改革打下良好的基礎(chǔ)。

4.提升檔案管理工作者的專業(yè)技能

管理工作人員若想提升自身的檔案管理工作，需要加強(qiáng)自身技能的訓(xùn)練，順應(yīng)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展，嚴(yán)格要求自身的素質(zhì)。醫(yī)院方面也要加強(qiáng)對(duì)于員工的培養(yǎng)與鍛煉，同時(shí)也要為管理人員與工作人員提供一個(gè)良好的學(xué)習(xí)氛圍以及工作環(huán)境，可以組織工作人員外出培訓(xùn)，組織專家對(duì)其進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)與訓(xùn)練。積極開展各種活動(dòng)，加強(qiáng)醫(yī)院管理人員的創(chuàng)新意識(shí)與思想，在檔案管理過(guò)程中不斷進(jìn)步，提升邏輯思維能力，讓工作人員在檔案管理工作上更具有創(chuàng)造能力。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行大力宣傳，從而提升全員的檔案管理意識(shí)。

5.加大資金投入力度、完善組織管理網(wǎng)絡(luò)

醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)方必須意識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作中的重大的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益，幫助醫(yī)院最大程度實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，幫助醫(yī)院內(nèi)的每一個(gè)人員具備檔案管理意識(shí)。在這個(gè)過(guò)程中醫(yī)院要不斷加強(qiáng)投入，幫助醫(yī)院引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，例如大力引進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、滅火裝置以及庫(kù)房除濕設(shè)備等，使得醫(yī)院的檔案管理保存時(shí)間大大延長(zhǎng)，管理工作全面提升。而且在確保自身檔案管理工作全面信息化與網(wǎng)絡(luò)化覆蓋的同時(shí)，還要努力提升自身的管理效率，在整個(gè)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)管理的數(shù)字化運(yùn)行。在過(guò)往老舊的管理模式中，為此消耗了大量的人力與物力，無(wú)形中也會(huì)造成資源的浪費(fèi)，管理成本也大大上升。

三、精細(xì)化管理的意義

在醫(yī)院的整體發(fā)展進(jìn)程里，醫(yī)院的檔案管理具有重要的意義，為當(dāng)今醫(yī)療衛(wèi)生體系發(fā)展的起到了巨大的推力，隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革創(chuàng)新不斷推進(jìn)，檔案管理工作也在整個(gè)醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)體系中起到了巨大的作用，其不僅可以提升自身的醫(yī)療技術(shù)，還可以幫助提升服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院凝聚自身核心競(jìng)爭(zhēng)力，全面提升自身能力[5]。

在醫(yī)院的整體發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院的檔案管理過(guò)程中醫(yī)院的檔案屬于一種重要的信息載體，其不僅可以幫助醫(yī)院保存自身發(fā)展過(guò)程中的痕跡，還可以幫助記錄以及落實(shí)醫(yī)院當(dāng)前的教育宣傳工作，充分體現(xiàn)醫(yī)院自身的文化建設(shè)成果。另外，需要關(guān)注的是醫(yī)院的檔案管理當(dāng)中各種歷史資料、實(shí)物等資料也特別寶貴，也是日后宣傳的重要元素。在日常的管理工作當(dāng)中，除了可以加強(qiáng)醫(yī)院職工對(duì)醫(yī)院的了解，還可以幫助團(tuán)結(jié)醫(yī)院的全體人員，最終為醫(yī)院的發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力支撐。因此，醫(yī)院檔案的性質(zhì)決定了其具有較廣泛的應(yīng)用，也能夠幫助患者維護(hù)自身的合法權(quán)益，對(duì)于醫(yī)院的整體建設(shè)十分重要。

在當(dāng)前最先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，人類社會(huì)整體不斷向前發(fā)展。醫(yī)院不僅要加強(qiáng)自身的檔案管理系統(tǒng)的信息化更新速度，還要借助技術(shù)作為基礎(chǔ)，努力搭建整個(gè)系統(tǒng)，全面優(yōu)化醫(yī)院的管理流程，推進(jìn)精細(xì)化管理。只有借助先進(jìn)的管理模式，醫(yī)院的檔案經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)被保存下來(lái)，才能解決設(shè)備管理以及經(jīng)費(fèi)等重要問(wèn)題，提升管理體系的完整性。

伴隨著醫(yī)療技術(shù)與理論的不斷發(fā)展，當(dāng)前的實(shí)踐、理論、技術(shù)以及科學(xué)之間的聯(lián)系也愈發(fā)密切了起來(lái)。伴隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案管理的方式也要不斷進(jìn)步，只有這樣才可以滿足醫(yī)院的需求。借此對(duì)以往的管理模式進(jìn)行改進(jìn)，在制定制度的同時(shí)也要加強(qiáng)精細(xì)化管理模式的推進(jìn)。對(duì)醫(yī)院的各個(gè)職能部門進(jìn)行明確，統(tǒng)一計(jì)劃與考評(píng)，科學(xué)宣傳管理。

建立精細(xì)化的管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)醫(yī)院而言，員工自身的素質(zhì)會(huì)對(duì)醫(yī)院的檔案管理起到至關(guān)重要的影響，管理人員必須不斷加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí)，保持終身學(xué)習(xí)的習(xí)慣，不斷提升自身素質(zhì)，指導(dǎo)形成科學(xué)化的管理體系，能夠使得醫(yī)院的檔案可以真正服務(wù)到醫(yī)院。要確保管理人員要能對(duì)現(xiàn)在最先進(jìn)的管理模式進(jìn)行學(xué)習(xí)，保證其符合時(shí)代發(fā)展的規(guī)律，全面提升自身的水平，通過(guò)激勵(lì)的模式對(duì)管理人員的工作熱情進(jìn)行激發(fā)。

利用精細(xì)化管理實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的制度建設(shè)，在醫(yī)院的日常管理過(guò)程中，積極實(shí)施精益化檔案管理模式，落實(shí)精細(xì)化管理?xiàng)l款，提升整體管理的效果與意義，保證檔案管理的模型符合醫(yī)院的實(shí)際需求。對(duì)醫(yī)院的精細(xì)化管理機(jī)制進(jìn)行合理化改進(jìn)。在根本上加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的有益發(fā)展，減少管理過(guò)程中的紕漏之處，確保醫(yī)院以及患者雙方的利益，使得醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

本次討論主要探究醫(yī)院檔案管理中精細(xì)化管理理念的重要意義。隨著我國(guó)醫(yī)療技術(shù)的不斷提高，醫(yī)院的管理人員應(yīng)該主動(dòng)進(jìn)行精細(xì)化管理模式的變更，并且現(xiàn)在處于大數(shù)據(jù)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)的存儲(chǔ)方式也發(fā)生了一系列的改變，所以醫(yī)院的管理工作者也應(yīng)該加強(qiáng)檔案工作的管理，緊跟時(shí)代的變化，對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。醫(yī)院檔案管理中精細(xì)化管理理念十分重要，能夠提升醫(yī)院檔案管理的效率，建議推廣。