規(guī)范單位財務檔案管理，切實提高財務管理水平策略

劉英杰

（通榆縣第一醫(yī)院，吉林 通榆 137200）

在經(jīng)濟水平不斷發(fā)展的時代背景下，檔案工作在各行各業(yè)的運轉(zhuǎn)過程中均得到了較為廣泛的關注。事業(yè)單位的財務檔案管理不僅僅能夠?qū)⑵浣?jīng)濟業(yè)務的重要資料充分反映出來，同時也可被視之是事業(yè)單位經(jīng)濟發(fā)展的重要依據(jù)[1]。由此可見，事業(yè)單位的財務檔案管理對其發(fā)展能夠起到較為直觀的影響。故而相關單位以及工作人員應當加強對單位財務檔案管理的探究力度，不斷尋求切實可行地提高財務管理水平的方法，為事業(yè)單位的長遠發(fā)展提供保障。

一、財務檔案管理概述

1.財務檔案管理內(nèi)容

財務檔案管理通常情況下會涉及多方面的內(nèi)容。事業(yè)單位的記賬憑證以及會計憑證都可以被視為是單位資金流動的主要憑證。財務檔案管理包括事業(yè)單位內(nèi)財物設備軟硬件設施，例如數(shù)據(jù)庫、軟件管理、系統(tǒng)等。財務檔案管理還包括事業(yè)單位的具體會計賬目，例如固定資產(chǎn)記錄以及內(nèi)部資金流向等[2]。

2.財務檔案管理必要性

財務檔案管理一直以來都被認為是事業(yè)單位財務方面不可或缺的部分，它能夠?qū)κ聵I(yè)單位原財務資料的整合、具體經(jīng)濟信息進行詳細記錄，進而能夠起到推動事業(yè)單位向前發(fā)展的作用。進入21世紀以來，人類進入信息化時代，而信息資源則已經(jīng)成了本時代最為寶貴的財富。財務檔案是事業(yè)單位經(jīng)濟信息的具體表現(xiàn)，故而其對于事業(yè)單位的長遠發(fā)展具有決定性的作用[3]。如若財務檔案管理有條不紊地進行著，則會為事業(yè)單位的經(jīng)濟以及財務打下堅實的基礎。由此可見，在事業(yè)單位發(fā)展過程中加強對財務檔案管理的重視對于其日后的發(fā)展具有較大的意義。除此之外，在事業(yè)單位管理層作出重要決策時，仍需以財務檔案作為客觀依據(jù)。因為財務檔案會充分體現(xiàn)出事業(yè)單位開銷重大的經(jīng)濟活動。財務檔案往往能夠有效分析、歸納、整合事業(yè)單位的財務信息，并充分反饋事業(yè)單位過往的經(jīng)濟狀況[4]。故而將財物檔案作為事業(yè)單位管理階層作出重大決策的依據(jù)，能夠幫助相關管理者提供相應的依據(jù)以及借鑒，促進事業(yè)單位的不斷向好發(fā)展。不應忽略的是財務檔案還能夠被作為事業(yè)單位制定預算的基礎。有效的財務檔案管理能夠?qū)κ聵I(yè)單位的開源節(jié)流起到促進作用。因而只有加強對檔案財務管理的重視程度，事業(yè)單位才能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)濟效益的增長。無論事業(yè)單位的規(guī)模大小，其日常收支以及重大經(jīng)濟活動所需的支出均會在財務檔案上充分展現(xiàn)出來。故而無論事業(yè)單位是需要進行優(yōu)化升級，還是改善管理，均不應忽略財務檔案管理。

二、事業(yè)單位財務檔案管理現(xiàn)狀

1.未健全財務檔案管理制度

通常情況下，事業(yè)單位的檔案管理人員并未對會計知識進行系統(tǒng)學習，因而也未能掌握全面的會計知識。所以往往并不能對財務管理檔案中存在的問題進行及時發(fā)現(xiàn)，最終會對財務管理質(zhì)量產(chǎn)生影響。除此之外，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)的財務檔案管理過程中紙質(zhì)檔案更為常見[5]。且由于大部分鄉(xiāng)村財務檔案均為紙質(zhì)資料，在記錄過程中均采用書寫的方式。長此以往，財務數(shù)據(jù)中的字跡就會出現(xiàn)模糊的現(xiàn)象，進而大大增加財務檔案查詢過程中出現(xiàn)差錯的概率，導致財務檔案管理風險加大。

2.財務檔案管理技術(shù)較為落后

紙質(zhì)檔案管理被認為是最為主要的財務檔案管理方式[6]。此前，由于技術(shù)的限制，在財務檔案管理過程中并未對計算機技術(shù)進行應用。這就導致了大部分會計在對財務數(shù)據(jù)截取時，由于財務管理紙質(zhì)檔案并不全面，進而對財務管理水平的提升起到阻礙作用。財務檔案的鑒定、銷毀一直以來都被認為是財務檔案管理過程中不可或缺的環(huán)節(jié)。但在該項工作推進過程中，仍舊會出現(xiàn)沒有工作人員的情況，進而導致大量的財務檔案并沒有及時得到銷毀。這不僅會使得財務管理工作量大大增加，還會影響財務檔案鑒定、銷毀工作的順利實施，最終降低財務經(jīng)濟管理水平。

3.管理人員職業(yè)素養(yǎng)有待提升

經(jīng)過大量的實踐研究可以發(fā)現(xiàn)，管理人員職業(yè)素養(yǎng)是影響財務檔案管理的一大因素。部分管理人員在工作過程中未能對財務檔案的潛在價值進行正確認知，從而也無法高效地運用該類檔案。還存在部分財務檔案管理人員未樹立責任意識，在實踐過程中由于自身專業(yè)能力的不足，最終使得財務檔案管理工作的質(zhì)量大大降低。

三、事業(yè)單位提高財務管理水平策略

1.建立完善的財務檔案管理制度

事業(yè)單位應當對財務檔案管理工作的重要性進行全面認知，而后以國家相關規(guī)定、自身工作需求為依據(jù)，制定完善且科學的制度。從而使得工作人員能夠在工作過程中依照制度辦事，避免出現(xiàn)因制度不健全引發(fā)檔案管理不到位的問題。在明確的制度下，事業(yè)單位內(nèi)部財務管理得以明確化，相關工作人員也能夠不斷提升自身的服務意識與工作積極性[7]。相關管理者也應當不斷加強執(zhí)行財務檔案管理工作制度的力度，包括檔案立卷、歸檔、調(diào)查等工作步驟。在工作過程中，應敦促相關工作人員對財務檔案工作制度進行嚴格遵循。除此之外，還可于單位內(nèi)部設立相應的監(jiān)督機構(gòu)，加大監(jiān)督力度，保證財務檔案管理的順利進行。

2.加強對管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培訓

為了使得單位財務管理水平不斷提升，相關管理人員應當加強對財務檔案管理的重視程度。財務檔案管理人員在財務檔案管理過程中發(fā)揮著極為顯著的作用。因而相關管理者應當注重對管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。應在部門管理過程中率先將財務檔案管理的重要地位突出出來，以確保有關管理規(guī)章制度能夠得到有效落實。此外，還應定期于單位內(nèi)對管理人員展開業(yè)務培訓。通過培訓不斷提升財務檔案管理人員的責任意識與職業(yè)技能水平。在培訓的過程中也可設置相應的獎懲制度，以起到對財務檔案管理人員敦促的作用。通過這樣的方式，既能夠為事業(yè)單位財務檔案管理提供智力保障，也能夠促使事業(yè)單位財務檔案管理趨于規(guī)范化。

3.轉(zhuǎn)變管理理念

科學的財務管理能夠促進事業(yè)單位的長遠發(fā)展。所以事業(yè)單位檔案管理人員應當對財務檔案管理的重要性進行深刻認知，并在自身工作過程中不斷強化財務檔案管理。檔案管理人員應當對自身管理理念進行積極轉(zhuǎn)變，從思想層面重視財務檔案管理。思想往往會先于行動，故而在思想層面對財務檔案管理工作加以重視能夠使其在實踐中得到更為有效的落實。保管重檔案，利用輕檔案一直以來都是檔案管理員在財務管理過程中所秉持的管理理念。但隨著時代的發(fā)展，上述管理理念儼然已經(jīng)無法對現(xiàn)實的工作需求進行滿足，檔案管理者也應適時做出相應改變。將檔案利用至現(xiàn)實工作中是財務檔案管理過程中的一大環(huán)節(jié)。只有這樣，才能使得檔案的作用與價值得到充分發(fā)揮。由此可見，檔案管理人員進行思想上的轉(zhuǎn)變已經(jīng)成為大勢所趨。檔案管理人員應當對檔案的方向與利用價值進行明確，并不斷借鑒與學習較為先進的財務檔案管理手段，而后將其與單位現(xiàn)實發(fā)展情況相結(jié)合，不斷進行創(chuàng)新，為單位的轉(zhuǎn)型升級提供強有力的保障。

4.加強對信息技術(shù)的利用

信息化已經(jīng)成了未來時代發(fā)展的趨勢。如若事業(yè)單位的檔案管理工作想要對現(xiàn)代化的發(fā)展需求進行滿足，管理者應當使得更多的現(xiàn)代化技術(shù)應用其中。并且也應當將信息化技術(shù)更為全面的滲透至現(xiàn)實的財務檔案管理工作實踐當中，進而從本質(zhì)上使得財務管理水平增強。事業(yè)單位應當加強對財務檔案管理工作人員的信息技術(shù)水平與意識的培養(yǎng)，使其能夠?qū)ο冗M信息技術(shù)的應用手段進行準確掌握，并在財務檔案管理過程中將技術(shù)手段應用其中，以此來不斷提升工作效率、質(zhì)量。除此之外，相關部門還應當以現(xiàn)階段財務檔案管理的實際要求為出發(fā)點，不斷改善與優(yōu)化財務檔案管理工作過程中的網(wǎng)絡設施，最終對財務檔案管理信息化發(fā)展的現(xiàn)實需求進行滿足。

5.增加對財務檔案管理部門的經(jīng)濟投入

單位應當增加對財務檔案管理部門的相關設施經(jīng)費投入，例如場地、設備等，進而保證工作人員在開展工作時其所用到的設施均能夠合乎規(guī)定標準。除此之外，單位還應當在年度經(jīng)費預算中納入財務檔案管理所需要的經(jīng)費，以確保在推進財務檔案管理工作時經(jīng)費充足。無論單位規(guī)模大小，均需要對財務檔案管理部門的經(jīng)費問題給予高度重視。且當出現(xiàn)財務檔案管理工作人員離職、入職的情況時，應當保證財務檔案的管理與交接工作可得到有效落實，避免因人員流動出現(xiàn)財務檔案丟失的情況。

結(jié)語

財務檔案管理對于事業(yè)單位的發(fā)展至關重要。事業(yè)單位在后續(xù)工作過程中應當不斷正視財務檔案管理工作，提高財務檔案管理質(zhì)量，促進自身長遠發(fā)展。