數(shù)字化背景下檔案管理的創(chuàng)新性分析

郭 云

（江蘇省鹽城市第一人民醫(yī)院，江蘇 鹽城 224000）

引言

在數(shù)字化時(shí)代背景下，社會(huì)崗位的分工也隨之邁入了一個(gè)新時(shí)代。檔案管理作為一個(gè)企業(yè)單位、事業(yè)單位其發(fā)展進(jìn)程的詳細(xì)記錄的部門(mén)，在數(shù)字化時(shí)代背景支持下，檔案管理其管理思路也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流進(jìn)行管理思路的創(chuàng)新性發(fā)展與改善，從管理觀念、人才培養(yǎng)以及服務(wù)措施等各個(gè)方面創(chuàng)新性管理來(lái)提高檔案管理的工作效率與服務(wù)滿意度[1]。檔案管理是每個(gè)單位進(jìn)行統(tǒng)一組織管理的重要方式之一，建立健全檔案管理，創(chuàng)新性改善其管理模式與管理觀念不但能夠充分提高檔案管理工作工作效率，幫助企業(yè)單位與事業(yè)單位的自身進(jìn)一步發(fā)展，還能夠更好地體現(xiàn)出檔案管理下檔案的價(jià)值與作用[2]。

一、檔案管理的重要性

檔案管理與我們的生活有著緊密的聯(lián)系，其也是人類社會(huì)生產(chǎn)與發(fā)展的根本。首先，檔案與每個(gè)人的個(gè)人身份信息有著密切關(guān)系。比如，人類資源檔案所管理保存的是學(xué)生的學(xué)籍檔案資料，是關(guān)于其個(gè)人學(xué)歷的證明以及就業(yè)工作的堅(jiān)實(shí)保障。為此，檔案管理不僅是對(duì)檔案進(jìn)行單純的保護(hù)，更是為社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步提高資源與數(shù)據(jù)。其次，檔案管理為國(guó)家、企業(yè)單位以及事業(yè)單位的各項(xiàng)工作的開(kāi)展實(shí)施提高便利條件。例如，人社部門(mén)管理的社會(huì)全體公民個(gè)人檔案資料相對(duì)完整，為政府政策的落實(shí)以及工作的實(shí)施提供便利條件，極大地提升了工作效率。最后，檔案管理是人力資源信息集中處，也是國(guó)家工作開(kāi)展與落實(shí)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，還是國(guó)家重要活動(dòng)與政策實(shí)時(shí)記錄的根本，能夠?yàn)檎黜?xiàng)惠民、利民政策的提出提供參考資料。

二、檔案管理創(chuàng)新的必要性

在數(shù)字化背景下，檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展是非常關(guān)鍵的。傳統(tǒng)的檔案管理方式其主要是依靠人工進(jìn)行管理與操作，從而導(dǎo)致工作效率低下，還極其容易出現(xiàn)檔案資料的遺失或者存在誤差，這也對(duì)檔案信息資料的準(zhǔn)確性與權(quán)威性有一定的不良影響。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新性發(fā)展不僅是對(duì)其體制機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，還是幫助檔案管理流程更加規(guī)范化、科學(xué)化以及效率化，讓其符合時(shí)代、社會(huì)以及市場(chǎng)的發(fā)展。檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展，其中包括思想與管理上的創(chuàng)新[3]。思想上的創(chuàng)新發(fā)展可以讓檔案管理人員轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)的管理觀念，加強(qiáng)其工作效率；管理體制上的創(chuàng)新發(fā)展，讓創(chuàng)新管理理念融入檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)與流程之中。數(shù)字化時(shí)代背景下，檔案管理需要在傳統(tǒng)管理方式保持其優(yōu)勢(shì)，弱化其劣勢(shì)的基礎(chǔ)上結(jié)合現(xiàn)代時(shí)代發(fā)展下的檔案管理方式對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新性發(fā)展。管理制度的創(chuàng)新發(fā)展是一個(gè)長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程，首先，檔案管理工作者需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以及提高其專業(yè)技術(shù)技巧能力，從而有利于傳統(tǒng)的檔案信息資料能夠完全以數(shù)字化信息的方式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上，以此來(lái)提高對(duì)于資料的調(diào)閱與搜索工作效率。其次，在強(qiáng)化檔案管理方式中增加現(xiàn)代化管理意識(shí)。檔案管理工作者有責(zé)任有義務(wù)對(duì)檔案進(jìn)行管控與整理，為以后對(duì)其資料的調(diào)閱與搜索提供便利條件。最后，檔案管理創(chuàng)新還可以提高工作者對(duì)其工作的主動(dòng)積極性，可以發(fā)揮資料的最大價(jià)值。

三、關(guān)于傳統(tǒng)檔案管理模式

1.傳統(tǒng)檔案管理種類

傳統(tǒng)檔案管理種類有以下三種。

第一，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中化管理方式，此種管理方式一般適用于相對(duì)比較獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，直接隸屬于單位管理。此種管理方式的特點(diǎn)是該管理單位規(guī)模相對(duì)較大，且有著久遠(yuǎn)的歷史，加入單位管理的交融面積較為廣泛，還配制有專業(yè)性強(qiáng)的管理隊(duì)伍以及有較為科學(xué)合理的檔案管理措施[4]。其優(yōu)點(diǎn)是工作效率高的同時(shí)成本開(kāi)支低，為專職人員其培訓(xùn)以及學(xué)習(xí)提供便利條件，最大限度地充分利用和開(kāi)發(fā)單位資源。但是其也存在一定的局限性，即此種管理方式對(duì)單位的硬性設(shè)備要求較高，且檔案的提取流程比較復(fù)雜。

第二，單位按照各個(gè)管理部門(mén)對(duì)其檔案實(shí)施分類分散管理方式，此種管理方式常見(jiàn)與隸屬性單位之中。此種管理方式其優(yōu)勢(shì)在于可以使各個(gè)管理部門(mén)的工作獨(dú)自進(jìn)行，極大地增加了工作效率，減少在交接工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤的次數(shù)，等等。但是其也存在一定的局限，即各個(gè)部門(mén)之間的檔案管理工作采取的方式不同，為之后的檔案資料總結(jié)造成一定程度的不方便，還不利于單位對(duì)其歷史檔案資料實(shí)施集中鑒定管理以及銷(xiāo)毀措施的開(kāi)展。

第三，此種管理方式是前兩種管理方式有機(jī)結(jié)合產(chǎn)生的，主要是指單位對(duì)檔案管理實(shí)施統(tǒng)一調(diào)度，但是在具體管理操作環(huán)節(jié)給予每個(gè)部門(mén)有其獨(dú)自的權(quán)利。每個(gè)檔案所構(gòu)成的部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行負(fù)責(zé)并對(duì)其開(kāi)展分類統(tǒng)計(jì)管理，然后在集中將檔案數(shù)目移交給單位檔案管理部門(mén)備份的集中分散管理措施。此種管理方式不僅提高了各個(gè)部門(mén)對(duì)檔案的有效利用率，還確保了單位對(duì)檔案的整體控制。此種管理方式的優(yōu)勢(shì)在于管理方式極為靈活，便于對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的監(jiān)管與領(lǐng)導(dǎo)，也提高了對(duì)檔案資源的利用率。但是其局限在于對(duì)單位的集中管理能力特別是宏觀管理觀念有較高的水平與要求，同時(shí)在移交過(guò)程中，檔案管理可能存在一些缺陷，對(duì)其完整性與安全性有一定的不良影響。

2.傳統(tǒng)檔案管理模式與數(shù)字化背景下檔案管理模式比較分析

傳統(tǒng)的檔案管理方式的本體大部分均為紙質(zhì)版，但是隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，在電子文檔的沖擊下，傳統(tǒng)檔案管理方式應(yīng)該結(jié)合新的時(shí)代要求作出使用的改善與轉(zhuǎn)變來(lái)滿足數(shù)字化背景下的信息化管理方式建立健全，需要檔案管理部門(mén)對(duì)傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行重新地審查，建立創(chuàng)新性發(fā)展新思維模式，吸收傳統(tǒng)檔案管理方式的優(yōu)點(diǎn)，再加上數(shù)字化時(shí)代檔案管理的特征，推陳出新，革故鼎新。使檔案管理工作更加符合數(shù)字化信息時(shí)代的新要求，堅(jiān)持科學(xué)、綠色、開(kāi)放以及合作共贏的發(fā)展理念，幫助檔案管理工作更上一層。

盡管時(shí)代在變化，承載檔案資源管理的載體在發(fā)展更新，但是在對(duì)檔案管理其本質(zhì)內(nèi)容是絕對(duì)一致的。檔案管理其工作流程分為六個(gè)環(huán)節(jié)，即收集、對(duì)收集的資料進(jìn)行鑒定、將根據(jù)類別性質(zhì)進(jìn)行歸檔、然后對(duì)其進(jìn)行保管、統(tǒng)計(jì)檔案資料以及利用檔案資源[5]。但是不管檔案管理觀念上對(duì)其管理方式是選擇集中還是分散，在新的時(shí)代背景下都應(yīng)該繼續(xù)遵守。

按照檔案資料文檔本體載體選擇的發(fā)展，順應(yīng)時(shí)代的變化選擇相應(yīng)的檔案生命周期觀念，在理論概念的產(chǎn)生與發(fā)展以及對(duì)其進(jìn)行維護(hù)的環(huán)節(jié)中都應(yīng)該從最初的階段開(kāi)始對(duì)其與傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行區(qū)分。隨著檔案管理方法從最初的單一使用人工進(jìn)行管理，到漸漸加入技術(shù)手段進(jìn)行管理開(kāi)始演變，同時(shí)其服務(wù)方式也在隨之多樣化發(fā)展。

四、數(shù)字化背景下檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展意見(jiàn)

1.管理階級(jí)管理意識(shí)的創(chuàng)新

對(duì)于檔案管理創(chuàng)新首先應(yīng)該從管理階級(jí)的管理意識(shí)中出發(fā)，從根本上對(duì)其進(jìn)行操作環(huán)節(jié)以及服務(wù)意識(shí)領(lǐng)域上的思想創(chuàng)新發(fā)展。如果管理階級(jí)的工作者其創(chuàng)新意識(shí)相對(duì)落后于時(shí)代發(fā)展的腳步，則優(yōu)質(zhì)的管理設(shè)備以及軟件不能合理使用。為此，應(yīng)該以市場(chǎng)與數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)工作者進(jìn)行管理意義創(chuàng)新性發(fā)展，提高其管理技術(shù)技巧能力，從而對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，優(yōu)化服務(wù)功能。

2.創(chuàng)新性管理與培育儲(chǔ)備人才

人才在檔案管理過(guò)程中尤為關(guān)鍵，是不可缺少的成分?，F(xiàn)代科技與數(shù)字化時(shí)代為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展提供了技術(shù)與物質(zhì)上的支持與保障，但是在實(shí)際工作中所使用的儀器設(shè)備與計(jì)算機(jī)均需要人來(lái)對(duì)其進(jìn)行操作，為此應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)人才的管理與培育，增加管理者信息化數(shù)字化技術(shù)能力的掌握以及實(shí)際操作過(guò)程中的流暢度，從而使檔案管理可以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展與進(jìn)步。單位需要從觀念與思維等層面對(duì)人才進(jìn)行管理、培養(yǎng)以及儲(chǔ)備，從而使檔案管理工作更加靈活。

3.創(chuàng)新性理論研究分析

此外，還應(yīng)該提高管理者的職業(yè)道德修養(yǎng)與素質(zhì)，提高其在檔案管理的理論與知識(shí)儲(chǔ)備量，實(shí)現(xiàn)理論上的檔案管理創(chuàng)新性發(fā)展與轉(zhuǎn)變，對(duì)理論與技術(shù)上進(jìn)行研究與分析，將理論融入檔案管理工作的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)之中，從而調(diào)整改善其體制機(jī)制的創(chuàng)新發(fā)展，使其具有完整性與安全性。

4.管理服務(wù)方式創(chuàng)新性發(fā)展改善

同時(shí)，管理者還應(yīng)該科學(xué)運(yùn)用創(chuàng)新管理觀念以及結(jié)合其多年來(lái)檔案管理所積累的豐富經(jīng)驗(yàn)，來(lái)使用現(xiàn)代化的管理工具與技術(shù)，可以加強(qiáng)其管理質(zhì)量水平。創(chuàng)新轉(zhuǎn)變其服務(wù)理念，使其多樣化、多元化發(fā)展。

5.建設(shè)與使用創(chuàng)新性硬件設(shè)備設(shè)施

硬件設(shè)備是檔案管理工作中的關(guān)鍵設(shè)備儀器，為此，單位應(yīng)該提高檔案管理的預(yù)算，購(gòu)買(mǎi)大量的硬件設(shè)備為其構(gòu)建一個(gè)數(shù)字化工作環(huán)境，此外，還應(yīng)該強(qiáng)化工作人員對(duì)數(shù)字化信息化技術(shù)的掌握能力以及學(xué)習(xí)能力，使檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新性發(fā)展，使其能夠發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理對(duì)于歷史資料的整理與保持以及增加數(shù)據(jù)資源進(jìn)一步豐富與充分利用均存在重要的意義。在數(shù)字化時(shí)代發(fā)展背景下，對(duì)檔案管理創(chuàng)新性發(fā)展應(yīng)該從管理階級(jí)管理意義、建設(shè)與使用創(chuàng)新性硬件設(shè)備設(shè)施等方面進(jìn)行改革與轉(zhuǎn)變，使其能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，滿足適應(yīng)社會(huì)與市場(chǎng)的需求，使其發(fā)展中創(chuàng)新，創(chuàng)新中發(fā)展。