關(guān)于水利工程檔案全過(guò)程管理模式的思考

陳常芳

（日照市莒縣水利事務(wù)管理服務(wù)中心，山東 日照 276500）

引言

社會(huì)的進(jìn)步，促使水利事業(yè)興盛發(fā)展。在發(fā)展水利事業(yè)時(shí)，水利工程檔案發(fā)揮著不可小覷的作用。每一份水利工程檔案，都可為工程運(yùn)行、工程維護(hù)帶來(lái)可靠參考，可創(chuàng)造更多工程效益。因此，水利工程施工單位要注重收集與水利工程相關(guān)的信息資料，歸集于水利工程檔案中，以方便后期提高水利工程管理水準(zhǔn)。

一、水利工程檔案管理現(xiàn)狀

1.重工程建設(shè)輕檔案管理

在推動(dòng)基層水利工程施工工作時(shí)，施工單位普遍將工作重點(diǎn)放在施工建設(shè)等方面，忽略了檔案管理問(wèn)題。眾所周知，每一地區(qū)的水利部門(mén)都肩負(fù)著重大責(zé)任，需要高效處理“涉水”工作。在這種情況下，相關(guān)人員把所有工作重心都放在資源管理及資源調(diào)配等方面，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)序，且不標(biāo)準(zhǔn)，部分文件未曾建檔保存。更有一些單位在結(jié)束施工任務(wù)后，把相關(guān)資料堆積在紙盒箱內(nèi)，隨意放在辦公室角落，未重視歸檔整理工作，為后期收集檔案、應(yīng)用檔案埋下重大隱患。

2.基層缺少專職檔案人員及

在一些基層單位，通常由水利技術(shù)人員負(fù)責(zé)管理檔案，這些人員雖掌握水利技術(shù)知識(shí)，但卻不具備檔案管理意識(shí)，專業(yè)素養(yǎng)不過(guò)硬，加上未接觸系統(tǒng)培訓(xùn)，在歸類檔案時(shí)常?！盁o(wú)章法”。導(dǎo)致個(gè)別檔案長(zhǎng)期堆壓在倉(cāng)庫(kù)，無(wú)法發(fā)揮檔案實(shí)際效用。

3.水利工程資料信息化效果不佳

在建設(shè)水利工程時(shí)，水利工程檔案管理發(fā)揮著重要作用。生活在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，通過(guò)計(jì)算機(jī)及數(shù)字化技術(shù)，可快速查找檔案，并檢查檔案出錯(cuò)率，節(jié)約檔案搜索、檔案審核時(shí)間。然而個(gè)別基層單位信息化水準(zhǔn)不高，缺少智能化設(shè)備，導(dǎo)致水利工程檔案信息化狀態(tài)不佳，不利于全方位提高水利工程檔案管理成效。

4.檔案管理規(guī)范不健全

近幾年，雖然我國(guó)水利事業(yè)發(fā)展迅猛，但工業(yè)基礎(chǔ)依舊薄弱，在個(gè)別單位管理治理工程檔案時(shí)，缺少健全的管理機(jī)制與規(guī)范，嚴(yán)重缺失資料，致使資料交接過(guò)程頻頻出現(xiàn)問(wèn)題。例如，一些水利工程檔案管理崗位人員流動(dòng)性偏大，多為兼職人員，在短短的一個(gè)月內(nèi)，就會(huì)更換好幾批檔案管理工作人員，導(dǎo)致工程資料交接過(guò)程不理想，經(jīng)常出現(xiàn)有檔案不知如何保存、有檔案不知怎么查等問(wèn)題。

二、水利工程檔案全過(guò)程管理模式優(yōu)勢(shì)

1.確定檔案工作目標(biāo)、計(jì)劃及職責(zé)

于水利工程檔案全過(guò)程管理模式來(lái)說(shuō)，從前端便開(kāi)始進(jìn)行控制。在工程招標(biāo)、工程投標(biāo)階段，便已介入檔案管理工作。以“七天”為一單位，借助檔案審核清單，查找臺(tái)賬，管理報(bào)表，量化考核水利工程檔案工作質(zhì)量，提供明確的檔案管理工作目標(biāo)。同時(shí)，在合同管理過(guò)程中，納入檔案管理內(nèi)容，增加監(jiān)督力度和法律保障力度，明確指出專職檔案管理員和兼職檔案管理員各自職責(zé)，防止人員出現(xiàn)推卸責(zé)任等問(wèn)題。

2.制定完善規(guī)章機(jī)制及業(yè)務(wù)規(guī)范

管理水利工程檔案這項(xiàng)工作具有一定難度，尤其是“全過(guò)程”管理，需要得到完善規(guī)章制度及業(yè)務(wù)細(xì)則規(guī)范的支持。現(xiàn)階段，傳統(tǒng)工程檔案管理只是把文書(shū)工作規(guī)范及制度應(yīng)用在水利工程檔案管理中，在鑒定檔案、利用檔案及整理檔案等方面，存在一定的不利影響。水利工程建設(shè)周期偏長(zhǎng)，每一個(gè)工程都擁有大量的工作任務(wù)，涉及多類工種及成百上千位技術(shù)人員、科學(xué)家和工程師的嘔心瀝血。由此可見(jiàn)，對(duì)水利工程檔案進(jìn)行方方面面的審核與管理非常重要。在全過(guò)程管理水利工程檔案時(shí)，要找準(zhǔn)每一個(gè)工程節(jié)點(diǎn)，依據(jù)節(jié)點(diǎn)劃分具體責(zé)任，以保障相關(guān)責(zé)任人能承擔(dān)自身工作職責(zé)，防止出現(xiàn)互相“踢皮球”的問(wèn)題，結(jié)合各工程節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、文件，詳細(xì)登記文件流轉(zhuǎn)信息，保障檔案完整程度。

3.促進(jìn)檔案工作業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)

注重建設(shè)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，是保障水利工程檔案全過(guò)程管理工作順落實(shí)的根本條件。如果缺少有力的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)作為支持，即使組織架構(gòu)足夠優(yōu)良，檔案管理工作也難以取得預(yù)期效果。水利工程檔案工作業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)包含硬件建設(shè)、信息建設(shè)、人力建設(shè)。只有對(duì)水利工程檔案做好全過(guò)程管理，才能為后期實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)帶來(lái)一定便利，更易于檔案管理人員靈活操作檔案信息系統(tǒng)，保障檔案人員所管理的文件流轉(zhuǎn)信息足夠清晰、明朗，持續(xù)改進(jìn)信息資源建設(shè)水準(zhǔn)，完善檔案工作業(yè)務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施[1]。

三、水利工程檔案全過(guò)程管理模式的應(yīng)用實(shí)踐

1.整合多部門(mén)及單位檔案資源

1.1 建設(shè)單位及相關(guān)參建單位?？v觀水利工程檔案，其中的施工文件實(shí)則就是歸檔文件，施工單位應(yīng)高度重視這一類文件。一般來(lái)講，建設(shè)單位和相關(guān)參建單位所制定的文件，包含項(xiàng)目施工文件和項(xiàng)目施工過(guò)程文件。其中，項(xiàng)目施工文件涉及“合同經(jīng)濟(jì)文件”“竣工圖文件”“施工記錄文件”以及“技術(shù)管理文件”等，而項(xiàng)目施工過(guò)程文件包含“局部工程驗(yàn)收文件”“基礎(chǔ)管理文件”“試驗(yàn)檢測(cè)文件”以及“機(jī)電設(shè)備安裝文件”等。當(dāng)然，還包含其他的重要文件，需要針對(duì)每一個(gè)文件進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖占c歸類，這樣才能提高后期資源整合質(zhì)量。

1.2 檔案行政管理部門(mén)。這一部門(mén)的主要職責(zé)，就是負(fù)責(zé)檔案事務(wù)。結(jié)合檔案具體管理規(guī)章制度。針對(duì)行業(yè)內(nèi)每一部門(mén)、每一層級(jí)的檔案做好組織工作、檢查工作以及監(jiān)督工作。在水利工程施工前，需要在當(dāng)?shù)貦n案機(jī)構(gòu)進(jìn)行備案登記。在日常管理水利工程檔案時(shí)，要接受上級(jí)行政部門(mén)的監(jiān)督以及指導(dǎo)，并及時(shí)向檔案行政部門(mén)匯報(bào)檔案管理情況。該行政管理部門(mén)具有極其豐富的檔案資源，在控制檔案管理工作的環(huán)節(jié)中，水利工程檔案管理工作人員應(yīng)多聽(tīng)取檔案行政管理部門(mén)提出的指導(dǎo)性意見(jiàn)，不斷優(yōu)化檔案管理內(nèi)容及方法。

1.3 質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)。每一項(xiàng)水利工程項(xiàng)目施工過(guò)程中，都需要應(yīng)用各種各樣的設(shè)備，比如塔吊樓、皮帶機(jī)等，這些大型設(shè)備的應(yīng)用，無(wú)形中為水利工程項(xiàng)目增添了諸多風(fēng)險(xiǎn)。立足檔案管理角度，強(qiáng)化事中控制，實(shí)時(shí)“留痕作業(yè)”原則，凡是檢查設(shè)備、更換設(shè)備都需要詳細(xì)記錄，以保障檔案管理工作責(zé)任能真正落在實(shí)處[2]。檔案管理結(jié)構(gòu)可以專門(mén)成立獨(dú)立的檢查部門(mén)，負(fù)責(zé)審查水利工程施工過(guò)程中產(chǎn)生的各種檔案數(shù)據(jù)，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)如實(shí)匯報(bào)檔案管理情況。

2.強(qiáng)化水利工程檔案管理前端控制

2.1 統(tǒng)一規(guī)劃管理工作。由于水利工程檔案涉及了諸多部門(mén)的信息，所以要注重統(tǒng)籌管理及統(tǒng)籌規(guī)劃，落實(shí)后檔案前端控制環(huán)節(jié)工作任務(wù)。組建專業(yè)的管理機(jī)制，提前規(guī)劃?rùn)n案收集、檔案鑒定、檔案保管和檔案利用等環(huán)節(jié)內(nèi)容。在合同管理中，融入檔案管理內(nèi)容，以保障檔案管理過(guò)程有據(jù)可循，不斷增加檔案管理執(zhí)行力度。

2.2 針對(duì)水利工程檔案組卷及編目展開(kāi)培訓(xùn)。前面提到過(guò)，水利工程檔案管理工作較為復(fù)雜，屬于綜合性工作，要求檔案管理者具備專業(yè)的檔案學(xué)知識(shí)，并且了解水利工程建設(shè)事項(xiàng)，將水利工程相關(guān)信息了然于胸。為了真正提高檔案管理人員管理檔案的實(shí)際效率和水平，就要求具體單位結(jié)合水利工程特色，充分培養(yǎng)檔案管理人員履職能力、知識(shí)儲(chǔ)備基礎(chǔ)。具體來(lái)說(shuō)，首先，要為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，促使其掌握電子文件管理經(jīng)驗(yàn)、信息檢索技巧等。其次，要求檔案管理人員通過(guò)不斷實(shí)踐和學(xué)習(xí)，了解水利工程檔案管理特點(diǎn)和監(jiān)管程序。最后，要重點(diǎn)培訓(xùn)這些人員的水利工程檔案組卷能力和編制能力。在處理文件歸檔工作后，要進(jìn)一步落實(shí)案卷編目工作。在案件編目時(shí)，要充分掌握編寫(xiě)頁(yè)號(hào)、確定保管期限、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄等工作技能[3]。

3.創(chuàng)建水利工程檔案管理在線監(jiān)管平臺(tái)

3.1 制定完善監(jiān)管方案。在推動(dòng)水利工程檔案全過(guò)程管理工作時(shí)，以水利工程檔案信息為核心資源。在擬定監(jiān)管工作方案時(shí)，要明確具體工作的展開(kāi)方法，創(chuàng)建專業(yè)的文件信息管理平臺(tái)，找到專業(yè)負(fù)責(zé)人，使業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人以及檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人等多位負(fù)責(zé)人明確監(jiān)管職責(zé)。在針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行量化考核的同時(shí)，還要把控檔案管理穩(wěn)定性及效率。

3.2 創(chuàng)建文件信息在線管理云平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)水利工程檔案全過(guò)程管理目標(biāo)的前提，是有專業(yè)信息化平臺(tái)的支撐。打造專業(yè)的文件信息在線監(jiān)管云平臺(tái)，可同步管理各種各樣的水利工程文件。發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)以及在線監(jiān)管平臺(tái)作用，確保二者高效銜接，結(jié)合具體歸檔要求和范圍，把OA辦公系統(tǒng)文件轉(zhuǎn)入在線監(jiān)管云平臺(tái)，便可實(shí)現(xiàn)在線管理水利工程各種文件的目的，迅速完成文件收集以及文件查找工作，真正提高檔案文件使用速度，為相關(guān)工作創(chuàng)造便利條件。

3.3 固化管理流程。管理水利工程檔案需要講究一定的技巧，但也需要遵守固定的流程。檔案管理者態(tài)度和能力，直接決定設(shè)立工程檔案全過(guò)程管理效果。具體責(zé)任單位要明確自己在相關(guān)業(yè)務(wù)方面的能力，將不同類型大文件交由不同的承擔(dān)部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)管。首先，在檔案部門(mén)自檢水利工程檔案時(shí)，結(jié)合檔案管理制度和現(xiàn)有的量化考核標(biāo)準(zhǔn)，完成監(jiān)管工作，從根源處高效監(jiān)管文件信息。其次，要交由專業(yè)信息化系統(tǒng)重新審查水利工程檔案。最后，將相關(guān)信息及報(bào)告遞交給檔案部門(mén)，重新審核監(jiān)管，以“層層遞進(jìn)”方法規(guī)范了管理流程，可保障每一部門(mén)及每一個(gè)檔案管理人員都能嚴(yán)謹(jǐn)?shù)刈袷厮こ虣n案管理機(jī)制，保障水利工程檔案發(fā)揮實(shí)際作用。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，水利工程事業(yè)發(fā)展步伐的加快，為水利工程檔案管理工作提出了新標(biāo)準(zhǔn)及要求。目前，引入檔案全過(guò)程管理模式乃創(chuàng)新之舉，針對(duì)水利工程檔案進(jìn)行全過(guò)程控制，合理監(jiān)督每一工程節(jié)點(diǎn)信息，更利于發(fā)揮水利工程檔案輔助水利工程項(xiàng)目建設(shè)和項(xiàng)目應(yīng)用的作用，推動(dòng)水利工程檔案管理工作邁向新的臺(tái)階，促進(jìn)我國(guó)水利工程建設(shè)事業(yè)穩(wěn)步前行。